QP0301合同評審控制程序_最新修正版

1、最新修正版1.目的準確理解顧客要求 ,充分評估履行合同的能力 ,以滿足減少供需雙方在履行合同的經(jīng)濟風險和責任 ,確保按合同規(guī)定要求的履行 .2.適用范圍本程序適用于本公司產(chǎn)品銷售合同的評審3.定義3.1常規(guī)合同一產(chǎn)品符合現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、標準，已批量生產(chǎn)，能滿足顧客交貨期限要求，價格符合本公司規(guī)定的合同.3.2特殊合同一本公司尚未批量生產(chǎn)的產(chǎn)品，或尚未開發(fā)的產(chǎn)品、批量大、交貨期短，價格低于本公司規(guī)定的合同 .3.3合同評審一一合同簽訂前，為了確保質(zhì)量要求規(guī)定的合同明確并形成文件，而且供方能實現(xiàn)，由供方進行的系統(tǒng)的活動 .3.4 營銷功能查明和確定產(chǎn)品的質(zhì)量要求和期望。包括產(chǎn)品的要求，市場的要求和顧

2、客的需求。4.職責4.1 合同評審由業(yè)務部歸口管理 ,并組織對所有合同的評審以及在招投標制訂標書和制訂產(chǎn)品建議書；負責與顧客的聯(lián)絡、溝通和企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；負責市場調(diào)研。4.2 總經(jīng)理負責特殊合同的評審審批；負責對市場調(diào)研報告的審批。4.3 技術(shù)課、制造部、質(zhì)保部、財務部等相關(guān)職能部門參與特殊合同的審批 ,并對特殊合同中涉及本部門的業(yè)務評審內(nèi)容負責；同時負責對市場調(diào)研結(jié)果的分析。4.4 業(yè)務部、制造部參與一般合同的評審，業(yè)務經(jīng)理負責對一般合同的評審審批。5.工作程序5.1 合同評審的內(nèi)容5.1.1 顧客的各項要求是否明確、合理，是否形成文件。5.1.2 各項規(guī)定是否有含糊不清之處；有關(guān)的特殊內(nèi)容

3、在合同中是否得到說明。5.1.3 與投標不一致的要求是否已得到解決。5.1.4 是否具有履行合同各項要求的能力。a. 工藝技術(shù)能否達到顧客需求；b. 物資供應能否及時到位；c. 檢測手段、設(shè)備能否達到質(zhì)量保證能力；d. 數(shù)量、規(guī)格、交貨期要求是否有能力達到；e. 其它條件（如安全保證）是否能滿足要求。5.1.5 合同是否符合 ?中華人民共和國經(jīng)濟合同法 ?5.1.6 顧客的特殊要求是否能滿足。5.1.7 在發(fā)現(xiàn)顧客要求存在矛盾及難以履行時， 必須立即在投標之前， 通知顧客的產(chǎn)品工程部門或采購部門。5.2合同評審的方法5.2.1 合同評審必須在合同正式簽訂前進行。5.2.2 合同評審的方式由業(yè)務

4、部經(jīng)理根據(jù)合同類別決定，一般有以下三種形式：a. 會議專題評審，由相關(guān)職責部門代表參加；b. 由各有關(guān)職能部門會簽；c. 授權(quán)人員在簽約之前直接評審。d. 常規(guī)合同的評審由授權(quán)人員直接進行，但需遵循以下原則：e. 常規(guī)合同的評審人員，必須由總經(jīng)理的書面授權(quán)；f. 評審人員應確切掌握產(chǎn)品的供貨能力、標準價目及其允許變動的額度，并對合同執(zhí)行的可行性進行分析，確認后才能正式簽定。經(jīng)評審后簽訂的合同，應在 合同上加蓋評審章，并由評審人員蓋章或簽字。g. 當交貨期及其他一些要求難以確定時，業(yè)務員應填寫?合同評審記錄表按5.3.8 進行評審。5.3 特殊合同的評審5.3.1 由業(yè)務部收集顧客提供的工程規(guī)范

5、、質(zhì)量協(xié)議、圖紙、標準、采購條例。5.3.2 訂貨文件、物流要求和交貨通知 /交貨期限 /價格/包裝/標識/用后處置要求、質(zhì)量體系要求等資料。5.3.3 對顧客提出有關(guān)質(zhì)量體系要求時。 由質(zhì)保部負責與顧客協(xié)商具體的方式、 范圍和結(jié)構(gòu)等要求，并將協(xié)商結(jié)果通知業(yè)務部，寫入產(chǎn)品建議書中。5.3.4 由技術(shù)課將顧客提供的所有外文標準、 質(zhì)量協(xié)議等進行翻譯， 對顧客的特殊編寫符號進行說明，對特別條文進行解釋。5.3.5業(yè)務部根據(jù)顧客提供的資料和質(zhì)保部、 技術(shù)課提供的 5.3.2、5.3.3和 5.3.4內(nèi)容制訂產(chǎn)品建議書明確顧客的供貨與服務的全部要求，包括功能項目、安裝要求說明、使用標準、質(zhì)量保證方法、

6、包裝等，以及顧客的產(chǎn)品工程部門、采購部門、質(zhì)量部門聯(lián)系人。5.3.6 由財務部制訂新產(chǎn)品的制造預算，預算包括開發(fā)成本、材料成本、投資硬/軟見、質(zhì)量管理成本、運輸成本、包裝成本、利潤成本和一般性成本等，由業(yè)務部草擬標書5.3.7 將產(chǎn)品建議書、顧客要求提交合同評審。5.3.8 特殊合同的評審采用由有關(guān)職能部門會簽，總經(jīng)理審批的形式，具體程序如下：a.由業(yè)務員填寫合同評審記錄表和產(chǎn)品建議書寫明各有關(guān)部門參與評審的內(nèi)容和要求。 評審表經(jīng)業(yè)務部經(jīng)理審核簽字后附產(chǎn)品建議書發(fā)有關(guān)部門會簽。b.針對產(chǎn)品建議書中的特殊要求，參與評審的有關(guān)部門針對本設(shè)計開發(fā)、技術(shù)工藝、生產(chǎn)、檢驗和試驗等能力作出評價。對不能滿足

7、要求的部門，應明確是否能通過制訂相應的解決措施滿足要求的能力。c.業(yè)務部對評審會簽的結(jié)果進行綜合分析在本程序 5.3.9 的內(nèi)容得到確認并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，才可與顧客簽定正式合同。評審中有對顧客要求的任何修改，業(yè)務部應及時與顧客聯(lián)系， 說明原因， 經(jīng)顧客認可后方可正式簽約；5.3.9有些銷售合同由顧客口頭、 電話或傳真要求訂貨，業(yè)務員應認真記錄區(qū)分合同類別，將顧客的要求形成文件，即記錄并盡可能取得顧客確認，分別按常規(guī)合同、特殊合同的評審方法進行評審。評審的重點是：a. 分析產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、性能，識別產(chǎn)品的質(zhì)量要求，適用標準，尋求特殊要求的解決方案；b. 估計原材料、外購外協(xié)的供應和產(chǎn)品的生產(chǎn)周期；c

8、. 分析本企業(yè)現(xiàn)有人員、設(shè)備、工藝和管理能力的適應性；d. 成本和利潤的核算；e. 解決與投標不一致的要求；f. 顧客的特殊要求。5.3.10 業(yè)務部將評審會議情況匯總、整理成重要合同評審報告，報總經(jīng)理審批，作為最終評審結(jié)論。5.3.11評審后，經(jīng)辦業(yè)務員按合同評審結(jié)論制訂正式標書與需方聯(lián)絡協(xié)調(diào)。5.4 合同的協(xié)調(diào)與修訂5.4.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力，公司各有關(guān)部門應根據(jù)合同要求，進行生產(chǎn)技術(shù)準備并組織生產(chǎn)。5.4.2由技術(shù)課根據(jù)經(jīng)批準的產(chǎn)品建議書制訂相應的產(chǎn)品責任書，對產(chǎn)品建議書所含顧客要求作詳細描述和作具體規(guī)定，經(jīng)技術(shù)課主管審批后分發(fā)各相關(guān)部門，作為新產(chǎn)品 前期質(zhì)量策劃的依據(jù)。根據(jù)顧

9、客在進行產(chǎn)品性能測試和裝車試驗時提出的要求須作 為產(chǎn)品規(guī)范補充，將其內(nèi)容編入產(chǎn)品責任書中。5.4.3業(yè)務部應主動掌握合同的履行情況，若發(fā)生實際與約定不一致情況時，及時與顧客聯(lián)系協(xié)商解決，保證顧客規(guī)定要求能兌現(xiàn)。5.4.4合同的修訂應遵循以下程序：a. 合同的修訂，業(yè)務部應與顧客在修訂前充分洽談，對修訂內(nèi)容達成共識后，補簽修正合同。修正合同反映修正內(nèi)容，是原合同的組成部分，與原合同有同等效力；b. 如修訂內(nèi)容屬本程序5.1的情況，修正合同不再評審，業(yè)務員可直接簽約；如修訂內(nèi)容有較大變化，應根據(jù)變化的具體情況，按本程序的要求評審確認后，再正式 簽訂合同；c. 業(yè)務員應將合同的修訂內(nèi)容及時填寫合同修

10、訂通知單傳遞至該份原評審部門 /人員進行評審 ,經(jīng)授權(quán)人簽字后及時傳遞到組織生產(chǎn)的部門 ,按更改生效的合同組織生產(chǎn).5.4.5業(yè)務部應對以上諸合同應形成銷售合同匯總表 ?.5.4.6 不管出自哪方在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的糾正應及時給予處理說明糾紛內(nèi)容,業(yè)務部填寫 ?合同糾紛及處理記錄 ?.5.5營銷功能5.5.1 由業(yè)務部進行市場調(diào)研 ,其內(nèi)容為 :價格信息 ,投產(chǎn)日程 ,數(shù)量草案 ,顧客的特殊要求和期望等,并將市場調(diào)研的結(jié)果傳遞給相關(guān)職能部門5.5.2技術(shù)課接到業(yè)務部的市場調(diào)研報告后對市場情況進行統(tǒng)計分析,并進行可行性分析、評價，確定能達到產(chǎn)品要求的制造過程 .并將市場分析報告提交管理者代表審閱 .5.5.3管理者代表組織有關(guān)職能部門對市場調(diào)研報告和市場分析報告作統(tǒng)一評價并形成報告 ,提交總經(jīng)理審閱 .5.6 合同評審記錄5.6