寫作指導(dǎo)：展會(huì)策劃書的寫作(模板)

1、展會(huì)策劃書的寫作（模板）展會(huì)策劃書的寫作第一部分會(huì)展預(yù)備階段的文案第一節(jié)會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介一、會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念：會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收 集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開幕前的預(yù) 先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。二、會(huì)展預(yù)備階段的文案種類：一般來說，會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書、 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說明書、展會(huì)招展方案、展會(huì)招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃、觀眾邀請(qǐng)函、參展合同、展出 工作方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案 等。第二節(jié)會(huì)展預(yù)備階段的文案寫作一、展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作（一）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的概念：所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃

2、，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將 舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基 本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括:展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī) 模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃.現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等展會(huì)立項(xiàng)策劃書是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的 一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和 總結(jié)。（二）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)： 一般地，展會(huì)立項(xiàng)策劃書主要包括以下內(nèi)容：1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè) 和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān) 展會(huì)的情況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)

3、的分析等。2、提出展會(huì)的基本框架：包括展會(huì)的名稱和舉辦地點(diǎn)、 辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì)規(guī) 模和展會(huì)定位等。3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。4、展會(huì)工作人員分工計(jì)劃。5、展會(huì)招展計(jì)劃6、展會(huì)招商計(jì)劃。7、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。8、展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃。9、展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃。10、展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。11、展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃12、展會(huì)結(jié)算計(jì)劃。（三）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作要求：1. 展會(huì)名稱展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分、限 定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第 93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”， 如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“交易會(huì)”， 限定部分是“中國(guó)”和“第

4、 93屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商 品”。下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說明：基本部分：用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞 有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等。限定部分：用來說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì) 的性質(zhì)。展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表 示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆 大連國(guó)際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品 展覽會(huì)等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見， 它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用“年” 來表示。展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三 屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“大連”。展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主

5、要有“國(guó)際”、“世 界”、“全國(guó)”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際”表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的 展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中 的某一個(gè)產(chǎn)品大類。2、展會(huì)地點(diǎn)策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是 展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè) 國(guó)家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展 覽題材和展會(huì)定位而定。另外，在具體選

6、擇展館時(shí)，還要綜 合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自 己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。3、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事 宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門 和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的 辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種： 主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、 支持單位等。主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展 單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理， 并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管

7、理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作 的辦展單位。支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、 操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作 用的辦展單位。4、辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三 個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會(huì) 的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放的日期。展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會(huì) 具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如“世博會(huì)”的 展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào) 易展來說，展期一般是 3-5天為宜。5、展品范圍展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì) 和其他

8、多種因素來確定。根據(jù)展會(huì)的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn) 業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博 覽會(huì)”和“交易會(huì)”的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì)”的展 品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國(guó)“法蘭克 福國(guó)際汽車展覽會(huì)”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只 有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。6、辦展頻率辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次， 或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦 一次的展會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)量的 80%, 年舉辦兩次 和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越 來越少了。辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我 們知道，幾乎每

9、個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生 命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng) 期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩 個(gè)時(shí)期。7、展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的展覽面積是 多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有 多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè) 和規(guī)劃。在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。&展會(huì)定位通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾 本展會(huì)“是什么”和“有什么”，具體地說，展會(huì)定位就是 辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和 發(fā)展展會(huì)的差

10、異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè) 和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等。9. 展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。 展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià) 格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則， 即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。 展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì) 預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合 適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參

11、加展會(huì)十分重要。10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。 人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措 施和辦法。招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策 略、措施和辦法。宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象，并 同時(shí)為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的。11、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展、招商、宣傳推 廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦 過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展

12、會(huì)成功舉 辦。展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃安排得好，展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能 有條不紊地進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理 的各種計(jì)劃安排，它一般包括展會(huì)開幕計(jì)劃、展會(huì)展場(chǎng)管理 計(jì)劃、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等。 現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好， 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序，展會(huì)秩序良好。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各 種相關(guān)活動(dòng)作出的計(jì)劃安排。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最 常見的有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和各種表演等，它們是展會(huì)的 有益補(bǔ)充。二、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作（一）展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的概念完成了展會(huì)立項(xiàng)策劃書，并不意味著該立項(xiàng)的展會(huì) 就可以舉辦了。項(xiàng)目立項(xiàng)只是對(duì)舉辦什么題材

13、的展會(huì)和如何 舉辦該展會(huì)提出了一個(gè)初步的意見，制定了一套初步的方 案，至于該展會(huì)是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行， 還需要對(duì)該展會(huì)項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析?？尚行苑治龅?結(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該 展會(huì)的最終依據(jù)。展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告就是在對(duì)展會(huì)立項(xiàng)進(jìn) 行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào)告。展會(huì)立項(xiàng)可行性分 析是展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù)。展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃主要是在 掌握各種信息的基礎(chǔ)上，初步提出計(jì)劃舉辦的展會(huì)“是什么 樣的”；展會(huì)立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信息的基 礎(chǔ)上，深入分析舉辦展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的“那樣的展會(huì)”是 否可行，為最后是否舉辦該展會(huì)提供科學(xué)的決

14、策依據(jù)。如果展會(huì)立項(xiàng)策劃通過可行性分析，證明計(jì)劃舉辦展會(huì) 的市場(chǎng)條件具備，項(xiàng)目具有生命力，各種執(zhí)行方案策劃合理， 項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上可行，風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會(huì)效益，就可以 通過該展會(huì)立項(xiàng)策劃，決策舉辦該展會(huì)了。（二）展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告要對(duì)展會(huì)立項(xiàng)是可行 還是不可行作出系統(tǒng)的評(píng)估和說明，并為最終完善該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此， 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1、市場(chǎng)環(huán)境分析（1）宏觀市場(chǎng)環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù) 環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會(huì)文化環(huán)境等。（2）微觀市場(chǎng)環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客

15、戶、競(jìng)爭(zhēng)者、營(yíng)銷中介、服務(wù)商、社會(huì)公眾等。（3）市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià)：SWO分析法，即內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、內(nèi)部 劣勢(shì)、外部機(jī)會(huì)、外部威脅分析。2、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析（1）項(xiàng)目發(fā)展空間：即分析舉辦該展會(huì)所依托的產(chǎn)業(yè) 空間、市場(chǎng)空間、地域空間、政策空間等是否具備。（2）項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力：包括展會(huì)定位的號(hào)召力、辦展機(jī)構(gòu) 的品牌影響力、 參展商和觀眾的構(gòu)成、展會(huì)價(jià)格、展會(huì)服 務(wù)等。（3）辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析3、展會(huì)執(zhí)行方案分析1）對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估，具體包括：（1）展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、展會(huì)定位之間是否有 沖突。（2）辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。（3）展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范

16、圍所在產(chǎn)業(yè) 的展會(huì)。（4）在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定 位的展會(huì)。（5）展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此 規(guī)模和定位的展會(huì)。（6）辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。（7）展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突。2）招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估（1）招展計(jì)劃評(píng)估（2）招商計(jì)劃評(píng)估（3）宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估3、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析（1）價(jià)格定位（2）成本預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括：1）展覽場(chǎng)地費(fèi)用。即租用展覽場(chǎng)館以及由此而產(chǎn)生的各 種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場(chǎng)地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位 特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展 位搭裝加班費(fèi)等。2）展會(huì)宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會(huì)資料設(shè)計(jì)和 印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用等。3）招展和招商的費(fèi)用。4）相關(guān)括動(dòng)的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)展會(huì)開幕式、嘉賓接待、酒會(huì)、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置、禮品、請(qǐng)展會(huì)臨時(shí)工 作人員的費(fèi)用等。5）辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。6）稅收7）其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用（3）收入預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括：1）展位費(fèi)收入2）門票收入3）廣告和企業(yè)贊助收入4）其他相關(guān)收入（4）盈虧平衡分析（5）現(xiàn)金流量分析1）凈