會計檔案管理細則

1、會計檔案管理操作細則第一章總則為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本操作細則。第二章會計檔案管理部門1 .公司財務中心負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務中心檔案管理專員負責，一年以內的會計資料放財務辦公室資料專柜，一年以上移入檔案室。2 .公司內部有關的分公司、子公司，按財務中心會計檔案管理操作細則，定期將各項目、各機構的各項資料匯總至各職能中心，由各職能中心收集審核后傳遞給財務中心。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密

2、。第三章會計檔案歸檔的范圍（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（五）增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。（六）貸款合同及收據(jù)。（七）項目成本預算書（A）各項目合同復印件（包括甲方、供應商合同）（九）每月收入確認的依據(jù)，包括產(chǎn)值確認表、設計確認函、管養(yǎng)扣款單、進度款申請表等。（十）所有項目的開工令（十一

3、）工程結算資料、驗收資料。第四章會計檔案的整理會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1. 會計憑證。（ 1）按月裝訂并登記憑證清單：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記憑證目錄，每月記錄一份。（ 2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。（ 3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。（ 4）需要單獨裝訂成冊的憑證附件，由相關憑證制作人，整理好對應的附件，加上封面標示后，按月、年裝訂成冊。（5） 時間規(guī)定:每月15日前由各相關人員將

4、上月上述資料移交檔案管理員。2. 會計賬簿。會計賬務處理完成年度結賬后，均需財務報表出具人員從金蝶帳套打印出總帳、明細帳整理后妥善保管。（ 1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。（ 2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。（ 3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-金蝶打印各帳戶明細數(shù)據(jù)按順序裝訂-會計賬簿裝訂封底。（ 5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁

5、現(xiàn)象。（ 6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。（ 7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。（ 8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、各分戶明細賬、輔助賬。（9）時間規(guī)定：每年6月15日前將上年度所有帳本移交檔案管理員。3. 會計報表。（ 1）會計報表編制完成并按時報送后，連同報稅申報表留存報表均應按月裝訂成冊，月度終了統(tǒng)一歸檔保管。（ 2）時間規(guī)定：每月報稅期完成后一個工作日內將本月報稅資料移交檔案管理員。4. 銀行存款對帳單。（ 1）每月由資金部同事打印完整的銀行存款對帳單，給相關職責會計核對金蝶帳上銀行余額后按月裝訂成

6、冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。（ 2）時間規(guī)定：每月15日前將上月銀行對帳單移交給檔案管理員。5. 增值稅專用發(fā)票和完稅憑證。（1） 1）每月由申報增值稅人員負責收集增值稅專用發(fā)票，并做好進項登記，專用發(fā)票抵扣聯(lián)需按月做好裝訂，并移交檔案管理員。（2） 每月由負責開發(fā)票人員收集完稅證明，并做好預繳稅金分項登記，完稅憑證需按月歸集，并移交檔案管理員。（3） 每月由負責開具發(fā)票人員收集開出發(fā)票記帳聯(lián)，做出開出發(fā)票登記明細，按月歸集，并移交檔案管理員。需于每月導出開出發(fā)票明細表給報稅人員。（4） 時間規(guī)定:每月初5個工作日內移交上月上述相關資料給檔案管理員6. 貸款合同及收據(jù)由融資主管負責收集各銀行貸款

7、及相關資料，并按銀行分類保存。每年1月5日前將上年資料移交會計檔案室。7. 票據(jù)(1) 收到票據(jù)或開出票據(jù)由出納負責保留紙質存檔。票據(jù)復印件或電子截圖交給相關會計登記票據(jù)備查登記簿。(2) 時間規(guī)定:收到票據(jù)第二天中午下班前給相關會計,會計每月5號前將上月票據(jù)截圖打印歸檔移交檔案管理員。8. 項目成本預算書( 1)由經(jīng)管部副經(jīng)理收集各項目預算書，電子檔及紙質資料各一份。電子檔收到后發(fā)財務中心群共享。紙質檔需相關人員簽名確認后按月移交給檔案管理員。( 2)時間規(guī)定：每月初2個工作日內，由經(jīng)管部專人負責移交上月所有成本預算書簽字版給檔案管理員。9. 各項目合同復印件(1) 由報表部成本核算會計收集

8、合同復印件，需從公司合同管理員處接收掃描檔，打印出紙質合同文件留底歸檔。按項目裝訂后按月移交檔案管理員。(2) 時間規(guī)定：每月初2個工作日內，由會計移交上月所有打印紙質合同給檔案管理員。10. 每月收入確認的依據(jù)(產(chǎn)值確認表、進度款申請表)(1) 1)由發(fā)票開具人員收集客戶、監(jiān)理簽字的進度款申請表、設計合同確認函、管養(yǎng)扣款明細表，跟對應的開出發(fā)票申請表一同裝訂。按月移交檔案管理員。(2) 由成本核算會計收集工程中心打印簽字后的產(chǎn)值確認表。附記帳憑證后面作收入依據(jù)。(3) 時間規(guī)定：(1)項收集的資料，每周移交給收入會計作為確認收入依據(jù)。收入會計每月15日前將上月收集資料移交給檔案管理員。11.

9、 工程結算資料和驗收資料（1）由成本核算會計收集工程竣工驗收和結算資料,按月裝訂并移交。（2）每月初2個工作日內將上月工程結算資料和驗收資料等工程資料移交給檔案管理員。12. 會計資料移交表會計資料移交人填寫會計資料移交表（見附件3），連同移交資料一起移交檔案管理員。會計資料移交表需監(jiān)交人簽字，雙方各執(zhí)一份留底。第五章會計檔案的歸檔保管1. 當年的會計檔案在會計年度終了后，在財務中心辦公室保管一年，期滿后存入檔案室。2. 會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。3. 機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐

10、一點交，接管人員逐一接收。第六章會計檔案的借閱使用1. 財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2. 凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務負責人批準后，方可辦理調閱手續(xù)。3. 借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4. 借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領導批準需需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務負責人批準后方可復制。第七章各種會計檔案保管期限1. 會計憑證保管30年。2. 會計賬簿保存30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存30年。3. 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。4. 發(fā)票保管30年。第八章會計檔案的銷毀1 .會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由

11、檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。2 .按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。第九章附則1 .本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。2 .附表1:會計檔案保管期限表（見下表）。會計檔案保管清冊.xls附表2:會計檔案保管清冊會計資料移交表.xls附表3:會計資料移交表會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證30年2記賬憑證30年3匯總憑證30年二會計賬簿類4總賬30包括日