私募份額登記管理制度

1、XX資產(chǎn)管理有限公司份額登記管理制度 XX資產(chǎn)管理有限公司份額登記管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”或“本公司”）旗下管理基金的份額登記、防范份額登記過(guò)程中的操作風(fēng)險(xiǎn)，提高份額登記工作的準(zhǔn)確性和工作效率。根據(jù)中華人民共和國(guó)證券投資基金法、私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。第二條 本辦法適用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的所有基金。第三條 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，公司可以委托基金服務(wù)機(jī)構(gòu)代為辦理公司產(chǎn)品的份額登記事項(xiàng)，但相關(guān)責(zé)任不因委托而免除。委托其他基金份額登記機(jī)構(gòu)辦理份額登記業(yè)務(wù)時(shí)，

2、應(yīng)對(duì)基金份額登記機(jī)構(gòu)的行為進(jìn)行必要的監(jiān)督；第四條 （公司XX部門）應(yīng)在基金合同中訂明份額登記事宜,包括不限于辦理基金份額的申購(gòu)、贖回業(yè)務(wù)的時(shí)間等。第五條 公司份額登記部門或外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保存登記數(shù)據(jù)，并將基金份額持有人名稱、身份信息及基金份額明細(xì)等數(shù)據(jù)備份至國(guó)務(wù)院證券監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)認(rèn)定的機(jī)構(gòu)。其保存期限自基金賬戶銷戶之日起不得少于二十年。第六條 公司份額登記部門或外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保證登記數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱匿、偽造、篡改或者毀損。第七條 公司份額登記部門或外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)通過(guò)基金中央數(shù)據(jù)交換平臺(tái)交換基金份額（權(quán)益）、合同等基金銷售信息及相關(guān)變更信息。辦理私募投資基金份額登記業(yè)務(wù)的機(jī)

3、構(gòu)應(yīng)將基金份額（權(quán)益）數(shù)據(jù)集中登記至中國(guó)結(jié)算。第二章 崗位設(shè)置與職責(zé)第八條 份額登記崗位是運(yùn)營(yíng)管理部的下設(shè)崗位，具體負(fù)責(zé)投資組合份額登記的運(yùn)行管理工作。份額登記崗位根據(jù)業(yè)務(wù)需要，分別設(shè)立份額登記業(yè)務(wù)主管崗和份額登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗。第九條 份額登記業(yè)務(wù)主管的崗位職責(zé)如下：（一）處理、協(xié)調(diào)與管理份額登記運(yùn)行業(yè)務(wù)，對(duì)份額登記各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（二）對(duì)份額登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位實(shí)施業(yè)務(wù)操作授權(quán)；（三）負(fù)責(zé)對(duì)份額登記系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和日常業(yè)務(wù)處理進(jìn)行復(fù)核，確保交易重要數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；復(fù)核份額登記業(yè)務(wù)有關(guān)報(bào)表；（四）通過(guò)日志查詢等方式全程參與整個(gè)份額登記業(yè)務(wù)工作流程，并對(duì)份額登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員日常操作行為進(jìn)行監(jiān)督

4、，防范份額登記業(yè)務(wù)差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)；（五）對(duì)份額登記系統(tǒng)運(yùn)算結(jié)果進(jìn)行抽樣復(fù)核運(yùn)算，如有差錯(cuò)及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況修改系統(tǒng)參數(shù)和運(yùn)算結(jié)果，并將此事記錄在案，以備查詢；（六）依據(jù)審計(jì)等業(yè)務(wù)要求，提供投資人名冊(cè)、投資組合交易等相關(guān)信息資料；（七）負(fù)責(zé)制定份額登記管理制度，規(guī)范登記結(jié)算行為，防范風(fēng)險(xiǎn)；（八）決定異常業(yè)務(wù)處理方式和程序，授予業(yè)務(wù)操作人員權(quán)限；（九）負(fù)責(zé)份額登記結(jié)算業(yè)務(wù)用章的保管使用工作；（十）每日編寫業(yè)務(wù)工作日志；（十一）完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。第十條 份額登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位職責(zé)如下：（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行份額登記有關(guān)管理法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定；（二）負(fù)責(zé)份額登記系統(tǒng)的日常維護(hù)和參數(shù)設(shè)

5、置；（三）負(fù)責(zé)份額登記業(yè)務(wù)日常操作，包括數(shù)據(jù)的傳輸和接收、投資組合凈值日常維護(hù)、賬戶類和交易類業(yè)務(wù)的處理等；（四）根據(jù)主管指令處理異常業(yè)務(wù)，執(zhí)行危機(jī)應(yīng)急方案；（五）每日編寫份額登記業(yè)務(wù)工作日志，定期將業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)管理文檔、工作日志等相關(guān)資料，分類整理、裝訂成冊(cè)并妥善保管。第十一條 份額登記工作崗位的設(shè)置可依照業(yè)務(wù)變化情況以及管理需要適時(shí)調(diào)整。第十二條 份額登記工作崗位應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃輪換，以便于份額登記工作人員能全面熟悉各項(xiàng)工作，同時(shí)了解份額登記工作的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防范的重點(diǎn)。第三章 工作程序與規(guī)范第十三條 每年根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理的要求，份額登記業(yè)務(wù)主管需提出相應(yīng)工作計(jì)劃，包括管理計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、制

6、度建設(shè)計(jì)劃等等，并將這些計(jì)劃報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。第十四條 份額登記業(yè)務(wù)人員在工作中必須遵守職業(yè)道德，樹(shù)立良好的職業(yè)品質(zhì)，忠于本職工作，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)定和操作流程。第十五條 在份額登記運(yùn)作過(guò)程中嚴(yán)格遵守操作授權(quán)管理制度：第十六條 份額登記運(yùn)作中的各類原始數(shù)據(jù)以及交易數(shù)據(jù)的清算結(jié)果，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的復(fù)核程序，只有經(jīng)過(guò)復(fù)核后的數(shù)據(jù)信息才能對(duì)外傳遞。第十七條 對(duì)交易資料進(jìn)行審核、查閱和記錄管理：第十八條 建立份額登記工作日志記錄管理與報(bào)告制度：第十九條 對(duì)份額登記各崗位的系統(tǒng)操作進(jìn)行密碼管理，操作員定期更換操作密碼。第二十條 份額登記業(yè)務(wù)主管對(duì)份額登記工作的有效性、合規(guī)性進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督；監(jiān)察稽核部定期、

7、不定期對(duì)份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)作情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。第二十一條 份額登記業(yè)務(wù)主管通過(guò)日志查詢等方式，全方位監(jiān)控份額登記系統(tǒng)的整個(gè)運(yùn)作情況，定期與相關(guān)系統(tǒng)核對(duì)數(shù)據(jù)，檢查特殊處理是否嚴(yán)格按指令執(zhí)行，檢查匯總報(bào)表的勾稽關(guān)系是否準(zhǔn)確；同時(shí)不斷總結(jié)份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（包括公司內(nèi)和公司外），提出完善份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行管理的建議。第二十二條 公司監(jiān)察稽核部依據(jù)相關(guān)制度對(duì)份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)、檢查和評(píng)價(jià)各項(xiàng)工作制度、工作流程和崗位設(shè)置的有效性和合理性。通過(guò)內(nèi)部審計(jì)，發(fā)揮再監(jiān)督作用，完善內(nèi)部控制制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，堵塞漏洞，有效防止各類風(fēng)險(xiǎn)。第二十三條 份額登記系統(tǒng)與銷售機(jī)構(gòu)、管理人其他系統(tǒng)之間建

8、立數(shù)據(jù)對(duì)賬機(jī)制，通過(guò)技術(shù)和管理兩方面來(lái)確保數(shù)據(jù)的正確與安全。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，恢復(fù)清算前備份重新處理。第二十四條 公司份額登記業(yè)務(wù)依照法律法規(guī)接受證券監(jiān)管機(jī)關(guān)、投資組合份額持有人大會(huì)、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位的監(jiān)督。第二十五條 對(duì)于份額登記人依照基金合同等相關(guān)協(xié)議收取的相應(yīng)收入，應(yīng)接受審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督。第二十六條 份額登記工作人員的考核遵照公司相關(guān)規(guī)定辦理，考核成績(jī)將作為份額登記工作人員聘用、晉級(jí)、表彰的主要依據(jù)。第二十七條 公司份額登記業(yè)務(wù)人員調(diào)動(dòng)和辭職時(shí)，須將本人所經(jīng)管的份額登記工作全部移交，并由份額登記業(yè)務(wù)主管提交注銷其權(quán)限和密碼的申請(qǐng)，沒(méi)有辦理交接手續(xù)前，不得擅自離職。份額登記業(yè)務(wù)人員

9、離職交接手續(xù)須在有關(guān)人員監(jiān)督之下進(jìn)行。第二十八條 份額登記業(yè)務(wù)人員離職后須對(duì)離職移交的資料、文件、磁盤等有關(guān)資料的合法性、真實(shí)性承擔(dān)法律責(zé)任。第四章 行政管理第二十九條 份額登記業(yè)務(wù)印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本規(guī)定。本印章由運(yùn)營(yíng)管理部指定專人保管。第三十條 本印章使用范圍僅限于上海東方證券資產(chǎn)管理有限公司份額登記業(yè)務(wù)，具體用印事項(xiàng)包括：第三十一條 本印章管理人員在用印時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度認(rèn)真核對(duì)用印內(nèi)容和審批記錄是否相符。防止只看簽字、不看用印內(nèi)容盲目蓋印；嚴(yán)禁在空白憑證、便條或介紹信上加蓋印章。第三十二條 印章管理人員不得擅自委托他人代為保管和加蓋印章。如因故離崗，應(yīng)指定代保管

10、人，并辦理移交登記手續(xù)。第三十三條 份額登記信息資料是指持有人名冊(cè)、投資組合交易資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等相關(guān)資料，它是投資組合交易和份額登記運(yùn)作的重要?dú)v史資料和證據(jù)。份額登記工作人員必須遵守相關(guān)規(guī)定，建立健全份額登記相關(guān)資料的立卷、歸檔和保管措施。第三十四條 份額登記崗位人員應(yīng)及時(shí)維護(hù)更新投資人的信息，嚴(yán)格遵循投資人信息保密的原則，防范投資人資料被不當(dāng)運(yùn)用。第三十五條 份額登記工作信息資料以紙質(zhì)書面數(shù)據(jù)和磁性介質(zhì)或光盤等形式存儲(chǔ)，保存期限20年以上。第五章 委托外包模式主要職責(zé)第三十六條 公司采取份額登記委托外包模式的，份額登記部門應(yīng)督促外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)履行如下職責(zé)，并在外包協(xié)議條款中予以明確： （一）

11、負(fù)責(zé)投資人基金賬戶的開(kāi)戶登記和日常管理； （二）負(fù)責(zé)代銷和直銷渠道交易申請(qǐng)數(shù)據(jù)的收發(fā)和備份； （三）負(fù)責(zé)基金交易數(shù)據(jù)確認(rèn)，包括確認(rèn)份額、確認(rèn)金額和費(fèi)用的計(jì)算； （四）負(fù)責(zé)基金份額的登記與管理； （五）負(fù)責(zé)基金分紅、利息劃付等權(quán)益分配處理； （六）負(fù)責(zé)非日常交易申請(qǐng)（強(qiáng)增強(qiáng)減、強(qiáng)制贖回等）數(shù)據(jù)的確認(rèn)計(jì)算； （七）提供基金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表，進(jìn)行手續(xù)費(fèi)計(jì)算統(tǒng)計(jì)； （八）編制相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表和其他業(yè)務(wù)報(bào)表及業(yè)務(wù)分析報(bào)告； （九）負(fù)責(zé)份額登記基本信息的日常維護(hù)和重要參數(shù)的設(shè)置； （十）負(fù)責(zé)新基金發(fā)行時(shí)TA參數(shù)表的制作。 （十一）其他相關(guān)工作第三十七條 公司采取份額登記委托外包模式的，公司份額登記部門應(yīng)履行如下

12、職責(zé)： （一）負(fù)責(zé)復(fù)核外包委托機(jī)構(gòu)提供的交易確認(rèn)數(shù)據(jù)和基金行情的準(zhǔn)確性； （二）負(fù)責(zé)維護(hù)與代銷及直銷渠道的聯(lián)系和信息溝通； （三）負(fù)責(zé)復(fù)核外包委托機(jī)構(gòu)新發(fā)契約型基金參數(shù)設(shè)置，保證新發(fā)契約型基金上線銷售順利； （四）負(fù)責(zé)通知將基金狀態(tài)變化（申購(gòu)、贖回等）及時(shí)通知外包TA進(jìn)行參數(shù)設(shè)置； （五）負(fù)責(zé)通知外包委托機(jī)構(gòu)進(jìn)行契約型基金有特殊業(yè)務(wù)（非交易過(guò)戶、強(qiáng)制贖回等）； （六）根據(jù)契約型基金的合同約定完成基金凈值披露工作。 （七）督促外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)在每個(gè)季度結(jié)束之日起十五個(gè)工作日內(nèi)向基金業(yè)協(xié)會(huì)報(bào)送外包業(yè)務(wù)情況表，每個(gè)年度結(jié)束之日起三個(gè)月內(nèi)向基金業(yè)協(xié)會(huì)報(bào)送外包運(yùn)營(yíng)情況報(bào)告。 （八）通過(guò)對(duì)TA參數(shù)表的確認(rèn)，明確契約型基金上線發(fā)行時(shí)的代碼、名稱、費(fèi)率、賬戶、清算規(guī)則、交收周期以及發(fā)行檔期。 （八）確保發(fā)行數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)預(yù)警并更正。 （九）通過(guò)運(yùn)營(yíng)信息通知單的方式通知外包委托機(jī)構(gòu)設(shè)置基金銷售檔期。 （十）存續(xù)期內(nèi)契約型基金發(fā)生非交易過(guò)戶，強(qiáng)制贖回等非日常業(yè)務(wù)時(shí)，需要向外包委托機(jī)構(gòu)發(fā)出運(yùn)營(yíng)事項(xiàng)通知單并同時(shí)提供相關(guān)的法律協(xié)議、充分的交易支