電子公文的處理國開中央電大?？妻k公室管理十年期末考試設(shè)計題題庫

1、電子公文的處理國開（中央電大）?？妻k公室管理十年期末考試設(shè)計題題庫國開（中央電大）?？妻k公室管理十年期末考試設(shè)計題題 庫（電大期末紙質(zhì)考試必備資料）說明：1.試卷號：2180；2. 適用專業(yè)：行政管理和現(xiàn)代文員專科；3. 資料整理于20XX年10月29 0,資料收集了中央電大2021 年1月至20XX年7月期末考試的全部試題及答案。20XX年7月試題及答案13.設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電 視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）一要做好來賓邀請 工作一發(fā)放請柬現(xiàn)場的布置準(zhǔn)備開幕詞、致答詞要做好接 待服務(wù)工

2、作f要做好禮品饋贈工作擬定典禮程序一做好各種物 質(zhì)的準(zhǔn)備工作。20XX年1月試題及答案13.給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（1）問人姓氏說（）（2）仰慕已久說（）（3）長期未見說（）（4）請人解答說（）（5）求人辦事說（）（6）請改文章說（）（7）向人祝賀說（）（8）身體不適說（）（9）看望別入說（）（10）請人接受說（）（11）希望照顧說（）（12）贊人見解說（）（13）歸還物品說（）（14）等候別人說（）（15）需要考慮說（）答：貴姓（2）久仰 （3）久違 （4）請教 （5）拜托 （6） 斧正 （7）恭喜 （8）欠安（9）拜訪（10）笑納（11）關(guān)照（12） 高見（13）奉還（14）恭候（15

3、）斟酌20XX年7月試題及答案13.設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電 視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）要做好來賓邀請 工作一發(fā)放請柬現(xiàn)場的布置準(zhǔn)備開幕詞、致答詞要做好接 待服務(wù)工作一要做好禮品饋贈工作擬定典禮程序一做好各種物 質(zhì)的準(zhǔn)備工作。20XX年1月試題及答案13. X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料 寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工 作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李助理趕緊為他查找有關(guān)市 場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置 的任務(wù)，對

4、楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走 神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工 作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理 對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下 來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其 他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（3）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料 寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送 至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字 講一下。20XX年6月試題

5、及答案13.給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（1）問人姓氏說（貴姓）（2）仰慕已久說（久仰）（3）長期未見說（久違）（4）請人解答說（請教）（5）求人辦事說（拜托）（6）請改文章說（斧正） （7）求人指點說（賜教）（8）身體不適說（欠安）（9）看望別人說（拜訪）（10）請人接受說（笑納） （11）希望照顧說（關(guān)照） （12）贊人見解說（高見） （13）歸還物品說（奉還）（14）請人赴約說（賞光）仃5）需要考慮說（斟酌）20XX年1月試題及答案13.市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫 作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作 的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他

6、查找有關(guān)市場 經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的 任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神， 又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李 助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理 對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下 來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其 他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（3）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料 寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送 至楊

7、副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字 講一下。20XX年7月試題及答案23. 設(shè)計一份電話記錄表 答：來電人姓名:單位部門：職務(wù)：電話 號碼:來電時間 年月日時分通話地點來電人地 點：受話人地點：通話要點1. 2. 3. 結(jié)束時間年月日時分處理要點1. 交由進行處理2. 請盡快回電3.約定再來電話記錄人20XX年1月試題及答案23. X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料 寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工 作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市 場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置 的任務(wù)，對楊副市長說的

8、什么心不在焉。楊副市長見他有些走 神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工 作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：(1)辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理 對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下 來。(2) 李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其 他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。(3) 李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料 寫作任務(wù)。(4) 他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送 至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字 講一下。20XX年7月試題及答案

9、23. 辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。(1) 辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而 金屬用品要用清潔劑擦拭。(2) 辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用 干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物 品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。(3) 書架上的書籍、文夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。(4) 地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻 角的灰塵。（5）整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一 次，并拿去清洗。（6）抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機 還能點燃嗎？煙火缸是否清

10、洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。（7）掛畫、擺設(shè)。用揮子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖 維污漬附在上面，最好不用。（8）廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特 別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文或底稿，需要揀出來 用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。20XX年1月試題及答案23. ±司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決 緊急事情，文員向上司傳話？答：（1）用便條把所要傳達的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總， 為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些 事情？ ”然后將寫好的便條對折折好。（2）走入會客室，在上司背 后說一聲：“對不起，打攪一下&qu

11、ot;。（3）上司回頭時，遞上便條與 鉛筆。（4）退一步，等候指示。24. 接受對方的名片？答：（1）在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn) 出尊重的態(tài)度。（2）當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行 胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（3） 雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對 方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。（4）遇到名片上有不 認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否 請問一下，這個字怎么念？"對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù) 一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。20XX年7月試題及答案23. 設(shè)計一份電話記錄單。答：

12、24. 當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員接待與應(yīng) 對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。'(2) 然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。(3) 向上司匯報：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已 經(jīng)來了”。(4) 如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某 先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊 走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。20XX年1月試題及答案23. 所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)應(yīng)對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥 協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán) 利更改規(guī)章制度。可保證

13、：如果對方寫信給上司，上司一定會看 到這封信。(2) 進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門， 不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。(3) 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男 的幫忙；如果是女性；女文員可能會使她平靜下來；如不行，找 一個成熟的女同事來幫忙。(4) 騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜； 公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼 有疑問。必須保護公司和上司的利益。24. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要 求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)辦？要考慮哪些因素？答：(1) 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)

14、慣等；(2)征求上 司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；(3) 比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡 的物品；(4) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝 紙重新包裝一下；(5) 附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng) 理。20XX年7月試題及答案23. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入 股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn) 品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事 宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這 個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓；（3）制訂計劃；（

15、4）預(yù)訂食 宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。24. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工 作？ 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審 閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用；（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯 報，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告， 送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案；（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便 將來有用；（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和

16、人員，分別 去函或去電表示感謝。20XX年1月試題及答案23. ±海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入 股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn) 品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事 宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這 個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓、制訂計劃；（3）預(yù)訂食宿；（4）歡迎來賓、商議日程；（5）禮節(jié)性拜訪、宴請；（6）正式會談；(7) 簽訂協(xié)議書；(8)陪同參觀游覽；(9)互贈禮品；(10)歡送來 賓、接待小結(jié)。24. 某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求 文員小胡設(shè)計一

17、個電話記錄單。小胡應(yīng)該怎么設(shè)計？答：20XX年7月試題及答案23. 文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)應(yīng)對？答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進行解釋并提出建 議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給 上司，上司一定會看到這封信。(2) 進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門， 不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。(3) 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男 的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找 一個成熟的女同事來幫忙。(4) 騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)

18、品或服務(wù)價格低得離譜； 公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼 有疑問。必須保護公司和上司的利益。24. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)辦？要考慮哪些因素？答：(1) 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡 的物品；（4）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝 紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng) 理。20XX年1月試題及答案23. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上

19、海以品牌、技術(shù)入 股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn) 品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事 宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這 個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。24. 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字 后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2) 回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯 報

20、。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告， 送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3) 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4) 把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便 將來有用。(5) 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別 去函或去電表示感謝。2021年7月試題及答案23.所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)應(yīng)對？答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫 不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？?保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。(2) 進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老

21、板，打電話保安部門， 不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。(3) 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男 的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找 一個成熟的女同事來幫忙。(4) 騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼 有疑問。必須保護公司和上司的利益。24. 作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應(yīng)注 意哪些具體事務(wù)？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2) 征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮 物；(3) 比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較

22、喜歡 的物品；(4) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝 紙重新包裝一下；(5) 附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng) 理。2021年1月試題及答案23.本單位為了推進工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā) 展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會，辦公室人員應(yīng)該 準(zhǔn)備和開好這次座談會？ 答：(1)座談會邀請對象必須是對部 門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3) 座談會上，文祕人員應(yīng)與主持人密切配合；(4) 主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5) 詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6)

23、座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7) 會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。24. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要 求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)辦？要考慮哪些因素？答：（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮 物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡 的物品；（4）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝 紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng) 理。2021年7月試題及答案1. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人

24、股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn) 品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事 宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這 個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食 宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。2. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工 作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審 閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2) 回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯 報。如果是與上司

25、同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告， 送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3) 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4) 把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便 將來有用。(5) 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別 去函或去電表示感謝。2021年1月試題及答案1. 某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工 作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專 家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo) 責(zé)成你承辦這個座談會，你該做？答：(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué) 者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意

26、見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3) 座談會上，文祕人員應(yīng)與主持人密切配合；(4) 主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5) 詳細的記錄應(yīng)由文祕人員在不引人注目的座位上去做；(6) 座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7) 會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。2. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工 作？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、 簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2) 回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯 報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告， 送上司過目或批準(zhǔn)，然后

27、存檔備案。(3) 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4) 把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便 將來有用。(5) 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別 去函或去電表示感謝。補充:1. 辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。(1) 辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而 金屬用品要用清潔劑擦拭。(2) 辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用 干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物 品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。(3) 書架上的書籍、文夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。(

28、4) 地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻 角的灰塵。(5) 整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一 次，并拿去清洗。(6) 抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機 還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。(7) 掛畫、擺設(shè)。用揮子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖 維污漬附在上面，最好不用。(8) 廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特 別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文或底稿，需要揀出來 用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。2. 辦公室人員應(yīng)該準(zhǔn)備和開好座談會。答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思 考、有主見

29、又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3) 座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4) 主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5) 詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6) 座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7) 會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。3. 當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員接待與應(yīng)對？答：（1）先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下?！保?）然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。（3）向上司匯報：“您約好的某某單位某先生（女士），現(xiàn)在已 經(jīng)來了”。（4）如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某 先生（女士），真抱歉，

30、不知您已約好，讓您久等了，請往這邊 走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。4. 給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（1）問人姓氏說（貴姓）仰慕已久說（久仰）長期未見說（久違）（4）請人解答說（請教）（5）求人辦事說（拜托）（6）請改文章說（斧正） （7）求人指點說（賜教）（8）身體不適說（欠安）（9）看望別人說（拜訪）（10）請人接受說（笑納） （11）希望照顧說（關(guān)照）（12）贊人見解說（高見） （13）歸還物品說（奉還） （14）請人赴約說（賞光） 仃5）需要考慮說（斟酌）5.面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，請 你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理

31、對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下 來O(2) 李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其 他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。(3) 李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料 寫作任務(wù)。(4) 他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送 至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字 講一下。6. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要 求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)辦？要考慮哪些因素？ 答：(1) 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2)征求上 司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；(3) 比較合

32、適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡 的物品；(4) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝 紙重新包裝一下；(5) 附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng) 理。7. 接受對方的名片？答:(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn) 出尊重的態(tài)度。(2) 當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸部的位置 接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(3) 雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視 著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。(4) 遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教 對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？'對方回答 后

33、，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱 歉！”并行禮致歉。8. 上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決 緊急事情，文員向上司傳話？ 答：(1)用便條把所要傳達的內(nèi) 容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是 請何人代為會見，要問他哪些事情？ ”然后將寫好的便條對折折 好。(2) 走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一 下”。(3) 上司回頭時，遞上便條與鉛筆。(4) 退一步，等候指示。9. 設(shè)計一份A4白文紙庫存記錄卡庫存記錄卡庫存參考號 B4項目A4白文紙最大庫存量100令最小庫存量15令單位數(shù)量(1令二500頁)再訂貨量25令 接受發(fā)放接受數(shù)量

34、發(fā)票號供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申 請?zhí)杺€人/部門余額10. 設(shè)計一份電話記錄表 答：來電人 姓名:單位部門：職務(wù)：電話 號碼：來電時間 年月日時分通話地點來電人地 點：受話人地點：通話要點1. 2. 3. 結(jié)束時間年月日時分處理要點1. 交由進行處理2. 請盡快回電3.約定再來電話記錄人11. 設(shè)計一份歸檔文目錄 答：號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注12. 設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程答：開業(yè)典禮籌備 工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電 視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）一要做好來賓邀請 工作一發(fā)放請柬現(xiàn)場的布置f準(zhǔn)備開幕詞、致答詞要做好接 待服務(wù)工作f要做好禮品饋贈工作擬定典禮程序一做好各種物 質(zhì)的準(zhǔn)備工作。13. 設(shè)計一個新聞發(fā)布會的籌備流程答：主題的確定一時間的選擇地點的確定人員的安排 材料的準(zhǔn)備發(fā)送請柬準(zhǔn)備胸卡和名簽一準(zhǔn)備好視聽設(shè)備一制 定預(yù)算計劃。14. 設(shè)計接待方案答