培訓需求分析的方法和工具

1、培訓需求分析的方法和工具培訓需求分析是企業(yè)培訓的出發(fā)點，也是最重要的一步工作。如果需求分析不準確，就會 讓接下來的培訓偏離軌道，做無用功，浪費企業(yè)的人力、物力和財力，卻收不到應有的效 果。企業(yè)要進行有效的需求分析，就必須采取合適方法和工具，本文全面介紹了通常情況 下培訓需求分析使用的方法以及對應的工具。一、需求分析的方法和工具1.1 調研問卷法調研問卷法是最普遍也最有效的收集資料和數(shù)據(jù)的方法之一。一般由培訓部門設計一系列 培訓需求相關問題，以書面問卷的形式發(fā)放給培訓對象，待培訓對象填寫之后再收回進行 分析，獲取培訓需求的信息和數(shù)據(jù)。調研問卷法進行培訓需求分析，可以遵循以下五個步驟，見表1：表1

2、調研問卷法的實施步驟步驟內容說明1制定調研計劃明確調研目標及任務，并具體化，調研才能緊緊圍繞 目標展開2編制問卷調研問卷（表）是調研問卷分析法的基本工具，通常 采用選擇題和問答題的方式（如表 3-6所示）3收集數(shù)據(jù)發(fā)放調研問卷（表），并組織回收、整理4處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，將問題進行匯總、分析5得出結論根據(jù)分析結果得出結論，編寫調研報告，提交調查結 果在設計調研問卷的問題時，應該注意下幾個問題：1、問題盡量簡短，并注意使用簡單的、固定用法的術語，避免使用讀者不了解或者容易引 起歧義的名詞；2、一個問題只涉及一件事，避免“結構復雜”的問句；3、題目設計要簡單，不要使作答者作計算或邏輯推理；4、避免出

3、現(xiàn)誘導答案的問題，保證作答者完全陳述自己觀點。表2培訓需求調研問卷例表姓名：部門：崗位：您對現(xiàn)在崗位的工作程序非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉您對本行業(yè)的新知識非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉以您現(xiàn)有的知識，您對 您現(xiàn)在的工作非常勝任比較勝任一般不大勝任很不勝任備選課程培訓需要程度很高高中低不需要專業(yè)知識專業(yè)技能創(chuàng)新性思維目標管理成本管理時間管理溝通與表達技能會議管理與技巧團隊領導與協(xié)作商業(yè)禮儀辦公室自動化心態(tài)培養(yǎng)和壓力管理潛能開發(fā)年月日備注：填表時在對應的內容下面用“V”標明。1.2 訪談法訪談法也是數(shù)據(jù)收集的一種重要方法。它是指為了得到培訓需求的數(shù)據(jù)和信息，與訪談對 象進行面對面交

4、流的活動過程。這個過程不只是收集硬性數(shù)據(jù)，比如事實、數(shù)據(jù)等，包括 印象、觀點、判斷等信息。訪談法可以遵循以下幾個步驟進行，見表 3:表3 訪談法的實施步驟步驟內容說明1訪談計劃確定訪談目的、項目，準備相關資料，確定相關人員名單2訪談預演進行訪談練習，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時更正3訪談開始向訪談對象做簡單介紹，營造適合交流的訪談氛圍4收集數(shù)據(jù)通過向訪談對象提問獲得信息，基本工具為訪談記錄表（如表4）5訪談結束對訪談內容進行小結并讓訪談對象確認，重問沒有充分回答的問題6訪談總結整理訪談記錄表，總結訪談記錄并收集歸檔7訪談綜合對訪談資料進行總結，綜合訪談中的發(fā)現(xiàn)及結論表4 訪談記錄例表訪談對象：職位：

5、訪談人：訪談時間：具體問題訪談記錄員工的性格特征、個人素質如何員工特別出色的知識、技能表現(xiàn)在什么方面員工特別需要學習的知識和技能有哪些員工對工作的熱忱、關心度如何員工有望取得的成績或者晉升的職務對員工參加培訓的意見和建議其他需要說明的內容備注：記錄人：日期：1.3現(xiàn)場取樣法現(xiàn)場取樣法一般較多使用于服務性行業(yè)的培訓需求調查（如飯店、賣場等），是通過選取 培訓對象現(xiàn)場實際工作的部分片段進行分析，以確定培訓需求的一種分析方法?，F(xiàn)場取樣 法主要包括兩種形式：拍攝和取樣。拍攝是指在培訓對象的工作環(huán)境中安裝監(jiān)控錄影機、攝像機等拍攝設備，對培訓對象的現(xiàn) 場工作過程進行實際拍攝，事后通過錄影帶進行觀察分析，得

6、出培訓需求結論。表5為拍攝樣板的示例。表5拍攝樣板例表拍攝對象：拍攝地點：拍攝人：拍攝時間：年月日一一年月日是否隱蔽拍攝：是否分析項目員工表現(xiàn)服務態(tài)度顧客反映必備工作實施情況溝通表現(xiàn)情況工作完成情況存在的冋題擬改善的內谷備注：制表人：日期：后期剪輯：存檔部門：取樣又分兩種形式：一種是“神秘訪客”，即由取樣人喬裝成顧客，在培訓對象不知情的 情況下與其進行溝通、合作或者買賣活動等，事后以取樣人對取樣對象工作表現(xiàn)的評價和分析為依據(jù)，確定培訓需求；另一種是客戶錄音取樣，即選取培訓對象與顧客對話的錄音 為需求分析的依據(jù)，總結培訓需求的信息和數(shù)據(jù)。表6為取樣法的基本工具一一取樣分析報告的樣板。表6取樣分析

7、報告例表取樣對象：崗位：取樣人：取樣時間：取樣地點：取樣形式（用“2”標出）神秘訪客客戶錄音取樣分析項目員工表現(xiàn)工作態(tài)度專業(yè)知識工作技能溝通能力工作完成情況存在的冋題擬改善的內谷備注：制表人：日期：1.4觀察法觀察法多用于生產(chǎn)型或服務性行業(yè)，是指到培訓對象的實際工作崗位上去了解其工作技 能、態(tài)度、表現(xiàn)，以及在工作中遇到的主要問題等具體情況的一種方法。為了提高觀察效 果，一般要設計一份觀察記錄表，以作為需求分析的參考依據(jù)，如表7所示：表7觀察記錄表觀察對象：部門：崗位：觀察地點：觀察時間：觀察內容記錄評價工作態(tài)度工作方法工作熟練程度工作制度遵守工作溝通與協(xié)作靈活性與創(chuàng)新性工作效率工作完成情況時間

8、管理突發(fā)事件應對備注：記錄人：記錄時間：1.5小組討論法小組討論法是指從培訓對象中選出一部分有代表性且熟悉問題的員工作為代表，通過討論 的形式調查培訓需求信息。小組討論法的形式比較靈活，可以是正式的也可以是非正式 的，可以通過頭腦風暴、組織對照等多種方式進行。在小組討論開始之前，會議的組織者或主持人要事先確定討論的形式和內容，以便有效地 控制討論的方向和進度。會議一般會形成一份討論記錄表，如表8所示：表8小組討論記錄例表討論時間：討論地點：討論形式：主持人：小組成員：討論主題：討論項目內容結論問題一：問題二：問題三：問題四：備注：記錄人：日期：1.6 檔案資料法檔案資料法即利用現(xiàn)有的有關企業(yè)發(fā)

9、展、組織目標、崗位工作、人員分析等方面的文件資 料，對培訓需求進行綜合分析的方法。由于檔案資料信息紛雜，通常需要利用表格工具進 行提煉歸納，如表 9所示：表9 資料信息歸納例表歸納人：歸納時間：歸納方式（用“2”標出）：資料收集資料整理資料份數(shù)：資料完整情況：資料信息分類內容企業(yè)信息外部信息管理層信息部門信息崗位信息個人信息備注：整理人：日期：1.7 關鍵事件法關鍵事件法是指通過分析企業(yè)內外部對員工或者客戶產(chǎn)生較大影響的事件，以及其暴露出來的問題，確定培訓需求的一種方法。常見的典型事件如顧客投訴、重大事故等。表10給出了關鍵事件法的工具示例。表10關鍵事件收集例表員工姓名：部門：崗位：訪問者：

10、訪問時間：訪問地點：訪問背景陳述：訪冋內容及其描述工作中遇到哪些重要事件事件發(fā)生的情境米取了怎樣的應對行動事件結果經(jīng)驗教訓分析及評價導致事件發(fā)生的原因和背景員工的特別有效或多余的行為關鍵行為的后果員工自己能否支配或控制上述后果員工事件處理欠缺的方面?zhèn)渥ⅲ褐票砣耍喝掌冢?.8 自我分析法自我分析法即通過培訓對象的自我評價，比如對崗位知識、技能、掌握程度等內容的分 析，來判斷個人培訓需求的一種方法。表11為一份自我分析例表。表11自我分析例表姓名：部門：崗位：項目分析崗位任務所需條件崗位工作勝任情況工作成績工作失誤及遇到問題自身優(yōu)點個人不足應加強哪些方面的學習學習目標及學習標準學習方式部門主管意見

11、：備注：年月日二、需求分析方法的使用2.1各方法優(yōu)劣比較上面提到的培訓需求分析的這些方法各有優(yōu)劣（如表12所示），企業(yè)可以根據(jù)自身狀況自由選擇。表12培訓需求分析方法對比表方法說明優(yōu)點缺點調研問卷法將有關事項轉化成問題 以問卷形式進行調查成本低；信息比較齊 全；可大規(guī)模開展針對性強；很難收集具體 信息；難保證回收率訪談法可根據(jù)訪談的對象和內 容靈活變換形式方式靈活；信息直接；易 得到支持和配合主觀性強；分析難度大； 需要咼水平訪談員現(xiàn)場取樣法包括拍攝和取樣資料直觀、真實實施設備成本咼；可能以 偏概全；觀察法到員工的工作崗位上了 解員工的具體情況可以得到有關工作環(huán)境的 信息；所得資料與培訓需 求

12、相關性較咼可能會影響觀察對象的行 為方式；觀查結果只是表 面現(xiàn)象小組討論法選擇有代表性的成員組 成小組進行討論全面分析；允許當場發(fā)表 不同觀點持續(xù)時間長；討論需要保 證組織性和結構性檔案資料法利用現(xiàn)有文件資料綜合 分析培訓需求耗時少；成本低；信息質 量高不能顯示解決辦法；需要 分析專家關鍵事件法以影響較大的事件來收 集培訓需求信息易于分析和總結事件具有偶然性；易以偏 概全自我分析法通過個人情況來判斷自 己的培訓需求信息真實、直接只代表個人情況22 確定需求分析方法培訓需求分析方法的選擇主要取決于培訓本身的要求，企業(yè)必須首先依據(jù)自身條件，再結 合各方法的優(yōu)點和缺點，最后確定培訓需求的分析方法。這里給出三個建議，見表 13：表13確定培訓需求分析方法的三點建議建議說明多種方法混合使用選擇兩種或多種方法進行組合，可以彌補缺點，提高效果允許自由意見允許培訓對象就他們認為重要的問題自由發(fā)表意見做好充分準備分析進行之前一定要明確目標，找準關鍵數(shù)據(jù)和關鍵人不同的企業(yè)使用調研分析方法的側重點也有所不同，例如：一個20人的小企業(yè)通過訪談就可以知道每個員工的基本培訓需求和崗位差距；而一個2000人的企業(yè)的培訓需求調查靠