物資申購采購入庫保管出庫管理制度及操作流程

1、達縣新橋醫(yī)院物資申購、采購、入庫、保管、出 庫管理制度一、總則1、為保 障 醫(yī)院 正常 生產(chǎn) 經(jīng) 營 的連續(xù) 性 和秩 序 ，使 物資 管理 作業(yè) 合 理 化， 減少庫存資金占用，特制定本制度。2、通過 本 制度 明 確物資 管 理 作業(yè) 規(guī)定 ，指導 和規(guī) 范 操 作人員 日 常 作業(yè)行為。3、倉庫 管 理應 保 證滿足 醫(yī) 院 生產(chǎn) 經(jīng)營 所需 的 物 資需要 ，不缺 貨 斷檔，并使庫存物資、采購成本總額資金費用最小化。二、存貨計劃與控制1、倉 庫以適質、適 量、適 時、適 地之原則，供 應所需物資，避 免資金 呆滯和供貨不足。2、對訂有標準的物資品種進行控制，實際庫存量降到訂購點時， 即

2、可提出補充采購計劃申請。3、認 真準確完成物資的出、入 庫工作，杜 絕出、入 庫過程中造成的物資短少、錯亂。對單據(jù)、賬冊及各種原始憑證認真整理、保管不 得遺失。三、物資的采買收發(fā)管理規(guī)定（一）、申購1、要采買物資首先要填寫申購單，并 經(jīng)過申購批準，沒 有經(jīng)過申購批準的物資一律不得采買，違規(guī)采買，財務將給于不報銷處理。2、物資申購單由申購人填寫，經(jīng)部門經(jīng)理復核，倉庫核量，財 務 審核，總經(jīng)理批準后交由采購人員采購。3、申購單一式四聯(lián)，所 有字簽完以后，申 購部門自己留存一聯(lián)作 為部門留底，交倉庫一聯(lián)作為收（入）庫核對用，交采購一聯(lián)作為采 購人員采購憑證、交財務一聯(lián)作為財務核對付款用。4、工程 用

3、 小綜 物 資零星 采 買 也按 此執(zhí) 行，大 綜物 資 采 購或招 標 另 出臺管理規(guī)定。（二）、收料與入庫1、循環(huán) 使 用物 資 進庫填 寫 入 庫單 ，銷耗 性使 用物 資 進 庫填寫 收 料 單。2、物資到醫(yī)院辦理收（ 入）庫 手續(xù)時，倉管應依據(jù)清單上所列物 資進行核對、清點，經(jīng)使用部門或申購人員及技術檢驗人員對質量檢 驗合格后，方可入庫。3、如發(fā)現(xiàn)名稱、型 號、規(guī)格、數(shù)量不符或包裝破損的，應通知采 購處理。（所有來貨來料必須在數(shù)量清點完成，供、收雙方共同確認 的情況下簽單收貨，數(shù)量異常時，則簽收實收數(shù)量并要求送貨人員簽 字確認方可收貨）4、對收存入庫物資核對、清 點后，由庫管員及時填

4、寫入庫單或收 料單，入庫單或收料單一式三聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)作為登記倉庫帳用、 交采購人員或送貨人員一聯(lián)作為采購或供貨部門請款報銷憑證、交財 務一聯(lián)作為付款記帳用。5、庫管員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫a）未經(jīng)審批的采購。b）與合同計劃或請購單不相符的采購物資。c）與要 求不符 合 的 采購 物資 。6、因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資，庫管員要到現(xiàn)場 核對驗收，并及時補填入庫單或收料單。7、對入庫物料第一時間做好標識卡記錄，標識卡要注明品名、型 號、規(guī)格、來貨時間及供應商和實際入庫數(shù)量。 物料標識卡必須置于 物料正面最易看到的位置，做到數(shù)據(jù)易讀取易記錄。8、庫管員在物料入庫時發(fā)

5、現(xiàn)問題，未及時或于次一個工作日內報告處 理的 ，該物料視為合格。9、倉庫管理員對所有入庫物品及時入帳，對在存?zhèn)}庫物品造冊登 記。 可用金蝶軟件或電子表格記賬。（三）、出庫或領用1、循環(huán)使用物資出庫填寫出庫單，銷耗性使用物資出庫填寫領料 單。2、物料出庫必須要有出庫單或領料單，出庫單或領料單由領用人填寫， 經(jīng)部門經(jīng)理復核，倉庫核量，財務審核，總經(jīng)理批準，所有字簽完以 后交由倉庫發(fā)貨。3、出庫單或領料單一式三聯(lián)，領用部門自己留存一聯(lián)作為部門留 底，供領雙方在確認出庫物料的品種、規(guī)格、數(shù)量和質量后把余下二 聯(lián)交倉庫，一聯(lián)作為倉庫出庫記賬用，另一聯(lián)由倉庫交財務作為倉庫 出料發(fā)貨憑證用。4、凡 持 經(jīng)各

6、 方人 員 簽批 的出 庫單 、領 料單 經(jīng) 確認 后 ，方 可領 料 出 庫。若領料單出庫單上簽字未完成、字據(jù)不清或被涂改的，庫管員有 權拒絕發(fā)放物資。5、庫管員必須根據(jù)進貨時間，遵守“先進先出”的原則進行物料的 發(fā)放；庫管員須對所有出庫物資及時入帳。6、領 料 人員 所需 物 資若 無庫 存，庫 管員應 及 時通 知 使用者 ，使 用 者按要求填寫申購單，經(jīng)批準后及時采購。7、領 料 人于 物料 出 庫時 發(fā)現(xiàn) 問題 ，未 及時 當 場處 理 的，則 該 物 料 視為合格。8、任何 人 不辦 理 領料手 續(xù) 不 得以 任何 名義 從 倉 庫內取 走 物資 ，不 得在貨架或貨位中亂翻亂動，庫

7、管員有權制止和糾正其行為；物料出 庫提運過程中，禁止領料人隨意進入倉庫內部場所，對不聽規(guī)勸的可 拒絕發(fā)貨并上報領導。9、以舊換新的物資一律交舊領新；10、對于各部門領用的各種工具、辦公用具、設備，倉庫均要做 “各部門在用工具、辦公用具、設備臺賬”，記錄各使用部門在用情 況，并于每年年底盤點一次相互核對。11、堅持原則，不徇私情，嚴格按批準數(shù)量、質量領取、發(fā)放物 資。四、物資退庫管理規(guī)定1、由于計 劃 變 更或 取 消計劃 引 起 的領 用物 資剩 余 時 ，應及 時退庫 并 辦 理退 庫 手 續(xù)，退 庫由 退庫 人員 紅 字 填寫出 庫 單或 領 料 單，簽 字、審 批、 收貨、單子流程按新料

8、入庫辦理。2、正常循環(huán)使用物資退庫時，由庫管員紅字填寫出庫單，經(jīng)退 庫人員簽字后，一聯(lián)交退庫人員作退庫部門留存，一聯(lián)倉庫留作登記 倉庫帳和各部門臺帳用，一聯(lián)交財務作為記賬核對用。3、銷耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫須填寫“銷耗 性物資損失報告單”或“循環(huán)使用物資損失報告單”，經(jīng)有關技術人 員進行查驗并在“銷耗性物資損失報告單”或“循環(huán)使用物資損失報 告單”上簽字認可后，入庫并做好記錄和標識。“銷耗性物資損失報 告單”或“循環(huán)使用物資損失報告單”一式兩份，倉庫留存一份作倉 庫報損銷帳用，報財務一份作為財務報損銷帳用。五、物資的保管1、按品種、規(guī)格、體 積、重 量、大 小、用 途等物料性質

9、分類整齊 碼放，設置明顯標記。（倉管員必須將貨物放到倉庫內部，不允許放 在倉庫外，尤其不能隔夜放在倉庫外。）2、儲物空間分區(qū)及編號，標示醒目、朝外，便于盤存和領取。3、物料擺放需要按照劃分的區(qū)域進行擺放，不得隨意擺放，不 得 在規(guī)劃的區(qū)域外擺放物料。4、物料發(fā)放后須進行整倉、歸位整理、及時入賬。5、對貴重物 料 卡 帳登 記，由 指 定人 員 管 理。對危 險物 品隔 離 管 制。6、所有物料必須做到安全維護和保管。7 、對 于 在 倉 庫 存 放 半 年 以 上 的 呆 滯 物 料 應 每 月 及 時 統(tǒng) 計 ，上 報 處 理。8、 地面 負 荷 不得 過 大、超 限 。9、注意倉庫 清 潔

10、 衛(wèi)生 ，通道 不 得亂 堆 放 物品 。定 期實 施安 全 檢 查。10、保持適當?shù)臏囟?、濕度、通風、照明等條件。六、安全1、每 天下 班 后 由倉 庫 管 理 員 檢 查 門 窗 是否 關閉 ，按 倉 庫 八 防 安 全 原 則 (即 防 火 、防 水 、防 盜 、防 腐 、防 潮 、防 漏、防 銹、防 蟲 )檢 查 貨 物 ， 異常情況及時處理和報告。2、非倉庫人員，未經(jīng)同意，不準入內。3、倉庫內嚴禁吸煙和禁止明火，發(fā)現(xiàn)一律立即上報處理。4、保 障 疏 散 通 道 、安 全 出口 暢 通 ，物 資 堆 碼 高 度 應 按 照 國 家 質 量 體 系 相關規(guī)定碼放，以保證人員、庫房安全。七

11、、定期盤存1、庫 管 員 對常 用 或 每 日 有 變 動 的 物 資 要 隨 時 盤 點 ，若 發(fā) 現(xiàn) 誤 差 須 及時找出原因并更正。庫存信息及時呈報，須對名稱、數(shù)量、規(guī)格仔 細核對，確保報表數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。2、小盤 點 ，每 月 底 一 次 。主 要 核查 是 否 帳 實 相 符 及 呆 滯 物 料 增 減 情 況 。3、大盤點，每年一次。每年年終對醫(yī)院的所有資產(chǎn)進行盤存。4、盤點 要 求 ：(1) 、對 盤 點 出 的 過期 、變 質 或 其 它 原 因 不 能 使 用 的 物 資 及 時 上 報 處理。對盤盈、盤虧情況，報主管批準后調整帳目；涉及庫管員責任 短缺的，由其賠償。(

12、2) 、 盤 點 過程中 發(fā) 現(xiàn) 異 常 問 題 及 時 反 饋 處 理 ；(3) 、 庫 管 員須保 證 盤 點 數(shù) 量 的 準 確 性 和 公 正 性 ； 嚴 禁 弄 虛 作假 ， 虛報數(shù)據(jù)；盤點粗心大意導致漏盤、少盤、多盤，書寫數(shù)據(jù)潦草、錯 誤，丟失盤點表，隨意換崗等，不按盤點作業(yè)流程操作的根據(jù)情況追 究相關責任。八、對賬、付款1、采購、財 務、倉庫要按采購商、供應商分別登記采購臺帳，依 申購單、入庫單和收料單記錄采購付款情況。2、倉庫要登記倉庫帳和各部門領用、退用、在用 工具、辦公用具、 設備臺賬，記錄各使用部門在用情況。3、采購時，采購人員應嚴格按照申購單上物資名稱、規(guī)格型號、 數(shù)量

13、、質量采購，不得弄虛作假，如遇市場沒有此產(chǎn)品需更換其他， 應重新填寫申購單再進行購買。4、收料或入庫時，收 料員要和申購單核對，并 及時填寫和傳遞單 子，保證各相關部門能及時入帳登記。5、出庫 存 時，庫 管員 要 認真核 對 發(fā) 出物 資與 出庫 單 或 領料單 是 否 相附，嚴格把好這一關，守住醫(yī)院財產(chǎn)物資不外流，并及時填寫和傳 遞單子，保證各相關部門能及時入帳登記。6、請款付款時，財 務人員要核對貨物發(fā)票、申購單、入 庫單或收 料單、合同的內容是否相附，簽字等手續(xù)是否完善，如發(fā)現(xiàn)問題絕不 付款，待手續(xù)完善以后方能付款。7、每月采購要和采購商、供 應商、倉 庫、財務核對一次帳務，發(fā) 現(xiàn)問題

14、及時上報處理。8、每年倉庫要和各部門、財 務核對一次各部門領用、退用、在用工具、辦公用具、設備，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。9、每月倉庫要和財務對一次帳，保證倉庫帳和財務帳帳帳相對， 帳實相附。10、小樣物品、貴重物品每月盤點一次，大 樣物品每年盤點一次。九、工作態(tài)度1、倉庫工作人員應該培養(yǎng)良好的工作作風和習 慣，倡導細心（嚴 謹）、負責、誠實、團結互勉、愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。2、認 真履行崗位職責，工作主動、不 推諉、作 風踏實，能夠合理有 效的從事本崗位工作。3、在實際工作中，能 夠配合、協(xié) 調好與供應方和其他相關部門之 間的日常工作關系。4、下達的工作任務無特殊原因需要在規(guī)定 時間內完成，且 保

15、證工作品 質。對于在工作中使用的的設備、儀器、工具必須妥善保管，細心維 護，如造成遺失或人為損壞，則按醫(yī)院規(guī)定進行處理。5、完成領導交辦的其他任務。十、崗位調動或離職倉 庫 、采 購 、財 務 人 員 崗 位 調 動 或 離 職 前 ，必 須 辦 理 賬 目 及 物 料 、 設備、工具、儀器移交手續(xù)；單據(jù)移交手續(xù)。要求逐項核對點收，如 有短缺，必須限期查清，方可移交。移交須由其他兩方及部門主管人 簽字確認后方可辦理離崗手續(xù)。十一、建帳倉庫應建立倉庫帳，做到帳實相符、帳帳相符。及時做好日常帳 簿登記、整理、保管工作，認真做好日、月物資的收、發(fā)、存記錄工 作及賬、物的核對工作，保證賬面日清月結，賬物相符。十二、勞動紀律1、上班時間嚴格遵守勞動紀律、作息時間，不得大聲喧嘩、玩鬧、 睡覺、長時間聊天等與工作無關的事。2、不得擅自離開崗位。3、嚴格遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度。十三、保守醫(yī)院秘密，愛護醫(yī)院財產(chǎn)十四、此規(guī)定有不完善之處在實施過程中逐步修改。此規(guī)定解釋權歸財務，有 不明白之處可到財務詢問。達縣新橋醫(yī)院2012年6月21日附：一、流程圖二、樣單1、 物品申購單、消耗性物資損失報告單循環(huán)使用物資損失（報 廢）報告單要的時候現(xiàn)做。2、入庫單、出庫單、收料單、發(fā)料單買現(xiàn)成的。流程圖一、采購入庫用各部門申購人撫I、 單并簽好字耳己*交倉庫一聯(lián)交