行政部工作執(zhí)行方案標(biāo)準(zhǔn)化

1、行政部工作標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行方案總體目標(biāo)（一）目的：根據(jù)目前行政工作的缺點(diǎn)與不足， 結(jié)合公司目前的狀況,制定出屬于自己部門的標(biāo)準(zhǔn)化。（二）最終目標(biāo)：日后任何工作人員，見到標(biāo)準(zhǔn)化工作流程就可以根（三）展開工作的前提:加強(qiáng)每位人員整體的職業(yè)化形象 明確每位人員的崗位職責(zé) 工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化（四）人員配備:行政主管：任曉林 行政專員：呂慧芳，孫曉曉 前臺接待：李冰，石曉晶（五）人性化的要求（前提）：把握原則性與靈活性的平衡。任何事務(wù)工作不允許任何人以任何借口拖延貽誤。具體實(shí)施計(jì)劃（標(biāo)準(zhǔn)化）（注：此部分流程將行政部工作分為三部分，分別為：前臺工作；行政部日常管理；人力資源部工作）A、前臺工作流程承辦人員據(jù)自己的崗

2、位,目了然的明白自己的工作內(nèi)容。時間事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔每天衛(wèi)生早上每天值班中午每天客戶接待員工外出每天登記每天廣播1 1、收拾前臺衛(wèi)生，保持前臺干凈、整潔1 1、每天中午一人留守值班1 1、詳見客戶接待流程內(nèi)容2 2、督察相關(guān)負(fù)責(zé)人員記錄客戶的來訪信息3 3、若是新客戶監(jiān)督設(shè)計(jì)師填寫客戶來訪信息表，老客戶注意填寫每天的客戶流量登記 客戶登記表1 1、員工外出必須填寫2 2、行政- -前臺人員注意查看外出登記表3 3、將關(guān)于客戶的量房信息提供給總經(jīng)辦人員，打設(shè)計(jì)師的量房信息回訪1 1、每天上班進(jìn)行廣播，工作期間不定期廣播2 2、每天下班溫馨提示3 3、員工生日當(dāng)天給予問候祝福4 4、客戶簽單客戶來

3、訪信息表客戶登記表員工外出登記表設(shè)計(jì)師量房登記表員工生日記錄表流程說明一“前臺接待”1.1.每天前臺 2 2 個人，負(fù)責(zé)前臺接待。a a.具體接待工作流程，詳見客戶接待流程明細(xì)。（前臺接待流程- -客戶接待流程）。b b .注意填寫客戶來訪信息表，方便日后工作。2.2.任何員工無論職位大小均需要填寫 員工外出登記表。行政- -前臺人員監(jiān)督 員工的外出信息登記。5 5、廣播形式找設(shè)計(jì)師 / /設(shè)計(jì)部經(jīng)a a.任何外出情況均需要填寫外出登記表。b b.若是設(shè)計(jì)師外出量房，行政- -前臺人員將客戶的量房信息（小區(qū)名 稱、客戶電話）匯總提供給客服部，督促客服部的回訪信息，同時行政主管注意檢查回訪的滿意

4、程度，將定期上報總經(jīng)理。c c.d d.若是看主材信息，歸來填寫學(xué)習(xí)成果。若是去施工工地，在備注中可說明：施工進(jìn)程，客戶的滿意度，工 地的問題。3.3.廣播。調(diào)動公司工作氣氛。.可根據(jù)實(shí)際情況，每天上下班廣播。.上午大概 1111 點(diǎn)左右，下午大概 4 4 點(diǎn)左右，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)公司工作氣氛（可以放 1-21-2 首流行音樂）。應(yīng)能體現(xiàn)出公司的年輕活力，文化，服務(wù)。.統(tǒng)計(jì)員工生日，給予全公司的問候。.可定期以專題的廣播形式，調(diào)節(jié)公司工作氣氛。B B .合理的人員分配（試運(yùn)行）.以廣播形式為客戶服務(wù)，可根據(jù)實(shí)際情況，如果簽單感謝客戶對公司的信任。.前臺接待客戶完畢以廣播形式，廣播設(shè)計(jì)師/ /

5、設(shè)計(jì)部經(jīng)理，到洽談室。（例如：設(shè)計(jì)部XX請到第X洽談室，有客戶等候;設(shè)計(jì)部經(jīng)理請到第X洽談室，客戶等候咨詢）B、行政日常管理工作流程時間序號事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔承辦人員每周1 1會議紀(jì)要1 1、 每周二上午 1010 點(diǎn)中層會2 2、 行政主管負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要。3 3、 總經(jīng)理審核會議紀(jì)要的內(nèi)容后，將會議紀(jì)要以電子版形式下發(fā)給各個部門經(jīng)理。每天2 2合同1 1、行政專員到財務(wù)室領(lǐng)取合同資料；2 2、 每位設(shè)計(jì)師從行政人員手中領(lǐng)取合同檔案 一份時需做詳細(xì)的登記記錄。3 3、 每簽份合同需記錄次客戶合同信息，定時詢問此客戶的施工進(jìn)展。附件四： 合 同領(lǐng)用登記 表附件五： 已簽合同客 戶記錄表每天3 3

6、值班1 1、 行政值班人員每早 8:30-88:30-8 : 4040 左右?guī)蚤T2 2、 下班前檢查辦公環(huán)境中的水電設(shè)施3 3、 每天下班先將后門鎖上4 4、 下班后需向加班人員交接：前門及辦公室狀態(tài)附件六：值班信息表4 4投標(biāo)資質(zhì)1 1、 提前準(zhǔn)備出投標(biāo)資質(zhì)文件2 2、 領(lǐng)取資質(zhì)簽需填寫領(lǐng)取表3 3、 資質(zhì)設(shè)計(jì)內(nèi)容：公司榮譽(yù)證書（2 2 頁）、稅務(wù)登記證（正/ /副）、承包工程資質(zhì)、企業(yè)附件七：資質(zhì)領(lǐng)取登記表法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、設(shè)計(jì)資 質(zhì)。（共計(jì)8 8 頁）4 4物品米購1 1、 辦公物品米購2 2、 財務(wù)報銷附件八：物品采購申請單報銷憑證5 5固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)1 1、 統(tǒng)計(jì)公司固定資

7、產(chǎn)2 2、 統(tǒng)計(jì)物品入庫情況附件九： 固 定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì) 表物品入庫單6 6物品領(lǐng)用1 1、 領(lǐng)用物品必簽物品領(lǐng)用登記2 2、 以舊換新附件十：物品領(lǐng)用登記表每天7 7考勤1 1、 每天登記考勤信息2 2、 注意查看請假公休等記錄表3 3、 工作期間不定期檢查員工的出勤狀況4 4、 對違反考勤規(guī)定者予以處罰附件十一：考勤表附 件十二： 請假 單 處罰單處罰通知 匯總表每天8 8衛(wèi)生1 1、 合理分配衛(wèi)生工作量2 2、 制定檢杳標(biāo)準(zhǔn)3 3、 檢杳衛(wèi)生狀況，保障每個角落干凈整潔衛(wèi)生區(qū)域劃分明細(xì)表衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)衛(wèi)生檢查表監(jiān)督各個1 1、協(xié)調(diào)各個部門的工作，匯總問題各個部門1010111112122 2、收

8、取各個部門每天的會議紀(jì)要進(jìn)行匯總。工作總結(jié)表作。工作氛圍日常管理（公司各項(xiàng)規(guī)章制定、貫徹、落實(shí)）匯總各個部門費(fèi)用3 3、注意部門與部門之間的工作流程。（逐步匯總部門間的協(xié)作關(guān)系/ /工作流程）1 1、調(diào)節(jié)公司整體的工作氛圍2 2、工作時間不定時巡檢工作狀態(tài)1 1、上班期間對違反制度員工進(jìn)行處罰2 2、每天不定期檢查員工工作狀態(tài)1 1、每月統(tǒng)計(jì)各個部門費(fèi)用去向2 2、將數(shù)據(jù)匯總上報總經(jīng)理意見反饋表處罰單石家莊滿堂紅日常管理制度（日?？记?、獎勵、處罰）X月各部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表責(zé)）善中1313各部門電話統(tǒng)計(jì)1.1.統(tǒng)計(jì)各個部門使用的電話號碼，費(fèi)用等，做為參考記錄各部門電話記錄明細(xì)表1414部門間協(xié)作1.

9、1.涉及到部門間的工作聯(lián)系，注意填寫任務(wù)簽收單，防止此項(xiàng)工作遺忘。任務(wù)簽收單1515獎勵1.1.每月統(tǒng)計(jì)全勤員工給予獎勵1616處罰1.1.對違反公司管理?xiàng)l例的員工進(jìn)程處罰處罰單1717員工電話不斷更新1.1.將電話記錄表不斷更新1818名片申請1.1. 各部門名片制作統(tǒng)計(jì)2.2. 除設(shè)計(jì)部及互動部所有人員每個月只允許申請盒名片1919打印復(fù)印1.1.各部門打/ /復(fù)印文件需填寫記錄表打/ /復(fù)印登記表流程說明一“行政日常管理”1.1.會議紀(jì)要：公司機(jī)密文件，任何人泄露均需承擔(dān)法律責(zé)任。2.2.合同:a.a.若有設(shè)計(jì)師合同，簽寫合同領(lǐng)用登記表，詳細(xì)記錄：領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同編號、歸還時間（若

10、未簽合同填寫歸還時間）、備注（若簽合同在備注中體現(xiàn)）；b.b.若設(shè)計(jì)師簽合同，注意檢查合同是否有漏填項(xiàng)目，完整無誤將合同提交給財務(wù)部保管;C.C.定期到財務(wù)室統(tǒng)計(jì)已簽合同客戶記錄表 d.d.不定期詢問施工進(jìn)展。3.3.值班:a.a.每天一位員工值班。早上 8 8 點(diǎn)半開門。開燈、放音樂，早迎接（“早上好！”中午值班。巡檢時注意檢查電源情況。離開工位超過 2020 分鐘的員工（除機(jī)器處于正常的工作狀態(tài)外），請隨手關(guān)機(jī)，節(jié)約能源。并及時填寫值 班信息表下午下班離開前若有員工需要加班，需將值班的工作內(nèi)容交接（例如:未走人員的辦公環(huán)境中的水電安全交接、前門交接、空調(diào)），并在值班 信息表中簽字，交接值班

11、內(nèi)容。11.11.日常管理：（包括事件 7/87/8）詳見內(nèi)容請見石家莊滿堂紅日常管理制度C、人力資源部工作流程時間序號事件標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)文檔承辦人員1 1員工訪談1 1、對各部門員工不定期訪談，了 解最新員工工作狀態(tài)，要求及須改 進(jìn)的地方。員工訪談信息表2 2人員信息1 1、電子版形式將在職人員信息進(jìn) 行匯總2 2、 合同管理3 3、 員工保險人員人事檔案3 3面試1 1、所有新員工必先經(jīng)過行政人事 部面試通過后方可與面試部門 經(jīng)理進(jìn)行面試溝通2 2、 填寫應(yīng)聘表應(yīng)聘表試用員工登記表d.d.每天下午下班后首先將后門鎖上。b.b.c.c.e.e.3 3、試用員工登記表新進(jìn) 員工 第一天4 4培訓(xùn)1

12、1、 新員工統(tǒng)一培訓(xùn)2 2、行政部培訓(xùn)公司文化、公司管 理制度3 3、行政人事部培訓(xùn)結(jié)束后交由部 門經(jīng)理進(jìn)行工作講解培訓(xùn)PPT:PPT:新員工入職培訓(xùn)待兀善5 5考核1 1、員工試用期 3 3 個月結(jié)束后，填 寫試用員工轉(zhuǎn)正申請表2 2、由部門經(jīng)理對需轉(zhuǎn)正員工整體 做一次考核3 3、行政人事部隊(duì)需轉(zhuǎn)正員工進(jìn)行 綜合評價4 4、 將所有信息存檔試用員工 轉(zhuǎn)正申請表部門員工考核表試用員工 綜合評價表6 6離職1 1、訪談，冋其離職原因，總結(jié)出 該員工對本公司的建議。2 2、 填寫離職登記表，存檔離職登記表7 7辭退1 1、 與工作不合格的員工溝通2 2、 工作交接離職登記表8 8不定期員工調(diào)查1 1、不定期對員工的心態(tài)及對公司 不滿意、對部門經(jīng)理不滿之處的， 進(jìn)行溝通，調(diào)查待兀善流程說明一“人力資源部”1.1. 員工訪談A.A. 電話通知面試人員，注意讓其攜帶簡歷。B.B.面試問題（例如：自我介紹，介紹家庭，工作經(jīng)歷），通過面試提問了解面試人員的心理素質(zhì)