快速分析員工培訓(xùn)需求的方法

1、快速分析員工培訓(xùn)需求的方法培訓(xùn)作為企業(yè)的人力資本投資，其成敗在很大程度上依賴于培訓(xùn)需求分析。因為培訓(xùn)需求分 析是整個培訓(xùn)管理活動的第一個環(huán)節(jié)， 它決定了培訓(xùn)能否瞄準(zhǔn)正確的目標(biāo)， 進而影響到能否設(shè)計與提 供有針對性的培訓(xùn)課程， 因此對培訓(xùn)的有效性起著至關(guān)重要的作用。 如果不進行有效的培訓(xùn)需求分析， 企業(yè)培訓(xùn)的目標(biāo)不準(zhǔn)確，缺乏針對性的培訓(xùn)就會導(dǎo)致人力資本投資失敗，帶來資源的大量浪費。在越 來越重視人力資本投資的今日， 企業(yè)加大培訓(xùn)的投入力度雖有其必要性， 但前提是必須進行有效的培 訓(xùn)需求分析，否則就不能證明培訓(xùn)支出具有合理性。一些企業(yè)的培訓(xùn)效果不好，最重要的原因就在于 缺少有效的培訓(xùn)需求分析。然而

2、，培訓(xùn)需求分析作為企業(yè)培訓(xùn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其成功又在很大程度上依賴于企業(yè)管理 人員能夠掌握一定的培訓(xùn)需求分析技術(shù)。 隨著信息經(jīng)濟的到來， 培訓(xùn)需求分析技術(shù)已不僅是人力資源 管理者而且也是直線管理者需要掌握的一項技能， 這是一個明顯的發(fā)展趨勢。 由于企業(yè)面對復(fù)雜多變 的市場競爭， 越來越需要依賴自己的員工能夠迅速應(yīng)對環(huán)境， 這惟有通過培訓(xùn)來增進員工的各種能力 （ 包括崗位技能、創(chuàng)新能力、適應(yīng)能力和變革能力等） ，才能不斷保持企業(yè)競爭力。一方面培訓(xùn)內(nèi)容的擴展， 使培訓(xùn)需求分析的難度增大， 它不但要求人力資源管理者而且也要求直線管理者參與到培訓(xùn)需 求分析的工作中來，通過兩者的配合去適時掌握員工培訓(xùn)需

3、求：另一方面，迅速回應(yīng)環(huán)境變化也需要 有適合直線管理者和人力資源管理者 （ 包括人力資源顧問 ）快速進行培訓(xùn)需求分析的方法和工具， 以便 他們能及時做出恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)安排。一般的培訓(xùn)需求分析技術(shù)是從組織分析、工作分析和人員分析入手，去查找績效差距，這種 系統(tǒng)的方法較適合大中型企業(yè)的人力資源部門進行年度或中長期的培訓(xùn)需求分析， 而對于直線管理者 則顯得復(fù)雜了一些，也不適合企業(yè)進行短期或及時性的培訓(xùn)需求分析。因此，為了適應(yīng)快速反應(yīng)和直 線管理者參與培訓(xùn)需求分析的需要， 有必要開發(fā)操作性強又簡便快捷的培訓(xùn)需求分析方法。 本文在此 介紹的快速進行員工培訓(xùn)需求分析的方法，正是為了滿足這種需要。一、培訓(xùn)需求分

4、析的基本分析框架 培訓(xùn)需求分析可以使用復(fù)雜方法，也可以使用簡單方法，簡單方法來源于培訓(xùn)需求分析的基 本分析框架，它可以歸納為有邏輯的 三個步驟：第一步，查找績效差距。 培訓(xùn)需求分析應(yīng)從何入手，有關(guān)培訓(xùn)的理論認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從績效差距入 手：培訓(xùn)之所以必要， 傳統(tǒng)理論認(rèn)為是因為企業(yè)工作崗位要求的績效標(biāo)準(zhǔn)與員工實際工作績效之間存 在著差距；新的理論則認(rèn)為也應(yīng)包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力與員工實際能力之間的差 距，這種差距導(dǎo)致低效率，阻礙企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)。只有找出存在績效差距的地方，才能明確改進的目 標(biāo)，進而確定能否通過培訓(xùn)手段消除差距，提高員工生產(chǎn)率。第二步，尋找差距原因。 發(fā)現(xiàn)了績效差距的存在，并

5、不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋 找差距的原因，因為不是所有的績效差距都可以通過培訓(xùn)的方式去消除。有的績效差距屬于環(huán)境、技 術(shù)設(shè)備或激勵制度的原因， 有的則屬于員工個人難以克服的個性特征原因， 只有在員工不是因為難以 克服的個性特征原因而存在知識、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時，培訓(xùn)才是必要的。除差距。企業(yè)根據(jù)差距原因有時采用培訓(xùn)方法，有時采用非培訓(xùn)方法，有時也采用培訓(xùn)與非培訓(xùn)結(jié)合 的方法，一切都根據(jù)績效差距原因的分析結(jié)果來確定。二、快速進行員工培訓(xùn)需求分析的三個步驟與相應(yīng)工具培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，指出了培訓(xùn)需求分析的方法可以歸納為簡便快捷的三個步驟，只要配以一定的分析工具，獲取必要

6、的信息，并辨認(rèn)信息的實際含義，就能幫助管理者完成相關(guān)分析。1. 查找績效差距的方法與工具績效差距是培訓(xùn)需求分析的切入點，一旦發(fā)現(xiàn)員工在什幺方面存在績效差距，就等于確定了績效差距領(lǐng)域，找到了要分析的目標(biāo)。 而確定績效差距領(lǐng)域的關(guān)鍵途徑是要獲取什幺人在什幺方面存 在績效差距的具體信息，這主要可以從兩個方面著手。首先，從直線管理者獲取信息是重要的途徑之一。由于直線管理者對下屬的情況熟悉，最了解下屬工作績效的問題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過他們獲取存在績效差距的信息，由此辨別是什幺領(lǐng)域存在績效問題。具體辦法是，使用一個空白的培訓(xùn)候選人名單，然后 填上有關(guān)需要了解的信息，再從有關(guān)信

7、息確定績效差距領(lǐng)域。尋找績效差距的提問表是一個獲取信息的工具，可以幫助直線管理者和人力資源管理者通過提問發(fā)現(xiàn)有績效問題的人是誰，問題存在于什幺地方，問題的性質(zhì)和嚴(yán)重性等具體情況（參見工具1）。TA 1 畀或躍的援冋壷（"需二九哎妁工卄菱卄立？時地乂工什詢晶井角豐一卄哲7（:技怪說咽工柞？（幻間氣電立血什盤時犠?1h"罔題直臭甘北巾阿！工許遠打衿2,工 * *拎乩工之同有十1客& id-（濟酒肅上杵專乜曲祈蚩人繪一步虞和肚專？其次，直接從員工那里獲取信息也是一個重要途徑。由于員工對自己工作中的問題、障礙切身的感受，那幺通過他們了解情況也能獲取一定的重要信息，這些信息對

8、于績效差距問題的澄清有重要意義。當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什幺或在工作上缺少什幺，以及需要什幺樣的培訓(xùn)， 這就需要由直線管理者給以確認(rèn)和補充，才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。具體方法是通過直線管理者給員工發(fā)放培訓(xùn)申請表，由員工填寫有關(guān)信息后，交給直線管理者加以補充，最后返回給人力資源管理 部門（參見工具2）。 電土.一r-midi-* *斗tf料耳呻1_t)k if *it tr丄理崔協(xié)i*w* t；t±14t X4«4t,*M ): 肝豪世比星駐主臭同期星出聊邸蟲列曲揮孫生|*屮人潔島山劉門Lf M 1Jfr«rt用*卜無說疇：(譽增"誹i 擔(dān)，:壽、

9、存.nth*詩人曲學(xué)耳応比掃爭斥麻輩=聲吋囚盈生工嶼電星也之比耳昭區(qū)1工帶曲豈L在這一分析步驟中，關(guān)鍵點在于保持開放心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，善于發(fā)現(xiàn)有價值的信息。不要急于馬上就考慮解決的方案，也不要先入為主地確定問題所在， 需要做的不過是收集存在績效差距問題的 有關(guān)信息，此時還遠未到下結(jié)論的時候。因此在下一步驟開始之前，千萬不要害怕花時間去收集信息、 理解信息，有時還可以根據(jù)收集的信息，通過現(xiàn)場觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進一步發(fā)掘信息。2. 尋找績效差距原因的方法與工具一旦收集了必要的績效差距信息之后，就可以進一步分析存在績效差距的原因是什幺，以便 確定解決方案。以上已談及績效差距存在多種原因，培訓(xùn)并不是唯

10、一解決方案，只有在員工不是因為難以克 服的個性特征原因而存在知識、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時，培訓(xùn)才是必要的。因此在獲取 必要的績效差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對產(chǎn)生績效差距的真實原因做出判斷，才能決定 是否采用培訓(xùn)方案。 查找績效差距原因的方法可以采用績效問題原因歸類法。了廉&商=1岳WISH護託國苛斯方甸町滾耳的1牘方1 i址対4X莖建丘上峠二章F牛吹視it和為吃!片 Jilt It*,T A庇吐說*黑現(xiàn)吐嘴J1AAm奏土上*如丄丄ft慎計札峪i忙統(tǒng)4r二科 一* 莽；弓罔4烏肋#仇尊A 為乂一視粧卷盤建11晶6 比訐釀亍磺1? i:tf r.it a mxKtr*

11、t it * * «*-*4*呻礙輻應(yīng) ZTF +買巧 TE 啪 T 節(jié)鳳陽為 fS» ti： * kl n'J t fr (J績效問題原因歸類法是將績效差距信息與一定的績效問題原因分析表相比較，根據(jù)具體績效差距信息顯示的特征，通過比較與思考，最后將其歸類于其中一種重要原因(參見，工具3)。績效問題原因一般分為環(huán)境原因和個人原因兩大類，環(huán)境原因包括生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備落后、工作設(shè)計有缺陷、獎 酬制度缺少激勵性、溝通不足、上級指導(dǎo)不夠等；個人原因也分為能力原因和難以改變的個人特征原 因。只要發(fā)現(xiàn)績效差距信息符合其中一個項目，就找到了績效差距原因。如果原因是工作環(huán)境方面的 或者

12、個性特征方面的，那幺即使進行了培訓(xùn)，問題也依然會存在。這樣的話，培訓(xùn)部門就會出現(xiàn)工作 無效率的情況，帶來資源浪費，是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。所以，在分析過程中主要是全力發(fā)現(xiàn)是否存在因 員工能力不夠而導(dǎo)致的績效差距?？冃栴}原因分析表不存在一個固定模式，它是可以變通的，既可 以模仿，也可以根據(jù)企業(yè)自身實際情況加以省略或補充。 在使用時， 可以先遮擋解決方案提示的內(nèi)容， 以便在尋找原因時盡可能自己思考，不要馬上就看提示得出結(jié)論。3. 制定解決方案找出了差距原因之后，自然就容易得出解決問題的方案。工具 3 提供的可選擇的解決方案實 際上指出了一個基本思路， 不過在操作時還需要進一步思考和細(xì)化， 以便針對性更

13、強一些。 例如，“個 性特征不適應(yīng)工作”所涵括的范圍很大，既可指員工個性與工作職位不匹配 （ 如性格內(nèi)向不適合銷售 工作 ） ，也可以指員工個人懶散或進取精神不足，前者企業(yè)需要考慮采用調(diào)換工作崗位，后者則要考 慮采用解聘去解決問題，在這里培訓(xùn)都不是恰當(dāng)?shù)难a救措施。即使確定了績效差距是由于員工能力不足的原因引起， 也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。 一個員工的學(xué)習(xí)動機不強烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對自己的職業(yè)并不重要，他就不會積極努力地去學(xué)習(xí)。同 時，受訓(xùn)員工存在家庭有小孩或病人需要照顧、個人的文化水平比較低等困難時，培訓(xùn)的效果也會打 折扣。如果員工的學(xué)習(xí)動機不強烈，或存在阻礙學(xué)習(xí)的困難，讓這樣的員工參加

14、培訓(xùn)，培訓(xùn)效果自然 會受到削弱。 所以，培訓(xùn)是一項昂貴的解決方案， 需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無效或減低效率的各種因素。 如果員工缺乏完成工作的知識和技能而他的受訓(xùn)條件又具備的話，這時培訓(xùn)才是需要的。如果員工具備完成工作的知識與技能，只是由于設(shè)備、溝通、激勵等問題妨礙企業(yè)績效的提 高，那幺培訓(xùn)就不是解決問題的最好方案。但要注意的是，當(dāng)引進新的技術(shù)設(shè)備或激勵制度時，或改 進管理溝通時，就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，因為企業(yè)期望達到的績效標(biāo)準(zhǔn)變了。盡管這類培訓(xùn)有時并不 是針對所有員工，而是針對管理人員。三、有效性與局限性 運用快速進行員工培訓(xùn)需求分析的方法，雖能有效克服一些企業(yè)存在的培訓(xùn)目標(biāo)不明確的缺 點，但是它也具有一定的局限