財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員開票技巧

1、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員開票技巧一、背景一個(gè)公司至少需要一個(gè)財(cái)務(wù)或會(huì)計(jì)或出納人員，能把公司所有的往來(lái)賬目，以及與工商稅務(wù)的關(guān)系處理好。供應(yīng)商的款項(xiàng)，客戶的款項(xiàng)，材料或人員的工資等，一筆筆管理起來(lái)，小至一張收據(jù)，大至公司的營(yíng)業(yè)報(bào)表，是會(huì)計(jì)人員要掌握的技能。這里，著重介紹會(huì)計(jì)人員辦公時(shí)，最常用到的開票技巧。掌握了這個(gè)開票技巧，事半功倍。我們一邊講解理論，再一邊通過思達(dá)票據(jù)通開票打印軟件的開票實(shí)踐操作，從理論到實(shí)踐再到理論升華，相信大家認(rèn)真學(xué)習(xí)后能掌握這些技巧。二、業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)工作中用到的術(shù)語(yǔ)介紹下，方便平時(shí)的理解和應(yīng)用。金額：開票收入或支出的款項(xiàng)，默認(rèn)為人民幣。小寫金額前一般要加羊角符號(hào)：￥ 大寫金額：把金額轉(zhuǎn)換

2、成大寫，即可以讀出來(lái)的方式記錄金額。中文大寫金額數(shù)字應(yīng)用正楷或行書填寫，如壹（壹）、貳（貳）、叁、肆（肆）、伍（伍）、陸（陸）、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)（萬(wàn)）、億、元、角、分、零、整（正）等字樣。不得用一、二（兩）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填寫，不得自造簡(jiǎn)化字。大寫金額前面，有時(shí)需要加一個(gè)限制標(biāo)識(shí)，即圓圈加叉符號(hào)：U單號(hào)：是為每份票據(jù)進(jìn)行唯一性的號(hào)碼設(shè)定。當(dāng)需要查找時(shí)，可以通過編號(hào)進(jìn)行歷史檔案搜索，從中找到當(dāng)時(shí)開過的票據(jù)。編號(hào)前面可以根據(jù)需要加字母標(biāo)識(shí)，編號(hào)中間可以根據(jù)需要加上日期，編號(hào)最后幾位是遞增的序號(hào)，按順序增加?？蛻魡挝唬菏侵缚蛻舴?，名稱可能是供應(yīng)商，客戶名

3、稱，客戶，對(duì)方單位等，相對(duì)于我方單位。收款事由：即收款的用途，可能也叫項(xiàng)目名稱，收款說明，描述。同理，付款事由也是一樣的，只是收入或支出的區(qū)別。開票人：是指當(dāng)前開票操作的人員，一般默認(rèn)為登錄軟件的人員。收款人：是指跟資金發(fā)生關(guān)系的我方人員。會(huì)計(jì)，出納，經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)人：根據(jù)公司的業(yè)務(wù)情況，相應(yīng)的職責(zé)對(duì)應(yīng)人員。商品：是開票中涉及到的貨物，名稱可能是商品名稱，貨物名稱，勞務(wù)名稱，商品規(guī)格等。普通票據(jù)：是指用空白的紙張打印出來(lái)的票據(jù)，打印的時(shí)候，同時(shí)會(huì)打印票據(jù)的格式，如公司抬頭，格子或線條等。套打票據(jù)：也叫機(jī)打票據(jù)，是指在印制好的紙張上面進(jìn)行打印，類似手工開票，只要打印需要的文字，背景格子或公司名稱是

4、現(xiàn)成的。三聯(lián)單：是一種打印紙，只要在第一張上打印，底下二聯(lián)或三聯(lián)會(huì)自動(dòng)復(fù)印出來(lái)。這種打印紙需要用針式打印機(jī)。目前的票據(jù)打印機(jī)95%以上都是針式打印機(jī)。印章：是開票時(shí)識(shí)別公司名稱的印章，目前除了手工印章外，還有電子印章。電子印章是一張圖片，可以把圖片放到打印設(shè)計(jì)格式中，打印出來(lái)的將會(huì)有印章了。為了能夠打印紅色的印章，需要使用彩色打印機(jī)。二維碼：是一種圖片方式表達(dá)文字的編碼。軟件里面可以生成二維碼，方便識(shí)別開票的防偽功能。另外，可以手工生成一張二維碼圖片，可以起到宣傳推廣公司的作用。條碼：條碼是一串用圖片方式表達(dá)文字的編碼，類似于二維碼，條碼可以用來(lái)表達(dá)唯一的單號(hào)，也可以用來(lái)表達(dá)商品的編號(hào)，具有一

5、定范圍內(nèi)的唯一性。收據(jù)：是一個(gè)收款憑證，不包含明細(xì)的收據(jù)格式基本上由客戶名稱，收款事由，金額組成。外加單號(hào)，日期，收款人或備注組成。其中金額需要有大寫和小寫。紙張一般是一式兩份或三份，第一聯(lián)存根，第二聯(lián)客戶聯(lián)，第三聯(lián)記賬聯(lián)。目前使用電腦票據(jù)開票，可以只打印一聯(lián)，重要的打印兩聯(lián)。含明細(xì)收據(jù)：是開收據(jù)中，金額不是手工直接輸入，而是通過多個(gè)商品記錄組成自動(dòng)合計(jì)出來(lái)的金額，里面有商品明細(xì)，每條商品明細(xì)包括商品名稱，規(guī)格型號(hào)，單位，數(shù)量，單價(jià)，金額。最后合計(jì)出總金額。發(fā)票：是公司內(nèi)部使用報(bào)銷的一種憑證，或公司與客戶之間記賬的一種專用格式，也可以是工商稅務(wù)相關(guān)的記稅憑證。這種根據(jù)需要，可以作為費(fèi)用支出，在

6、繳納稅收前扣除，也可能需要作為計(jì)稅的憑證，具體根據(jù)公司業(yè)務(wù)及稅務(wù)的規(guī)定。軟件提供稅務(wù)格式的設(shè)計(jì)，發(fā)票的生成打印及管理，讓公司開出的發(fā)票憑證正規(guī)化，替代早期手寫的格式。行業(yè)收據(jù)：是指專用的格式收據(jù)，如物業(yè)收據(jù)，學(xué)校學(xué)生繳費(fèi)收據(jù)，房租水電費(fèi)收據(jù)等?？爝f單：是給客戶發(fā)快遞時(shí)，客戶的名稱地址電話使用電腦進(jìn)行打印，而不用手工去寫。銀行支票：銀行支票上的文字通過電腦打印，由于銀行支票需要按它的規(guī)范進(jìn)行寫，如日期，金額都是特別的格式，用軟件去打印會(huì)準(zhǔn)確有效率得多。數(shù)據(jù)導(dǎo)入：是指把開票的數(shù)據(jù)通過EXCEL記錄好，然后多條數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到系統(tǒng)中，而省去一張張單據(jù)的錄入操作，主要起到提高效率的作用。批量打?。菏侵笇?duì)

7、錄入好的多條單據(jù)一起打印，而不用一條條地打印出來(lái)。也是起到提高效率的作用?？v向打?。菏侵敢环N打印機(jī)紙張的放置方式，把紙張按照常規(guī)的放置方法。橫向打?。菏侵敢环N打印機(jī)紙張的放置方式，把紙張旋轉(zhuǎn)90度放置方法。 三、開票流程根據(jù)不同類似的票據(jù)，選擇相應(yīng)的格式，先下載安裝并打開軟件。1、打開軟件百度搜索：思達(dá)票據(jù)通開票打印軟件。軟件下載，安裝好后，打開桌面上的快捷方式，進(jìn)入登錄頁(yè)面：默認(rèn)是單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)，管理員，密碼為空。點(diǎn)擊登錄即可。2、選擇模板增加格式在“我的票據(jù)”一欄，點(diǎn)擊“打開收據(jù)模板”?？梢钥吹阶髠?cè)的模板分類及右側(cè)的模板內(nèi)容。點(diǎn)擊右側(cè)需要的模板，再點(diǎn)擊“添加”按鈕，即可把模板復(fù)制到“我的票據(jù)

8、”中來(lái)。下面舉例的是復(fù)制“銷售單”模板。3、開單管理點(diǎn)擊銷售單，進(jìn)入銷售單管理窗口，這里可以看到以前開過的銷售單列表，方便查詢每一天或某段時(shí)間開過的銷售單據(jù)，可以按客戶名稱，日期等條件進(jìn)行查詢。在左邊，是一排的功能按鈕，可以增加新的銷售單，修改舊的銷售單，刪除舊的銷售單，還可以從EXCEL里面導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，或?qū)С龅紼XCEL表格中去，可以批量打印，另外右側(cè)的表格可以設(shè)置哪些字段需要顯示，哪些不顯示?？傊?，這是一個(gè)完全可以定義的管理表格。這個(gè)只要使用一下就會(huì)了解，我們重點(diǎn)介紹的是下面增加新的銷售單的格式設(shè)計(jì)。4、開單錄入現(xiàn)在你點(diǎn)擊“增加”按鈕，進(jìn)來(lái)了，看到的銷售單錄入界面如下：這是我們?cè)O(shè)計(jì)的模板銷售

9、單錄入頁(yè)面。5、打印效果再點(diǎn)擊打印，可以看到打印頁(yè)面如下： 錄入的模板和打印的模板是有關(guān)聯(lián)，但又不是完全一樣的。錄入的是方便輸入客戶資料，銷售的商品，而打印的是紙張，字體，打印格式。它們之間有關(guān)系的是錄入的數(shù)據(jù)要打印出來(lái)，模板格式是固定的，數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的。四、模板格式1、收據(jù)格式l 收條：l 定制收款收據(jù)l 收據(jù)一l 收據(jù)二l 付款憑證l 發(fā)貨收據(jù)l 學(xué)校收費(fèi)機(jī)打l 貼圖機(jī)打l 借款單l 現(xiàn)金收單l 收費(fèi)單l 退費(fèi)單l 代駕小票清單l 專用收費(fèi)收據(jù)2、發(fā)票l 某公司發(fā)票l 上海市商業(yè)零售統(tǒng)一發(fā)票l 浙江省統(tǒng)一收款收據(jù)l 遼寧專用收據(jù)l 建筑業(yè)統(tǒng)一發(fā)票l 上海國(guó)稅機(jī)打發(fā)票l 各地增值稅專業(yè)發(fā)票l

10、通用國(guó)稅機(jī)打發(fā)票l 江蘇國(guó)稅通用機(jī)打發(fā)票3、進(jìn)銷存l 發(fā)貨單l 入庫(kù)單l 送貨單l 物資送貨單l 訂貨單l 采購(gòu)單l 銷售單l 蘋果店銷售單l 購(gòu)貨發(fā)貨單4、行業(yè)收據(jù)l 物業(yè)收據(jù)l 物業(yè)管理l 水電費(fèi)專用收據(jù)l 通信店銷售單l 銀行支票l 房產(chǎn)收據(jù)l 黃金保證單l 醫(yī)療費(fèi)用收據(jù)5、財(cái)務(wù)管理l 財(cái)務(wù)收款l 財(cái)務(wù)付款6、快遞單l 順豐快遞l 申通快遞其它快遞單格式類似，可以自定義打印位置。五、下拉數(shù)據(jù)及參數(shù)來(lái)源下面介紹界面錄入數(shù)據(jù)是怎么操作的：1、客戶參數(shù)在客戶名稱右邊輸入窗口，點(diǎn)擊下拉，可以看到以前錄入過的名稱，直接選擇簡(jiǎn)化每次手工輸入。如果客戶比較多，在輸入框雙擊，如下圖，可以選擇或查找：2、

11、客戶管理如果想要設(shè)置自己所要的客戶列表，請(qǐng)點(diǎn)擊：這里可以增加自己所要的客戶單位名稱，單位名稱列可以自己增加，如電話，地址之類，如圖：把需要的列打勾即可。上面介紹的是如何快速輸入客戶名稱，以及客戶單位名稱的管理。3、商品參數(shù)我們回到銷售單，在表格上雙擊，可以選擇商品，如圖示：4、商品管理商品列表的來(lái)源，一方面是每次輸入過的商品會(huì)自動(dòng)記憶并保存起來(lái)，另一方面，也可以通過商品資料管理：同樣的，可以點(diǎn)擊這里的設(shè)置列，設(shè)置商品屬性。點(diǎn)擊增加，可以手工輸入商品，輸入完成后點(diǎn)擊保存即可。也可以從EXCEL表格批量導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，一次性地導(dǎo)入，減少工作量。商品的分類是點(diǎn)擊分類定義的，如圖所示：5、錄入操作商品的信息

12、管理和錄入暫時(shí)介紹到這，我們回到銷售單。雙擊選擇的商品，商品就自動(dòng)錄入進(jìn)去了。當(dāng)然，可以修改里面的規(guī)格，數(shù)量，單價(jià)等字段，金額是會(huì)自動(dòng)通過公式：數(shù)量*單價(jià)計(jì)算出來(lái)，不用手工輸入金額。底下的合計(jì)金額大寫和小寫也不用手工輸入或計(jì)算，是自動(dòng)算出來(lái)的。如果需要的表格格子太少，可以右鍵點(diǎn)擊表格：這里可以增加，刪除格子，格子里面的數(shù)據(jù)也能上移或下移。另外表格的字段列也可以自定義，把需要的打勾，不需要的不顯示。另外，右邊小面板窗口，幾個(gè)按鈕也有這樣的功能，增加行，刪除行，上移，下移，列定義，商品選擇。上方的數(shù)字是表示默認(rèn)幾行，4表示新增一個(gè)銷售單默認(rèn)輸入4行。具體數(shù)字也可以手工修改。如果你有現(xiàn)有的銷售單，在

13、EXCEL表格弄好了，可以從EXCEL對(duì)應(yīng)幾行幾列復(fù)制一下（前提是每個(gè)列要對(duì)應(yīng)）。然后到這里的第一個(gè)格子上粘貼一下，就進(jìn)來(lái)了。這里可以行選擇，列選擇，表格框選擇的。跟EXCEL一樣的操作。底下有已付款，未付款。輸入已付款，未付款就等于總金額減去已付款。再底下是選擇收貨人和復(fù)核人。右上方的是單號(hào)，每個(gè)銷售單的單號(hào)是唯一的。單號(hào)會(huì)自動(dòng)生成，不用手工去輸入。輸入好后，看一下確認(rèn)沒錯(cuò)，就可以點(diǎn)擊打印了。如果不打印就點(diǎn)擊保存。要打印再點(diǎn)擊左上角的打印機(jī)按鈕，就能打印出來(lái)到打印機(jī)的打印紙上了。六、界面設(shè)計(jì)1、設(shè)計(jì)入口點(diǎn)擊左下角的設(shè)計(jì)，可以看到：顧名思義，界面設(shè)計(jì)，就是設(shè)計(jì)錄入界面的。打印設(shè)計(jì)，就是設(shè)計(jì)打印

14、格式的。2、標(biāo)簽設(shè)計(jì)點(diǎn)擊界面設(shè)計(jì)，如圖示：上面有標(biāo)簽，編輯，列表。標(biāo)簽就是固定的文字，這些文字大小，位置，內(nèi)容都可以編輯修改。位置的話可以用鼠標(biāo)隨便拖動(dòng)，拖到適當(dāng)位置就可以。3、編輯框設(shè)計(jì)編輯，就是各個(gè)錄入的編輯框，可以設(shè)置這些編輯框是否要顯示出來(lái)，可以把需要顯示出來(lái)的打勾。另外這些編輯框的內(nèi)容會(huì)打印出來(lái)，于是就要跟打印設(shè)計(jì)里面的對(duì)應(yīng)的。4、商品列表設(shè)計(jì)點(diǎn)擊列表，可以設(shè)置列表是不是要顯示，需要哪些字段，這樣是管理列表的。通過這樣的設(shè)計(jì)，就可以把錄入界面做成自己想要的格式。5、背景貼圖如果想直接把錄入界面上貼一張印刷好的票據(jù)圖片背景，然后在上面填內(nèi)容?？梢渣c(diǎn)擊：這樣就可以加載需要的圖片，具體可以

15、參考我們其它的收據(jù)模板。這里就不重點(diǎn)講了。6、參數(shù)配置剛才介紹了錄入界面是怎么設(shè)計(jì)的。下面講錄入界面的一些參數(shù)，如下拉的客戶，商品怎么管理。特別是，銷售單銷售了商品后，要自動(dòng)修改商品庫(kù)里面庫(kù)存，即出庫(kù)或銷售了幾件商品，庫(kù)存就應(yīng)該少掉幾件。點(diǎn)擊參數(shù)配置，這里就有幾種，如圖示。編號(hào)規(guī)則是對(duì)右上角那個(gè)自動(dòng)生成的唯一編號(hào)產(chǎn)生的規(guī)則，可以根據(jù)公司需要修改里面的生成規(guī)則。點(diǎn)擊業(yè)務(wù)參數(shù)，如圖：在商品參數(shù)中，價(jià)格使用的是售價(jià)，庫(kù)存是要減少。 其它的選項(xiàng)如新客戶要不要自動(dòng)保存到客戶表，新商品要不要保存到商品表。這里下拉參數(shù)：客戶單位它的來(lái)源來(lái)自客戶單位表，就是基本資料里的客戶信息。如果客戶單位是固定的，可以直接

16、選擇全局參數(shù)列表。如果這個(gè)銷售單的客戶要跟其它采購(gòu)單或銷售單分開，可以放在專用參數(shù)中。這樣，就可以設(shè)置每個(gè)下拉參數(shù)的生成方式，為您錄入或管理提供方便。七、打印設(shè)計(jì)1、設(shè)計(jì)入口下面，介紹打印設(shè)計(jì)。2、設(shè)計(jì)界面我們看到這個(gè)打印報(bào)表界面，3、頁(yè)面設(shè)置先介紹一下，我們打印紙紙張大小怎么設(shè)置，點(diǎn)擊左上角的文件菜單，頁(yè)面設(shè)置，這里就可以設(shè)置紙張大小，上邊距，左邊距，有些公司用的是連續(xù)進(jìn)紙方式，那么，可以點(diǎn)擊：無(wú)限頁(yè)高。 如果是一張張分開的紙張，紙張固定大小，就不要在無(wú)限頁(yè)高打勾了。只要設(shè)置紙張是哪種紙張或自定義紙張寬度和高度即可。4、打印內(nèi)容設(shè)計(jì)里面的文字要修改，只要雙擊文字，就可以編輯，如圖：這個(gè)文字可

17、以設(shè)置字體，顏色，邊框，點(diǎn)擊工具欄項(xiàng)目，如圖：邊框的話，是這里設(shè)置的：要增加新的文字，點(diǎn)擊左側(cè)面板的：這個(gè)“A”就是文字，點(diǎn)擊后在右邊點(diǎn)擊一下，輸入文字即可。如果要加LOGO，印章，或二維碼，可以點(diǎn)擊：圖片按鈕。再點(diǎn)擊載入，就可以選擇圖片了。二維碼怎么生成呢，可以在這個(gè)網(wǎng)址生成一個(gè)二維碼圖片，然后保存下來(lái)，再到這里加載進(jìn)去。http:/cli.im/這個(gè)網(wǎng)址是生成二維碼圖片的。也可以增加自己的印章，LOGO，例如增加一個(gè)印章，增加后會(huì)蓋住其它文字，可以把它置于底層，按右鍵，如圖，這樣就變成：這里用的是PNG的圖片，印章生成可以參考軟件的基礎(chǔ)資料里，有這個(gè)生成功能。也能加公司的LOGO。它也是一張圖片，圖片大小和位置都可以調(diào)整。5、數(shù)據(jù)項(xiàng)關(guān)聯(lián)我們看一下，客戶單位是怎么從錄入界面到打印中來(lái)的。里面的文字是：客戶:表.客戶單位前面的客戶和冒號(hào)是怎么輸入就會(huì)怎么打印出來(lái)，后面用中括號(hào)括起來(lái)的內(nèi)容是數(shù)據(jù)項(xiàng)，也就是打印時(shí)，會(huì)根據(jù)錄入的內(nèi)容進(jìn)行替換。它用客戶單位來(lái)替換。右側(cè)的數(shù)據(jù)項(xiàng)：有2張表，一張是主表，一張是商品表，里面都有很多相關(guān)的字段，可以選