企業(yè)電子檔案管理平臺建設(shè)方案

1、企業(yè)電子檔案管理平臺建設(shè)方案目錄一、 建設(shè)背景 3二、 建設(shè)目標及內(nèi)容 3三、 建設(shè)方案 4（一） 企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案 4第一節(jié) 系統(tǒng)管理 4第二節(jié) 檔案收集 6第三節(jié) 檔案整理 8第四節(jié) 檔案管理 10第五節(jié) 檔案利用 10第六節(jié) 檔案借閱 11第七節(jié) 審批流管理 12（二） 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方案 12第一節(jié) 工作內(nèi)容 12第二節(jié) 工作標準 13（三）應(yīng)用及存儲體系建設(shè)方案 15一、建設(shè)背景什么是檔案？檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。隨著國家經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我們已然迎來了大數(shù)據(jù)時代。隨之而來的，人們越來越重視信息，越來越重視檔案，越來越重視

2、檔案的保存、利用及檔案信息化的發(fā)展。我國早在 2000 年的全國檔案工作會議上，就已經(jīng)提出：“大力加強檔案信息化建設(shè)”。并在隨后的幾年里發(fā)布了全國檔案信息化建設(shè)實施綱要、電子公文歸檔管理辦法、關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見、數(shù)字檔案館建設(shè)指南、數(shù)字檔案室建設(shè)指南等一系列文件。2017 年 9 月國家檔案局正式發(fā)布了企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。越來越多的企業(yè)開始懂得檔案的重要性，懂得檔案信息化的價值，紛紛加入了建設(shè)“企業(yè)數(shù)字化檔案館（室）”的隊伍檔案中。二、建設(shè)目標及內(nèi)容（一）建設(shè)目標通過企業(yè)數(shù)字檔

3、案館（室）的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，促進企業(yè)提高管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。（二）建設(shè)內(nèi)容 1、建設(shè)企業(yè)電子檔案管理平臺系統(tǒng)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術(shù)手段來實現(xiàn)。 2、建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源庫通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息，并應(yīng)用于電子檔案管理系統(tǒng)中。 3、建設(shè)應(yīng)用及存儲體系企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、掃描設(shè)備、服務(wù)器、存儲和應(yīng)

4、用軟件等基礎(chǔ)設(shè)施來實現(xiàn)。因此，在這個系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)用及存儲建設(shè)也是不可缺少的一環(huán)。三、建設(shè)方案（一）企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案第一節(jié) 系統(tǒng)管理一） 系統(tǒng)登錄 1.用戶名和密碼登錄為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對文件或數(shù)據(jù)訪問，系統(tǒng)對用戶進行身份驗證，系統(tǒng)使用用戶密碼驗證。如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統(tǒng)對相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問，如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統(tǒng)門外。系統(tǒng)針對用戶的密碼實行加密。2.角色界面劃分登陸后顯示的個人門戶，根據(jù)用戶角色不同，顯示不同。 3.登錄痕跡系統(tǒng)對用戶的每次登錄的時間和 IP 都會有記錄。二） 用戶管理用戶信息支持與用友 NC 系統(tǒng)用戶信息同步，需提供接口規(guī)范。用

5、戶是檔案的最終管理、使用與利用者，因此有效的管理用戶對檔案的安全起到了關(guān)鍵的作用。系統(tǒng)提供了角色/用戶的管理方式。系統(tǒng)支持新建系統(tǒng)用戶信息，能對用戶信息進行修改、刪除等操作，能查詢所有用戶信息，包括用戶角色等。1.角色擁有一定數(shù)量的權(quán)限，可以包含用戶(以實現(xiàn)權(quán)限的繼承)，角色內(nèi)用戶繼承角色的權(quán)限。即一個用戶屬于角色之中，一個角色可以包括多個用戶。其權(quán)限級別低于用戶具體權(quán)限。2.用戶權(quán)限的擁有者或主體系統(tǒng)提供一個默認角色：超級管理員，也可以根據(jù)自己需要添加修改角色。通過角色/用戶體系完成對用戶的分組分類，在賦予檔案權(quán)限時將提供更加靈活方便的設(shè)置。三） 角色功能管理因為檔案是具有保密性，所以權(quán)限的

6、管理就是即要保證檔案的利用，又要保證相關(guān)密級的檔案受到訪問限制。權(quán)限體系的建立是通過超級管理員的身份賦予各個非檔案主管用戶檔案利用權(quán)限。權(quán)限根據(jù)用戶與角色來分配。分為四個權(quán)限體系： 1.功能權(quán)限功能權(quán)限完成檔案員檔案業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)置。例如錄入、刪除、統(tǒng)計等功能權(quán)限。 2.檔案權(quán)限檔案權(quán)限是用來建立檔案利用用戶對具體檔案庫的著錄項/條目/原文的查看權(quán)限。條目/原文權(quán)限包括讀寫目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫原文、禁讀原文，同時也可以定義具體的著錄項權(quán)限。受控文件，用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為受控，此類文件將不參加權(quán)限體系，任何用戶都必須通過借閱/審批機制進行瀏覽。開放文件，用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為開放，此類文

7、件將不參加權(quán)限體系，任何用戶都能直接進行瀏覽。記錄集/原文集權(quán)限的定義使利用人受到更加嚴格的權(quán)限控制。 3.文件權(quán)限文件權(quán)限是賦予用戶檔案文件的操作權(quán)限。 4.網(wǎng)站權(quán)限網(wǎng)站權(quán)限是賦予用戶利用平臺欄目的訪問權(quán)限。四） 部門管理提供無限次層次的部門設(shè)置，可設(shè)置部門的排列順序。五） 崗位管理可自定義崗位名稱，為用戶設(shè)置相應(yīng)崗位。六） 個人桌面包含：公告通知板塊代辦事項板塊系統(tǒng)消息提醒板塊系統(tǒng)設(shè)置板塊七） 公告管理 1、可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內(nèi)容。2、可選擇公告讀者，指定發(fā)送給需要的發(fā)送人。第二節(jié) 檔案收集一） 檔案目錄用戶可以根據(jù)檔案的不同類型自定義無限層級樹形目錄結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案

8、集中存儲。1.檔案庫管理體系提供靈活的檔案庫管理體系，用戶可以自定義多級檔案室管理體系與自定義多級錯層檔案類別管理體系，以適應(yīng)多變的檔案管理業(yè)務(wù)與檔案管理制度的更新。（1）多級檔案管理方式可將檔案管理分散到各檔案室管理，集中控制，也可以合成一級，完全根據(jù)實際情況而定。（2）多級多層次的檔案類別管理可以根據(jù)需要對檔案類別進行定制，形成多級別錯層次的檔案類別。完全根據(jù)實際情況實行可維護的檔案庫類別管理。2.可維護的檔案庫管理方式（1）多種模版供選擇系統(tǒng)在初期需要構(gòu)筑檔案的著錄項集、報表等，需要花費大量時間，為此系統(tǒng)提供多種模版供選擇，用戶可以選擇與自己行業(yè)相關(guān)的模版直接利用或者根據(jù)需要調(diào)整后利用。

9、這種在模版基礎(chǔ)上做簡單修改的管理方式，將大大縮短了用戶時間與縮小了難度。（2）著錄項可靈活定制對于已有的模版或用戶自己定制的檔案庫，根據(jù)用戶使用習慣，檔案庫著錄項的使用程度，可對著錄項靈活定制，進行增加、修改、刪除、移位管理。用戶所需要常用的著錄項可意動到醒目與常用位置，方便用戶操作。（3）多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式可供選擇用戶在處理檔案數(shù)據(jù)的時候，查看調(diào)整數(shù)據(jù)是最常用到的，因此系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。對于條目列表有 4 種模式供用戶選擇，他們是全部、不展現(xiàn)任何記錄、最新記錄展現(xiàn)方式、分頁展現(xiàn)方式。這樣用戶就能很好的對檔案條目進行快速定位和處理。（4）靈活定義關(guān)聯(lián)檔案

10、庫檔案庫與檔案庫之間的關(guān)系很重要，如案卷關(guān)聯(lián)到案卷下的卷內(nèi)文件，這對管理檔案起到直接有效的管理。系統(tǒng)提供靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫，根據(jù)需要定義自己的檔案庫之間關(guān)聯(lián)。實現(xiàn)檔案之間關(guān)系的靈活性。二） 目錄權(quán)限控制可限制用戶對不同級別檔案的權(quán)限，檔案級別包括：公開、秘密、機密以及絕密；可控制對不同所屬人的檔案的權(quán)限，包括：可以編輯所有，只能編輯屬于我的，可以看所有，只能看屬于我的和只能看屬于我部門的。三） 檔案數(shù)據(jù)建立錄入是檔案員最基本常用的操作，增加錄入的靈活性與方便性能提高檔案管理人員工作效率。為此提供了靈活的數(shù)據(jù)錄入方式：列表式多行錄入，卡片式錄入及錄入控制功能。錄入的條目的位置與大小，下拉選擇等也

11、是影響檔案工作效率的，因此，系統(tǒng)提供了自定義錄入框的位置和大小，可以自定義錄入?yún)⒄眨钩Ｓ玫淖侄螣o須錄入，只需從數(shù)據(jù)字典選擇定義好的值即可，如保管期限等。系統(tǒng)提供用戶保管期限與實體分類的維護功能。在錄入的過程中有時候會造成與上條記錄的重復(fù)，因此系統(tǒng)又提供了錄入攜帶功能，方便用戶在錄入下一個條目時候，把不需要錄入的重復(fù)的值直接攜帶過來，以減少錄入時間(上一條、下一條功能)。由于檔案的有些字段為必錄的項目，如果忘記錄入，會造成數(shù)據(jù)的不完整。為此，系統(tǒng)提供了可以控制錄入的功能，將關(guān)鍵錄入項目設(shè)置為必錄的，這樣用戶就不會遺漏所錄入的項目了。系統(tǒng)通過格式化錄入編碼的功能保證用戶輸入內(nèi)容規(guī)范化，一旦用戶沒

12、有錄入或錄入錯了，系統(tǒng)會友好提示用戶重新輸入正確的。為了更好的方便用戶錄入，系統(tǒng)對錄入的項目做了革新，可以自定義錄入項目缺省值， 自定義數(shù)據(jù)增長方式以方便用戶以后可能增長的數(shù)據(jù)錄入項，可以定義約束著錄保證錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范。對于檔案條目列表系統(tǒng)提供 EXCEL 的操作方式，用戶可以任意選擇多個單元格復(fù)制或剪切其內(nèi)容到其他單元格中。并且可以將選中的單元格內(nèi)容另存為其他格式的外部文件。個性化的分組定義提供用戶自定義多層次的分組查看方式。系統(tǒng)提供七種批量處理功能：按字符位置替換、按字符內(nèi)容替換、插入字符、合并著錄項、批量添加記錄、替換為序列、字符格式化。四） 檔案電子化可以將掃描的原始檔案文件上傳至系統(tǒng)

13、中，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，電子化的檔案文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng)對應(yīng)的目錄中。五） 電子文件檔案收集 1、支持電子文件上傳到檔案系統(tǒng)。2、支持 OA、NC 系統(tǒng)內(nèi) word、pdf 等格式文件數(shù)據(jù)及時流轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)。六） 音視頻文件檔案收集1、建立視音頻條目，并將原文件收錄到系統(tǒng)、對重要的視頻內(nèi)容進行關(guān)鍵詞著錄。2、支持導(dǎo)入音頻 MP3、MP4 主流格式文件。3、支持導(dǎo)入視頻 MEPG、RMVB、AVI 等主流格式文件。4、支持對導(dǎo)入文件進行關(guān)鍵詞設(shè)置。七） 檔案收集進度監(jiān)控1、檔案擔當可實時監(jiān)控和督導(dǎo)各部門的檔案收集情況，確保檔案的完整性。2、支持下達郵件提醒，催促檔案收集進度情況。第三節(jié) 檔

14、案整理一） 檔案整理 1.對一文一件整理支持撤件、調(diào)件、插件、系統(tǒng)批量整理。檔案經(jīng)過收集進入系統(tǒng)后，要對形成的各檔案進行整理歸檔。檔案整理分兩種方式，一種是傳統(tǒng)立卷，一種是一文一件整理方式。（1）歸檔文件整理對已經(jīng)收集錄入的檔案進行一文一件歸檔，選擇要歸的檔案與所歸的檔案目標庫，將檔案歸到需要的檔案里，形成歸檔文件。歸檔時可根據(jù)要求自己定義檔號規(guī)則，自動生成檔號。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（2）一文一件文件整理對已經(jīng)按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進行調(diào)整，包括整理斷號、撤件、調(diào)整件號。（3）傳統(tǒng)立卷按照傳統(tǒng)立卷方式，對檔案進行立卷，根據(jù)要求自動生案卷級與文件級記錄，用戶可以自定

15、義檔號生成規(guī)則。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（4）傳統(tǒng)立卷檔案調(diào)整對已經(jīng)按照傳統(tǒng)立卷方式歸檔的檔案案卷、檔案文件進行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷調(diào)整及文件整理、文件撤件、文件調(diào)整、文件移卷、頁數(shù)轉(zhuǎn)頁號。2.支持單文件操作，支持多文件批量操作。二） 檔案保管1、針對檔案類型、檔案產(chǎn)生部門，系統(tǒng)自動生成保管期限和分類號。2、支持檔案類型設(shè)定3、支持檔案保管期限規(guī)則設(shè)定，并且檔案類型與保管期限有對應(yīng)關(guān)系4、支持分類號規(guī)則設(shè)定，并且檔案類型與分類號有對應(yīng)關(guān)系三） 檔案統(tǒng)計通過多種統(tǒng)計模式進行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并以圖形進行展現(xiàn)打印。圖形化統(tǒng)計，支持 EXCEL 表導(dǎo)出及打印?？梢园匆?guī)定要求制

16、作并打印出各種的檔案統(tǒng)計報表，檔案利用情況統(tǒng)計。 1、檔案分類別統(tǒng)計按照單位名稱、年度、檔案類別、目錄、統(tǒng)計出一個保存檔案單位、一個類別一個目錄一年年度的檔案統(tǒng)計項目、單位、年度、檔案全宗號、類別號、目錄號、案卷號、年度累計，也可以一個類別累計 。2、一個單位檔案統(tǒng)計按照單位名稱、檔案類別、統(tǒng)計出一個保存檔案單位的全部檔案統(tǒng)計項目單位、檔案類別。本年增加、本年減少、實有數(shù)、逐年累計數(shù)。3、全檔案統(tǒng)計統(tǒng)計出計算存儲的全檔案數(shù)，按照檔案保存單位類別年度統(tǒng)計出每個年度的檔案數(shù)，及逐年累計的檔案數(shù)，形成年度檔案統(tǒng)計報表。第四節(jié) 檔案管理一） 檔案利用統(tǒng)計對檔案利用者、檔案利用時間、利用次數(shù)、利用目的進

17、行利用統(tǒng)計，利用人、利用時間、利用次數(shù)、利用目的等等。檔案利用情況統(tǒng)計。按照年度查閱檔案保存單位，統(tǒng)計出年度檔案利用情況統(tǒng)計，統(tǒng)計項目：查檔次數(shù)(查檔單位數(shù))、查閱檔案數(shù)、利用效果(利用目的、工作調(diào)研等)，數(shù)字統(tǒng)計。以上各項目由檔案查詢和借閱登記自動累計產(chǎn)生，不必單獨錄入信息。二） 檔案庫房管理圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局、實體檔案擺放情況，支持倉庫布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護。三） 檔案關(guān)鍵詞管理在系統(tǒng)錄入時自動生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)則設(shè)定。第五節(jié) 檔案利用一） 檔案檢索（1）OCR 識別：檢索是用戶經(jīng)常查詢，瀏覽檔案所必須的要求，快速方便的檢索有助于提

18、高用戶的效率，為此系統(tǒng)提供了多樣方便的檢索方式，以方便用戶在龐大的檔案里快速檢索到需要的檔案。（2）復(fù)合檢索由于檔案條目的項目多，類型不一，檢索起來麻煩，用戶要根據(jù)多種條件來查詢檔案條目。復(fù)合檢索就是這樣一個好的檢索方式，用戶可以選擇多個錄入項目，并設(shè)置條件來查詢。要檢索的項目不固定，可以任意從檔案條目中提取，檢索的條件也是多樣的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高級檢索條件。這樣用戶就能準確從檔案中檢索到需要的檔案。（3）跨庫檢索由于檔案庫類別很多，有文書檔案，科技檔案等，檢索的時候常需要從不同庫里同時檢索，為此跨庫檢索為用戶方便的從各個檔案庫中快速檢索

19、提供了方便。用戶輸入想要的條件，可選擇一個或多個庫查詢，或者直接檢索，系統(tǒng)自動從所有的檔案庫里檢索出用戶需要的檔案。（4）目錄檢索用戶在利用檔案的時候，常需要快速準確的從網(wǎng)上找檔案，系統(tǒng)提供了目錄檢索的方式讓利用檔案的人快速找到需要的檔案。用戶可以輸入將要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字后，系統(tǒng)便會自動從檔案庫里找出相匹配的所有檔案來。這樣就給用戶查找檔案縮小了范圍，檢索檔案也準確。系統(tǒng)支持多關(guān)鍵字檢索。二） 檔案文件瀏覽在系統(tǒng)中集成 office、音頻和視頻播放器等插件，提供在線瀏覽檔案文件的功能。三） 檔案授權(quán) 1、電子檔案的“瀏覽”、“下載”、“打印”分離授權(quán)。2、支持角色分配，支持功能權(quán)限分配。四）檔

20、案發(fā)布檔案信息發(fā)布，支持信息發(fā)布，支持消息分發(fā) 。五）檔案簽批簽字審批可提前在檔案管理系統(tǒng)中申請，支持配置審批流程，支持郵件審批和系統(tǒng)界面審批。第六節(jié) 檔案借閱一） 檔案借閱申請在系統(tǒng)中提出檔案借閱的申請，包括借閱用途，借閱的檔案類型（電子、實體），借閱時間、是否打印或下載等要求。管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時間以及設(shè)置借閱人的借閱期限。另一方面，還能用歸還管理對已借出的文檔進行歸還管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計算機上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當日應(yīng)歸還

21、的文件的信息和借閱人的情況，因此，通過借閱功能，將大大提高了工作人員的效率。對于實體借閱的登記表和效果簿用戶可以自定義報表。同時可以根據(jù)借閱目的對利用次數(shù)進行統(tǒng)計，用戶可以自定義打印的統(tǒng)計表。二） 檔案借閱審批根據(jù)審批流的節(jié)點，進行檔案借閱的審批，審批人可對借閱人的需求進行修改，包括借閱的時間，打印和下載等需求。三） 檔案收回電子檔案借閱到期后，自動收回，實體檔案借閱到期后，系統(tǒng)以消息方式進行提醒歸還。四） 實體檔案借出和歸還實體檔案借出和歸還時都通過條碼掃描的方式進行。第七節(jié) 審批流管理一） 自定義審批流程系統(tǒng)支持用戶根據(jù)自身需要，自定義業(yè)務(wù)流，流程的數(shù)量和節(jié)點可由用戶自由制定。二） 消息提

22、醒業(yè)務(wù)流進入節(jié)點后，系統(tǒng)自動發(fā)送即時消息給節(jié)點的響應(yīng)辦理人。（二）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方案1、完成紙質(zhì)檔案的整理歸檔第一節(jié) 工作內(nèi)容2、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在電腦中方便管理，檢索、查閱及打印利用。3、數(shù)據(jù)備份4、工作完成后，出一套適合本公司的檔案管理辦法及規(guī)定一）紙質(zhì)檔案整理方案第二節(jié) 工作標準按照國家檔案法和國家檔案局整理的 10 號令企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限規(guī)定、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2015）等相關(guān)規(guī)定，為方便檔案的提供利用，對于各部門及下屬單位行政收、發(fā)文、業(yè)務(wù)檔案按照規(guī)范組合、調(diào)整。1. 原文件的請示與批復(fù)是分開保管，現(xiàn)按規(guī)范將同一事件的請示、批復(fù)合為一件整

23、理。2. 原文件未分年代、部門、保管期限保管，現(xiàn)按照規(guī)范將文件的年代、部門、保管期限進行整理。3. 原文件未加蓋歸檔章，未袪除釘。現(xiàn)按照規(guī)范將文件進行袪釘，將一件文件用不銹鋼釘固定，加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。4. 原文件未進行編碼，現(xiàn)按照規(guī)范將一件文件按自然順序用黑色碳素筆進行編碼。5. 原文件未裝入正規(guī)的檔案盒內(nèi)，不利于檔案保護和提供利用，現(xiàn)按照規(guī)范將整理后的檔案裝入檔案專用檔案盒中，并填寫檔案盒信息（全宗號、年度、保管期限、類目名稱、件號、盒號等）。二）電子檔案轉(zhuǎn)化方案電子檔案轉(zhuǎn)化需要完成檢索信息錄入、原文件掃描處理。 1、檔案錄入在檔案數(shù)字化加工項目中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)檔案著錄規(guī)則中著錄項要

24、求，利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入”功能參照檔案實體以盒為單位逐盒、逐件進行檔案目錄信息的錄入。（1）著錄時應(yīng)尊重原文，不隨便添加修改一個字符。（2）數(shù)據(jù)字段中在著錄內(nèi)容時不要隨意增加空格。（3）標點符號統(tǒng)一使用半角空心符號。 2、檔案掃描掃描時按照掃描頁頁碼的順序?qū)n案資料進行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，采用彩色掃描，分辨率采用200dqi，格式采用 JPEG.。（1） 根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對不同掃描操作員對將整理好的檔案資料紙檔案掃描的處理工藝如下：普通紙張：采用高速掃描儀進行連續(xù)高速掃描。破損紙張：如破損嚴重，且極不平整，則采用平板掃描儀完成。字跡較淺（如鉛

25、筆字）：彩色掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描亮度、對比度。（2） 掃描圖像必須完整、不偏斜、不能出現(xiàn)掃描的圖片缺少頁碼或字跡不清晰等。清晰度且與原件一致，不得漏掃、多掃。（3） 掃描完成每份材料后統(tǒng)一保存圖片格式為 JPEG。（4） 圖像文字清晰，便于清楚閱讀。（5） 圖像正文區(qū)影響可懂度的雜質(zhì)和非正文區(qū)應(yīng)去除，不留文字版面外的暗影，無干擾信息，但應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌。（6） 圖像尺寸應(yīng)以實際尺寸為準。（7） 對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，數(shù)字圖像整體的偏斜度不得超過 0.5 度，不得出現(xiàn)圖像的部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象，如原始材料存在部分傾斜，以頁面中標題糾正為準。（8） 處理后

26、的圖像內(nèi)容必須完整，與紙質(zhì)檔案一致，圖像居中、整潔、美觀。（9） 最后成品圖像的頁數(shù)必須與材料頁數(shù)一致。（10）材料必須按照分類編碼原有順序擺放，不可反方、倒放（11）圖片不可裁剪過重，保證原有尺寸比例。（12）掃描時候，材料必須擺放整齊，不可折邊掃描，不可壓邊掃描。（13）圖片看不清的時候，適當?shù)恼{(diào)節(jié)亮度與對比度。（14）圖象文件的命名：第一層文件夾以檔號命名為全宗號-年度-保管期限-類目名稱，第二層文件夾以件號命名，件號文件夾內(nèi)存儲本件掃描圖片，掃描圖片以自然順序命名。三）數(shù)據(jù)備份方案1、將通過驗收的以下成品數(shù)據(jù)進行備份，保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇刻錄光盤，一式兩套進行備份.2、備份數(shù)據(jù)

27、內(nèi)容為掃描原件，及掛接后成品3、數(shù)據(jù)備份后在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。四）檔案管理規(guī)定及辦法在工作中根據(jù)實際工作需要，從檔案安全及規(guī)范角度，在電子檔案完成后為本公司制作檔案管理辦法如：檔案收集、歸檔、使用借閱、數(shù)據(jù)存儲等。（三）應(yīng)用及存儲體系建設(shè)方案系統(tǒng)硬件設(shè)施選型首先考慮用戶的實際應(yīng)用環(huán)境及應(yīng)用需求，其次考慮作為平臺的硬件產(chǎn)品的功能和性能，第三要考慮國際國內(nèi)發(fā)展的主要流行趨勢，第四要考慮可能采取的策略和技術(shù)手段，最后還要考慮項目投資概算及專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)支持水平。應(yīng)遵循以下原則進行系統(tǒng)硬件選型：1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建要保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可用，數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅惩ǎ?.掃描設(shè)備的選

28、擇要考慮功能和技術(shù)參數(shù)的先進和操作的簡單、高效；3.服務(wù)器選擇要考慮系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可用，運行的高速穩(wěn)定；4.存儲設(shè)備的選擇要考慮備份策略的完整和未來數(shù)據(jù)增量的擴容；5.考慮對現(xiàn)有的投資的保護，在充分考慮以上設(shè)計原則的基礎(chǔ)上，還需著重考慮已有設(shè)備的投資；6.在品牌方面要考慮現(xiàn)有主流品牌的可用性以及未來國產(chǎn)品牌的替換性，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的可移植性，推薦使用國產(chǎn)品牌。一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇系統(tǒng)應(yīng)建立在獨立、安全、暢通的網(wǎng)絡(luò)上，整套系統(tǒng)都在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)機房安全防護內(nèi)，中心機房內(nèi)應(yīng)部署有防火墻、防病毒網(wǎng)關(guān)、入侵檢測設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)的訪問也應(yīng)配備相應(yīng)的安全防護系統(tǒng)，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。二）影像掃描設(shè)備影像

29、掃描設(shè)備是支撐系統(tǒng)進行電子檔案采集的硬件設(shè)備，應(yīng)滿足以下要求：Ø工作狀態(tài)下，單頁采集時間不超過 10sØ連續(xù)掃描速度應(yīng)不低于每分鐘 15 頁Ø分辨率不低于 200dpiØ支持 SCSI、USB 或 IEEE 1394 等接口Ø支持 JPEG 圖片輸出格式參數(shù)型號見表 1：設(shè)備類型技術(shù)參數(shù)高拍儀掃描設(shè)備產(chǎn)品型號:M1360掃描類型:雙平臺掃描：ADF 自動送稿掃描 + 平板掃描掃描技術(shù):雙面彩色光敏傳感器（CIS）光學分辨率:600 DPI光源:LED掃描模式:黑白、灰階、彩色三種掃描輸出掃描區(qū)域:ADF 最大：216 x 356mm（A4 加長

30、） ADF 最?。?0 x 63.5 mm平板最大：216×297mm（A4）掃描速度:30ppm/60ipm (A4,黑白模式,300dpi) 30ppm/60ipm (A4,灰度模式,300dpi) 30ppm/60ipm (A4,彩色模式,300dpi)平板：A4 幅面、200dpi 黑白、灰度、彩色 5 秒日掃描量:建議 2000 張ADF 容量50 張（80 克標準打印紙）輸出文件格式:支持 jpg、多頁 tiff、多頁 pdf 格式重張檢測:超聲波重張檢測、長度重張檢測影像特性:TWAIN 驅(qū)動帶有智能化處理的完美頁面掃描功能，自動糾偏、自動裁剪，可同時得到掃描稿件的黑白

31、、灰度、彩色三種影像輸出接口方式:高速 USB2.0 接口驅(qū)動接口:TWAIN Driver支持系統(tǒng):WinXP/Win2K/Vista/Win7隨機附贈配件:隨機提供 USB2.0 接口線，一個 ADF 分紙墊片隨機附贈軟件:Winmage Capture Tool耗材零件:送稿器的分紙墊片、進紙滾輪可選附件:無工作環(huán)境:溫度為：攝氏 10°到 35°，相對濕度為：1085噪聲干擾:待機：<45dB，使用中：<50dB電源規(guī)格:輸入：100240V，50/60HZ輸出：24V，1A功率:<20 瓦外觀尺寸:213.65mm x 285mm x 517.2 mm (HxWxD)整機重量:5 Kg產(chǎn)品認證:中國（CCC）、RoHS保修:產(chǎn)品保修期為一