辦公室接聽電話的禮儀知識

1、辦公室接聽電話的禮儀知識接聽電話不可太隨便， 得講究必要的禮儀和一定的技巧， 以免橫生誤會。 無論 是打電話還是接電話， 我們都應(yīng)做到語調(diào)熱情、 大方自然、聲量適中、表達清楚、 簡明扼要、文明禮貌。下面有小編整理的辦公室接聽電話的禮儀知識， 歡迎閱讀!辦公室接聽電話基本要點：1.鈴不過三 在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延遲，提起聽筒后，不要和周圍人閑聊。電話鈴響3遍之前就應(yīng)接聽，3遍后就應(yīng)道歉：對不起，讓你久等了。如果受 話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽， 代接的人應(yīng)妥為解釋。 如果既不及時 接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對 方留下好印象，讓對方

2、覺得自己被看重。2.左手拿聽筒、右手拿筆 辦公室接聽電話不想個人接聽電話那么隨意，在對方打過來電話的時候必須要 做文字記錄。3.第一時間說出公司或者部門名稱 在電話接通以后，主動向?qū)Ψ蕉Y貌問好，并第一時間報出本公司或者部門的名 稱。例如：您好、這里是眾卓企業(yè)管理咨詢有限公司。4.對方基本信息了解確認對方的基本信息，包括對方公司、個人姓名、身份等。只有問清楚基本情 況自己的工作才能順利進展，如果沒有問清楚來電者的身份，在轉(zhuǎn)接過程中遇到 問題時就很難解決 了，不但浪費時間而且還會影響到工作進展5.詳細了解來電目的 了解清楚基本的來電者信息之后，就要對來電的目的做詳細的了解，以便對該 電話采取合適的

3、解決方式。 包括要問到： 對方來電找誰?對方的事情是否可以代 為轉(zhuǎn)告?是否一定要找直接人接聽?一般性的廣告電話在問清楚之后就可以直 接回絕，如果是公司有用的廣告電話就可以記錄，待需要的時候可以直接用。 做大最大限度的靈活接聽電話。6.確認來電主要內(nèi)容 在電話結(jié)束之前一定要和對方確認一次來電的主要內(nèi)容，做到準(zhǔn)確到位，防止 記錄錯誤或者少記。如果是見面會晤，那就要對會面的時間、地點、聯(lián)系人、聯(lián) 系電話等各方面相關(guān)的信息核實清楚。隨時牢記5W1H技巧， 所謂5W1H是指When可時Whof可人Where何地What何事Why為什么How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電 話和接電話具有

4、相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5W1H技巧。7.禮貌道謝 電話結(jié)束一定要對對方進行禮貌的道謝，這也是基本的電話禮儀。來電者是客人，一定要尊重客人，千萬不要表現(xiàn)出一種眼中無人的感覺。8.讓來電者先掛電話 不管是客戶或者是找公司相關(guān)人的間接客戶都要等著對方掛斷電話之后再掛電 話，不可啪的一下扔回原處，這極不禮貌。如果這邊快速的掛斷電話，會讓來電者感覺這邊的人對他很不耐煩，會讓對方 心里不舒服的。所以在接聽一個電話即將結(jié)束時，應(yīng)該禮貌的請客戶先掛電話， 這樣才算是一個完美的接聽電話的結(jié)束接聽電話禮貌禮儀1.時刻保持微笑、聲音清晰在接聽電弧中，一定要面帶笑容，還要保持清晰明朗的聲音。雖

5、然笑容只能表 現(xiàn)在臉上，但在你說話的聲音里面是隨時都能感覺到的。聲音要文雅有禮，以懇切之話語表達。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們 產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。2.保持正確的姿勢接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。 一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉， 丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔， 這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使 聲音自然、流暢和動聽。如果接電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打 采的;若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打 電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。3.保持電話與嘴之間合適的距離在接聽電話時，應(yīng)注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離