上海綠城項目竣工檔案管理總結(jié)剖析

1、上海綠城項目竣工檔案管理總結(jié)上海綠城項目自2002年8月開工至2007年5月竣工，共分一期、二期、三期、會所四個項目進行。上海綠城項目地理位置屬上海市浦東新區(qū)所管轄，相對而言，上海市浦東新區(qū)城建檔案信息中心（以下簡稱檔案館）對建設(shè)工程（項目）竣工檔案編制、組卷的質(zhì)量比其他區(qū)域的檔案移交要求更高。本次竣工檔案管理總結(jié)主要結(jié)合建設(shè)工程竣工檔案編報實務(wù)的具體要求與上海綠城竣工檔案管理中的經(jīng)驗教訓(xùn)而進行的匯總，具體內(nèi)容如下：一、建設(shè)工程（項目）竣工檔案驗收、報送程序建設(shè)單位應(yīng)在建設(shè)工程（項目）竣工后6個月內(nèi)向城建設(shè)檔案管理部門報送竣工檔案。在6個月內(nèi)確有困難的可申請辦理延期報送手續(xù)。建設(shè)單位或個人在規(guī)

2、劃管理部門申請辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，填報建設(shè)工程竣工檔案驗收報送登記表，一份報城建檔案管理機構(gòu)，一份由建設(shè)單位或個人留存。1 .城建檔案管理機構(gòu)根據(jù)建設(shè)工程竣工檔案驗收報送登記表及時與建設(shè)單位或個人聯(lián)系（多數(shù)情況是由建設(shè)單位自行邀請檔案館進行指導(dǎo)），告知建設(shè)工程竣工檔案編報要求，對建設(shè)單位工程項目檔案進行指導(dǎo)，督促建設(shè)單位或個人及時收集、整理有關(guān)資料。2 .建設(shè)單位在組織工程竣工驗收備案前，必須提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行審核，取得建設(shè)工程檔案認可文件，作為竣工驗收備案的必要條件。3 .建設(shè)工程（項目）竣工驗收備案后，必須按照要求做好建設(shè)工程（項目）竣工檔案驗收工作。4 .建設(shè)工程（

3、項目）竣工檔案經(jīng)驗收合格后，由建設(shè)單位負責(zé)報送并做好移交工作，移交時需填妥檔案交接單;由移交單位和城建檔案管理機構(gòu)接收人員簽收人員簽字，蓋上雙方單位公章，辦進移交手續(xù)，一式兩份，移交單位、接收單位各執(zhí)一份。5 .項目檔案移交接收后，由城建檔案管理機構(gòu)核發(fā)建設(shè)工程（項目）竣工檔案合格證、此證是辦理規(guī)劃驗收的必要條件。在規(guī)劃驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)及時將建設(shè)工程（項目）規(guī)劃驗收合格證移交城建檔案管理機構(gòu)6 .建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)報送一套竣工檔案紙質(zhì)原件，同時報送電工go非重大、重點、特殊工程，可向城建檔案管理機構(gòu)提出申請，拍攝微縮膠片。7 .建設(shè)工程（項目）竣工檔案應(yīng)包括一套工程照片（建設(shè)前原

4、貌,各施工階段代表性照片、竣工后現(xiàn)狀照片，特別是隱蔽工程、質(zhì)量事故等照片）每張照片需有簡要的文字材料能準確說明照片內(nèi)容。8 .建設(shè)工程項目總投資在一億元以上的和重點工程建設(shè)項目必須報送經(jīng)剪輯、合成后的專業(yè)級錄像帶，錄像帶內(nèi)容必須能基本反映建設(shè)工程（項目）的全過程，要求圖像清楚、聲音清晰。二、建設(shè)工程（項目）竣工檔案驗收內(nèi)容1 .工程檔案完整、齊全、系統(tǒng)。2 .工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況。3 .竣工圖編制方法、圖示等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工章。4 .文件的形成、來源符合實際，要求個人或單位簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。三、建設(shè)工程（項目）竣工檔案歸檔要求1

5、 .歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動全過程。2 .歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。3 .勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，將各自形成的工程檔案向建設(shè)單位移交。4 .勘察、設(shè)計、施工單位在收集工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求，對檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況及案卷質(zhì)量進行審查，審查合格后向城建檔案管理機構(gòu)提出驗收。5 .凡設(shè)計、施工、監(jiān)理單位需向本單位歸檔的，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定及本實務(wù)要求單獨組卷。四、建設(shè)工程（項目）竣工檔案報送工作流程五、建設(shè)工程（項目）竣工檔案歸檔的質(zhì)量要求1 .歸檔的工程文

6、件應(yīng)為原件。2 .工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準和規(guī)程。文件材料、圖紙、圖表等簽章、簽字手續(xù)必須完備。做到完整、準確、系統(tǒng)，編制的竣工檔案必須真實反映工程（項目）竣工后的實際情況。3 .工程文件必須采用耐久性強的書寫材料、如碳素墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如彩色筆、紅色墨水、鉛筆和圓珠筆、復(fù)寫紙，不得隨意涂寫，禁止使用修正液。4 .文件材料紙張尺寸統(tǒng)一使用國家標(biāo)準A4。5 .歸檔的照片（含底片）要求圖像清晰，文字說明準確。錄像片必須經(jīng)剪輯、配音、制作合成后的專業(yè)級錄像帶，其內(nèi)容必須反映建設(shè)工程（項目）活動中的整體過程。六、建設(shè)工程（項

7、目）竣工檔案組卷要求1 .組卷原則（ 1）建設(shè)工程（項目）竣工檔案組卷時，要科學(xué)地按照項目建設(shè)過程中文件材料形成的普遍規(guī)律進行組卷，使文件材料之間既相對獨立又相互聯(lián)系，構(gòu)成一個前后次序既不可分離又不混淆的有機整體。（2）文件材料立卷厚度在150-200頁左右，且不超過2cm。（ 3）案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2組卷方法（ 1）建設(shè)工程（項目）竣工檔案要進行科學(xué)組卷，一般可按階段進行分類組卷，一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。（ 2）建設(shè)工程（項目）竣工檔案可按建設(shè)程序劃分為前期文件材料、設(shè)計文件材料、監(jiān)理文件材料、施工文件材料、竣工文件材料、

8、竣工圖、聲像材料。（ 3）前期文件材料、設(shè)計文件材料可按建設(shè)程序、業(yè)務(wù)形成單位等組卷。（ 4）監(jiān)理文件材料、施工文件材料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（ 5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。（ 6）文字材料按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的請示與批復(fù)、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后順序排列。七、建設(shè)工程（項目）竣工檔案案卷編制方法案卷包括封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表、封底五個部分。1案卷的組卷要求：（ 1）卷盒與卷皮：采用統(tǒng)一的規(guī)格尺寸，硬殼卷皮和卷盒尺寸為310*220mm，案卷軟卷皮尺寸為297*210mm,卷盒厚度尺寸分別為60mm,40mm

9、,30mm,20mm四種。（ 2）卷內(nèi)文件必須全部使用A4規(guī)格紙張，比A4小的紙張必須裱糊成A4大小，文件材料的右邊和底邊必須與裱糊紙的右邊和底邊貼齊。雙面裱糊的正面裱糊在右下角，反面裱糊在左下角。比A4大的紙張要求折疊到A4大小。（ 3）竣工圖不裝訂，按“手風(fēng)琴風(fēng)箱式”折圖法折疊至A4尺寸，折疊后圖紙的圖簽必須外露在右下角，外包軟卷皮后裝入檔案盒內(nèi)。2案卷頁號編制方法：（ 1）以獨立案卷為單位，在有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，每個案卷統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始用打號機依次編寫頁碼（用黑色油墨）。（ 2）頁號編寫位置：單面書寫的文件材料編張?zhí)?，編寫右下角；雙面書寫的文件材料編寫頁號，正面編寫在右下角

10、，反面編寫在左下角；竣工圖紙頁號一律編寫在右下角。（ 3）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號。3卷內(nèi)目錄的填寫要求：卷內(nèi)目錄應(yīng)與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相符，必須按規(guī)范要求進行打印，并置于卷首，原工程圖紙中的專業(yè)設(shè)計目錄不能代替。卷內(nèi)目錄中各項內(nèi)容填寫要求如下：（ 1）順序號：按案卷內(nèi)文件排列先后用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注。（ 2）文件編號：填寫發(fā)文機關(guān)的發(fā)文號或圖紙的原編圖號。（ 3）責(zé)任者：填寫文件材料的直接形成單位或主要責(zé)任者。（4）文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，即文字材料或圖紙名稱，無標(biāo)題的文件，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題。對于設(shè)計階段，施工階段等到案卷中第一個文件材料的題名前必須加上

11、項目名稱和單體名稱。如單獨組卷的土建隱蔽工程卷，必須寫明“某某廠某某車間土建工程隱蔽驗收記錄”；建筑竣工圖卷內(nèi)目錄中必須寫明“某某廠某某車間建筑竣工圖圖紙目錄”。（5）日期：填寫文件材料形成的年、月、日，如2007.10.15（文字材料為原文件形成的年、月、日，匯總表為匯總?cè)掌?，竣工圖為編制日期）。（ 6）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，每卷最后一份文件填寫起止頁號。（ 7）備注：填寫需要說明的問題。4案卷卷皮、卷盒封面的填寫要求：（ 1）案卷題名：即案卷的標(biāo)題，它應(yīng)簡明、完整、準確的揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)由三個部分組成：第一部分為建設(shè)單位名稱；第二部分為項目、單體名稱；第三部

12、分為卷內(nèi)文件材料的名稱。如“上海市某某房產(chǎn)公司某某花苑1號房安裝工程（建筑給水、排水）施工技術(shù)文件材料”，第一部分為上海市某某房產(chǎn)公司；第二部分為某某花苑1號房；第三部分為安裝工程（建筑給水、排水）施工技術(shù)文件材料。（ 2）編制單位：案卷內(nèi)文件直接形成單位或主要責(zé)任單位。報送城建檔案管理機構(gòu)的一套檔案要填寫建設(shè)單位名稱。（ 3）編制日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期或檔案編制日期。（ 4）保管期限：建設(shè)單位一套保管期限參照集團公司相關(guān)文件規(guī)定，移交城建檔案管理機構(gòu)的一律為永久。（ 5）密級：由建設(shè)單位按照國家保密局有關(guān)文件規(guī)定填寫，移交城建檔案管理機構(gòu)一律為秘密。（ 6）檔號：填寫檔案的分

13、類號和案卷順序號，報城建檔案管理機構(gòu)的案卷檔號由城建檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一編制。（ 7)檔案館(室)號：由建設(shè)單位填寫，報城建檔案管理機構(gòu)一套可不填。（ 8)縮微號：由建設(shè)單位填寫，報城建檔案管理機構(gòu)的由城建檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一編制。（ 9)卷盒與卷皮上的內(nèi)容須按規(guī)范打印。5.案卷裝訂方法：案卷裝訂按：乙線三洞”裝訂方法裝訂，孔洞間距為8cm,文字材料應(yīng)用蠟線裝訂成冊，訂結(jié)打在背面。二、上海綠城項目檔案管理的經(jīng)驗及教訓(xùn)案例一：理順總分包關(guān)系。一期在城建檔案預(yù)驗收時，總包對分包的資料監(jiān)管力量不夠，尤其是舜杰、龍元資料員由于自身工作的不足，以致分包單位的資料不聞不問，我方聯(lián)絡(luò)后交給他們的資料，原封不動的放在

14、一旁，甚至出現(xiàn)資料遺失的現(xiàn)象，給我們的工作帶來了很大的麻煩。解決辦法：在施工合同簽訂時理順總分包系統(tǒng)，盡量簽三方合同，理順總包、分包單位、建設(shè)單位各自責(zé)任，盡量形成如下的工作局面：不應(yīng)形成：建設(shè)單位監(jiān)理單位k總包單位分包單位1 不及時督促j宜建立:由總包單位督導(dǎo)分包單位形成資料，監(jiān)理督促總包、分包及時完成施工資料,建設(shè)單位采取定期、不定期的檢查來提高監(jiān)理單位、總包單位、分包單位的技術(shù)水平、工作責(zé)任心。重點加強總包單位對分包單位的監(jiān)管力量，監(jiān)理單位對分包單位的監(jiān)管力量。案例二：竣工資料多頭管理。上海綠城二期E標(biāo)段13-18樓及地庫四工程由江蘇南通六建建設(shè)集團有限公司進行建設(shè)，雖僅有6個單體工程，

15、但該單位卻有4個小老板單獨分包，并且施工資料均由每個小老板單獨保管，整個工程的統(tǒng)籌管理力量薄弱。解決辦法：應(yīng)督促該單位盡快將土建、安裝資料進行匯總，竣工資料應(yīng)存放于項目部。加大統(tǒng)籌管理力度，同時應(yīng)發(fā)揮監(jiān)理力量，督促早日完成歸檔、組卷工作，協(xié)助進行竣工驗收。案例三：裝飾竣工圖繪制不及時。因一期C標(biāo)段大堂裝修分項工程由龍元直接分包，04年9月底該分項工程施工完后，未按時進行竣工圖的編制工作，當(dāng)時雖督促多次，但一直未果。一期A、B標(biāo)段的裝飾竣工圖于04年11月已完成，但C標(biāo)段直至05年6月份，才開始著手竣工圖事宜，嚴重影響了一期的竣工結(jié)算工作。解決辦法：項目竣工驗收前必須盡早提醒各標(biāo)段的裝飾單位，在

16、施工結(jié)束后應(yīng)及時編制竣工圖，以免影響二期的竣工結(jié)算，給成本管理部門帶來不便，影響其結(jié)算進度。案例四：竣工圖缺乏規(guī)范性。1一期干掛竣工圖、消防竣工圖出現(xiàn)“陰陽圖”。因干掛竣工圖、消防竣工圖編制時缺乏相應(yīng)的修改依據(jù)（僅根據(jù)簽證單進行繪制竣工圖，不符合相關(guān)檔案要求），進行最終結(jié)算的圖紙與交城建檔案的竣工圖不一致。2一期裝飾、門窗、景觀、樁基竣工圖缺少建設(shè)單位負責(zé)人審核。尤其是景觀竣工圖，因修改量大（超過40%），最終由施工單位、監(jiān)理單位審核后重新出圖，但我單位審核力量不足，最終的結(jié)算價格可能會與施工的實際情況出現(xiàn)較大的不符。解決方法：竣工圖的編制工作，希望相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能明確審核人，確?？⒐D的準確性、有

17、效性，為成本審核人員把好第一關(guān)。案例五：報監(jiān)表格的填寫必須謹慎。在會所質(zhì)監(jiān)備案時發(fā)現(xiàn)，報監(jiān)表格填寫時將18樓14層的建筑，誤報監(jiān)為18層。在二期質(zhì)監(jiān)備案時發(fā)現(xiàn)，報監(jiān)表格填寫時將D標(biāo)段的室外總體報錯IC卡。在一期崗?fù)蟊O(jiān)時發(fā)生，報監(jiān)表格填寫時出現(xiàn)多報的W1-5室外總體的情況。解決辦法：工程報監(jiān)人員應(yīng)仔細了解現(xiàn)場實際情況，嚴格按照規(guī)劃許可證或施工圖進行報監(jiān)。作為竣工驗收、備案人員，在竣工驗收前，先與備案部門進行確認，及早發(fā)現(xiàn)問題，以不影響竣工驗收為前提，盡早取得備案證書。案例六：竣工驗收移交時間過長因二期竣工驗收是05年9月份，但真正取得檔案驗收合格證的時間為06年5月份，歷時半年多，產(chǎn)生的原因主

18、要是由于在平時未督促施工單位形成資料，較多的竣工資料都是從驗收后再補充，而且修改竣工圖的時間太長，繪制人員的專業(yè)水平參差不齊，給珂繪圖紙校對的工作人員帶來了較大的困難，也致使資料一拖再拖。解決辦法：施工項目竣工驗收前，除了必須提前完成竣工資料外，更應(yīng)加強竣工圖的修改情況。尤其若在竣工驗收后施工單位、監(jiān)理單位都撤場后，將給部分缺少或錯誤資料的修改帶來較大的不便。因此，在日常中應(yīng)加強施工單位資料的檢查和督促工作，督促施工單位及時做好竣工圖紙的編制工作和竣工資料的整理工作。案例七：及時了解竣工驗收的動態(tài)情況在二期驗收竣工時，我們未及時了解城建檔案驗收的新要求，據(jù)城建檔案新要求，自2005年9月1日起取消預(yù)預(yù)收，那就意味著必須將所有的竣工資料送入城建檔案館后方可進行下一步規(guī)劃驗收。因我們上海綠城會所、二期工程面積較大，交房時間已近的情況下，是無法完成竣工驗收要求的。萬般無奈下只好與城建檔案館溝通，經(jīng)過多次的商榷后，最終以先竣工、后補資料的方法，讓我們度過難關(guān)。吃一塹、長一智”，我們應(yīng)與政府部門多溝通，即使尚未組織竣工驗收也應(yīng)先了解各相關(guān)要求，為日后工作順序的開展打下基礎(chǔ)。解決辦法：在竣工驗收之前，先理清所有竣工驗收程序，及