論檔案信息資源整合與共享的實(shí)施策略(3355字,3400)

1、檔案信息資源整合與共享是將現(xiàn)代信息技術(shù)與管理體制相融合,利用現(xiàn)代技術(shù)手段,整合數(shù)字化檔案信息資源,以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為工具、以用戶需求為中心、以強(qiáng)化利用為靈魂、以最大限度開發(fā)利用檔案信息資源為目的的新型檔案信息管理與開發(fā)利用模式。從整體上看,檔案信息資源整合與共享一般應(yīng)著眼于資源整合、技術(shù)應(yīng)用、信息服務(wù)“三大模塊”制定具體的實(shí)施策略。一、資源整合模塊面向資源的實(shí)施策略在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,要求有足夠的數(shù)字檔案信息資源作為基礎(chǔ)。因此,了解館藏檔案的“家底”,加快館藏檔案信息資源數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子檔案的積累,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合是滿足社會(huì)需求的重要工作內(nèi)容。1.摸清底數(shù)、確定檔案信息資源整

2、合的重點(diǎn)。開展檔案信息資源整合,首先建立在科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析基礎(chǔ)上。沒有科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析,檔案信息資源整合將無從下手。為保證檔案信息資源整合具有針對性,實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃的整合,就必須對檔案信息資源的分布狀況、歸屬與流向、檔案信息用戶需求特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)查摸底、分析研究,制定科學(xué)合理的實(shí)施計(jì)劃:既要對館藏檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì),了解檔案信息資源的總體情況、分析各級各類檔案部門所藏檔案的系統(tǒng)性、配套性與特色性;又要對檔案信息用戶需求特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析,通過調(diào)查走訪、座談咨詢等形式,了解不同用戶的需求特點(diǎn),制定合乎需求的實(shí)施策略,確定檔案信息資源整合的重點(diǎn)所在。2.優(yōu)化館藏、明確檔案信息資源共享的方向。檔案信

3、息資源整合與共享的客體是館藏檔案資源。擁有豐富優(yōu)化的館藏,是檔案信息資源整合與共享更好開展的基礎(chǔ)。沒有豐富優(yōu)化的館藏資源,檔案信息資源整合與共享就會(huì)成為無本之木。因此,必須以改變館藏結(jié)構(gòu)單一、門類單一的現(xiàn)狀,以優(yōu)化館藏檔案信息資源為突破點(diǎn);同時(shí)將電子檔案收集、積累作為今后的主要方向,積累保存大容量、高密度、聯(lián)機(jī)聯(lián)網(wǎng)能力強(qiáng)的電子檔案,使檔案信息可以達(dá)到直接聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的要求,擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的社會(huì)覆蓋面。3.開展數(shù)字化建設(shè)、為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。檔案信息數(shù)字化是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ),其關(guān)鍵的內(nèi)容是檔案全文數(shù)字化。目前,我國現(xiàn)有的各級各類檔案館所收藏的檔案信息資源載體,基本上是傳統(tǒng)文本形

4、式的紙質(zhì)載體。因此,必須變革檔案信息資源的存在形式,進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可以聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息形式。即按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式或電子文檔方式存儲(chǔ)檔案信息資源。并根據(jù)具體情況,采取不同的數(shù)字化處理方式逐步推進(jìn)這項(xiàng)工作的開展。4.構(gòu)建數(shù)據(jù)庫、促進(jìn)檔案信息資源共享的有效實(shí)現(xiàn)。檔案信息資源整合的目的是將靜態(tài)的檔案信息資源激活,圍繞專題形成系統(tǒng)的檔案信息,使之成為知識(shí)、情報(bào)、信息流,最大限度地為利用者所利用,最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。因此,在檔案信息數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)上,根據(jù)館藏,建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)過合理分類和規(guī)范處理之后,以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,為實(shí)

5、現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的利用奠定基礎(chǔ)。二、技術(shù)應(yīng)用模塊面向技術(shù)的實(shí)施策略檔案信息資源共享建設(shè)是基于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的出現(xiàn)、發(fā)展及成熟而提出的?，F(xiàn)代信息技術(shù)條件的發(fā)展為檔案信息資源共享提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持,克服了由于地域隔絕而導(dǎo)致的檔案信息資源共享的時(shí)空限制。在檔案信息資源共享的過程中,新技術(shù)運(yùn)用是檔案信息資源共享建設(shè)不可缺少的,并貫穿檔案信息資源共享建設(shè)的全過程。1.檔案信息資源共享的技術(shù)原則。一是堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的原則。在信息化社會(huì),標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石。只有建立和健全整合和共享的標(biāo)準(zhǔn)體系,才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通,才能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和發(fā)揮檔案信息的

6、價(jià)值。否則,只能產(chǎn)生一個(gè)又一個(gè)的“信息孤島”,導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享難以實(shí)現(xiàn)。二是保障安全的原則。信息安全是整合與共享時(shí)必須要考慮的核心問題。檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn),將有利于提高檔案信息的開發(fā)利用效率,最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。然而整合與共享給開發(fā)利用工作帶來高效率和便利的同時(shí),也帶來了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。所以,在檔案資源整合與共享過程中,要特別注意加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)。三是開發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合的原則。引進(jìn)與開發(fā)是進(jìn)行檔案信息資源共享技術(shù)建設(shè)的重要方式與途徑。將二者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,以開放的理念來看待檔案信息資源共享的技術(shù)建設(shè),創(chuàng)造性地運(yùn)用信息技術(shù)。實(shí)現(xiàn)既減輕了投入的壓力,又掌握了先進(jìn)技術(shù)的目

7、的。2.檔案信息資源共享環(huán)境建設(shè)要點(diǎn)。一是硬件環(huán)境的建設(shè)。對此先要對檔案信息資源共享的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查和考察論證,根據(jù)檔案工作的實(shí)際,堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、一次到位、不搞重復(fù)建設(shè)的原則,購置相關(guān)設(shè)施設(shè)備,為檔案信息資源共享創(chuàng)造物質(zhì)基礎(chǔ)。一般情況下包括:檔案信息數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀;存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息的磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫、光盤塔、光盤網(wǎng)絡(luò)鏡像服務(wù)器等海量存儲(chǔ)設(shè)備及防磁、防塵設(shè)備;數(shù)字檔案信息摘要整體上看,檔案信息資源整合與共享一般應(yīng)著眼于資源整合、技術(shù)應(yīng)用、信息服務(wù)“三大模塊”制定具體的實(shí)施策。關(guān)鍵詞信息資源整合與共享哈爾濱工程大學(xué)檔案館馮曉莉與論檔案信息資源整合共享

8、的實(shí)施策略Authentic ate Authentic ateAuthentic ate Authentic ate研究探索蘭臺(tái)世界35研究探索國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)是由國際檔案學(xué)會(huì)所屬的著錄標(biāo)準(zhǔn)專門委員會(huì)于1971年提出,1994年出版,供國際檔案界在描述檔案文獻(xiàn)時(shí)參考,即GeneralInternational Standard Archival Description(以下簡稱ISAD 。并于2000年9月正式出版第二版。繼該標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)后,各國紛紛就本國國情邁開立法步伐。我國檔案著錄規(guī)則是由國家檔案局1999年5月31日批準(zhǔn),從1999年12月1日實(shí)施的DA/T181999中華人民共和國檔案行

9、業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則(以下簡稱規(guī)則。從某種角度來說,它是我國在1985年5月10日發(fā)布的GB/T3792.585中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則的修訂與完善。究竟規(guī)則與ISAD 有何不同,本文試圖在分析比較中探討我國檔案著錄規(guī)則,并有更深層次的認(rèn)識(shí)。一、比較ISAD 與規(guī)則的產(chǎn)生過程得到的認(rèn)識(shí)1.從產(chǎn)生背景上看。ISAD 的擬定是由國際檔案學(xué)會(huì)附屬的著錄標(biāo)準(zhǔn)專門委員會(huì)(AdHoc Commission on DescriptiveStandards負(fù)責(zé)實(shí)行。該委員會(huì)于1990年10月在德國首次召開會(huì)議,1991年7月于英國利物浦集會(huì),完成標(biāo)準(zhǔn)的草案,其后依據(jù)此草案加以討論、修正與補(bǔ)充。草案于同

10、年9月的ICA 中討論制定。我國的檔案著錄規(guī)則同ISAD 一樣,經(jīng)歷了漫長的制定時(shí)期。它是于1985年5月,由國家標(biāo)準(zhǔn)局頒布的。1983年,國家檔案局局務(wù)會(huì)議討論檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題,認(rèn)為應(yīng)加速標(biāo)準(zhǔn)制定工作,決定成立全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組,由檔案局副局長任組長,負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化工作。1983年10月,著錄小組擬定完成檔案著錄規(guī)則,再征求各檔案部門的意見,集思廣益,經(jīng)過修改后,于1985年成為國家標(biāo)準(zhǔn)。后又于1999年修改制定新的檔案著錄規(guī)則。規(guī)則的歷程也間接說明了國家對它的高度重視。無論是由檔案館主管單位或?qū)I(yè)的團(tuán)體負(fù)責(zé)制定,關(guān)鍵是制摘要究竟規(guī)則與ISAD 有何不同,本文試圖在分析比較中

11、探討我國檔案著錄規(guī)則,并有更深層次的認(rèn)識(shí)。關(guān)鍵詞比較檔案著錄規(guī)則揚(yáng)州大學(xué)張娟于比較中探討檔案著錄規(guī)則!傳輸需要的網(wǎng)站及支持網(wǎng)絡(luò)傳送的通訊線路等。二是軟件環(huán)境的建設(shè)。在檔案信息資源共享的實(shí)踐活動(dòng)中,檔案信息管理遇到的技術(shù)難點(diǎn)就是管理軟件的優(yōu)化和推廣及標(biāo)準(zhǔn)化問題。檔案門類眾多,每種檔案的管理、工作程序、著錄項(xiàng)目各不相同,管理者的職責(zé)分工也不同,使檔案的管理工作變得復(fù)雜。檔案管理軟件專業(yè)性極強(qiáng),如果缺少專業(yè)技術(shù)人員的參與,就很難開發(fā)出既符合檔案業(yè)務(wù)工作的要求,又符合檔案人員使用習(xí)慣的檔案管理高水平的軟件。三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)施涉及網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、技術(shù)決策、信息反饋等一系列環(huán)節(jié)。對網(wǎng)絡(luò)

12、建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì),要堅(jiān)持長遠(yuǎn)計(jì)劃、超前先進(jìn)、全面兼容、安全有效、方便利用的理念,同時(shí),在檔案網(wǎng)站之間借助鏈接手段實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,形成鏈接導(dǎo)航的國家級檔案中心網(wǎng)站和不同地方、行業(yè)之間的門戶網(wǎng)站,建立起上下貫通、站站相連的檔案信息網(wǎng)站體系。三、信息服務(wù)模塊面向用戶的實(shí)施策略開展檔案信息服務(wù)歷來是檔案工作的重要內(nèi)容之一,也是滿足利用者需求的有效智力服務(wù)方式。在檔案信息資源共享視閾下,檔案信息資源的提供利用方式要與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的特點(diǎn)相適應(yīng),即變傳統(tǒng)的服務(wù)模式為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的服務(wù)模式。1.檔案館網(wǎng)上主頁服務(wù)。檔案館主頁服務(wù)是指檔案館利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作為依托,將信息“產(chǎn)品”通過www 在網(wǎng)上建立主頁,將信息傳遞給利

13、用者。主頁除介紹檔案館概況、服務(wù)項(xiàng)目、館藏書刊目錄、光盤資源、網(wǎng)上資源等基本信息外,還應(yīng)當(dāng)提供檔案信息資源查找方法與網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)、建立網(wǎng)頁鏈接功能,并針對重點(diǎn)專業(yè)建立以學(xué)科導(dǎo)航方式為代表的檔案信息利用平臺(tái),方便對網(wǎng)上檔案信息資源的利用,達(dá)到有效利用檔案信息的要求。2.檔案信息網(wǎng)上檢索服務(wù)。為了便于用戶從眾多的網(wǎng)絡(luò)信息資源中搜索到所需要的信息,可建立一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)合理的和相互配套的檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的自動(dòng)化,全面揭示和介紹檔案部門保存的檔案內(nèi)容,方便、快捷地為社會(huì)提供全方位、高質(zhì)量的信息檢索查詢服務(wù)。檔案館可將利用率高的檔案信息開發(fā)成全文數(shù)據(jù)庫,放在網(wǎng)絡(luò)上供利用者查閱、下載。對于利用頻率相對較低的檔案信息,則采取建立檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、或?qū)n案館指南以及有關(guān)檔案信息目錄、索引等先行上網(wǎng)公布,為檔案信息利用者查考、檢索有關(guān)檔案信息提供便利條件。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息咨詢服務(wù)是指利用者通過電子方式提出疑問,并獲得“檔案信息咨詢員”反饋式解答。其實(shí)質(zhì)是檔案館及“檔案咨詢員”的首要職能就是幫助利用者查找其所需要的檔案信息;并應(yīng)用新的科技手段完善自身服務(wù)。因而,開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息咨詢