公司OA系統(tǒng)使用管理制度

1、公司0A系統(tǒng)使用管理制度文/ 郭婭琴一、總則1、了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司的實(shí)際，制定本制度。2、公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱 OA系統(tǒng)）是以通達(dá)OFFICE ANYWHE網(wǎng)絡(luò)智能 辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái)，采用服務(wù)器 /客戶端 / 瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來(lái)的覆蓋全公司管理人 員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA 系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重 要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。3、為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加 快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān) 于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)

2、、 國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則 、 中華人民共 和國(guó)保密工作規(guī)定 、 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理規(guī)定 、 公司公文處理辦法等有關(guān)規(guī) 定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。、組織職責(zé)OA系統(tǒng)的運(yùn)行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：1公司行政部是公司辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為:（1）、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；（2）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；（3）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核；（4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；（5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；（6）、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（ 7）、協(xié)助企劃部信息部組織

3、操作培訓(xùn)；（8）、協(xié)助企劃部信息中心搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；（9）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（10）、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；（11）負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督；2、信息部門負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和 日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)升級(jí)管理；(2) 、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；(3) 、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；(4) 、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；(5) 、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；( 6

4、)、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理；(7) 、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。3、人力資源部負(fù)責(zé)為 OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供 OA辦公系統(tǒng)中 用戶的流動(dòng)信息。主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；(2) 、負(fù)責(zé)提供用戶(變更或注銷)信息給企劃部信息中心。4、其他部門主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)制定本部門OA系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；(2) 、負(fù)責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及 本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；(3) 、部門OA管理員負(fù)責(zé)本部門參與 OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時(shí)，及時(shí)提供給公司 行政部申請(qǐng)調(diào)整；負(fù)責(zé)處理

5、OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；(4) 、負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。三、文件管理1、公司各部門發(fā)出、報(bào)送的各類文件(包括發(fā)通知、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、 信息等)原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。2、OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過(guò)公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處 理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā) 送和接收過(guò)程。3、公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致， 包括公文版頭、 密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、 簽發(fā)人、 公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日

6、期、附注、主題詞、抄送部門、版記等。電 子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。5、電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力， 不加電子印鑒。 如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件， 各部門可向公司行政部申請(qǐng)正式文件。6、 各類電子公文處理程序按照公文處理辦法的規(guī)定在公司辦公自動(dòng)化0A系統(tǒng) 中辦理。在 OA 系統(tǒng)中，公司收文辦理程序?yàn)楣拘姓科鸢l(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo) 批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。7、各部門在0A系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領(lǐng) 導(dǎo)意見(jiàn)后歸檔。8在0A系統(tǒng)中，公司發(fā)文辦理程序?yàn)楦鞑块T擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導(dǎo) 審核，如需要

7、會(huì)簽部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)簽，會(huì)簽后主辦部門交公司 分管領(lǐng)導(dǎo)閱批， 分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司行政部審閱公文， 由行政部經(jīng)理交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。9、文簽發(fā)后，由公司行政部編號(hào)、制作電子公文，使用 0A系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司各部門主要負(fù)責(zé)人和0A管理員各一份，并根據(jù)實(shí)際需要打印紙質(zhì)文件若干份報(bào)出 并歸檔。10、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電 子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息 溝通。四、登陸規(guī)范1、系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小 時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)

8、瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流 轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn) 0A辦公。2、系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子簽名 密鑰，并定期更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停 0A辦公需及時(shí)注銷或退出 0A系統(tǒng), 以免他人介入工作環(huán)境。3、登陸0A系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無(wú)意打開(kāi)系統(tǒng)數(shù) 據(jù)庫(kù)獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn) 五、安全保密1、所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和 公安部計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法 ，嚴(yán)格遵守公司計(jì)算機(jī)管理 制度有關(guān)規(guī)定。2、按照公司計(jì)算機(jī)管理制度的規(guī)定，為了

9、保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng) 絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取 消其上網(wǎng)資格（包括個(gè)人筆記本電腦）。3、0A系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 0A系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)， 不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以 及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。4、0A系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他 人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看

10、 0A系統(tǒng) 中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；6 、 發(fā)生泄密的情況，將按員工手冊(cè)及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對(duì) 0A系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；1 、公司0A管理員是公司0A系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2 、禁止在0A系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3 、未經(jīng)許可，不得私自改變 0A系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4 、不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。七、回復(fù)實(shí)現(xiàn)信息的暢通，實(shí)現(xiàn) “知情”管理：1、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)給予回復(fù)；上級(jí)要求必須回復(fù)的，格式為 （回復(fù)）；涉及到全體員工或每團(tuán)隊(duì)員工格式為（全體回復(fù)） ；2、 公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目?jī)?nèi)容涉及全

11、體員工的，每個(gè)員工必須在一星 期內(nèi)給予回復(fù)，涉及相關(guān)人員的必須在三天內(nèi)給予回復(fù)；3 、其他欄目，若下級(jí)要求必須回復(fù)的， 格式為（請(qǐng)回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給予回復(fù)；4 、急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明 “急辦” ，對(duì)急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在當(dāng) 天給予回復(fù)；5 、申請(qǐng)欄目?jī)?nèi)容發(fā)布 ，應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人的審核意見(jiàn)；6 、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目 ，員工可自由參與，不強(qiáng)求回復(fù)。7 、凡涉及回復(fù)的，均應(yīng)在發(fā)布時(shí)設(shè)定 “邀請(qǐng)閱讀”；8 、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，必須及時(shí)給予回復(fù)；如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進(jìn) 行相應(yīng)的回復(fù)，則第一次由公司 0A管理員在0A欄目上發(fā)布批評(píng)并通知其直接上級(jí)，第 二次0A管理

12、員發(fā)布警告并通知其直接上級(jí)；第三次 0A管理員直接通報(bào)總裁，總裁核實(shí) 后，由財(cái)務(wù)部門給予 50元的罰款并通報(bào)全公司。的，9 、0A管理員未及時(shí)通報(bào)的由其直接上級(jí)給予批評(píng)與警告；經(jīng)兩次發(fā)現(xiàn)未及時(shí)通報(bào) 由財(cái)務(wù)部門給予 50元的罰款，三次發(fā)現(xiàn)未及時(shí)通報(bào)的由財(cái)務(wù)部門給予 100 元的罰 款。八、不良記錄為強(qiáng)化0A系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核管理。、對(duì)未按規(guī)定及時(shí)回復(fù)的由版主進(jìn)行記錄，每月進(jìn)行公布，列入考核，對(duì)造成工作受到影響的將予以考核；2 、不按期、按時(shí)報(bào)送信息的，如：項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)、管理周報(bào)等按漏報(bào)次數(shù)給予主要負(fù) 責(zé)人經(jīng)濟(jì)考核；3 、發(fā)生影響0A系統(tǒng)維護(hù)管理的，視情節(jié)給予相應(yīng)的考核。九、 應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布 人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；2 、需要進(jìn)行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關(guān)人員進(jìn)行備份；3 、0A管理員對(duì)0A系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進(jìn)行一次系 統(tǒng)清理，每周進(jìn)行一次資料備份，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù) 十、其它要求1 、鼓勵(lì)全體員工 對(duì)0A系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議；2 、在工作時(shí)間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與 0A無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，避免影響正常的 工作；凡是違反此規(guī)定的，第一次予以 1 0元經(jīng)濟(jì)處罰，