第三方物流的運(yùn)作模式

1、深圳市XXXX信發(fā)展有限公司物流中心文件受文對(duì)象：各分公司、各配送中心 發(fā)文單位： 第三方物流小組 副本呈送： 職能部門(mén) 文 號(hào)：（物）內(nèi)字2001-09-02 抄送存檔：總裁辦秘書(shū)處 日 期：2001-9-19 文 名：第三方物流的運(yùn)作模式 1.原則：1.1.貨物的所有權(quán)屬總公司, 倉(cāng)儲(chǔ)和配送委托第三方進(jìn)行。1.2.總公司在當(dāng)?shù)卦O(shè)立異地帳戶(hù)，委托銀行定向劃款, 貨款直接回籠總公司。1.3.總公司與分公司和辦事處之間涉及物流業(yè)務(wù)的內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通由物流小組全權(quán)負(fù)責(zé)。2.適用范圍：2.1.各辦事處2.2.條件成熟必須改制的分公司。3.名詞解釋3.1.二級(jí)配送中心：即總公司設(shè)在當(dāng)?shù)氐膫}(cāng)庫(kù)，庫(kù)內(nèi)貨物屬

2、總公司，由物流中心或第三方物流公司管理，總公司相關(guān)部門(mén)授權(quán)當(dāng)?shù)剞k事外全權(quán)處理進(jìn)貨、出貨、盤(pán)點(diǎn)、監(jiān)控等作業(yè)。3.2.配送中心：即包括深圳、上海、北京和天津外運(yùn)倉(cāng)庫(kù)在內(nèi)的配送單位4.工作分工：4.1.第三方物流小組：負(fù)責(zé)制定流程、與物流公司和金融機(jī)構(gòu)簽署協(xié)議、對(duì)辦事處業(yè)務(wù)流程及具體操作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)等工作。4.2.辦事處及分公司商務(wù)：負(fù)責(zé)進(jìn)貨申請(qǐng)、制作調(diào)撥申請(qǐng)單、訂單受理、制作銷(xiāo)售發(fā)貨單、到貨及發(fā)貨確認(rèn)等工作；4.4.辦事外及分公司財(cái)務(wù)：負(fù)責(zé)貨款到帳確認(rèn)、銷(xiāo)售發(fā)貨單審批等工作；4.4.物流中心：負(fù)責(zé)二級(jí)配送中心到貨信息發(fā)布、到貨入庫(kù)手續(xù)監(jiān)控等工作，協(xié)助各辦事處解決物流問(wèn)題。5.說(shuō)明：經(jīng)過(guò)在西安、太

3、原、貴陽(yáng)、長(zhǎng)春等辦事處的實(shí)踐，我們將第三方物流的運(yùn)作流程歸納為以下兩種基本模式：模式一適用于業(yè)務(wù)量及市場(chǎng)覆蓋面較小的地區(qū)，當(dāng)?shù)剞k事處只設(shè)商務(wù)，不設(shè)財(cái)務(wù),業(yè)務(wù)中心在其上級(jí)分公司；模式二適用于業(yè)務(wù)量及市場(chǎng)較大的地區(qū)，當(dāng)?shù)剞k事處設(shè)商務(wù)和財(cái)務(wù),業(yè)務(wù)中心在辦事處。6.模式一：貴陽(yáng)（昆明）模式：貴陽(yáng)辦事處屬昆明分公司管理，由于當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)較小，作業(yè)流程的中心設(shè)在昆明分公司。6.1. 進(jìn)貨流程：6.1.1.辦事處商務(wù)根據(jù)庫(kù)存情況和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，向分公司商務(wù)提出書(shū)面進(jìn)貨申請(qǐng)；6.1.2.分公司商務(wù)在 “進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中制作進(jìn)貨申請(qǐng)單；6.1.3.總公司商務(wù)審核，填制調(diào)撥通知單，配送中心按單備貨、出貨、運(yùn)輸；6.1.4

4、.物流中心制作到貨通知單，通知二級(jí)配送中心到貨情況；6.1.5.二級(jí)配送中心登錄總部進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)下傳數(shù)據(jù)，根據(jù)到貨通知單信息查詢(xún)、核對(duì)、接收貨物，在系統(tǒng)中辦理入倉(cāng)手續(xù)；6.1.6.如果實(shí)際收貨與到貨信息不符，二級(jí)配送中心應(yīng)及時(shí)與物流中心聯(lián)系，確認(rèn)實(shí)際到貨情況，根據(jù)物流中心的處理意見(jiàn)作相應(yīng)處理；6.1.7.二級(jí)配送中心按規(guī)定制作收貨日?qǐng)?bào)、庫(kù)存日?qǐng)?bào)報(bào)告給辦事處商務(wù)；6.1.8.辦事處商務(wù)根據(jù)總部商務(wù)提供的調(diào)拔信息,核對(duì)實(shí)際收貨情況,發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)與物流中心及總部商務(wù)聯(lián)系解決.6.2. 出貨流程：6.2.1.辦事處的客戶(hù)向當(dāng)?shù)剞k事處提出購(gòu)貨申請(qǐng)；6.2.2.辦事處商務(wù)向分公司商務(wù)下達(dá)采購(gòu)訂單，并要求客戶(hù)付

5、款；6.2.3.分公司商務(wù)登錄總部服務(wù)器,在“進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中制作銷(xiāo)售發(fā)貨通知單；6.2.4.分公司財(cái)務(wù)確認(rèn)貨款到帳后，登錄總部服務(wù)器,在“進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中審批銷(xiāo)售發(fā)貨通知單；6.2.5.二級(jí)配送中心登錄總部服務(wù)器下傳數(shù)據(jù)，根據(jù)發(fā)貨通知單確認(rèn)可以發(fā)貨，開(kāi)始安排分揀、掃描、包裝和運(yùn)輸工作。6.2.6.二級(jí)配送中心分客戶(hù)填寫(xiě)貨物托運(yùn)單客戶(hù)簽收單，貨物送達(dá)客戶(hù)后，由客戶(hù)簽收，二級(jí)配送中心將簽收單據(jù)匯總作為費(fèi)用結(jié)算憑證。6.2.7.二級(jí)配送中心每月統(tǒng)計(jì)每天的派送情況庫(kù)存數(shù)量，列出詳細(xì)清單送辦事處，由辦事處或分公司商務(wù)審核，審核無(wú)誤后由辦事處商務(wù)簽字確認(rèn)并報(bào)物流中心（由總部支付費(fèi)用時(shí)）或分公司物流部（由分公

6、司支付費(fèi)用時(shí)），以便結(jié)算費(fèi)用。6.2.8.二級(jí)配送中心按規(guī)定整理庫(kù)存日?qǐng)?bào)和發(fā)貨日?qǐng)?bào)，每日定時(shí)反饋給辦事處商務(wù)，辦事處商務(wù)核對(duì)發(fā)貨及庫(kù)存情況報(bào)分公司。6.2.9.分公司對(duì)辦事處商務(wù)反饋的二級(jí)配送中心資料審核并保存。模式一進(jìn)貨流程圖辦事處商務(wù) 分公司商務(wù) 總部商務(wù) 物流中心 配送中心 二級(jí)配送中心 承運(yùn)公司 提出進(jìn)貨申 請(qǐng)5321安排運(yùn)輸按單備貨、出貨制調(diào)撥通知單填寫(xiě)進(jìn)貨申請(qǐng)單3接收到貨通知審核、制到貨通知單46監(jiān)控入庫(kù)手續(xù)辦 理接收貨物，辦理入倉(cāng)接收庫(kù)存報(bào)表7信息流 實(shí)物流模式一出貨流程圖 辦事處客戶(hù) 辦事處商務(wù) 分公司商務(wù) 分公司財(cái)務(wù) 分公司物流 二級(jí)配送中心 物流中心辦理出倉(cāng)手續(xù)核定款到，簽

7、批通知二級(jí)配送中心出貨核訂單，制發(fā)貨通知單提出購(gòu)貨申請(qǐng)下采購(gòu)訂單，通知客戶(hù)打款5431監(jiān)控出庫(kù)手續(xù)252客戶(hù)打款安排送貨45貨物簽收6單據(jù)匯總，反饋接收庫(kù)存和發(fā)貨日?qǐng)?bào)78核對(duì)信息信息流 資金流 實(shí)物流7 模式二：太原（石家莊）模式：太原辦事處分屬石家莊分公司管理，由于當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)較大，作業(yè)流程的中心在太原辦事處。7.1. 進(jìn)貨流程：7.1.1.辦事處商務(wù)在 “進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中制作進(jìn)貨申請(qǐng)單；7.1.2.總公司商務(wù)審核，填制調(diào)撥通知單，數(shù)據(jù)上傳配送中心；7.1.3.配送中心按單備貨、出貨、運(yùn)輸；7.1.4.物流中心制作到貨通知單，通知二級(jí)配送中心到貨情況；7.1.5.二級(jí)配送中心登錄總部的進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)

8、下傳數(shù)據(jù)，根據(jù)到貨通知單信息查詢(xún)、核對(duì)、接收貨物，在系統(tǒng)中辦理入倉(cāng)手續(xù)；7.1.6.如果實(shí)際收貨與到貨信息不符，二級(jí)配送中心應(yīng)及時(shí)與物流中心聯(lián)系，確認(rèn)實(shí)際到貨情況，根據(jù)物流中心的處理意見(jiàn)作相應(yīng)處理；7.1.7.二級(jí)配送中心按規(guī)定制作收貨日?qǐng)?bào)、庫(kù)存日?qǐng)?bào)報(bào)告給辦事處商務(wù)；7.1.8.辦事處商務(wù)根據(jù)總部商務(wù)提供的調(diào)拔信息,核對(duì)實(shí)際收貨情況,發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)與物流中心及總部商務(wù)聯(lián)系解決.7.2. 出貨流程：7.2.1.辦事處的客戶(hù)向當(dāng)?shù)剞k事處提出購(gòu)貨申請(qǐng)；7.2.2.辦事處銷(xiāo)售下達(dá)采購(gòu)訂單，并要求客戶(hù)付款；7.2.3.辦事處商務(wù)登錄部部服務(wù)器，在“進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中制作銷(xiāo)售發(fā)貨通知單；7.2.4.辦事處財(cái)務(wù)確認(rèn)

9、貨款到帳后，登錄部部服務(wù)器，在“進(jìn)銷(xiāo)存”系統(tǒng)中審批銷(xiāo)售發(fā)貨通知單；7.2.5.二級(jí)配送中心登錄總部服務(wù)器下傳數(shù)據(jù)，根據(jù)發(fā)貨通知單確認(rèn)可以發(fā)貨，開(kāi)始安排分揀、掃描、包裝和運(yùn)輸工作。7.2.6. 二級(jí)配送中心分客戶(hù)填寫(xiě)貨物托運(yùn)單客戶(hù)簽收單，貨物送達(dá)客戶(hù)后，由客戶(hù)簽收，二級(jí)配送中心將簽收單據(jù)匯總作為費(fèi)用結(jié)算憑證，7.2.7.二級(jí)配送中心每月統(tǒng)計(jì)每天的派送情況庫(kù)存數(shù)量，列出詳細(xì)清單送辦事處商務(wù)審核，審核無(wú)誤后由辦事處商務(wù)簽字確認(rèn)并報(bào)物流中心（由總部支付費(fèi)用時(shí)）或分公司物流部（由分公司支付費(fèi)用時(shí)），以便結(jié)算費(fèi)用。7.2.8.二級(jí)配送中心按規(guī)定整理庫(kù)存日?qǐng)?bào)和發(fā)貨日?qǐng)?bào)，每日定時(shí)反饋給辦事處商務(wù)，辦事處商務(wù)核

10、對(duì)發(fā)貨及庫(kù)存情況報(bào)分公司。7.2.9.分公司對(duì)辦事處商務(wù)反饋的二級(jí)配送中心資料審核并保存。模式二進(jìn)貨流程圖 分公司商務(wù) 總部商務(wù) 物流中心 配送中心 二級(jí)配送中心 承運(yùn)公司 填寫(xiě)進(jìn)貨申請(qǐng)單132安排運(yùn)輸按單備貨、出貨制調(diào)撥通知單2接收到貨通知審核、制到貨通知單45監(jiān)控入倉(cāng)手續(xù)6接收貨物，辦理入倉(cāng)辦事處商務(wù)接收庫(kù)存報(bào)表7 信息流 實(shí)物流模式二出貨流程圖辦事處客戶(hù) 辦事處銷(xiāo)售辦事處商務(wù) 辦事處財(cái)務(wù) 分公司物流 二級(jí)配送中心 物流中心辦理出倉(cāng)手續(xù)核定款到，簽批通知二級(jí)配送中心出貨核訂單，制發(fā)貨通知單提出購(gòu)貨申請(qǐng)下采購(gòu)訂單，通知客戶(hù)打款監(jiān)控出庫(kù)手續(xù)543125客戶(hù)打款2安排送貨4貨物簽收5單據(jù)匯總，反

11、饋接收庫(kù)存和發(fā)貨日?qǐng)?bào)678核對(duì)信息信息流 資金流 實(shí)物流附件一. 物流報(bào)表（一）發(fā)貨通知單XXXX 分公司發(fā)貨通知單發(fā)貨單位：日期: 編號(hào)：品名配置客戶(hù)1客戶(hù)2客戶(hù)3客戶(hù)4備注合計(jì)商務(wù)： 財(cái)務(wù)： 物流：（二）庫(kù)存日?qǐng)?bào)外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)截止時(shí)間:報(bào)告日期:產(chǎn)品名稱(chēng)配置上期結(jié)存本期入庫(kù)本期出庫(kù)本期實(shí)存在途合計(jì) 制表：審核：（三）收貨日?qǐng)?bào)外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù)收貨日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)截止時(shí)間:報(bào)告日期:到 貨通 知商 品名 稱(chēng)配置數(shù)量到 貨時(shí) 間FO#發(fā) 貨單 位備注 制表：審核：（四）出貨日?qǐng)?bào)外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨/派送日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)截止時(shí)間:報(bào)告日期:客戶(hù) 名稱(chēng)發(fā)貨通知單號(hào)商品 名稱(chēng)配置數(shù)量派送人簽

12、收人簽收 時(shí) 間簽 收單 號(hào) 制表： 審核：（五）出庫(kù)手機(jī)條碼清單外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)手機(jī)條碼清單數(shù)據(jù)截止時(shí)間:報(bào)告日期:出貨日期收貨單位單據(jù)號(hào)碼產(chǎn)品名稱(chēng)條碼號(hào) 制表：審核：（六）費(fèi)用結(jié)算對(duì)帳單外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù) 月份派送服務(wù)對(duì)帳單日期送貨單號(hào)客戶(hù)名稱(chēng)手 機(jī)數(shù) 量其它物品數(shù)量合計(jì)結(jié)算數(shù)量備注總計(jì)外運(yùn)制表：XXXX審核：外運(yùn)-XXXX 倉(cāng)庫(kù) 月份倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)對(duì)帳單日期手機(jī)其它物品結(jié) 算數(shù) 量備注入庫(kù)數(shù)出庫(kù)數(shù)庫(kù)存數(shù)庫(kù)存情況概述12331總計(jì)外運(yùn)制表：XXXX審核：（七）貨物托運(yùn)單客戶(hù)簽收單深圳XXXX通信發(fā)展有限公司物流配送中心貨物托運(yùn)單客戶(hù)簽收單托運(yùn)單號(hào)：00000001發(fā)貨單位：深圳XXXX

13、通信發(fā)展有限公司貨運(yùn)代理：（）配送中心運(yùn)輸方式：收貨人：收貨人地址：聯(lián)系電話(huà)：運(yùn)輸類(lèi)型： （）加急配送 （）常規(guī)配送 到貨時(shí)間：日時(shí)分品名數(shù)量箱號(hào)總件數(shù)收貨方簽收總件數(shù)備注：雙方交接簽收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查核對(duì)，一經(jīng)簽收，則視同外包裝完好無(wú)損。 發(fā)貨人簽字： 承運(yùn)人簽字： 收貨方簽收： 日期及時(shí)間： 日期及時(shí)間： 日期及時(shí)間：異常情況描述： 相關(guān)人員（簽字）：第一聯(lián) 發(fā)貨人留存 第二聯(lián) 承運(yùn)人留存 第三聯(lián) 費(fèi)用結(jié)算 第四聯(lián) 收貨人留存附件二. 財(cái)務(wù)結(jié)算、核算流程：1、 結(jié)算流程：1.1.總公司與客戶(hù)簽署貨款結(jié)算書(shū)，指定我司的結(jié)算帳號(hào)、結(jié)算方式、結(jié)算紀(jì)律。1.2.根據(jù)客戶(hù)的付款信息，及時(shí)查驗(yàn)銀行帳戶(hù)的

14、到款情況，并做好相應(yīng)的記錄（包括備查帳、進(jìn)銷(xiāo)存的日帳款結(jié)算）和資料保存。1.3.每日做好銀行存款明細(xì)帳（見(jiàn)附表），并定期與總公司、銀行進(jìn)行對(duì)帳，每月末將銀行存款明細(xì)帳及銀行單據(jù)寄回總公司財(cái)務(wù)部。2、 財(cái)務(wù)核算流程：2.1.客戶(hù)的信用額度申請(qǐng)，返利價(jià)保折扣等的計(jì)算、審批、支付，均由分公司負(fù)責(zé)操作。2.2.客戶(hù)的應(yīng)收帳款由分公司控制，同時(shí)并入公司的應(yīng)收帳款日?qǐng)?bào)表和DSO考核指標(biāo)。2.3.分公司(辦事處)財(cái)務(wù)根據(jù)客戶(hù)的銷(xiāo)售、回款等情況，按客戶(hù)建立應(yīng)收帳款臺(tái)帳（見(jiàn)附表）；每日與商務(wù)核對(duì)銷(xiāo)售情況，制作應(yīng)收帳款日?qǐng)?bào)表，負(fù)責(zé)與客戶(hù)核對(duì)往來(lái)帳目。2.4.分公司（辦事處）財(cái)務(wù)根據(jù)客戶(hù)開(kāi)具發(fā)票的要求，進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤

15、后，向總公司財(cái)務(wù)部稅務(wù)辦書(shū)面申請(qǐng)開(kāi)具發(fā)票。2.5.每月分公司財(cái)務(wù)根據(jù)配送分倉(cāng)的銷(xiāo)售情況，返利價(jià)保獎(jiǎng)勵(lì)的支付情況，分客戶(hù)統(tǒng)計(jì)制作客戶(hù)發(fā)貨匯總表（見(jiàn)附表），并按區(qū)域匯總制作營(yíng)業(yè)收支匯總結(jié)算表（見(jiàn)附表）。2.6.月末公司財(cái)務(wù)需將如下資料寄往總公司，由總公司進(jìn)行帳務(wù)處理：營(yíng)業(yè)收支匯總表（按區(qū)域）客戶(hù)發(fā)貨匯總表（分客戶(hù)）銀行存款明細(xì)帳（按帳號(hào)）存貨收發(fā)盤(pán)點(diǎn)表（按配送倉(cāng)）配送分倉(cāng)的入庫(kù)單、出庫(kù)單發(fā)貨通知書(shū)返利價(jià)保獎(jiǎng)勵(lì)的批件、客戶(hù)簽收單銀行單據(jù)2.7.各配送分倉(cāng)的物流配送費(fèi)用、異地銀行帳戶(hù)的手續(xù)費(fèi)不在分公司支付，由分公司負(fù)責(zé)申請(qǐng)，總公司支付。3總公司帳務(wù)核算流程：3.1.總公司財(cái)務(wù)根據(jù)分公司送來(lái)的單據(jù)、報(bào)表進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理，并對(duì)資金、應(yīng)收帳款、存貨等進(jìn)行監(jiān)控。3.2.總公司財(cái)務(wù)根據(jù)分公司財(cái)務(wù)開(kāi)具發(fā)票申請(qǐng)表，審核后開(kāi)出發(fā)票寄予分公司或客戶(hù)。3.3.每月與銀行、分公司核對(duì)銀行帳目。3.4.每月與分公司、進(jìn)銷(xiāo)存軟件核對(duì)存貨的收、發(fā)、存的數(shù)量。3.5.每月與分公司、進(jìn)銷(xiāo)存軟件核對(duì)匯總的銷(xiāo)售