房地產(chǎn)合同管理制度

1、合同管理辦法編制日期審核日期批準(zhǔn)日期會(huì)簽部門(mén)總經(jīng)辦行政管理部成本控制部設(shè)計(jì)部采購(gòu)部會(huì)簽人員會(huì)簽部門(mén)營(yíng)銷(xiāo)策劃部財(cái)務(wù)部物業(yè)部/會(huì)簽人員/修訂記錄日期修訂版本修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人1 目的為規(guī)范公司集團(tuán)合同管理，防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，提高公司集團(tuán)經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)公司集團(tuán)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法與東莞市* 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司章程制定本制度。2 適用范圍2.1 本制度適用于集團(tuán)公司及各子公司對(duì)外簽訂、 履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類(lèi)合同、協(xié)議等。2.2 公司對(duì)外與法人、 其他經(jīng)濟(jì)組織和自然人簽訂的合同， 除應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)外，還應(yīng)遵照本制度；2.3 公司集團(tuán)內(nèi)部成員之間簽訂合同遵

2、照本制度。3 定義31 本制度所稱(chēng)的 “合同 ”是指以明確合同簽訂方之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件，包括但不限于設(shè)計(jì)合同、項(xiàng)目工程施工合同、工程材料采購(gòu)合同、營(yíng)銷(xiāo)采購(gòu)類(lèi)合同（戶外廣告合同、活動(dòng)策劃合同、物料制作合同等）、代理合同、合作（合資）合同、借貸合同、擔(dān)保合同、委托代理合同等合同性文件、各類(lèi)協(xié)議、合約、契約、訂單、確認(rèn)書(shū)等，但不包括勞動(dòng)合同。3.2 “合同性文件 ”指與合同的簽訂、履行、變更和解除、糾紛處理相關(guān)的法律性文件，包括簽約方主體資格證明、付款憑證、收貨憑證，保證金收據(jù)、裁判文書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、通知函等。3.3 本制度 “格式合同 ”是指需求部門(mén)組織包括業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法

3、務(wù)人員評(píng)審，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)頒布的，公司集團(tuán)可以長(zhǎng)期、多次使用的、合同的格式及內(nèi)容固定化、標(biāo)準(zhǔn)化，只需簽約雙方同意并簽字蓋章即可成立的合同。與格式合同相對(duì)的是非格式合同。3.4 本制度 “機(jī)密合同”，是指公司集團(tuán)發(fā)展方向變動(dòng)的，或者重要投資方變更的，或者涉及金額特別巨大（例如 500 萬(wàn)人民幣以上）的，根據(jù)公司集團(tuán)投資方規(guī)定或者公司高級(jí)管理人員規(guī)定需要限制知悉者范圍的合同。4 文件執(zhí)行者4.1 業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)本部門(mén)業(yè)務(wù)合同的簽訂、履行及合同的終止負(fù)責(zé)跟進(jìn)及執(zhí)行；4.2 財(cái)務(wù)部對(duì)集團(tuán)的業(yè)務(wù)合同原件進(jìn)行保管，并對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督；4.3 總經(jīng)辦法務(wù)人員對(duì)集團(tuán)的業(yè)務(wù)合同簽訂、 履行及合同的終止提供咨詢并

4、提供法律意見(jiàn)。5 正文5.1 合同的談判、審查、簽定批準(zhǔn)5.1.1 合同談判5.1.1.1 公司集團(tuán)成員需要交易的，必須根據(jù)公司事項(xiàng)審批程序依次報(bào)批，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)事項(xiàng)審批后。交易需求部門(mén)憑事項(xiàng)審批表通知采購(gòu)部門(mén)與交易對(duì)象談判。但是，公司有規(guī)定或者按照公司集團(tuán)已經(jīng)形成的慣例無(wú)需按照事項(xiàng)審批程序報(bào)批的，由采購(gòu)部門(mén)直接與交易對(duì)象談判。5.1.1.2 專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的交易及法律關(guān)系復(fù)雜的交易，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或者公司法務(wù)人員組成談判小組談判。5.1.2 合同內(nèi)容的審查5.1.2.1 合同具體承辦部門(mén)的主要職責(zé)：負(fù)責(zé)合同相對(duì)方資信情況、履約能力等情況的調(diào)查，并提供相應(yīng)資料； 具體負(fù)責(zé)所承辦合

5、同的招標(biāo)、談判和文本的起草（可咨詢律師） 嚴(yán)格按照規(guī)定的合同審批程序完成合同的審批手續(xù)； 負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)解決履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。遇有合同變更、解除等重大事項(xiàng)，須按合同審批流程報(bào)相關(guān)部門(mén)審核同意。5.1.2.2 合同承辦部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)預(yù)先審查對(duì)方以下情況：(1) 對(duì)方當(dāng)事人主體資格審查，包括：企業(yè)名稱(chēng)、性質(zhì)、地址、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資金以及依法應(yīng)當(dāng)辦理的行政許可證；(2) 對(duì)方當(dāng)事人資信情況及履約能力審查，包括：資產(chǎn)負(fù)債、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽(yù)等；(3) 對(duì)方合同承辦人員資格審查，包括簽約代理人的身份證明、授權(quán)委托證明。5.1.2.3 訂立合同，除即時(shí)交付的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)

6、外，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，因情況緊急或條件限制當(dāng)時(shí)不能采取書(shū)面形式的，事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充書(shū)面合同； “書(shū)面形式”是指合同書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件等原件5.1.2.4 當(dāng)事人的名稱(chēng)、住所、合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱(chēng)、住所應(yīng)保持一致 ;5.1.2.5 合同標(biāo)的應(yīng)具有準(zhǔn)確性，買(mǎi)賣(mài)合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對(duì)合同標(biāo)的無(wú)法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件 ;5.1.2.6 對(duì)于質(zhì)量有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)， 部門(mén)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的， 應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)； 憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)5.1.2.7 價(jià)款

7、或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款 的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯) 、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào) 酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付5.1.2.8 履行期限應(yīng)具體明確， 無(wú)法約定具體時(shí)間的， 應(yīng)在合同中約定履行期間的方式； 合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭(zhēng)作對(duì)本方有利的約定，如買(mǎi)賣(mài)合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉(cāng) 庫(kù)或本公司的住所地； 買(mǎi)賣(mài)合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)， 即合同履行的標(biāo)志， 如運(yùn)單、倉(cāng)庫(kù)保管員簽單等。5.1.2.9 合同中對(duì)方當(dāng)事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮?duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具 體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手

8、續(xù)5.1.3 合同簽批流程5.1.3.1 合同承辦、審查會(huì)簽部門(mén)的審查事項(xiàng)及責(zé)任：1）合同承辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的業(yè)務(wù)、技術(shù)條款進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)；2）財(cái)務(wù)部對(duì)合同項(xiàng)目是否與國(guó)家、上級(jí)主管部門(mén)、本單位的計(jì)劃抵觸以及合同價(jià)款是否合理、合同支付條款是否恰當(dāng)進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)；3）總經(jīng)辦法務(wù)人員對(duì)合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語(yǔ)是否準(zhǔn)確、規(guī)范進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)。5.1.3.2 合同審核必須由交易需求部門(mén)填寫(xiě)合同審批表 ,經(jīng)辦人應(yīng)先到合同保管人處領(lǐng)取合同編號(hào)，之后交需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，由交易需求部門(mén)依次提交法務(wù)人員、 成本控制部、財(cái)務(wù)部門(mén)、公司副總經(jīng)理審查出具意見(jiàn)后由總經(jīng)理核準(zhǔn)。5.1.

9、3.3 成本控制部、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)人員在審核合同草案時(shí)，若要求交易需求部門(mén)提 供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料，交易需求部門(mén)應(yīng)予配合。5.1.3.4 審查意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，審查人應(yīng)該簽署同意、退回補(bǔ)充材料或修正、不同意 三種意見(jiàn)，使用 “原則同意 ”、“基本可行 ”、“同意某某意見(jiàn)”、“按照某某意見(jiàn)辦理”等 模糊性語(yǔ)言的，視為未出具合同審查意見(jiàn)。5.1.3.5 無(wú)簽約主體資格證明材料的合同或者未填寫(xiě)完整的合同，任何人不得出具審查 意見(jiàn)。但是，公司總經(jīng)理書(shū)面豁免除外。5.1.3.6 合同審查人員必須接到合同草案之時(shí)起算 24 小時(shí)之內(nèi)出具審查意見(jiàn)，在受理 后因公出差或者受理后參加超過(guò) 4 小時(shí)以上公司

10、集團(tuán)會(huì)議者除外。5.1.4 合同簽訂5.1.4.1 合同經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后憑合同審批文件在合同上簽字用印。5.1.4.2* 集團(tuán)公司對(duì)外簽訂合同，由公司法定代表人在合同上簽字，公司法定代表人 認(rèn)為必要時(shí)可以書(shū)面授權(quán)人員代為簽字。5.1.4.3 有權(quán)簽字人員簽署合同時(shí)，應(yīng)該查對(duì)合同審批文件，禁止無(wú)合同審批文件簽字 用印。5.2 合同履行5.2.1 合同簽訂后，交易需求部門(mén)應(yīng)該按照合同約定嚴(yán)格履行。合同履行涉及公司集團(tuán) 多個(gè)成員的，有協(xié)助業(yè)務(wù)的部門(mén)應(yīng)該積極協(xié)助履行。5.2.2 簽訂合同后，公司集團(tuán)確實(shí)不能履行合同或不能完全履行，交易需求部門(mén)應(yīng)當(dāng)按 照事項(xiàng)審批程序依次報(bào)告， 公司集團(tuán)法務(wù)人員應(yīng)該依據(jù)事項(xiàng)

11、審批表出具專(zhuān)業(yè)法律意見(jiàn)， 提示不履行或者不完全履行的法律后果。5.2.3 交易需求部門(mén)應(yīng)該每月將簽約合同履行情況通報(bào)公司集團(tuán)總經(jīng)辦， 公司總經(jīng)辦可 以隨時(shí)查詢簽約合同履行情況。5.2.4 合同交易需求部門(mén)發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)， 應(yīng)申請(qǐng)公司集團(tuán)向 對(duì)方提出履行異議。5.2.5 公司集團(tuán)收到合同對(duì)方提出的履行異議，收到人必須在收到之日起 24 小時(shí)之內(nèi) 提交公司集團(tuán)法務(wù)人員處理。5.2.6 向合同對(duì)方提出異議的文件和答復(fù)對(duì)方異議的文件由公司集團(tuán)法務(wù)人員擬定， 經(jīng) 總經(jīng)理同意后發(fā)出，并書(shū)面通報(bào)合同管理部門(mén)。5.2.7 在履行合同過(guò)程中，合同具體承辦部門(mén)若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人

12、有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書(shū)面上報(bào)各部門(mén)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理處理1）經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；2）轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；3）喪失商業(yè)信譽(yù)；4）有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。5.2.8 在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，合同具體承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。5.3 合同的變更、解除5.3.1 變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式；5.3.2 變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂審批程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。5.4 合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟5.4.1 合同雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)， 應(yīng)首先按照實(shí)事

13、求是的原則， 平等協(xié)商解決 ;5.4.2 合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無(wú)法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無(wú)意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書(shū)面報(bào)告中心負(fù)責(zé)人或各子公司負(fù)責(zé)人，并擬定處理意見(jiàn)，必要時(shí)由法律事務(wù)部出具法律意見(jiàn)書(shū)，并報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)決定;5.4.3 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門(mén) 應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書(shū)面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào) 法律事務(wù)部并配合法律事務(wù)部的各項(xiàng)工作。5.5 合同管理5.5.1 公司合同由財(cái)務(wù)部指定人員統(tǒng)一保管。5.5.2 公司總經(jīng)理認(rèn)定為機(jī)密合同的，可以由公司總經(jīng)理指定相關(guān)人員管理機(jī)密合同， 但是

14、，相關(guān)人員必須將簽約時(shí)間、合同名稱(chēng)、簽約對(duì)方等信息通知合同保管人員登記 造冊(cè)，并且在合同保管人員處簽名確認(rèn)接收到機(jī)密合同。5.5.3 行政管理部應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則公司合同的檔號(hào)由一級(jí)（公司編號(hào)） 、二級(jí)類(lèi)目（項(xiàng)目名稱(chēng)編號(hào)） 、三級(jí)合同性質(zhì)類(lèi)別、 四級(jí)合同流水號(hào)組成。例： 編號(hào)格式和示例*中央花園需要簽訂一份 *中央花園的施工設(shè)計(jì)合同租賃合同， 該合同是 *地產(chǎn)簽訂的設(shè)計(jì)類(lèi)第 18 份合同；DGMJ - MJZYHY - SJ -10.0181、一級(jí)編碼根據(jù)公司編號(hào)進(jìn)行編制，編碼為公司簡(jiǎn)稱(chēng)的第一個(gè)字母大寫(xiě)；公司名稱(chēng)編碼東莞東莞惠州* 物編號(hào)DJMJ日嘉MJWDJRJHZMJ2、二

15、級(jí)合同編碼，編碼為項(xiàng)目名稱(chēng)以項(xiàng)目名稱(chēng)第一字母大寫(xiě)。項(xiàng)目名稱(chēng)編碼合同* 中 央研發(fā)中*大廈* 豪門(mén)類(lèi)別花園心MJZY編號(hào)MJDSYFZXMJHMHY3、三級(jí)合同編碼為合同性質(zhì)，編碼為性質(zhì)的第一個(gè)字母大寫(xiě)。合同性質(zhì)類(lèi)別編碼合同類(lèi)別施工設(shè)計(jì)營(yíng)銷(xiāo)行政編號(hào)SGSJYXXZ5.5.4合同簽訂后， 交易需求部門(mén)留存合同復(fù)印件后， 合同原件連同 “合同簽署審批表” 一塊交由交由財(cái)務(wù)部指定人員負(fù)責(zé)存檔。5.5.5 各項(xiàng)目部需要合同文本的，可以提供合同復(fù)印件給子公司作為工作用途。5.5.6 合同外借、復(fù)印合同原件外借需簽署“合同原件使用申請(qǐng)表” ，并經(jīng)相關(guān)人員審批，保管人方可 外借合同原件；所有外借合同外借及歸還

16、，均需在“合同原件外借登記表及跟蹤表”登記。無(wú)法及時(shí)書(shū)面核準(zhǔn)的， 可由核準(zhǔn)權(quán)人口頭同意借閱后 24 小時(shí)之內(nèi)補(bǔ)辦核準(zhǔn)手續(xù)。合同復(fù)印亦須填寫(xiě)“合同復(fù)印申請(qǐng)表” ，并經(jīng)相關(guān)人員審批，保管人方可復(fù)印。保管人應(yīng)把“合同原件使用申請(qǐng)表” 、“合同原件外借登記表及跟蹤表” 、“合同復(fù) 印申請(qǐng)表”，按日期先后順序裝訂成冊(cè)，以備查驗(yàn)。5.6 考核與責(zé)任5.6.1 公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。總經(jīng)辦法務(wù)人員負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核5.6.2 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：(1) 未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；(2) 為他人提供合同專(zhuān)用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書(shū)；(3) 應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂書(shū)面合同。5.6.3 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：因工作過(guò)失致使公司被詐騙；公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；遺失重要證據(jù)；發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；其他違反公司相關(guān)制度的 :公司職員在簽訂、履行合同過(guò)程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān) 處理。5.7 特殊規(guī)定5