檔案信息化建設講座

1、檔案信息化建設講座一、 檔案信息化概述隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。中共中央關于制定國民經濟和社會發(fā)展第十個五年計劃的建議中提出：大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設全局的戰(zhàn)略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。信息技術及信息產業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。加強檔案信息化建設，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是發(fā)展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路，是為廣大人民群眾服務的重要舉措，對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的

2、現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。檔案信息化建設，是指在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網絡化、社會化。 檔案信息化建設，是一項關系檔案事業(yè)發(fā)展全面的戰(zhàn)略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網絡安全的原則。三項基本原則是我們進行檔案信息建設過程中要堅持的重要指導思想。 二、檔案信息化建設的主要內容和任務（一）檔案信息化建設的主要內容檔案信息化建設主要包括

3、：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。1、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。2、基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的

4、管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設的效益和檔案信息服務的效果。4、檔案信息化資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計

5、算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。（二）檔案信息化建設的主要任務 1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行。 2、以檔案部門的內網、外網，黨政機關專網的建設為重點，加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設。3、以檔案信息管理系統(tǒng)（如深圳市檔案局和深圳世紀科怡公司共同研制的“世紀科怡檔案管理系統(tǒng)”、清華紫光、珠海泰坦等電子文件/檔案管理軟件）的推廣應用為基礎，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”的研制為重點，加強檔案管理應用系統(tǒng)的建設。4、以館藏檔案的數(shù)字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。5、以檔案

6、專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。三、檔案信息化的標準規(guī)范建設檔案信息化的標準規(guī)范建設包括管理性、業(yè)務性和技術性規(guī)范三個方面的內容。（一）管理性標準規(guī)范管理性標準規(guī)范是對電子文件/檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。目前，國務院及有關部門頒布了一系列計算機安全的法規(guī)與標準，如：中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例，計算機信息網絡國際聯(lián)網安全保護管理辦法，計算機病毒防治的辦法等。（二）業(yè)務性標準規(guī)

7、范 業(yè)務性標準規(guī)范是對電子文件/檔案業(yè)務處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術語標準及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準。國家已頒發(fā)的標準CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范。國家標準電子文件歸檔及管理規(guī)范和地方標準深圳市電子文件歸檔及管理辦法，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。目前，國家檔案局委托深圳市檔案局正在制定電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則。正在制定的標準還有：檔案數(shù)字資源加工規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標準、電子文件檔案著錄規(guī)則、電子文件保管期限表、電子文件檔

8、案鑒定標準等。 （三）技術性標準規(guī)范技術標準規(guī)范包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準等。其中有些技術標準是電子信息管理的共用標準，如信息交換用七位編碼字符集、信息交換用漢字編碼字符集等。目前正在制定的標準有：檔案信息應用系統(tǒng)技術標準、檔案信息數(shù)據(jù)存儲、壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、數(shù)字水印標準、電子文件/檔案存儲格式與載體規(guī)范、照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范、錄音與檔案化技術規(guī)范等等。 四、檔案信息化的基礎設施建設檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設等。 （一）網絡環(huán)境建設。根據(jù)三種不同的服務對

9、象和范圍，網絡環(huán)境建設分為三個層次：內網、與政府連接的政務網、與互聯(lián)網連接的公眾網，并實行三網物理隔離，形成三個相互獨立的網絡。1、支持內部服務的館內網 (簡稱內網)。 內網服務中心主要負責以下工作：（1）將采集和預處理系統(tǒng)產生的數(shù)據(jù)進行加工組織和存儲；（2）向內部用戶發(fā)布信息，并提供檢索、演示等服務；（3）支持內部日常辦公；（4）向政府網和公共網提供需要的數(shù)據(jù)；（5）進行網絡、數(shù)據(jù)和用戶的管理與維護； 2、支持政府部門服務的政府專網(簡稱政務網) 。以政府部門為服務對象的專用服務網。政務網服務中心負以下工作：（1）采集信息并送到采集與預處理系統(tǒng)；（2）向政府專網用戶提供信息服務；（3）進行網

10、絡、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護； 3、支持大眾服務的公眾網(簡稱外網)。 以社會大眾為服務對象的通用服務。通過該網絡向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實場景等特殊服務。 外網服務中心負責以下工作：（1）采集信息并送到采集與預處理系統(tǒng)；（2）向Internet用戶提供信息服務；（3）進行網絡、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護； （二）硬件基礎設施建設檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設和運行。根據(jù)功能需要，必須建設大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服

11、務器、便于擴充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關系統(tǒng)等?；A硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、案數(shù)字化加工設備以及其它支撐設備等。（三）系統(tǒng)軟件建設 計算機運行所需的各種程序及有關文字資料統(tǒng)稱為軟件。計算機軟件分為系統(tǒng) 軟件和應用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括：計算機的監(jiān)控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲和安全管理系統(tǒng)、以及操作系統(tǒng)。

12、計算機操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它獨立于計算機，是控制和組織計算機活動的一組程序，是用戶和管理機器的接口，是整個系統(tǒng)運行的基礎。目前世界上流行的操作系統(tǒng)有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。應用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應用問題的程序。如：人事管理軟件、財會管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。 五、檔案信息化的應用系統(tǒng)建設檔案信息化的應用系統(tǒng)建設包括兩個層面的應用系統(tǒng)：一是數(shù)字檔案館的應用系統(tǒng)；二是現(xiàn)有檔案館、檔案室的業(yè)務管理應用系統(tǒng)。（一）數(shù)字檔案館的應用系統(tǒng)。這是一個可擴展的網絡應用系統(tǒng)。其功能應能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工、

13、數(shù)字檔案的信息采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字管理全過程，具有可擴展和實用的特性。目前深圳數(shù)字檔案館的這一應用系統(tǒng)已基本建成，正在進一步完善之中。（二）現(xiàn)有檔案館室的應用系統(tǒng)。在深圳市機關企事業(yè)系統(tǒng)廣泛使用的檔案信息管理系統(tǒng)是由深圳市檔案局組織研制的“世紀科怡檔案管理系統(tǒng)”。該檔案管理系統(tǒng)共有文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉交接收、編研、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)維護等12個功能模塊，具有“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的特點，軟件評測達到國家軟件行業(yè)測評8A級。 1、“文件管理”功能模塊有3個子系統(tǒng)：文件登記、文件歸檔、報表打印。實現(xiàn)了收文、發(fā)文、登記管理、文

14、件自動歸檔和打印功能。2、“檔案管理”功能模塊有4個子系統(tǒng)：檔案錄入、歸檔、檔案調整、制作目錄。實現(xiàn)了檔案錄入、歸檔處理和目錄打印功能。 3、“資料管理”功能模塊有2個子系統(tǒng)：資料登記、報表打印。4、“檢索”功能模塊有3個子系統(tǒng)：文件檢索、檔案檢索和資料檢索。5、“利用”功能模塊有“利用人管理”、“登記”、“查詢”、“歸還”、“統(tǒng)計”5個子系統(tǒng)。能做到管理人性化，智能化。6、“保管”功能模塊主要記錄庫房溫濕度和存放位置索引。7、“鑒定”功能模塊實現(xiàn)了檔案鑒定和銷毀清冊電腦化管理。 8、“統(tǒng)計”功能模塊實現(xiàn)了“基本情況年報”和“報表統(tǒng)計”的填報和打印功能。9、“數(shù)據(jù)管理”功能模塊實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)導入

15、”、“數(shù)據(jù)導出”、“備份與恢復”的功能。10、“移交接收”功能模塊實現(xiàn)了檔案室和檔案館之間移交和接收檔案的“館室銜接”功能。11、 “系統(tǒng)維護”功能模塊包括：全宗管理、實體分類、輔助字典、檔號格式、用戶管理、日志檢查等6個子系統(tǒng)，可完成系統(tǒng)中“全宗”、“實體分類”、“檔號格式”、用戶名、密碼和權限的設置。12、 “編研”功能模塊可以完成“組織沿革”， “大事記”，“人事任免”，“重要文獻匯編”等常用的編研工作。六、 檔案信息化資源建設檔案信息資源建設是檔案信息化管理中最基本也是最重要的建設任務，包括數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構成形式和來源兩個方面。 （一）數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構成形式主要有：文本文件、圖形文件、

16、圖像文件、影像文件、聲音文件及其它文件。1、文本文件（Text）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件，存儲內容由ASC標準代碼的GB18030標準漢字代碼構成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制。2、圖形文件（Graphic）。根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應力、強度等用圖標表示的圖形等等。計算機輔助設計（CAD）或繪圖中產生的文件，如設計模型、圖紙、圖畫等即為圖形文件。3、圖像文件（Image）。使用數(shù)字設備采集或制作的畫面，如用

17、掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。紙質文件、縮微膠片均可經過掃描轉換成數(shù)字圖像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。4、影像文件（Video）。使用視頻捕獲設備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設備可將模擬影像轉換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標準，播放時需要使用相關的設備和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。5、聲音文件（Audio）。用音頻設備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音頻設備錄入并轉換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率是單位時

18、間內的采樣次數(shù)，采樣頻率和速率越高，音質越好，文件所占存儲空間就越大。聲音文件播放時需要使用相關設備和程序。6、其他文件。如命令文件，亦稱計算機程序（Program）。是指為處理各種事務，用計算機語言編寫的程序，是一種計算機軟件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過相應的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經過連接程序才能執(zhí)行。 數(shù)字信息數(shù)據(jù)的來源和采集范圍 1、現(xiàn)有檔案館（室）藏各種檔案的數(shù)字化。通過多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、網絡技術等手段，將現(xiàn)存各種載體檔案進行數(shù)字化處理，并整合到相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫中。整個數(shù)字化應用系統(tǒng)包括：掃描輸入、糾錯檢查、索引錄入、數(shù)據(jù)存儲、光盤輸出等主要環(huán)節(jié)。2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種方式：一是網絡在線移交接收，即將需移交的電子文件檔案通過網絡直接傳輸?shù)綑n案館（室），或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔