XX集團(tuán)國(guó)際展會(huì)管理守則

1、作者:日期:國(guó)際展會(huì)管理手則XX集團(tuán)海外事業(yè)部編制單位XX集團(tuán)文件編碼：XX/海外.005文件頁數(shù)：共7頁目錄1、總則2、適用范圍3、國(guó)際展會(huì)定義4、職責(zé)5、參展計(jì)劃6、展前準(zhǔn)備7、會(huì)展期間工作&展會(huì)后期工作9、展會(huì)總結(jié)和評(píng)估10、展會(huì)激勵(lì)辦法附錄一XX集團(tuán)XX公司20XX年度國(guó)際展會(huì)參展計(jì)劃表附錄二XX集團(tuán)XX公司20XX年度國(guó)際展會(huì)參展預(yù)案檢查表文件名稱國(guó)際展會(huì)管理手則編制： 審核： 批準(zhǔn)：文件所屬部門海外事業(yè)部發(fā)布日期：2012年 月 日 生效日期：2012年 月曰 修訂日期：2012年 月日1. 總則為了便于集團(tuán)有效整合內(nèi)部資源，加強(qiáng)國(guó)際參展計(jì)劃的控制，進(jìn)一步提高國(guó)際參展效果，

2、充分利用展會(huì)平臺(tái)，統(tǒng)一國(guó)際形象，收集行業(yè)信息，拓展商 業(yè)渠道，增強(qiáng)與客戶的交流，提高展會(huì)效果，編制本手則。2. 適用范圍各二級(jí)集團(tuán)（公司）國(guó)際貿(mào)易相關(guān)部門.3. 定義國(guó)際展會(huì)：是指在中國(guó)境內(nèi)外舉辦的，兩個(gè)以上的國(guó)家參加的，以展示產(chǎn)品和 技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷售、傳播品牌為目的的宣傳活動(dòng)。4. 職責(zé)：4。1海外事業(yè)部：集團(tuán)展會(huì)管理部門4。1.1及時(shí)匯總國(guó)際展會(huì)信息并下發(fā)各二級(jí)集團(tuán)國(guó)際貿(mào)易相關(guān)部門4。1.2負(fù)責(zé)展會(huì)計(jì)劃和展會(huì)備案工作負(fù)責(zé)兩個(gè)以上公司聯(lián)合參加的展會(huì)的組織、協(xié)調(diào)工作4。1。4組織相關(guān)的培訓(xùn)工作4.2二級(jí)集團(tuán)、公司：參展主體單位負(fù)責(zé)展會(huì)的計(jì)劃、策劃、參展、會(huì)后總結(jié)等具體實(shí)施工作.5. 參

3、展計(jì)劃5.1 各二級(jí)集團(tuán)、公司在每年 11 月 30 日前向集團(tuán)海外事業(yè)部提報(bào)下一 年度國(guó)際展會(huì)參展計(jì)劃（參見附件一） 。對(duì)于不在年度計(jì)劃內(nèi)的臨時(shí)參展需 求，應(yīng)在展會(huì)前兩個(gè)月提報(bào)參展計(jì)劃至海外事業(yè)部備案， 由海外事業(yè)部報(bào) 總經(jīng)理審議 ；由于特殊原因不能按計(jì)劃參展的，應(yīng)在展會(huì)前一個(gè)月提報(bào)海 外事業(yè)部說明。5.2 海外事業(yè)部根據(jù)上一年度參展情況和集團(tuán)的海外戰(zhàn)略，對(duì)二級(jí)集團(tuán) 參展計(jì)劃提出建議，并協(xié)調(diào)各二級(jí)集團(tuán)聯(lián)合參展。5。3 各公司根據(jù) 總經(jīng)理辦公會(huì)通過審議的年度參展計(jì)劃 參展，并在展會(huì) 結(jié)束后 10 個(gè)工作日內(nèi)提報(bào)參展報(bào)告。6. 展前準(zhǔn)備 展會(huì)組織基本要求：明確職責(zé)，責(zé)任到人。各二級(jí)集團(tuán)負(fù)責(zé)展前準(zhǔn)

4、備工 作，包括并不限于如下內(nèi)容：? 參展預(yù)案? 參展人員培訓(xùn)? 客戶邀請(qǐng)? 客戶拜訪計(jì)劃? 展臺(tái)設(shè)計(jì)與制作、展品準(zhǔn)備及運(yùn)輸6。1 參展預(yù)案 : 預(yù)案需以 書面形式在參展前 2 個(gè)月交至海外事業(yè)部備案， 海外事業(yè)部將根據(jù)附表 2內(nèi)容進(jìn)行 不定期的檢查， 不符之處 ,由責(zé)任人組織 3 個(gè)工作日內(nèi)整改完畢。6。2 參展人員培訓(xùn)主要包括 :6。2.1 公司、展品、產(chǎn)品目錄、報(bào)價(jià)表中外文介紹6.2 。2 商務(wù)禮儀、安全培訓(xùn)6.2.3 參展須知（活動(dòng)日程安排、行程住宿、外事活動(dòng)注意事項(xiàng)等 ）6。2.4 市場(chǎng)信息收集辦法6.2.5 展會(huì)所在地風(fēng)土人情、禮儀習(xí)慣、自然社會(huì)常識(shí)等6.3 客戶邀請(qǐng) : 在開展前

5、45天, 將展會(huì)的詳細(xì)地址、攤位號(hào)、地圖、 聯(lián)系 方式等信息告知相關(guān)海外客戶，邀請(qǐng)客戶參展 . 并根據(jù)客戶反饋，制定來訪 客戶名單和相應(yīng)的接待方案 , 接待工作明確責(zé)任到人 .6。4 客戶拜訪計(jì)劃根據(jù)展會(huì)所在地客戶情況安排客戶拜訪計(jì)劃。6.5 展臺(tái)設(shè)計(jì)與制作、展品準(zhǔn)備及運(yùn)輸6.5.1 公司根據(jù)場(chǎng)地大小和參展展品提出展臺(tái)設(shè)計(jì)要求6.5.2 根據(jù)預(yù)算和設(shè)計(jì)要求選擇設(shè)計(jì)人員或裝修公司設(shè)計(jì)展臺(tái)方 案，方案確定后按照公司相關(guān)規(guī)定招標(biāo)制作展臺(tái)6。 5。3 確定專門人員負(fù)責(zé)所有展覽設(shè)備、展品、宣傳資料和禮品 等的準(zhǔn)備、運(yùn)輸?shù)裙ぷ?。保證開展前運(yùn)抵展館，展后將必要的物品運(yùn)返 公司。7. 會(huì)展期間工作 展會(huì)期間，

6、工作重點(diǎn)是接待新老客戶、樹立企業(yè)形象、品牌和展品的宣 傳；發(fā)展新客戶 , 與有意向的客戶達(dá)成合作協(xié)議。展會(huì)第一責(zé)任人負(fù)責(zé)展會(huì) 的全部責(zé)任 , 包括集團(tuán)內(nèi)部非參展人員在展會(huì)的一切活動(dòng)，要及時(shí)糾正有損 公司形象的任何行為。參展人員要求做到：7.1 按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)7。2做好新、老客戶的接待工作并詳細(xì)記錄會(huì)談內(nèi)容7.3收集所有到訪客戶的名片 , 并分類整理7。4每天將潛在商機(jī)和訂單及時(shí)匯報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人 , 以便及時(shí)跟進(jìn)8. 展會(huì)后期工作8.1 展品處理 : 根據(jù)展品的情況做好贈(zèng)予、銷售或回運(yùn)處理8。2 客戶拜訪 :根據(jù)事先計(jì)劃拜訪老客戶，同時(shí)篩選重要的新客戶進(jìn)行 拜訪9. 展會(huì)總結(jié)和評(píng)估展會(huì)負(fù)責(zé)人必須于展

7、會(huì)結(jié)束后 10天內(nèi)將展會(huì)報(bào)告提交集團(tuán)海外事業(yè)部 存檔, 并作為展會(huì)效果的評(píng)價(jià)依據(jù)之一。展會(huì)報(bào)告包括但不限于以下內(nèi)容：9。1 展會(huì)概況9.2 展會(huì)代表性照片9.3 到訪客戶的明細(xì)列表、有效客戶數(shù)量、訂貨意向情況9.4 展會(huì)中收集到的行業(yè)信息9.5 展會(huì)的優(yōu)缺點(diǎn)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手布展情況及改進(jìn)建議9。6展會(huì)實(shí)際費(fèi)用和預(yù)算費(fèi)用的對(duì)比10 展會(huì)激勵(lì)辦法各二級(jí)集團(tuán)、 公司必須按照要求制定參展計(jì)劃、 參展并提交參展報(bào)告。 海外事業(yè)部視具體情況 , 執(zhí)行以下激勵(lì)辦法：101 未提報(bào)展會(huì)計(jì)劃而參加展會(huì)的，通報(bào)批評(píng)。102 未按照本手則要求組織參展，造成展會(huì)組織不力 , 效果不佳的 ; 參 展后未按本規(guī)定及時(shí)提交展會(huì)報(bào)

8、告或展會(huì)報(bào)告不完整的，通報(bào)批評(píng) .103 海外事業(yè)部對(duì)所有展會(huì)進(jìn)行評(píng)估 , 評(píng)估結(jié)果將作為下一年度展會(huì) 審批的重要依據(jù)。對(duì)于效果特別突出的展會(huì)，提報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)對(duì)展會(huì)責(zé)第 5 頁 共 11 頁任人予以 5001000 元人民幣的獎(jiǎng)勵(lì)。11本手則解釋權(quán)歸集團(tuán)海外事業(yè)部12.本手則制定于二0二年一月，自頒布之日起執(zhí)行附： XX 集團(tuán) XX 公司 20xx 年度國(guó)際展會(huì)參展計(jì)劃表 XX 集團(tuán) XX 公司 20xx 年度國(guó)際展會(huì)參展預(yù)案檢查表個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途附件一XX集團(tuán)XX公司20XX年度國(guó)際展會(huì)參展計(jì)劃表序號(hào)展會(huì)名稱展會(huì)時(shí)間展會(huì)地點(diǎn)攤位面積負(fù)責(zé)人費(fèi)用預(yù)算往年參展情況聯(lián)合參展意向備注提報(bào)人：審核人:個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途附件二XX集團(tuán)XX公司20XX年度XXX國(guó)際展會(huì)參展預(yù)案檢查表序號(hào)展會(huì)工作完成時(shí)間負(fù)責(zé)人檢杳項(xiàng)目抽查結(jié)