商務接待手冊

1、某公司商務接待手冊草案）辦公室一、總則1、為規(guī)范公司商務接待活動， 在保證商務接待效果的前提下， 加強商務接待費用控制，特制訂本熱情手冊。2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節(jié)、 大方，樹立公司的良好形象。3、本手冊規(guī)定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核， 適用于公司的全部商 務接待活動的管理。二、管理職能公關部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由公關部統(tǒng)一安排。三、商務接待工作原則1、對等接待、各負其責、相互配合的原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般， 按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一

2、致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務一流的原則。 商務接待工作應規(guī)范服務， 提高辦事效率、熱情周到， 視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。3、統(tǒng)一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預 算管理， 由公關部負責人根據核定的預算嚴格控制使用， 商務接待費用原則上不得超過限額， 如需 追加預算，由管理中心另行審批。四、接待職責分工1接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經營目標，具有十分重要的意 義。各相關部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、

3、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下: 公關部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹。 前臺秘書或總裁秘書：負責來客引入及會議室的環(huán)境保持。 商務接待秘書：提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。 商務接口部門：負責接待洽談并陪同始終。3、公關部主任對接待工作負有全面責任。五、商務接待標準公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為個級別：普通接待、中級接待、高級接待、特殊接待。1普通接待項目名稱說明適合人群普通商務類考察人員、技術人員、設計師、供應商中層管理 者以下人員等；交通標準按對方人員要求協(xié)助訂

4、購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在20元/人以下，宴請消費控制在 50元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務人員、部門主管；接待車輛商務車或出租車；其他接待1公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品， 消費控制在 魚元/人以下。備注2、中級接待項目名稱說明適合人員企業(yè)領導、地方廣電人員、地方廣電部門經理等；交通標準按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔費用；餐飲標準簡餐消費控制在50元/人以下，宴請消費控制在100元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務人員、部門主管、主管副

5、總；接待車輛公司轎車、商務車或出租車；其他接待1、必要時制作來賓接待手冊；2、 公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（信 箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；4、 必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在500元/人 以下。備注3、高級接待項目名稱說明適合人員合作地區(qū)廣電領導、行業(yè)相關部門領導、公司特邀人員等；交通標準按對方人員要求訂購，公司不負擔費用;住宿標準住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用;餐飲標準簡餐便消費控制在00_元/人以下，宴請消費控制在 200_元/人以下;接待陪同人接口業(yè)務人員、部門主管、主管副總、總裁;必要時

6、安排董事長、股東;接待車輛公司轎車或租用專車;1制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、2、公司顯著位置布置迎賓條幅等;3、公司會議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、其他接待香煙、煙具等;4、安排公司領導與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記 錄、錄音、 5、安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂;6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在_500_元/人以下。備注4、特殊接待項目名稱主要行業(yè)主管領導、地方行政領導、公司特邀領導、其他特適合人員殊人員等;交通標準按對方人員要求訂購，公司可負擔費用;住宿標準住宿標準四星級以上酒

7、店，公司負擔費用;餐飲標準不設定具體標準;接待陪同人接口業(yè)務部門主管、公司副總、總裁、董事長必要時安排董事長、股東;接待車輛公司高級轎車或租用高級專車;1、制作來賓接待手冊，酒店房間內布置迎賓卡、 鮮花、水果;2、公司顯著位置布置迎賓條幅等;3、公司會議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（根據來賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、其他接待煙具等;4、安排公司領導與來賓合影并制作相框，全程安排會談記錄、5、公司安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂;6、于來賓臨行時贈送紀念品，不設定具體標準。備注六、商務接待流程1、商務接待的申請與審批 各部門實施商務接待前，應填寫商務接待申請表

8、，經部門主管審核，主管副總裁審批后, 報管理中心商務接待秘書申請安排接待; 申請部門在商務接待申請表內應明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、接待負責人 等信息及相關接待要求建議; 公司高層領導的商務接待活動，由其助理、秘書填寫商務接待申請，并作為接待負責人; 商務接待秘書接到商務接待申請表后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認; 經申請部門確認后的接待行程安排表，按接待標準進行審批，審批層級如下:接待標準管理中心 主任審核分管副總審批執(zhí)行副總裁審批總裁審批普通接待VV中級接VVV待高級接VVV待特殊接VVVV待 如接待申請

9、部門要求部分或全面超標準接待，接待行程安排表應按照相應接待標準進行審 批;商務接待秘書將獲批后的接待行程安排表報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算 憑證。2、商務接待的實施 商務接待秘書依據獲批的接待行程安排表，落實各項接待安排的責任人及物品置辦; 商務接待秘書將接待行程安排表副本發(fā)至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導, 以便合理安排時間; 商務接待秘書依據接待行程安排，協(xié)調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排; 商務接待秘書依據接待行程安排，制作來賓接待手冊，交由接待負責人，送至來賓; 接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結算手續(xù)

10、； 如接待負責人無法陪同，可由商務接待秘書或司機代為行使接待負責人職責; 接待負責人應嚴格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接; 公司領導與來賓合影后， 由商務接待秘書將照片制成相框， 交由接待負責人送達來賓， 留作紀 念；來賓送行后，接待負責人應適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意見, 以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務接待總結報告 ，以便公司進行改進。3、商務接待行程的變更 商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現(xiàn)場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪 同人員）應及時將調整意見通知商務接待秘書; 商務接待秘書收到行程調整意見后，應立即對接待行程安排表進

11、行調整; 如行程調整僅限時間安排調整， 商務接待秘書應將調整后的 接待行程安排表 報管理中心主 任審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關人員; 如行程調整導致預算增加， 商務接待秘書應將調整后的 接待行程安排表 按審批流程重新進 行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本; 商務接待秘書應根據調整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。七、費用報銷1 、商務接待結束后， 參與接待人員應在 5 天內將相關票據全部交至商務接待秘書， 統(tǒng)一辦理報銷 手續(xù)，無故超過 30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部由責任人的工資中扣回預支費用;2、實際發(fā)生費用在已獲批預算額度內的，由商務接

12、待秘書持發(fā)票至財務部報銷;3、實際發(fā)生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫費用超額審批表說明超額原因，按照商 務接待審批權限進行審批，獲批后方可報銷;八、商務接待過程要求1 、接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生;2、商務接待秘書于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。4、接待環(huán)境標準 物品擺放整齊，且表面無灰塵； 地面干凈無臟物，空氣流通清新; 室溫適度，燈光合適，電視調好; 備品齊全。5、公司參觀規(guī)定 安排來賓參觀公司，須報公關部主任批準; 參觀介紹以商務接待秘書為主，接待部門配合; 參觀過程中

13、，原則上介紹者在來賓前，接待負責人在來賓后; 參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要 可禮貌示意。6 、接待禮儀要求 參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌; 接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前1020分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應 事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂; 接到來賓后，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李; 到達住宿地點后，接待人員應主動協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間; 接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、托運 行李，辦理相關手續(xù);九、附則1 、本手冊為公司商

14、務接待的規(guī)范性文件，各部門應嚴格參照執(zhí)行;2 、各子公司應參照本手冊開展商務接待活動;3、本手冊由公關部依據實際情況變化，不定期進行修訂;4、本手冊由公關部附則最終解釋;5、本手冊于2010年2月25日起執(zhí)行。十、備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā) 生業(yè)務關系時，以尊重集團公司制度為執(zhí)行原則。某公司幾年幾月商務接待申請表負責人:申請部門:姓名單位職務電話1、客人信息:2、接待時間:年 月曰共 日年 月曰 至3、接待事由:4、洽談參加人員:5、陪同人員:6、招待項目:交通 住宿 宴請 娛樂 游覽其它:7、其它要求:部門主管簽字：日期：分管副總裁簽

15、字：日期：接待部門:接待行程安排表日期/時間接待事項主講/陪同其它參加部門地點第天（月 日）第二天（月 日）第三天（月 日）接待負責人:制表人:配合內容清單:配合項目時間配合內容責任人部門招待費用預算:交通:住宿:宴請:娛樂等:合計:接待部門確認簽字：日期：公關部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：商務招待費用超額審批表負責人:申請部門: 1、招待對象:3、招待事由:2、招待時間:4、獲批招待費用預算:交通:住宿:宴請:娛樂等:合計:5、實際招待費用情況:交通:住宿:宴請:娛樂等:合計:超額:超額原因說明:接待部門簽字：日期：公關部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：來訪接待總結報告接待項目:、來訪目的:選型 參觀簽合同合作 順訪游玩 其它二、接待總結:1、接待情況:2、效果總結:3、后續(xù)工作:4、費用總結:預算實際超標*備注交通