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文檔簡(jiǎn)介
1、【最新資料,WOR文檔,可編輯】財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部管理及工作流程規(guī)范一、部門職能1、在財(cái)務(wù)總監(jiān)的直接領(lǐng)導(dǎo)下,組織編制公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、監(jiān)督檢查預(yù)算執(zhí) 行情況、分析產(chǎn)生差異的原因、提出改進(jìn)意見。2、編制資金計(jì)劃、合理調(diào)度和安排資金,提高資金使用效率。3、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,控制成本費(fèi)用,進(jìn)行稅收謀劃,增加企業(yè)效益。4、加強(qiáng)資產(chǎn)管理、確保公司資金及財(cái)產(chǎn)的安全、實(shí)現(xiàn)公司資產(chǎn)的保值增值。5、加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算,及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記賬、算賬、報(bào)賬。6、正確地反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。提供可靠的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)信息,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。二、管理制度(一)財(cái)務(wù)人員聘任及任職資格管理制度第一條 集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)由執(zhí)行總裁提名,總裁核準(zhǔn),董
2、事局聘任。1、任職資格及標(biāo)準(zhǔn)(1)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)A. 具有大學(xué)本科以上學(xué)歷,中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱,十年以上專業(yè)工齡, 五年以上集團(tuán)公司相應(yīng)職位工作經(jīng)驗(yàn)。在任職期間有良好的工作業(yè)績(jī)。B. 作風(fēng)正派,遵紀(jì)守法,廉潔自律,有較強(qiáng)的專業(yè)技能和責(zé)任心。C. 熟悉公司法、合同法、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)法、審計(jì)法、稅法及經(jīng)濟(jì)法規(guī)。D. 具有較強(qiáng)的語言和文字表達(dá)能力、邏輯思維能力、組織協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力(2)工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)A. 具有較強(qiáng)的組織和領(lǐng)導(dǎo)才能。B. 能認(rèn)真貫徹執(zhí)行董事局、總裁辦的經(jīng)營戰(zhàn)略思想和各項(xiàng)決定,能根據(jù) 公司的運(yùn)行機(jī)制參與制訂規(guī)范的科學(xué)的經(jīng)營管理模式。C. 能綜合管理并協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、資金結(jié)算部、證券投資部的工作,有較
3、強(qiáng) 的解決實(shí)際問題的能力。能當(dāng)好總裁和執(zhí)行總裁的參謀和助手。D. 能采取切實(shí)有效的措施,提高資金的籌措與運(yùn)用能力。降低成本費(fèi)用, 提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2、財(cái)務(wù)總監(jiān)有下列情形之一者予以解聘(1)患病無法正常履行崗位職責(zé)者。(2)經(jīng)董事局或總辦考核不稱職者。(3)工作中違紀(jì)犯法,以權(quán)謀私或?yàn)^職失職造成重大失誤者 。 第二條財(cái)務(wù)經(jīng)理由財(cái)務(wù)總監(jiān)提名,執(zhí)行總裁核準(zhǔn),總裁聘任。1、任職資格及標(biāo)準(zhǔn)(1)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)A. 具有大學(xué)本科以上學(xué)歷,中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱,八年以上專業(yè)工齡, 三年以上相應(yīng)職位工作經(jīng)驗(yàn)。在任職期間有良好的工作業(yè)績(jī)。B. 作風(fēng)正派,遵紀(jì)守法,廉潔自律,有較強(qiáng)的專業(yè)技能和責(zé)任心。C. 熟悉公司法
4、、合同法、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)法、審計(jì)法、稅法及經(jīng)濟(jì)法規(guī)。D. 具有較強(qiáng)的語言和文字表達(dá)能力、邏輯思維能力、組織協(xié)調(diào)能力和應(yīng) 變能力。(2)工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)A. 具有較強(qiáng)的財(cái)務(wù)核算組織和管理能力。B. 能認(rèn)真貫徹執(zhí)行董事局、總裁辦的戰(zhàn)略思想和各項(xiàng)決定,能根據(jù)公司 的運(yùn)行機(jī)制參與制訂規(guī)范的科學(xué)的行之有效的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算制 度。C. 能綜合管理集團(tuán)及所屬全資、控股控制公司的財(cái)務(wù)運(yùn)作,有較強(qiáng)的解 決具體問題的能力。能當(dāng)好總裁和執(zhí)行總裁的參謀。D. 能在財(cái)務(wù)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下,采取有效措施,降低成本費(fèi)用,提高企業(yè)經(jīng) 濟(jì)效益。2、財(cái)務(wù)經(jīng)理有下列情形之一者予以解聘(1)患病無法正常履行崗位職責(zé)者。(2)經(jīng)總辦或人力資源部考
5、核不稱職者。(3)工作中違紀(jì)犯法,以權(quán)謀私或?yàn)^職失職造成重大失誤者。第三條一般財(cái)務(wù)人員由財(cái)務(wù)經(jīng)理提名,財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn),執(zhí)行總裁聘任。1、任職資格及標(biāo)準(zhǔn)(1)主管會(huì)計(jì)A. 具有??埔陨蠈W(xué)歷,會(huì)計(jì)師以上專業(yè)技術(shù)職稱,五年以上專業(yè)工齡, 三年以上任該職經(jīng)驗(yàn)。B. 作風(fēng)正派,遵紀(jì)守法,有較強(qiáng)的責(zé)任心。C. 熟悉財(cái)務(wù)法規(guī)、稅法、經(jīng)濟(jì)法規(guī)。D. 熟練使用電腦和財(cái)務(wù)軟件。(2)一般財(cái)務(wù)人員A. 具有??埔陨蠈W(xué)歷、初級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱、三年以上專業(yè)工齡及經(jīng) 驗(yàn)。B. 作風(fēng)正派,遵紀(jì)守法,有較強(qiáng)的責(zé)任心。C. 熟悉財(cái)務(wù)法規(guī)和機(jī)關(guān)的辦事程序。D. 熟練使用電腦,特別是 EXCELWOR軟件。2、一般財(cái)務(wù)人員有下列情
6、形之一者予以解聘(1)患病無法正常履行崗位職責(zé)者。(2)經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或人力資源部核不稱職者。(3)違紀(jì)亂法,不服從領(lǐng)導(dǎo)或玩忽職守,造成重大失誤者。第四條對(duì)下屬公司財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人采取下管一級(jí)的管理辦法1、集團(tuán)公司下屬全資公司財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人由集團(tuán)公司委派,其工資級(jí)別及待 遇按集團(tuán)公司相應(yīng)級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2、集團(tuán)公司控股或控制公司財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人由集團(tuán)向控股公司董事會(huì)推薦, 由公司董事會(huì)任免,工資級(jí)別及待遇按所屬公司相應(yīng)級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3、下屬公司財(cái)務(wù)人員任職資格參照本規(guī)定執(zhí)行。(二)財(cái)務(wù)開支審批權(quán)限、程序及管理規(guī)定1、集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)開支按預(yù)算與審批相結(jié)合進(jìn)行管理,最終審批權(quán)為總裁。2、預(yù)算內(nèi)一般日常性費(fèi)用
7、開支,先由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,再由執(zhí)行總裁、總裁審 批。3、資金的劃拔、非費(fèi)用類開支、貨款的支付等,先由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,再由執(zhí) 行總裁和總裁(或其授權(quán)人)審批。4、預(yù)算外支出、特別項(xiàng)目開支和特大型開支由董事局審批。部門經(jīng)辦人根據(jù)付款、借支或費(fèi)用報(bào)銷的需要,分別填制轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng) 用審批表、現(xiàn)金支票領(lǐng)用審批表單、現(xiàn)金借款單、報(bào)銷審批單 等,附上經(jīng)總裁或其授權(quán)人批準(zhǔn)的相應(yīng)的合同、協(xié)議及其他付款依據(jù),并相 應(yīng)根據(jù)需要附上工程付款跟蹤表、分期付款跟蹤表等,按照規(guī)定的 程序報(bào)批。(三)日常借、請(qǐng)款及報(bào)銷的管理第一條按照誰借款誰歸還的原則,不準(zhǔn)代他人借款,更不得以他人名義借款 自用。第二條 日常借、請(qǐng)款當(dāng)月借款必須在
8、當(dāng)月內(nèi)報(bào)銷(或銷賬),確因客觀原因 需延期時(shí),須事先以書面形式報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn),執(zhí)行總裁和總裁 審批,否則,扣發(fā)當(dāng)事人當(dāng)月工資,直至銷清全部借款。第三條 借、請(qǐng)款只限于本公司員工,如屬公司以外的單位及個(gè)人請(qǐng)款,須經(jīng) 財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn),執(zhí)行總裁和總裁特批,總裁秘書代為辦理方可。第四條 借、請(qǐng)款必須嚴(yán)格按規(guī)定的審批程序辦理。若遇總裁或執(zhí)行總裁不在 公司或經(jīng)特別授權(quán)時(shí),由其授權(quán)人代為辦理審批,事后由財(cái)務(wù)人員補(bǔ)辦 有關(guān)手續(xù)。凡不按審批程序、資料不全、項(xiàng)目填漏、領(lǐng)導(dǎo)批示不明確等 情況,無論緊急與否,財(cái)務(wù)一概不予受理,由此產(chǎn)生的后果由經(jīng)辦人自 負(fù)。第五條若屬分期付款的請(qǐng)款,請(qǐng)款人必須提供付款依據(jù),并附上分期付
9、款跟蹤表,在付最后一筆款時(shí),必須核對(duì)清賬目,且拿回發(fā)票再支付。 第六條報(bào)銷票據(jù)必須真實(shí)、有效,有關(guān)費(fèi)用必須符合公司規(guī)定,報(bào)銷時(shí)必須 由經(jīng)辦人粘貼整齊,審批手續(xù)完備,否則財(cái)務(wù)不予受理。第七條對(duì)同一事項(xiàng)的請(qǐng)款與報(bào)銷分開辦理。請(qǐng)款時(shí)報(bào)批一次,持發(fā)票報(bào)銷時(shí) 須再報(bào)批一次,并附上請(qǐng)款審批單(復(fù)印件)。申請(qǐng)支票付款時(shí),當(dāng) 月取回發(fā)票憑證的,不需再執(zhí)行報(bào)銷審批程序。第八條主管會(huì)計(jì)、出納員應(yīng)每月清理一次個(gè)人借款項(xiàng)目,當(dāng)月不進(jìn)行銷借款 清理的,不給予發(fā)相關(guān)財(cái)務(wù)人員當(dāng)月工資。第九條對(duì)丟失支票或單據(jù)的人員,視其情節(jié)輕重,可分別給予經(jīng)濟(jì)處罰或行 政處罰,造成經(jīng)濟(jì)損失者,由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第十條 使用現(xiàn)金和銀行轉(zhuǎn)賬支票
10、的界定1、出差省外攜帶現(xiàn)金,部門經(jīng)理(含)以下人員每人每次原則上,最高 不超過10000元??傊陨先藛T每人每次原則上,最高不超過20000元 凡超過上述限額的,應(yīng)辦理非現(xiàn)金結(jié)算手續(xù)或自帶匯票 (總裁特批除 夕卜)。2、 省內(nèi)開支費(fèi)用所需現(xiàn)金,一般人員每人每次原則上不超過2000元, 部門經(jīng)理不超過3000元??傊陨先藛T原則上最多不超過 10000元。 凡超過上述限額,必須使用非現(xiàn)金結(jié)算(總裁特批除外)。3、單位之間的經(jīng)濟(jì)往來,一般使用銀行轉(zhuǎn)賬支票,確需支付現(xiàn)金時(shí),結(jié)算不得超過2000元,超過2000元的,一律使用非現(xiàn)金結(jié)算。第十一條 財(cái)務(wù)人員必須認(rèn)真執(zhí)行上述規(guī)定,若有違反,視其情節(jié)輕重,分
11、別 處以批評(píng)、罰款、降級(jí)、直至辭退處罰。造成經(jīng)濟(jì)損失的必須賠償。第十二條 請(qǐng)款及報(bào)銷必須同時(shí)報(bào)送的其他資料:1、借款(轉(zhuǎn)賬)申請(qǐng)有關(guān)規(guī)定(1)申請(qǐng)工程款項(xiàng)時(shí),必須同時(shí)呈報(bào)以下資料報(bào)批:A. 工程分期付款跟蹤表原件。B. 工程合同,第一次付款時(shí),必須呈報(bào)。C. 轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用審批表。D. 資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,須要?jiǎng)澽D(zhuǎn)款項(xiàng)時(shí)由財(cái)務(wù)部立即填報(bào)。F.發(fā)票。(2)申請(qǐng)物料消耗品和辦公用品款項(xiàng)時(shí),必須同時(shí)呈報(bào)以下資料報(bào)批:A. 分期付款跟蹤表原件,每次付款時(shí),必須呈報(bào)合同,零星采 購不必呈報(bào)。B. 采購合同,零星采購不必呈報(bào)。C. 物料用品申購單或文件呈批表,限用于零星采購必須填報(bào)。D. 轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用審批表
12、。E. 資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,須要?jiǎng)澽D(zhuǎn)款項(xiàng)時(shí)由財(cái)務(wù)部立即填報(bào)。F. 發(fā)票。(3)申請(qǐng)固定資產(chǎn)采購款項(xiàng)時(shí),必須同時(shí)呈報(bào)以下資料報(bào)批:A. 分期付款跟蹤表,每次付款時(shí),必須呈報(bào)合同。B. 購銷合同(特殊情況除外)。C. 預(yù)算外固定資產(chǎn)申請(qǐng)表,限用于預(yù)算外必填報(bào)。D. 轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用審批表。E. 資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,須要?jiǎng)澽D(zhuǎn)時(shí)由財(cái)務(wù)部立即填報(bào)。F.發(fā)票。(4)申請(qǐng)其他款項(xiàng)時(shí),同時(shí)呈報(bào)以下資料報(bào)批:A. 總裁(或授權(quán)人)批復(fù)的文件。B. 轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用審批表。C. 資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,須要?jiǎng)澽D(zhuǎn)時(shí)由財(cái)務(wù)部立即填報(bào)。(5)申請(qǐng)現(xiàn)金借款時(shí),同時(shí)呈報(bào)以下資料報(bào)批:A. 總裁(或授權(quán)人)批復(fù)的文件。B. 物料用品申購
13、單,限用于零星的、金額較小的采購必填報(bào)。C. 現(xiàn)金借款單。(6)銷借款(支票)或現(xiàn)金報(bào)銷時(shí),同時(shí)附送以下資料報(bào)批:A. 銷借款(或支票)審批表。B. 出差申請(qǐng)表此表原則上應(yīng)是先報(bào)批,屬于附送資料。C. 特殊交通工具申請(qǐng)表此表原則上應(yīng)是先報(bào)批,屬于附送資料。D. 招待費(fèi)用申請(qǐng)表此表原則上應(yīng)是先報(bào)批,屬于附送資料。E. 現(xiàn)金借款單或轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用審批表復(fù)印件。(四)銀行存、貸款管理制度 第一條銀行賬戶的管理1、 開戶權(quán)限:銀行存款、銀行貸款的開戶審批權(quán)為總裁(或其授權(quán)人) 其他任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自開立存、貸款賬戶,更不得以私人名義 開設(shè)存折賬戶。2、開設(shè)賬戶,應(yīng)由財(cái)務(wù)部提出申請(qǐng),分別由部門負(fù)責(zé)人
14、、資金結(jié)算部、 財(cái)務(wù)總監(jiān)和執(zhí)行總裁簽批意見后,最后報(bào)總裁審批。3、資金結(jié)算部根據(jù)業(yè)務(wù)需要開設(shè)結(jié)算賬戶時(shí),由部門申請(qǐng),經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān) 核準(zhǔn),報(bào)執(zhí)行總裁和總裁批準(zhǔn)。4、財(cái)務(wù)部必須定期對(duì)各銀行賬戶進(jìn)行清理,對(duì)過時(shí)的不需用的賬戶,要 堅(jiān)決取消,報(bào)批程序同上。5、賬戶的管理:嚴(yán)格實(shí)行“收支兩條線”管理制度,設(shè)專戶進(jìn)行管理,具體分為結(jié)算專戶和費(fèi)用專戶(含基本戶)。(1)其中結(jié)算專戶由資金結(jié)算部負(fù)責(zé)監(jiān)管, 不得從該類賬戶直接向外 單位支付任何款項(xiàng),原則上只進(jìn)不出,出賬對(duì)象僅限于公司基本 賬戶和償還貸款用賬戶,款項(xiàng)來源為融資收入和經(jīng)營收入。(2)結(jié)算專戶轉(zhuǎn)入的款項(xiàng)必須先經(jīng)基本賬戶再轉(zhuǎn)入相關(guān)費(fèi)用戶和納 稅專戶進(jìn)行支
15、出,包括利息轉(zhuǎn)款支出、資產(chǎn)購置支出等,從而通 過基本賬戶體現(xiàn)公司每期費(fèi)用開支總體情況。(3)費(fèi)用專戶包括基本賬戶、納稅專戶和其他代扣款費(fèi)用專戶,由財(cái) 務(wù)部統(tǒng)一管理,款項(xiàng)來源根據(jù)部門月預(yù)算和資金計(jì)劃,經(jīng)資金結(jié) 算部簽批意見,再由財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后,最后由執(zhí)行總裁和總裁審 批。(4)財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際需求,可指定一結(jié)算賬戶專門用于 支付購油款,便于核算和監(jiān)控。(5)集團(tuán)公司各單位間的往來款項(xiàng),須通過各單位指定的結(jié)算賬戶進(jìn) 行調(diào)撥。(6)大型在建工程項(xiàng)目資金收支的賬戶, 視同獨(dú)立核算單位的賬戶實(shí) 行專戶專人管理。6、銀行賬戶內(nèi)資金的調(diào)撥管理:針對(duì)公司內(nèi)銀行賬戶間的每筆資金調(diào)撥與劃撥業(yè)務(wù),必須嚴(yán)格
16、執(zhí)行每 筆審核、審批制度,為此特明確規(guī)范使用資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,作為 公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的必要手段和款項(xiàng)劃撥的重要依據(jù):(1)“公司內(nèi)銀行賬戶”是指經(jīng)總裁審批同意開立的所有光匯集團(tuán)公司的收款戶、貸款戶、日常費(fèi)用戶及其他扣款費(fèi)用專戶;(2)公司內(nèi)部每筆資金調(diào)撥和劃撥時(shí),僅限資金結(jié)算部人員或財(cái)務(wù)人員 填寫資金內(nèi)部調(diào)撥通知書,資金內(nèi)部調(diào)撥通知書一式二聯(lián), 一聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián),一聯(lián)結(jié)算聯(lián);按設(shè)定的審批程序逐級(jí)審批,財(cái)務(wù)部出 納負(fù)責(zé)辦理相關(guān)的支票領(lǐng)用審批和轉(zhuǎn)款銀行業(yè)務(wù);(3)資金內(nèi)部調(diào)撥通知書最后由總裁簽批后,出納即可按通知書內(nèi) 容在規(guī)定的銀行賬戶間及轉(zhuǎn)款時(shí)限內(nèi)準(zhǔn)確無誤辦理資金調(diào)撥和劃 撥業(yè)務(wù);(4)公司內(nèi)部資金
17、調(diào)撥申請(qǐng)部門為財(cái)務(wù)部或結(jié)算部,各部門應(yīng)作好資金 調(diào)撥情況記錄,以便審核公司資金狀況,對(duì)于同一筆資金的調(diào)撥, 嚴(yán)禁重復(fù)申請(qǐng)或?qū)徟?;?)公司資金對(duì)外支付業(yè)務(wù),仍按原規(guī)定執(zhí)行轉(zhuǎn)帳支票領(lǐng)用審批表 審批手續(xù);(6)公司提現(xiàn)業(yè)務(wù),仍按原規(guī)定執(zhí)行現(xiàn)金支票領(lǐng)用審批表審批手續(xù)。 第二條 銀行印鑒的管理1、銀行印鑒分為存款印鑒和貸款印鑒,存款印鑒一般由財(cái)務(wù)專用章和法 人代表章組成。貸款印鑒由法人公章、財(cái)務(wù)專用章、法人代表章、財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人章組成。2、銀行印鑒章實(shí)行分開保管,相互制約的原則。其中:財(cái)務(wù)專用章和財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定人保管。法人公章、法人代表章,由法人代表或其授權(quán)人保管,若加有出納印章時(shí),
18、該章由出納員保管。3、在使用印鑒章時(shí),必須有完備的審批手續(xù)(包括有完備的貸款手續(xù)、付款審批手續(xù)和啟用印鑒審批手續(xù)),方能使用,否則,保管印章的任何一方都有權(quán)拒絕。第三條銀行支票的管理1、銀行支票一般有銀行普通支票、匯票委托書、電匯憑證和本票等。2、銀行支票由出納員根據(jù)實(shí)際需要購買并負(fù)責(zé)保管和使用。3、銀行空白支票應(yīng)視同現(xiàn)金進(jìn)行保管, 開出支票時(shí)應(yīng)有完備的審批手續(xù)(詳見請(qǐng)款及報(bào)銷審批程序流程)。填寫支票應(yīng)規(guī)范:日期、對(duì)應(yīng)科目、收款人、付款內(nèi)容必須填寫清楚,錯(cuò)時(shí)應(yīng)蓋“作廢”戳記,妥善保管, 不得撕毀。4、開出支票應(yīng)設(shè)立備查賬簿進(jìn)行登記, 支票及登記薄上均必須有領(lǐng)用人 簽字。第四條 貸款的擔(dān)保與抵押
19、規(guī)定1、集團(tuán)公司為允許范圍內(nèi)的單位作貸款擔(dān)保,必須由結(jié)算部提出申請(qǐng), 報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后,再報(bào)執(zhí)行總裁和總裁審批。2、公司原則上不為其他單位提供擔(dān)保,或互保。公司為聯(lián)營、合資單位 作貸款擔(dān)保,必須取得聯(lián)營、合資對(duì)方的反擔(dān)保或“共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)承諾書”3、集團(tuán)公司所屬的各公司不得擅自為集團(tuán)公司內(nèi)部以外的任何單位和 個(gè)人作經(jīng)濟(jì)或信用擔(dān)保,聯(lián)營、合資單位非經(jīng)董事會(huì)同意,也不得為任 何單位作擔(dān)保,否則所引發(fā)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任概由當(dāng)事人承擔(dān)。4、集團(tuán)及所屬公司貸款原則上不以固定資產(chǎn)作抵押,若確需辦理抵押, 必須經(jīng)董事局(會(huì))研究批準(zhǔn),方可抵押。第五條采購貨款、采購費(fèi)用支付的管理1、購貨合同及運(yùn)輸合同的審批:按照采購
20、合同審批和運(yùn)輸合同審批的程 序進(jìn)行審批。2、申請(qǐng)購貨款:貨款及運(yùn)費(fèi)根據(jù)采購合同及運(yùn)輸合同中的付款條件,向 資金結(jié)算部報(bào)資金計(jì)劃,經(jīng)規(guī)定的程序?qū)徟螅k理付款手續(xù)。3、付款:(1)出納員根據(jù)采購合同及請(qǐng)款審批單,匯同結(jié)算部一起到指定銀行 辦理(支票、匯票或其他)付款手續(xù),付款票據(jù)辦妥后,由財(cái)務(wù)人 員隨同采購人員負(fù)責(zé)送交供貨方(銀行派人跟蹤的可一同前往)付款前必須先確定貨物是否存在,經(jīng)核實(shí)無誤后,方能交票(經(jīng) 公司資信評(píng)估小組認(rèn)定的信譽(yù)很好的單位除外)。(2)運(yùn)費(fèi)一般在貨運(yùn)到后,由采購部門申請(qǐng),經(jīng)審批后付款。(3) 采購地的有關(guān)費(fèi)用,數(shù)額在2萬元以上的,由財(cái)務(wù)人員在送貨款 時(shí),負(fù)責(zé)支付,2萬元以下
21、的,可以由業(yè)務(wù)員支付后,回來憑票報(bào)銷。4、結(jié)算:交款時(shí)必須及時(shí)向?qū)Ψ剿魅∈湛钍論?jù)、增值稅發(fā)票及發(fā)貨通知 單,并辦理完貨款結(jié)算。第六條 資金收入的管理1、收款由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。(1)所有款項(xiàng)的收取都必須由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)辦理,其他人員協(xié)助。(2)為確保資金的安全、快捷,對(duì)于同城銀行轉(zhuǎn)賬支票,應(yīng)盡量辦理“實(shí) 時(shí)支付”入賬。(3)對(duì)于由客戶直接劃款的,根據(jù)銀行進(jìn)賬單或銀行轉(zhuǎn)款憑證與我司結(jié)算 專戶當(dāng)日發(fā)生數(shù)進(jìn)行核對(duì),予以確認(rèn)。(4)對(duì)于現(xiàn)金,應(yīng)及時(shí)送存指定銀行結(jié)算專戶,原則上不得坐支。對(duì)于特 殊需要,存入存折賬戶的現(xiàn)金,應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。(5)對(duì)于銀行匯票,需經(jīng)專業(yè)銀行驗(yàn)證無誤,方可接收。2、貨款收款財(cái)務(wù)確認(rèn)
22、及簽章放單(1)貨款到賬的確認(rèn),原則上應(yīng)根據(jù)銀行或客戶提供的進(jìn)賬單原件進(jìn)行 認(rèn)定,特殊情況下可結(jié)合采用電話查詢、網(wǎng)上銀行查詢和其他必要 的資金到賬確認(rèn)方法進(jìn)行,目的是保證貨款資金到賬的及時(shí)性、準(zhǔn) 確性和安全性。(2)只有通過財(cái)務(wù)出納、會(huì)計(jì)審核簽字確認(rèn)貨款到賬后方可在銷售單據(jù)上簽注“收款專用章”,交相關(guān)部門辦理提貨手續(xù)。特殊情況下的 簽章放單行為應(yīng)有足夠保證并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可進(jìn)行,目的是 在不影響業(yè)務(wù)正常開展情況下保證貨物的安全性和銷售業(yè)務(wù)的暢通。(3)財(cái)務(wù)人員在審核各種收款單據(jù)時(shí),對(duì)審核審批后的單據(jù)主要內(nèi)容有 人為變更、修改之處的應(yīng)予以拒收。3、報(bào)告出納每天必須向財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、執(zhí)行總
23、裁、總裁報(bào)送銀行存 款、現(xiàn)金庫存日?qǐng)?bào),主管會(huì)計(jì)每月應(yīng)與出納核對(duì)銀行存款、現(xiàn)金收支賬 目及余額,并按規(guī)定向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送相關(guān)報(bào)表。第七條 進(jìn)口付匯核銷的管理1、貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一向銀行申領(lǐng),統(tǒng)一填寫。2、貿(mào)易進(jìn)口付匯到貨核銷表由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一向外管局申領(lǐng),集中保管,統(tǒng)一填寫。3、核銷期規(guī)定即期信用證項(xiàng)下的核銷單,原則上一個(gè)月內(nèi)核銷完畢,遠(yuǎn)期信用證項(xiàng) 下的核銷單原則上一個(gè)半月內(nèi)核銷完畢。4、核銷單的核銷由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。5、在辦理核銷單核銷手續(xù)時(shí),應(yīng)提供核銷單、報(bào)關(guān)單、核銷表等資料。6、核銷單核銷完畢后,核銷人員應(yīng)及時(shí)把貿(mào)易進(jìn)口付匯到貨核銷表 貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單第二聯(lián)留存?zhèn)洳椤? 、進(jìn)口付匯
24、核銷相關(guān)業(yè)務(wù)需要時(shí)由資金結(jié)算部負(fù)責(zé)協(xié)助辦理,財(cái)務(wù)總 監(jiān)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。8 、外匯賬戶的日常管理具體參照第一條“銀行賬戶管理”有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,公司外匯賬戶的年檢工作由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé),必要時(shí)由資金結(jié)算部協(xié) 助辦理。(五)費(fèi)用管理制度第一條 費(fèi)用的歸口管理:費(fèi)用分為可控費(fèi)用與不可控制費(fèi)用,采取分級(jí)歸口 管理辦法,各部門負(fù)責(zé)其預(yù)算限額內(nèi)的可控費(fèi)用, 不可控費(fèi)用由財(cái)務(wù) 部集權(quán)控制。第二條費(fèi)用控制實(shí)行預(yù)算管理制度1、每年年終前一個(gè)月內(nèi)由各部門編制下年度可控費(fèi)用預(yù)算,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo) 核準(zhǔn)后,報(bào)財(cái)務(wù)部預(yù)算組初步審核,并匯總匯編。財(cái)務(wù)部在年度終前 10天內(nèi),將綜合匯總后的預(yù)算,報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后,再提交總辦討論 通過。2、在年終
25、后30天內(nèi),由執(zhí)行總裁主持召開各部門預(yù)算平衡會(huì)議,確定 各部門年度費(fèi)用預(yù)算,報(bào)經(jīng)總裁批準(zhǔn)后下達(dá)各部門執(zhí)行。3、新一年開始,各部門必須按下達(dá)后的年度預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行。每月根據(jù)其 預(yù)算,在25日前編制資金使用計(jì)劃,報(bào)財(cái)務(wù)部審核匯總,再由財(cái)務(wù)部 送結(jié)算部核準(zhǔn),報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批后,于次月一日前由結(jié)算部下達(dá)用款 計(jì)劃,并向財(cái)務(wù)部開出劃款通知單,將款轉(zhuǎn)入專戶使用。4、若遇不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用,必須報(bào)預(yù)算變更申請(qǐng)表,經(jīng)總辦審核,并報(bào)執(zhí) 行總裁和總裁批準(zhǔn)后,按調(diào)整后的預(yù)算實(shí)施。5、每季末,財(cái)務(wù)部將各部門費(fèi)用執(zhí)行情況進(jìn)行匯總,與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比, 分析差異原因,提出改進(jìn)措施,對(duì)于明顯預(yù)算偏大的費(fèi)用,應(yīng)根據(jù)實(shí) 際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整
26、。財(cái)務(wù)部將預(yù)算執(zhí)行結(jié)果,報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、執(zhí)行總 裁和總裁,并向各部門進(jìn)行通報(bào)。6、年度終了,各部門超支或節(jié)省的費(fèi)用,按公司考核兌現(xiàn)辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲。 第三條差旅費(fèi)管理辦法1、員工出差分為國內(nèi)出差和國外出差。按出差目的和所辦事項(xiàng)分為:(1)商務(wù)性出差,包括派出招商引資、商業(yè)貿(mào)易合同談判、異地采購、 付款等為達(dá)成經(jīng)營目標(biāo)而進(jìn)行的公務(wù)活動(dòng)。(2)事務(wù)性出差,包括派出處理法律事務(wù)、追討款項(xiàng)、建立公共關(guān)系等非經(jīng)目標(biāo)而以促進(jìn)管理為目的進(jìn)行的公共事項(xiàng)。(3)非公務(wù)性出差,包括受公司委托或指派外出進(jìn)修培訓(xùn),法定的上崗 前培訓(xùn)、國內(nèi)外非商務(wù)性考察與培訓(xùn)等旨在提高員工個(gè)人素質(zhì)的公 派外出事項(xiàng)。2、員工出差前應(yīng)填寫出差申請(qǐng)
27、審批單和出差行程計(jì)劃表,經(jīng)部 門經(jīng)理簽注證實(shí)后,按出差期限由授權(quán)主管視情況需要事先予以核 定,并依權(quán)限予以批準(zhǔn)。出差員工憑批準(zhǔn)的出差行程安排表通知 相關(guān)部門或外單位安排接洽、住宿及工作配合等,出差員工另憑批準(zhǔn) 的出差申請(qǐng)審批單到財(cái)務(wù)部依公司規(guī)定辦理借支一定數(shù)額的差旅 費(fèi),并在出差返回一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。3、出差授權(quán)制度審批權(quán)限如下:(1)出差前必須填報(bào)出差申請(qǐng)審批單,經(jīng)以下主管人員批準(zhǔn)后,復(fù) 印一份出差申請(qǐng)審批單報(bào)人力資源部(考勤)備案。未及時(shí)填 報(bào)出差申請(qǐng)審批單者,必須先告知人力資源部,回來后立即補(bǔ) 辦出差申請(qǐng)審批單。(2)境外出差或非公務(wù)性出差,必須由執(zhí)行總裁和總裁批準(zhǔn)。出差授權(quán)審批權(quán)限表
28、人授權(quán)員及出差方式期限出差 時(shí)間部門 經(jīng)理主管副總總裁或 執(zhí)行總裁一、商務(wù)性、事務(wù)性出差(一)境內(nèi)副總裁、總監(jiān)、總裁助理0-3天*3天以上*部門經(jīng)理、副經(jīng)理經(jīng)理助理0-3天*3天以上*高級(jí)文員及以下0-3天*3天以上*(二)境外*二、非公務(wù)性出差*注:加“*”者為所主管領(lǐng)導(dǎo)必須簽批4、因公出差的差旅費(fèi)用分為交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、郵電費(fèi) 和特別費(fèi)等,差旅費(fèi)用實(shí)行包干的辦法,即“劃分等級(jí),分項(xiàng)計(jì)算,總額 包干,調(diào)劑使用,節(jié)約歸已,超支不補(bǔ)”的方法。5、出差人員的交通費(fèi)(不含出發(fā)地和目的地的市內(nèi)交通費(fèi))按下列標(biāo)準(zhǔn)實(shí)報(bào) 實(shí)銷從出發(fā)地到目的地來回交通費(fèi)用。(出差交通工具附表)出差交通工具附
29、表f交通工具職務(wù)級(jí)別7、-一飛機(jī)火車輪船汽車總裁或執(zhí)行總裁頭等倉軟臥頭等倉按實(shí)副總裁、總監(jiān)、總裁助理商務(wù)倉軟臥二等倉按實(shí)部門經(jīng)理、 副經(jīng)理、經(jīng)理助理經(jīng)濟(jì)倉硬臥三等倉按實(shí)高級(jí)文員及以下員工經(jīng)濟(jì)倉(特批)硬臥三等倉按實(shí)(1)能享受高一等級(jí)艙位,出差日該班(航)次無相應(yīng)等級(jí)倉位的,不享受 差額補(bǔ)助。(2)交通費(fèi)需要單據(jù)認(rèn)定,無單據(jù)者,由個(gè)人自理。(3)使用公司交通工具者不再補(bǔ)助交通費(fèi)。(4)出發(fā)地至出發(fā)港/碼頭的來回交通原則上由公司接送, 沒有安排接送的, 可實(shí)報(bào)實(shí)銷來回車費(fèi),確因時(shí)間急迫或其他特殊需要以的士出租車作交通 工具的,應(yīng)需事先征得部門負(fù)責(zé)人或主管副總同意,出差回來應(yīng)填制市內(nèi)乘坐特殊交通工
30、具申請(qǐng)單報(bào)行政總監(jiān)批準(zhǔn)。(5)對(duì)乘坐飛機(jī)須要特批的員工,必須經(jīng)總裁或執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。(6)對(duì)超出標(biāo)準(zhǔn)乘坐的交通工具,如沒有主管領(lǐng)導(dǎo)的批示,其差額均由本人 負(fù)擔(dān)。5、住宿費(fèi)及伙食費(fèi)、當(dāng)?shù)亟煌ㄙM(fèi)、郵電費(fèi)、洗衣費(fèi)用等雜費(fèi),除總裁和執(zhí)行 總裁實(shí)報(bào)實(shí)銷外,其他人員出差一律按下列標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)助包干核付(人民幣元或 等值外幣)。出差住宿費(fèi)及雜費(fèi)附表項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別、每日住宿費(fèi)及雜費(fèi)(住宿費(fèi)占二分之一、餐費(fèi)占四 分之一、其他雜費(fèi)占四分之一)境外(包括港澳特區(qū))境內(nèi)總裁和執(zhí)行總裁實(shí)報(bào)實(shí)銷實(shí)報(bào)實(shí)銷副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、 行政總監(jiān)、營銷總 監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)(含 副職)、總裁助理2500880部門經(jīng)理、副經(jīng)理(含助理)1600680高級(jí)
31、文員及以下職 員1500320(1) 如本公司備有住宿場(chǎng)所或出差人員由接待單位免費(fèi)安排住宿,不再補(bǔ)助 住宿費(fèi),如免費(fèi)安排伙食,不再補(bǔ)助餐費(fèi)。本公司備有辦公住宿場(chǎng)所的 辦事處,按下面第11條規(guī)定執(zhí)行。(2) 出差天數(shù)計(jì)算含在途天數(shù),但扣除返回當(dāng)天的住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。(3) 隨同出差二日(含)以上的員工,包干費(fèi)比照級(jí)別較高員工的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。(4) 若出差員工二人或三人及以上屬合住一間的,住宿包干費(fèi)比照一間標(biāo)準(zhǔn) 計(jì)發(fā),分開住宿的按實(shí)際入住間數(shù)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)發(fā)(如三人入住二間,其中二 人一間,一人一間,住宿包干則按二間計(jì)發(fā))。(5) 若公司提供交通工具出差的,則扣除當(dāng)日包干費(fèi)中雜費(fèi)的50%(6) 非公務(wù)性出差人員的每
32、日包干費(fèi), 在一個(gè)月以內(nèi)的,按標(biāo)準(zhǔn)的75%補(bǔ)助。 超過一個(gè)月的按標(biāo)準(zhǔn)50%卜助。超過半年的,按標(biāo)準(zhǔn)的25%卜助。(7) 若特殊情況超出住宿等包干標(biāo)準(zhǔn)者,需在發(fā)票上注明原委,可報(bào)總裁實(shí) 報(bào)實(shí)銷處理。(8) 為維護(hù)公司對(duì)外形象和員工切身利益,防止個(gè)別出差員工不正當(dāng)做法,對(duì)不同級(jí)別的員工出差住宿條件給予下列限定,達(dá)不到住宿標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)報(bào)實(shí)銷。項(xiàng)目每日住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別境外(包括港澳特區(qū))境內(nèi)總裁和執(zhí)行總裁實(shí)報(bào)實(shí)銷實(shí)報(bào)實(shí)銷副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、 行政總監(jiān)、營銷總 監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)(含 副職)、總裁助理四星級(jí)酒店(折人民幣5001250元內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷)三星級(jí)酒店或以上 (人民幣240元以上)部門經(jīng)理、副經(jīng)理(含助理)
33、四星級(jí)酒店(折人民幣400800元內(nèi)實(shí) 報(bào)實(shí)銷)星級(jí)賓館(或人民幣180元以上)高級(jí)文員及以下職 員四星級(jí)酒店(折人民幣300750元內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷)星級(jí)賓館(或人民幣120元以上)7、若出差省內(nèi)地方由公司派車或自己坐公交車輛當(dāng)天就返回的,只給予報(bào)銷 行車路橋費(fèi)用或交通費(fèi)(包括出發(fā)地和目的地的市內(nèi)交通費(fèi)),不再給予 出差補(bǔ)助,按正常出勤計(jì)發(fā)餐補(bǔ)。8出差人經(jīng)申請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)和行政總監(jiān)獲準(zhǔn)報(bào)銷當(dāng)天交際應(yīng)酬費(fèi)的,報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) 嚴(yán)格按照交際應(yīng)酬費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,出差返回后應(yīng)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù);出差人 員若遇業(yè)務(wù)特別費(fèi)用(如送禮等)需由總裁、執(zhí)行總裁批準(zhǔn),否則概由個(gè) 人負(fù)擔(dān)。出差人員若獲準(zhǔn)報(bào)銷一餐應(yīng)酬費(fèi)用,則扣除當(dāng)日包干費(fèi)
34、中伙食費(fèi) 的50%9、出差人員在計(jì)劃外的行程,如有交通費(fèi)或延長(zhǎng)出差時(shí)間需報(bào)支補(bǔ)貼的,需 事先經(jīng)執(zhí)行總裁和主管領(lǐng)導(dǎo)同意,后補(bǔ)出差申請(qǐng)表,否則一切費(fèi)用自 理。10、出差期間不論是否加班或遇法定節(jié)假日,一律不計(jì)加班費(fèi)。11、派駐各地分公司、辦事處的長(zhǎng)駐(公司已有辦公及住宿場(chǎng)所)人員不執(zhí) 行本規(guī)定,每天可給20元的生活補(bǔ)助(不包括當(dāng)?shù)卣衅溉藛T),其他費(fèi) 用按實(shí)報(bào)銷。辦事處人員在辦事處以外的地方出差,可按本辦法執(zhí)行。12、為本公司事務(wù)出差專家顧問的差旅費(fèi)比照副總級(jí)標(biāo)準(zhǔn)支付。為本公司事務(wù)出差的其他單位人員,按隨同員工級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)支付13、公司所有人員出差,無論實(shí)報(bào)實(shí)銷或費(fèi)用包干者,必須提供真實(shí)有效的 住宿發(fā)票
35、和單據(jù)(原件),用于核定實(shí)報(bào)實(shí)銷金額或證明住宿包干金額, 財(cái)務(wù)人員不得給無或無效票據(jù)者核定該期間的住宿包干費(fèi)用。14、出差人員回到家鄉(xiāng),吃住在自己或朋友家中的無有效發(fā)票提供的,住宿 補(bǔ)助不再計(jì)發(fā);若回到家鄉(xiāng)需入住樓堂館所的,需在住宿發(fā)票說明原委, 比照?qǐng)?bào)銷和包干標(biāo)準(zhǔn)核定。15、差旅費(fèi)的支領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn),因物價(jià)變動(dòng)等原因,可由財(cái)務(wù)總監(jiān)報(bào)總辦會(huì)議審議 后核準(zhǔn)隨時(shí)調(diào)整,同時(shí)按新的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。16、本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。如果業(yè)務(wù)部費(fèi)用需與業(yè)績(jī)掛鉤,另行制訂有 關(guān)規(guī)定,在掛鉤辦法出臺(tái)之前,照本規(guī)定執(zhí)行。第四條應(yīng)酬招待費(fèi)管理規(guī)定應(yīng)酬招待費(fèi)管理按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行(見行政部相關(guān)管理規(guī)定)。第五條費(fèi)用報(bào)銷制度的規(guī)定1、
36、所有報(bào)銷手續(xù)必須符合公司流程的有關(guān)規(guī)定:(1)物資采購(包括辦公用品)報(bào)銷必須附有物資采購申購單、驗(yàn)收 入庫單。(2)招待費(fèi)報(bào)銷必須附有招待申請(qǐng)單原件,并有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。(3)差旅費(fèi)報(bào)銷必須附有出差申請(qǐng)審批單;當(dāng)月幾次出差海南省內(nèi)的, 當(dāng)天去當(dāng)天返回的,可一個(gè)月匯總填寫一張出差申請(qǐng)審批單。對(duì)出 差人員的報(bào)銷不論幾天都需填制差旅費(fèi)報(bào)銷明細(xì)單,對(duì)實(shí)報(bào)實(shí)銷項(xiàng) 目應(yīng)進(jìn)行特批,如招待費(fèi),應(yīng)填報(bào)招待申請(qǐng)單。(4)的士費(fèi)報(bào)銷必須附有乘坐特殊交通工具申請(qǐng)單,并有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字 方可報(bào)銷。(5)所有按合同申請(qǐng)付款的,必須將合同副本附在轉(zhuǎn)帳支票領(lǐng)用審批表 后,交財(cái)務(wù)部留底。(6)所有需對(duì)外支付的款項(xiàng),必須先經(jīng)財(cái)務(wù)部
37、會(huì)計(jì)復(fù)核,才能逐級(jí)向上申報(bào) 審批。2、公司實(shí)行“收支兩條線”,如領(lǐng)導(dǎo)已基本同意對(duì)大額資金的支?。ìF(xiàn)金超 過5000元,支票10000元)在填制付款申請(qǐng)時(shí),先去出納處核實(shí),再確 定是否同時(shí)上報(bào)轉(zhuǎn)款審批。3、各部門及人員應(yīng)及時(shí)報(bào)銷當(dāng)月所發(fā)生的單據(jù),避免積壓?jiǎn)螕?jù),跨月報(bào)銷每 人每月只能報(bào)銷一次,填寫一張報(bào)銷單(銷借款與無借款一并填寫);超 過一萬元的借款,每旬銷借款,不受每月一次的限制;需報(bào)銷的員工(包 括銷借款),每月必須在月末最后一天前報(bào)送至財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處,過期不再 接收。4、申請(qǐng)借款的部門及人員,如在月末填報(bào)報(bào)銷單據(jù)時(shí),預(yù)計(jì)下月還需借款, 可在填制報(bào)銷單時(shí)同時(shí)上報(bào)借款審批單。5、各部門在請(qǐng)款、簽
38、定合同等事項(xiàng)時(shí),事先應(yīng)征詢財(cái)務(wù)部意見,確認(rèn)費(fèi)用歸 屬單位,并正確填制審批單據(jù)。6、報(bào)銷或申請(qǐng)付款時(shí)必須提供合法有效的原始單據(jù):(1)申請(qǐng)付款時(shí)需提供發(fā)票后方能付款;(2)分期付款項(xiàng)目必須提供與付款進(jìn)度相應(yīng)的發(fā)票 (金額等于或大于付款金 額);(3)發(fā)票必須真實(shí)、有效。除政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位收據(jù)有效外,其它企業(yè)、 商店開出的收據(jù)均無效;(4)特殊情況不能提供發(fā)票者:A、 大型商場(chǎng)、主管部門以及政府部門、電信部門、供水供電公司,可 先行付款后提供發(fā)票;B、其它單位一律不得先付款后補(bǔ)發(fā)票。如確需先付款者,需請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān) 加批、確定取回發(fā)票期限后方可支付;C 未取得發(fā)票先行付款者,該部門經(jīng)理承擔(dān)連帶責(zé)任。
39、如跨月不能取得 發(fā)票,停發(fā)經(jīng)辦人及部門經(jīng)理當(dāng)月工資,并不得結(jié)算。D財(cái)務(wù)部由主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)催經(jīng)辦人追討發(fā)票。E、付款的,由出納在付款時(shí)在付款跟蹤表上標(biāo)明此次已提供多少金 額的發(fā)票(如付款時(shí)未提供發(fā)票,由負(fù)責(zé)催討發(fā)票的會(huì)計(jì)標(biāo)明)。(5)原始單據(jù)必須用膠水粘貼,嚴(yán)禁用訂書機(jī)訂;單據(jù)粘貼要整齊,大小不 能超出報(bào)銷單據(jù)粘貼單的大小,單據(jù)多時(shí),按費(fèi)用類別,多分幾張報(bào)銷 單據(jù)粘貼單均勻粘貼,不符合要求的財(cái)務(wù)部予以退還。(六)貨幣資金的內(nèi)部控制制度第一條貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。它具有流動(dòng)性最大的特點(diǎn)。為管好用好貨幣資金,確保公司資產(chǎn)的安全、有效,特制訂 本制度。第二條貨幣資金內(nèi)部控制制度必須遵
40、循以下原則:1、實(shí)行錢賬分管原則出納員不得兼管總賬、明細(xì)賬,出納可以登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款 日記賬,會(huì)計(jì)管理總賬、明細(xì)賬,但不能經(jīng)管貨幣資金收支。2、實(shí)行重要印鑒與重要票據(jù)分權(quán)管理原則出納員保管、開具現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票,財(cái)務(wù)經(jīng)理或由其指定會(huì)計(jì)人 員保管印鑒章,出納員開具支票后,(能限額的應(yīng)簽發(fā)限額支票),由 保管印鑒章人員審核無誤后,加蓋印鑒章。3、保證貨幣資金入賬及時(shí)性原則發(fā)生貨幣資金的收支,應(yīng)當(dāng)立即入賬,必須日清月結(jié)。4、保證貨幣資金入賬的完整性原則公司內(nèi)任何貨幣資金的收支必須入賬,不得有賬外資金、設(shè)置小金庫, 也不得用白條子抵充貨幣資金。5、保證貨幣資金的安全性原則收入的現(xiàn)金,必須及時(shí)
41、送存銀行,當(dāng)天來不及存入銀行的現(xiàn)金,應(yīng)當(dāng)存 入保險(xiǎn)箱,金額較大,必須派人值勤。所有支票也必須存入保險(xiǎn)箱。對(duì) 于庫存現(xiàn)金,出納員應(yīng)每天盤點(diǎn),核對(duì)賬目,銀行存款必須在月末編制 銀行存款余額調(diào)節(jié)表,并查找未達(dá)賬的原因。6、貨幣資金管理實(shí)行“五不準(zhǔn)”的原則(1)不準(zhǔn)用轉(zhuǎn)賬支票套換現(xiàn)金。(2)不準(zhǔn)私自利用賬戶替其他單位和個(gè)人套取現(xiàn)金。(3)不準(zhǔn)將公司的現(xiàn)金按個(gè)人的儲(chǔ)蓄方式存款(公司特許的除外)。(4)不準(zhǔn)公司出納員以外的人員收付現(xiàn)金。(5)不準(zhǔn)保留賬外現(xiàn)金。第三條 貨幣資金收入業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制公司在貨幣資金收入業(yè)務(wù)方面,著重控制現(xiàn)金收入。無論現(xiàn)金收入或 銀行存款收入都可以用會(huì)計(jì)記錄對(duì)出納工作進(jìn)行控制、監(jiān)督
42、,控制程 序如下:1、發(fā)票、收據(jù)實(shí)行聯(lián)號(hào)控制,指定專人負(fù)責(zé)管理。出納員在領(lǐng)用收據(jù)時(shí),應(yīng)登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用號(hào)碼、領(lǐng)用人、批準(zhǔn)人簽字,用完之后必須進(jìn) 行收據(jù)銷賬處理。發(fā)票必需由主管會(huì)計(jì)中指定的專人開具, 主管會(huì)計(jì) 必須對(duì)用后的收據(jù)進(jìn)行檢查,檢查其號(hào)碼是否齊全,有無套空填寫, 有無涂改痕跡等。2、收款時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)(1)公司收到任何款項(xiàng)都必須出具收據(jù)(錢貨兩清時(shí),銷售發(fā)票可以替 代收據(jù))。(2)收款確認(rèn)無誤后,應(yīng)加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”和公司“財(cái) 務(wù)專用章”。(3)收據(jù)為一式三聯(lián):第一聯(lián)存根。第二聯(lián)交款人。第三聯(lián)財(cái)務(wù)記賬。開具時(shí)必須復(fù)寫,不得隨意更改和套空寫3、各種收入都應(yīng)由財(cái)務(wù)人員集中辦理,杜
43、絕業(yè)務(wù)部門或其他部門的人員 直接向客戶收取貨款,業(yè)務(wù)部和其他部門人員有責(zé)任協(xié)助財(cái)務(wù)人員收 取貨款。4、出納員每天根據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)收據(jù)等收款憑證進(jìn)行登記, 記完賬核對(duì)無誤后, 將收款憑證轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理。第四條 貨幣資金支出業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制1、貨幣資金的支出分采購材料款、費(fèi)用、資產(chǎn)、借款等其他方面的支出,所有貨幣資金的支出必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的審批程序。2、公司貨幣資金支出分現(xiàn)金支出、銀行存款支出?,F(xiàn)金支出范圍嚴(yán)格按照國家和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行, 超出現(xiàn)金支出范圍,必須開具支 票通過銀行劃轉(zhuǎn)。3、對(duì)商品采購款的支出,采購部門應(yīng)先報(bào)采購計(jì)劃,簽訂采購合同,按 規(guī)定程序?qū)徟?,方可到出納員處領(lǐng)款或報(bào)
44、銷,出納員對(duì)要支付的款 項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格審查,確認(rèn)無誤后,才可支付貨款。4、對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的支出,嚴(yán)格執(zhí)行公司的費(fèi)用報(bào)銷審批程序,出納員應(yīng)對(duì) 費(fèi)用審批手續(xù)、原始憑證各要件審核無誤后,方能支付款項(xiàng)。5、對(duì)于固定資產(chǎn)和低值易耗品的支出,必須按預(yù)算管理的要求進(jìn)行申購 審批,在取得完備的審批手續(xù)后,方能辦理付款。6、對(duì)于在建工程、長(zhǎng)期投資的支出,必須附有合同或協(xié)議書的復(fù)印件、 董事局的決議。必須有專人簽審,按規(guī)定的審批程序?qū)徟?、對(duì)于應(yīng)付賬款的控制,除必須報(bào)計(jì)劃審批外,在不影響商譽(yù)的情況下,盡量延遲付款,以利于公司資金周轉(zhuǎn)。對(duì)于個(gè)人借款的控制,嚴(yán)格 執(zhí)行其他應(yīng)收款的控制、報(bào)銷審批程序,月末按制度規(guī)定扣回欠款,
45、嚴(yán)禁挪用和占用公司資金。&出納員在支付款項(xiàng)時(shí),要求領(lǐng)款人必須簽名,再加蓋“現(xiàn)金付訖”或 “銀行付訖”章,并及時(shí)登記入賬,核對(duì)無誤后,將付款憑證轉(zhuǎn)交會(huì) 計(jì)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。9、對(duì)于不合法的付款憑證,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支付。第五條 貨幣資金的盤點(diǎn)與收支存報(bào)表制度1、出納員應(yīng)每天根據(jù)貨幣資金的收支情況,分別登記現(xiàn)金日記賬和銀行 存款日記賬,并結(jié)出余額。2、出納員每周應(yīng)編制現(xiàn)金結(jié)存及變動(dòng)周報(bào)和銀行存款余額及變動(dòng)周報(bào), 并與實(shí)際庫存、存款進(jìn)行核對(duì)。3、出納員每月應(yīng)編制現(xiàn)金結(jié)存及變動(dòng)月報(bào)和銀行存款余額及變動(dòng)月報(bào), 并分別與會(huì)計(jì)總賬進(jìn)行核對(duì)。4、主管會(huì)計(jì)每月對(duì)出納員的現(xiàn)金庫存進(jìn)行一次盤點(diǎn),并根據(jù)銀行對(duì)賬
46、單 與銀行明細(xì)賬進(jìn)行勾對(duì),發(fā)生差額應(yīng)查明原因,編制銀行存款余額調(diào) 節(jié)表。(七)應(yīng)收賬款管理制度在業(yè)務(wù)繼續(xù)的前提下,該手續(xù)每年必須重新辦理一次,然后將初審后的 資料送授信評(píng)估組審核。第一條賒銷信用額度“授信”控制1、若客戶不是即時(shí)付現(xiàn),而是采用信用賒購的銷售時(shí),業(yè)務(wù)員應(yīng)先查閱 該客戶的資料,過去是否有交易往來記錄,信用狀況怎樣,并將有關(guān) 資料報(bào)財(cái)務(wù)部。若為新客戶,則由業(yè)務(wù)部門填妥客戶資信調(diào)查表(包 括客戶登記卡、營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證、復(fù)印件、營業(yè)狀況、財(cái)務(wù)狀況、 信用保證及抵押情況等),送信用評(píng)估組進(jìn)行審核。2、信用評(píng)估組接到業(yè)務(wù)部門資料后,應(yīng)配合業(yè)務(wù)部門再調(diào)查落實(shí)客戶資 料,然后根據(jù)搜集的資料進(jìn)
47、行整理分析,擬訂客戶授信額度及上限, 最后報(bào)執(zhí)行總裁和總裁審批。3、若經(jīng)授信部門評(píng)估,認(rèn)為該客戶信用不佳,應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部聯(lián)系,討 論是否接受此訂單或合約。訂單或合約則必須呈報(bào)執(zhí)行總裁和總裁決 定是否要求付現(xiàn)或提供保證和抵押擔(dān)保。4、若接受擔(dān)保或保證條款時(shí),由業(yè)務(wù)部門跟蹤初審客戶設(shè)定擔(dān)保或保證 的各項(xiàng)手續(xù)(包括辦妥經(jīng)公證的抵押擔(dān)保書或保證書,并經(jīng)律師審核, 同時(shí)部門再審核,若獲通過則根據(jù)評(píng)估結(jié)果給予信用額度。若未通過 則由授信部門決定是否再增加擔(dān)保品或保證,或者要求款到付貨。5、客戶合約或訂單金額在信用額度以內(nèi),則簽約或接受此訂單,并按約 定條款發(fā)貨。對(duì)于未辦妥授信手續(xù)或超過授信總額的交易不得發(fā)
48、貨, 必須經(jīng)執(zhí)行總裁和總裁特批后方能發(fā)貨。6、簽訂合同或接受訂單時(shí),其金額不得超過授信額度,超過時(shí)必須由業(yè) 務(wù)部門重新提供客戶資料交由授信部門再審核其信用,決定是否增加 額度。額度的任何變更仍須經(jīng)由授信部門再次評(píng)估審定。7、與客戶簽約時(shí),若累計(jì)的應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)及未兌現(xiàn)的其他銀行票據(jù)(支票、匯票等)已超過原訂授信額度時(shí),應(yīng)停止發(fā)貨或超過額度 部分以現(xiàn)金、不可撤消信用證方式支付,或按本控制辦法第5和第6條的規(guī)定辦理。8部門在接獲退票通知,或得知某客戶已停業(yè)、財(cái)務(wù)危機(jī)等信息時(shí),應(yīng) 立刻調(diào)查核實(shí),并通知倉庫暫停發(fā)貨,待證實(shí)無此事或確有此事而危 機(jī)已解除后方能恢復(fù)正常發(fā)貨。9、在交易進(jìn)行中,授信部門
49、應(yīng)視情節(jié)需要,隨時(shí)機(jī)動(dòng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)可 能有問題的客戶進(jìn)行狀況調(diào)查,以決定擬米取的措施。第二條信用限額權(quán)責(zé)及實(shí)施辦法1、目的:深入了解客戶動(dòng)態(tài)及發(fā)展,以期用適當(dāng)?shù)纳唐?,以適當(dāng)?shù)臄?shù)量 和價(jià)格,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期做適當(dāng)?shù)匿N售,達(dá)到完全回收,確保賬款安全 為目的。2、方式:(1)每一交易客戶或新客戶均須完成信用調(diào)查表(附客戶通知函),并經(jīng) 核定或核準(zhǔn)信用限額后才準(zhǔn)銷售。(2)信用限額的核定均須按(客戶信用調(diào)查表)所列項(xiàng)目逐一詳細(xì)調(diào) 查及正確填寫,并經(jīng)有關(guān)人員核簽送業(yè)務(wù)部核準(zhǔn)才生效。(3)各項(xiàng)資料異動(dòng)應(yīng)及時(shí)修改,并作為調(diào)整(增加或減低)信用額度的 依據(jù)。但應(yīng)檢附最近六個(gè)月(分戶卡副本)憑核。(4)業(yè)務(wù)部經(jīng)理
50、及主辦信用人須按權(quán)責(zé)逐一詳細(xì)審核后才準(zhǔn)簽送。3、查表進(jìn)行落實(shí),正確填報(bào)及信用資料異動(dòng)的及時(shí)權(quán)責(zé):(1)職責(zé)業(yè)務(wù)代表應(yīng)對(duì)每一交易客戶的信用修正,并在權(quán)限及核定限額內(nèi)依 公司銷售政策合理出貨。業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)在核定權(quán)限內(nèi),對(duì)簽報(bào)信 用限額的客戶及重要客戶的動(dòng)態(tài)親自訪問,審核資料的正確性,對(duì) 超限銷售客戶及異常(賬款)客戶的對(duì)賬處理及建議。主辦信用人 負(fù)責(zé)信用調(diào)查表會(huì)計(jì)資料(銷售、賬款、票據(jù))的核簽,限額以上 客戶的財(cái)務(wù)狀況復(fù)查,分析異常(賬款)客戶資料的提供,定期與 客戶對(duì)賬,管制客戶的銷售控制,經(jīng)常主動(dòng)提供各項(xiàng)分析資料供銷 售決定參考。公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)信用限額內(nèi)合理銷售的控制及掌握地區(qū) 內(nèi)重要客戶動(dòng)態(tài)
51、,運(yùn)輸、售價(jià)與信用限額的關(guān)系,確定合理銷售數(shù) 量及確保貨款安全和票期的縮短。(2)核定權(quán)職 權(quán)責(zé) 、總經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)主辦信用業(yè)務(wù)經(jīng) 理業(yè)務(wù)代表核定權(quán)限50萬以上50萬以下20萬以上10萬以下5萬以下超限核準(zhǔn) 權(quán)(各級(jí) 核權(quán)限內(nèi)不限定30%Z 下交易資料 的提供和20%Z 下無之信用限 額為限)建議注:凡超限銷售者,須檢附六個(gè)月的客戶分戶卡憑核,經(jīng)各級(jí)核準(zhǔn)權(quán)者簽準(zhǔn)后才可 出貨。(3)計(jì)算方式A. 信用限額應(yīng)大于(等于)應(yīng)收票據(jù)加應(yīng)收賬款加本期銷售額才準(zhǔn)出貨B. 超限銷售在各級(jí)核定權(quán)限內(nèi)的信用限額核準(zhǔn)權(quán)范圍內(nèi),合理正常銷售 額可進(jìn)行核發(fā)。C. 管制客戶由各級(jí)信用限核定權(quán)人核定,并按管制條件實(shí)施。(4
52、)權(quán)責(zé)區(qū)分A.各級(jí)最終核定(準(zhǔn))者,須對(duì)核定資料的正確性負(fù)責(zé)。職務(wù)負(fù) 責(zé) 事 項(xiàng)業(yè)務(wù)代表信用調(diào)查表所有應(yīng)填載資料,負(fù)責(zé)填載齊全及正確性,如 沒有或無法查出,應(yīng)寫“無”,絕不可空白。業(yè)務(wù)經(jīng)理核定信用限額的正確性,異??蛻籼幚恚薜暮税l(fā)。主辦信用交易記錄、復(fù)查報(bào)告(須信用復(fù)查部分)管制法、異常賬 款資料提供。主管副總核定權(quán)限的正確性,超限的核發(fā)。B.客戶賬款發(fā)生風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致回收困難之嫌時(shí),應(yīng)依倒賬呈報(bào)程序時(shí)限及應(yīng)注意事項(xiàng)于期限內(nèi)(業(yè)務(wù)代表三天內(nèi),業(yè)務(wù)經(jīng)理、主辦信用四天內(nèi)) 自發(fā)生倒賬之日起七天內(nèi)填寫倒賬報(bào)告單,附分戶卡副本,信用調(diào)查 表報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。C.信用限額范圍內(nèi)或超限經(jīng)核發(fā)合理正常銷售者,
53、 發(fā)生倒賬時(shí)處置適宜, 遵守時(shí)效,視情節(jié)減輕或免予處分,催討有功者,另予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。若 信用資料呈報(bào)或調(diào)查不實(shí),致公司蒙受損失,各級(jí)失職人員另視情節(jié) 核定賠償。D. 不合理銷售或未經(jīng)核準(zhǔn)(如業(yè)務(wù)經(jīng)理超越權(quán)限)自行銷售致發(fā)生倒賬 時(shí),須負(fù)全額賠償責(zé)任,若處置適宜催討努力有實(shí)績(jī)可循,使公司減 少損失,可減輕處分。E. 未呈報(bào)客戶信用調(diào)查表及超限未經(jīng)核準(zhǔn),自行銷售部分以無限額論, 須負(fù)全額賠償責(zé)任。所有倒賬案發(fā)生時(shí)各級(jí)人員應(yīng)即時(shí)檢討。F. 倒賬發(fā)生時(shí),應(yīng)視其動(dòng)機(jī)、處置、催討、時(shí)效、成果及到任時(shí)間另酌 情獎(jiǎng)懲。G. 離職或路線移交除業(yè)已發(fā)生之倒賬外,原經(jīng)手人的應(yīng)收票據(jù)及超限部 分,仍負(fù)連帶賠償及催討責(zé)任
54、,應(yīng)收賬款及移交中所達(dá)成之銷售(合 理正?;蚪?jīng)簽發(fā)者)由接交人負(fù)全部責(zé)任。注:本辦法如有未盡事宜,將另行補(bǔ)充或修正。 第三條 開發(fā)票業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制1、必須在確認(rèn)銷售收入的同時(shí)開出發(fā)票。開立發(fā)票必須符合稅務(wù)局發(fā)票 管理的有關(guān)規(guī)定,增值稅發(fā)票必須實(shí)行三專(專人領(lǐng)退、專人開票、 專人保管)。2、發(fā)票必須依據(jù)發(fā)貨單填開,開出發(fā)票的內(nèi)容必須與發(fā)貨內(nèi)容相符合, 并將發(fā)票號(hào)碼記在發(fā)貨單上。3、發(fā)票上的價(jià)格必須以合同簽訂的價(jià)格或核準(zhǔn)的價(jià)目表為依據(jù)。所有發(fā) 票應(yīng)定期加出合計(jì)金額,并與應(yīng)收賬款、銷貨合計(jì)數(shù)進(jìn)行核對(duì)。4、已開出并已記賬的發(fā)票原則上不得作廢,確須作廢的發(fā)票必須在收回 原發(fā)票時(shí)填寫發(fā)票作廢申請(qǐng),并由客戶
55、簽章,作廢的理由僅限于下列 情況:(1)發(fā)票內(nèi)容開錯(cuò)。(2)發(fā)票所載數(shù)量與客戶簽收數(shù)量不符且超過合同規(guī)定的差異比例。(3)因故退貨且我方還未記賬。(4)符合國稅部門規(guī)定的其他情況。5、原發(fā)票取回,若為當(dāng)月開出發(fā)票,則直接訂于存根聯(lián)上加蓋作廢印章才 可開出新發(fā)票。并于原出庫單存根和作廢發(fā)票上注明重新開立的發(fā)票 號(hào)碼。6、若為已申報(bào)增值稅的發(fā)票,或原開立發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)因故不能 收回時(shí),應(yīng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)妥善處理稅務(wù)事項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在原發(fā)票 聯(lián)和抵扣聯(lián)收到后,才將發(fā)票作廢并重新開立正確的發(fā)票,同時(shí)將有 關(guān)單據(jù)予以另卷保存,以便檢查核對(duì)作廢原因。第四條 應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制1、應(yīng)收賬款是由于賒銷而向購買方提供的付款信用,因此要嚴(yán)格按賒銷 信用額度授信控制制度的規(guī)定執(zhí)行。2、財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)發(fā)貨單會(huì)計(jì)聯(lián)、銷售發(fā)票經(jīng)復(fù)核核準(zhǔn)后編制記賬憑證, 并過入客戶相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬。發(fā)貨單經(jīng)客戶簽收后交由財(cái)務(wù)人 員按時(shí)收款。3、應(yīng)收賬款明細(xì)賬余額應(yīng)與客戶未付已簽收的發(fā)
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