郵件溝通禮儀及使用技巧

1、 郵件禮儀及使用技巧 一、關(guān)于主題1、一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的。2、標(biāo)題要簡短,不宜冗長。3、最好寫上來自*公司的郵件,以便對方一目了然又便于留存。4、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標(biāo)題。5、一封信盡可能只針對一個(gè)主題,不要談及多件事情,便于日后整理。6、回復(fù)對方郵件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題。二、關(guān)于稱呼與問候1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度。2、郵件的開頭要稱呼收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼。3.E

2、mail開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”,中文的寫個(gè)”你好”、“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。4.結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards或“祝您順利”,若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。三、關(guān)于正文1、Email正文要簡明扼要,行文通順2、Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;3、注意Email的論述語氣4、Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。四、關(guān)于語言的選擇和漢字編碼1、尊重對方的習(xí)慣,不主動發(fā)起英文郵件2.、選擇便于閱度的字號和字體中文用宋體或新宋體,英文用Verdana 或Arial 字型,字號五號或10號五、關(guān)于結(jié)尾簽名1. 簽名信息不宜過多簽名檔可包

3、括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過多,一般不超過4行。只需放一些必要信息,對方如需要更詳細(xì)的信息,自然會與你聯(lián)系。2. 不要只用一個(gè)簽名檔。對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔,靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免出現(xiàn)亂碼。字號一般小于正文字。六、關(guān)于回復(fù)1、不要就同一問題多次回復(fù)討論,蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷2、要區(qū)分Reply和Reply A

4、ll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通,不要當(dāng)著所有人的面,不停的RE來RE去,與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件七、關(guān)于發(fā)送、抄送、密送1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2.而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人無須響應(yīng),CC的人有建議可回Email。3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。用在非常規(guī)場合。4.TO,CC中各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。

5、 Office2007系列Outlook使用技巧一、自動存檔由于個(gè)人郵箱分配容量有限,我們只要設(shè)置自動存檔就無需經(jīng)常手動刪除郵件了 二、使用顏色標(biāo)記每個(gè)郵件的后面都會有一個(gè)圓角正方形“類別”的標(biāo)記,點(diǎn)擊它就能夠快速為郵件設(shè)置不同的顏色,用以標(biāo)記郵件的類別。用好這個(gè)功能能夠讓我們效率大增。 比如紅色代表“重要事項(xiàng)”,綠色代表“個(gè)人事件”,黃色代表“電話會議”,藍(lán)色代表“出差”這樣,在收到一封郵件后,就可以根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行類別的標(biāo)記了,并且類別標(biāo)記可以設(shè)置多個(gè),只需多次點(diǎn)擊類別圖標(biāo)即可。另外,郵件設(shè)置好了類別后也會方便進(jìn)行檢索,三、重要人物特別待遇每天收到大量的郵件,容易錯(cuò)過查看重要郵件,怎樣才能夠讓重要人物的郵件在眾多郵件中與眾不同?可以選擇【工具】菜單下的【組織】,在【組織】設(shè)置界面中選擇【使用顏色】,設(shè)置“發(fā)件人為.”的時(shí)候使用“紅色”,之后點(diǎn)擊【應(yīng)用顏色】。、這樣,以后上司發(fā)來的郵件,會在收件箱中用紅色顯示,就再也不會錯(cuò)過重要任務(wù)了。 四、給同事上個(gè)鬧鐘每天繁雜的工作,難免會有遺忘。這時(shí)需要一個(gè)助手隨時(shí)提醒自己,或者是提醒自己的下屬,不僅可以通過郵件告知對方工作的內(nèi)容,還能夠通過撰寫新郵件界面中【郵件】選項(xiàng)卡里【后續(xù)標(biāo)志】的功能來給自己或?qū)Ψ缴蟼€(gè)“鬧鐘”,以實(shí)時(shí)提醒重要的事件。在【后續(xù)標(biāo)志】的下拉菜單中,選擇【添加提醒】,可以在彈出的對話框中選擇為自己添加提醒還是為收件人