2019年某公司電子檔案管理的具體原則及方法

1、電子檔案管理的具體原則及方法電子檔案管理是當(dāng)代檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。本文探索形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法。以確保電子文檔具有較強(qiáng)的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循。制訂電子文件的歸檔和管理辦法，是當(dāng)代檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。我們必須依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從電子文件的產(chǎn)生途徑、類(lèi)型和特點(diǎn)出發(fā)，以集中統(tǒng)一為原則，明確歸檔電子文件的管理機(jī)制，以完善齊全為宗旨，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組盤(pán)為主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔電子文件的整理，以脫機(jī)載體為重點(diǎn)加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)，以確保真實(shí)、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)

2、關(guān)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，自己開(kāi)發(fā)或購(gòu)入電子檔案的管理系統(tǒng)軟件，形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法。為確保電子文檔具有較強(qiáng)的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循，筆者認(rèn)為，在電子文件的歸檔和管理上需明確以下幾方面的做法：1、 明確電子文件的責(zé)任者在產(chǎn)生傳遞電子文件的同時(shí)必須轉(zhuǎn)發(fā)一份到本單位的檔案室備份。這包括兩方面的含義：一是本單位（本級(jí)）制作的電子文件，必須由電子文件的制作者在定稿后傳遞一份給檔案室；二是非本單位、上級(jí)或下級(jí)傳遞的電子文件即通過(guò)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)或政府上網(wǎng)工程系統(tǒng)，由檔案室在分發(fā)前備份一份。2、 明確檔案室的責(zé)任即收集備份本單位產(chǎn)生的電子

3、文件和非本單位、上級(jí)或下級(jí)對(duì)本單位的行文并進(jìn)行著錄，及時(shí)將目錄及文件劃分保管期限，統(tǒng)一編號(hào)，進(jìn)行整理、拷貝，并刻錄光盤(pán)來(lái)保存。檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的管理、提供利用、編目上網(wǎng)以及電子檔案的長(zhǎng)久保管工作。三、明確歸檔電子文件的范圍必須明確歸檔電子文件的具體范圍，包括：1.本單位各部門(mén)草擬報(bào)上級(jí)審批的規(guī)范性文件以及由各部門(mén)日常工作形成的有一定重要性的文件；2.上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)的文件；3.下級(jí)向本單位報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)示等以及本單位答復(fù)下級(jí)的批復(fù)、函件等；4.同級(jí)單位轉(zhuǎn)發(fā)的文件和多個(gè)同級(jí)部門(mén)會(huì)簽的文件以及本單位答復(fù)同級(jí)部門(mén)的函件。5.本單位黨組織和團(tuán)支部制訂的規(guī)范性文件等等。3、 明確電子文件的存儲(chǔ)載體電子文件的存

4、儲(chǔ)、攜帶離不開(kāi)存儲(chǔ)載體，電子文件的存儲(chǔ)載體有多種，如磁盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)等，但光盤(pán)與優(yōu)盤(pán)、磁盤(pán)相比，其優(yōu)點(diǎn)是：記錄的密度高、存儲(chǔ)容量大，數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快，易保存，而且有保護(hù)層，信息讀出為無(wú)接觸式，不存在讀取磨損，所以盤(pán)片不易損壞。由于光盤(pán)有這些優(yōu)點(diǎn)，應(yīng)統(tǒng)一使用光盤(pán)作為電子文件歸檔的載體。嚴(yán)禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。五、要把好電子文件的鑒定關(guān)對(duì)電子文件的鑒定明確要把好“三關(guān)”。一是把好入口關(guān)，也就是檔案室在接受（收到）電子文件時(shí)要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀出、打開(kāi)或運(yùn)行；有無(wú)感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與紙質(zhì)文件內(nèi)容相符。二是抓好定期檢查關(guān)，即由檔案室負(fù)責(zé)對(duì)歸檔后的電子文

5、件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類(lèi)電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。明確在對(duì)電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行登記制度，避免發(fā)生重復(fù)檢查或誤操作的現(xiàn)象，并對(duì)轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原來(lái)的載體以同樣的編號(hào)保存。三是把好利用關(guān)，即在平時(shí)由檔案室提供各部門(mén)利用的電子文件，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。六、要把好電子文件的安全關(guān)一是把好電子文件存儲(chǔ)載體的安全關(guān)。在定期檢驗(yàn)電子文件能否運(yùn)行的同時(shí)，要注意定期更換電子文件的存儲(chǔ)載體。二是要把好電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行的安全關(guān)。可以采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”，并

6、采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全。三是抓好電子文件在利用中的安全關(guān)。各部門(mén)要查詢(xún)利用電子文件，必須通過(guò)身份驗(yàn)證才能進(jìn)入，并按各部門(mén)操作人的權(quán)限分別設(shè)置查詢(xún)的具體內(nèi)容，屬于保密范圍的電子文件必須以部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的身份才可以進(jìn)入查閱，對(duì)電子文件的復(fù)制、拷貝進(jìn)行嚴(yán)格的控制。七、明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長(zhǎng)期并存并保持一致紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，它們的特點(diǎn)可以概括為兩句話(huà)：紙質(zhì)檔案便于長(zhǎng)久保存，但利用不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來(lái)保存。同時(shí)，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)相符。八、明確電子文件存檔號(hào)的編制方法電子文件存檔號(hào)的編制，關(guān)系到電子文件的查找、利用、檢查、更新載體等