三洋科龍的采購供應(yīng)商管理

1、三洋科龍的采購供應(yīng)商管理三洋科龍引進日本的先進管理理念，通過有效的實施指導(dǎo)，在國內(nèi)成功地進行了采購供應(yīng)商管理，具有較高的借鑒價值。在實際生產(chǎn)中供應(yīng)商在交貨、材料品質(zhì)、供貨提前期、庫存水平等方面直接決定采購企業(yè)的生產(chǎn)穩(wěn)定性和產(chǎn)能的保障，對采購企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此， SOPIS 系統(tǒng)采購體系的核心就是圍繞供應(yīng)商的開發(fā)管理建立的。不僅如此， 三洋科龍公司采購員的角色已經(jīng)從普遍意識上的" 訂貨人 " ，發(fā)展成協(xié)調(diào)供應(yīng)商的" 咨詢?nèi)藛T " 。他們的工作重點集中在如何同供應(yīng)商建立和發(fā)展恰當(dāng)?shù)年P(guān)系以及降低總成本等活動，而不是放在訂貨以及補貨的日常程序

2、上。供應(yīng)商選擇的策略三洋科龍在綜合三洋和科龍集團雙方的歷史經(jīng)驗后，針對在我國市場的情況確定了選擇供應(yīng)商的具體策略，有效地指導(dǎo)并保證了全部供應(yīng)商選擇過程的合理性，其中的一些策略硬性地在SOPIS系統(tǒng)中予以設(shè)置并不可改變，有效地避免了國內(nèi)許多企業(yè)由經(jīng)理拍腦袋決定的隨意性現(xiàn)象。三洋科龍的供應(yīng)商選擇策略是：1.風(fēng)險分散策略。一種物料必須由2 3 家供應(yīng)商同時供貨，不再增多，也不能減少；供應(yīng)商的供貨額度有區(qū)別，一家供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)額最高不超過80，而且也不能超過該供應(yīng)商產(chǎn)能的50。這樣既可保持較低的管理成本，又可保證供應(yīng)的穩(wěn)定性，并且在出現(xiàn)意外需求或是其中一家供應(yīng)商停止供貨時，能迅速從其他的供應(yīng)商處得到

3、補充供應(yīng)。如果僅由一家供應(yīng)商負責(zé)供應(yīng)100的貨物，則風(fēng)險較大，一旦該供應(yīng)商出現(xiàn)問題，勢必影響整個企業(yè)的生產(chǎn)。2.門當(dāng)戶對策略。并非行業(yè)老大就是首選供應(yīng)商。門當(dāng)戶對策略是指選擇的供應(yīng)商應(yīng)足夠大，其能力要能滿足本公司近遠期的需求；同時又要足夠小， 使得本公司的訂貨在對方的銷售中占相當(dāng)大的比重。這樣，供應(yīng)商才會在生產(chǎn)排期、售后服務(wù)、價格談判等方面給予足夠的重視和相當(dāng)?shù)膬?yōu)惠。3.供應(yīng)鏈策略。與重要供應(yīng)商發(fā)展戰(zhàn)略合作關(guān)系。例如參股冷柜最重要的元件-壓縮機的制造廠商，并在其董事會取得席位。對各種供應(yīng)商積極溝通聯(lián)絡(luò)，制定明確的制度，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定可靠和利益共同體。4.評價策略。遵循" 質(zhì)量、成本

4、、交貨與服務(wù)" 并重的原則。其中，質(zhì)量因素最重要，要確認供應(yīng)商是否有有效的質(zhì)量保證體系，是否具有生產(chǎn)所需產(chǎn)品的設(shè)備和檢驗?zāi)芰?；在交付方面?要確定供應(yīng)商是否有足夠的生產(chǎn)能力、滿足要求的人力資源是否充足（技術(shù)人員、管理人員的能力） ，是否能保證做到按時按需供貨，以及具有滿足意外需求的潛力；要考察供應(yīng)商的售前售后服務(wù)記錄；最后才是成本價格， 在保證供應(yīng)商一定商業(yè)利潤的前提下實現(xiàn)采購費用的降低。其實，選擇供應(yīng)商的最基本出發(fā)點是保證本企業(yè)的正常運作。供應(yīng)商管理相關(guān)部門的職責(zé)三洋科龍強調(diào)供應(yīng)商管理的分權(quán)制度不是由采購部一家決定。公司制度嚴格規(guī)定：由技術(shù)部初選和推薦供應(yīng)商入圍，在技術(shù)部門與供應(yīng)商

5、簽署技術(shù)合同后再由采購部洽談和簽訂商務(wù)合同； 經(jīng)過經(jīng)營部審核后（審核員對所有大金額的合同和抽取一定比例的小金額合同進行詳細審核，包括市場調(diào)查，到供應(yīng)商實地考察等） ，報負責(zé)的副總經(jīng)理簽字蓋章生效。各部門具體職責(zé)為：1.技術(shù)部：負責(zé)組織新產(chǎn)品開發(fā)階段材料供應(yīng)商的入圍初選及其樣品檢驗確認和批量試用確認， 并向供應(yīng)商提供技術(shù)服務(wù)； 負責(zé)在制品材料供應(yīng)商的選擇推薦， 負責(zé)與供應(yīng)商簽訂技術(shù)合同， 參與供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的現(xiàn)場審核和供貨質(zhì)量問題的反饋。2.采購部：負責(zé)與供應(yīng)商簽訂商務(wù)合同；負責(zé)維護管理合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫 ；執(zhí)行采購訂單；根據(jù)收到的銷售訂單以及銷售預(yù)測，采用 SOPIS 系統(tǒng)運算，系統(tǒng)會自動考

6、慮在庫庫存和已定購在途運輸?shù)脑牧锨闆r， 以及公司制訂的采購額對供應(yīng)商的分配比例計算并給出采購訂單； 跟蹤采購訂單的進展， 保持與供應(yīng)商的長期密切聯(lián)系。3.質(zhì)保部：負責(zé)進貨檢驗及在制品原材料、外購?fù)鈪f(xié)件檢驗制度的制定和執(zhí)行；負責(zé)組織對供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的考核、評定、整改跟蹤。對供應(yīng)商提供的物料質(zhì)量、交貨期/量、質(zhì)量事故和質(zhì)量改進情況等進行月度考核。4.生產(chǎn)部：參與供應(yīng)商的選擇及其樣品檢驗確認和批量試用確認；參與供應(yīng)商的現(xiàn)場審核和供貨質(zhì)量問題的反饋。5.財務(wù)經(jīng)營部：參與供應(yīng)商選擇；負責(zé)采購合同審核和供應(yīng)商考核處罰的執(zhí)行。6.公司總經(jīng)理負責(zé)候選供應(yīng)商的最終審批權(quán)。由上述權(quán)利分配可見，無論哪家企業(yè)要

7、想成為三洋科龍的供應(yīng)商，必須通過所有相關(guān)部門按明確的職責(zé)和權(quán)利分工的審核后，才能最終成為合格供應(yīng)商。供應(yīng)商管理制度供應(yīng)商管理制度中包括供應(yīng)商開發(fā)、評估、績效管理等內(nèi)容。1.新供應(yīng)商的評估。（ 1）首先對該類物料進行市場分析，了解發(fā)展趨勢和評估該材料的供需狀況， 主要供應(yīng)商的市場定位及特點等。 某種材料在第一次采購前， 將參考科龍集團和三洋公司的合格供應(yīng)商清單并組織調(diào)查評審后決定。 采購員可以給設(shè)計部門提建議， 推薦使用市場主流的元器件來降低成本。（ 2）供應(yīng)商的初步篩選。評價的指標主要有：供應(yīng)商的注冊資金、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力和信譽、服務(wù)等。在這些評價的基礎(chǔ)上，采

8、購部建立起預(yù)備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。這個階段的工作可通過互聯(lián)網(wǎng)查詢、 供應(yīng)商的主動問詢和介紹，專業(yè)期刊報紙、商品目錄、工商局查詢等方式進行。（ 3）聯(lián)系供應(yīng)商，請有意向的供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證；銀行信用證明；法定代表人證書、身份證；特許經(jīng)營許可證、行業(yè)資質(zhì)證、授權(quán)代理證；擁有生產(chǎn)、經(jīng)營或辦公場所的證明；生產(chǎn)或經(jīng)營范圍以及主要產(chǎn)品、商品目錄；上一年度和近期的財務(wù)報告；公司簡況、業(yè)績、售后服務(wù)材料；有關(guān)的其他材料，如生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)和管理人員的狀況報告等資料。評審小組將根據(jù)購買材料的具體狀況設(shè)定具體要求指標來進行審核。（ 4）對供應(yīng)商實地考察?？疾毂仨氂猩a(chǎn)和技術(shù)以及財務(wù)經(jīng)營部門的人員組

9、成小組共同參與。 他們不僅會帶來專業(yè)的知識與經(jīng)驗，共同審核的經(jīng)歷也會有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。在實地考察中對供應(yīng)商管理體系、合約執(zhí)行能力、財務(wù)狀況、設(shè)計開發(fā)、 生產(chǎn)運作、 測量控制和員工素質(zhì)等方面進行現(xiàn)場評審和綜合分析評分。比較重要的項目有：質(zhì)量體系，審核作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文檔和具體執(zhí)行記錄。計量管理， 計量儀器要有完整的傳遞體系，設(shè)備管理，設(shè)備的維護制度和執(zhí)行記錄。供應(yīng)商管理，供應(yīng)商對其零部件供應(yīng)商是否能進行有效控制。 培訓(xùn)管理， 關(guān)鍵崗位人員是否有完善的培訓(xùn)考核制度和記錄?？疾爝^程中強調(diào)小組成員之間、小組與供應(yīng)商的互相溝通。每次考察后都以與供應(yīng)商一起開總結(jié)會作為結(jié)尾。 總結(jié)會要說明供應(yīng)商

10、的優(yōu)缺點，并留出時間請供應(yīng)商發(fā)言，如果供應(yīng)商有改進意向，可要求供應(yīng)商提供改進措施報告， 做進一步評估。 最后形成的考察報告必須雙方簽字認可。（ 5）供應(yīng)商審核完成后，對合格的供應(yīng)商發(fā)出詢價文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。如果可能的話，要求供應(yīng)商提供成本清單，列出材料成本、人工及管理費用等，并將利潤率明示。收到報價后，要對其條款仔細分析，如有疑問要徹底澄清，澄清要求用書面方式作為記錄。 分析比較不同供應(yīng)商的報價，會對其合理性有一定的了解。（ 6）價格談判之前，應(yīng)充分準備并設(shè)定合理的目標價格，保證供應(yīng)商有合理的利潤空間。

11、對小批量產(chǎn)品， 其談判核心是交貨期，要求快速的反應(yīng)能力；對流水線連續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品，核心是價格。這里指的并非單純的交易價格， 而是商品的總購置成本， 是購買商品和服務(wù)所支付的實際總價，包括通訊費、稅、存貨運輸成本、檢驗費、不合格品的維修和更換費用等。低的交易價格可能導(dǎo)致高的總購置成本，雖然是個很明顯的事實，但卻常常被忽視。談判成功的供應(yīng)商將由采購部負責(zé)在SOPIS 系統(tǒng)中進行合格供應(yīng)商的登錄和設(shè)置，包括設(shè)置分配的采購額度比率、采購提前期等。SOPIS 系統(tǒng)將根據(jù)計劃和設(shè)置自動運算分配采購訂單，跟蹤采購訂單執(zhí)行狀況并向采購員發(fā)出提示指令。2.合作供應(yīng)商的溝通和評價體系。對現(xiàn)有供應(yīng)商在過去合作過程中的

12、表現(xiàn)做全面的資格認定。一般采取日常業(yè)績跟蹤和階段性評比的方法。 主要對他們的技術(shù)、 質(zhì)量、交貨、服務(wù)、成本結(jié)構(gòu)和管理水平等方面進行綜合評定。公司規(guī)定采購員每月應(yīng)對所負責(zé)的供應(yīng)商進行一次以上的訪問，及時掌握供應(yīng)商的現(xiàn)狀。 每月提交一份對每個供應(yīng)商進行評價的報告（報告同時分送供應(yīng)商） ，包括交貨記錄、生產(chǎn)狀況、供應(yīng)商的發(fā)展動態(tài)和其他用戶的意見。 每季度都需要提交一份所負責(zé)采購的材料市場報告，匯報當(dāng)前市場的情況。采購部經(jīng)理每季度必須與國內(nèi)供應(yīng)商會談一次以上， 溝通并解決發(fā)現(xiàn)的問題。必須保證與供應(yīng)商之間有一定管理層次上的溝通，一方面交換雙方的意見和未來發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)雙方的技術(shù)和產(chǎn)品發(fā)展；另一方面可以檢

13、查采購員層面的工作成績。 國外供應(yīng)商交由三洋公司負責(zé)管理聯(lián)絡(luò)。每年由一個聯(lián)合評審小組對供應(yīng)商進行一次全面考核評價，考核包括現(xiàn)場考察和有關(guān)業(yè)務(wù)的跟蹤記錄，各部門對其一年來的合作評價等。小組成員由各部門的人員組成，包括研發(fā)工程師、 質(zhì)檢員、采購員、生產(chǎn)主管、相關(guān)專家顧問等。評審小組以公司整體利益為出發(fā)點，獨立于單個事業(yè)部，強調(diào)組員必須有團隊合作精神，具有一定的專業(yè)技能。對主要供應(yīng)商的考核最后以總結(jié)會結(jié)束，副總級別的領(lǐng)導(dǎo)必須參加。會上對采購進程的每個步驟都建立精確的數(shù)字指標。供應(yīng)商的經(jīng)理和工程師們通常是第一次看到如此詳盡的成本數(shù)字，當(dāng)然前提是供應(yīng)商必須提供所需的財務(wù)信息，包括有關(guān)人工、材料、工廠基本

14、運營成本和管理費用等數(shù)字。三洋科龍公司并不相應(yīng)地回饋自己的財務(wù)數(shù)據(jù)，只讓供應(yīng)商了解其產(chǎn)品到達后所發(fā)生的數(shù)據(jù)，以及在供應(yīng)鏈中出現(xiàn)問題時的原因是什么，個別情況還提供合作項目產(chǎn)品的實現(xiàn)成本數(shù)據(jù)?？己藞蟾嬉菜凸?yīng)商存檔。年底考核優(yōu)異的供應(yīng)商會被增加采購額度，但不允許超過單品80的采購額。 不符合要求的供應(yīng)商以及部分原材料考核排末位的供應(yīng)商將被淘汰，并補充進新的合格供應(yīng)商。三洋科龍之所以硬性規(guī)定周期性地與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，是因為他們認為供應(yīng)商都是所在領(lǐng)域的專家，多聽取供應(yīng)商的建議往往會有意外的收獲。曾有供應(yīng)商主動推薦替代的原材料，用國產(chǎn)的鋼板代替進口鋼板，其成本節(jié)約 1/3，而性能完全滿足要求。三洋科

15、龍第一年產(chǎn)品的原材料 90來自進口，經(jīng)過三年與供應(yīng)商的合作，原材料進口率下降到 37，部分低端產(chǎn)品的原材料進口率降低了 10。在發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的問題后， 三洋科龍除了及時向供應(yīng)商提供一份問題報告外， 還積極派員與供應(yīng)商一起研究解決辦法， 而不是簡單地要求供應(yīng)商在限期內(nèi)改正。 有幾個案例表明， 這種方式不僅能降低解決問題的費用和時間，還可提高供應(yīng)商的忠誠度。三洋科龍公司對供應(yīng)商的階段性評價體系的特點是流程透明化和操作公開化， 所有流程的建立、 修訂和發(fā)布都通過一定的控制程序進行，保證穩(wěn)定和持續(xù)性。評價指標也盡可能量化，以減少主觀干擾因素。與供應(yīng)商的拆伙三洋科龍公司每年都會淘汰一定比例的供應(yīng)商， 但每

16、次都能順利執(zhí)行并得到理解， 這與某些合作廠家拆伙后的相互指責(zé)形成鮮明對比。三洋科龍對每位供應(yīng)商都采取事先在合同中明確淘汰供應(yīng)商的條件；每次對供應(yīng)商的評審都將評價結(jié)果和改進建議傳遞給供應(yīng)商；在評價書中特別說明被淘汰的原因，并且在一年期限后，該供應(yīng)商在改正不足后可以再次提出成為合格供應(yīng)商的申請。如果突然向供應(yīng)商提出結(jié)束合作，尤其以一些含糊的指責(zé)作為理由來結(jié)束合作， 會使被拆伙的供應(yīng)商充滿敵意， 其他的供應(yīng)商也會擔(dān)心被同樣對待，而產(chǎn)生不安全感。因此，三洋科龍公司建立有具體的量化指標， 并在供應(yīng)商的表現(xiàn)接近臨界值時， 坦率而直接地發(fā)出警告信號。 這樣供應(yīng)商易于接受， 并能以積極的態(tài)度協(xié)商解決問題。協(xié)商拆伙時還應(yīng)注意不要從專業(yè)的或個人的角度去侮辱對方。同時，還要向供應(yīng)商解釋清楚拆伙原因，給出專業(yè)的理由；清楚