合同管理存檔規(guī)定

1、文件名稱合同存檔管理規(guī)定編制/修訂張國棟文件編號SY-ZD-JT-2012-0010審核李保滿發(fā)布日期2012年12月14日批準(zhǔn)張曉軍版本第1版發(fā)布行政人事部適用范圍集團(tuán)公司各部門控制執(zhí)行部門集團(tuán)財務(wù)管理中心合同存檔管理規(guī)定1.0目的：為優(yōu)化合同管理，進(jìn)一步規(guī)范日常合同歸檔與查閱，保證合同財務(wù)結(jié)算的有序進(jìn)行，特制定本辦法2.0適用范圍：適用于集團(tuán)總部與下設(shè)各部、中心、業(yè)態(tài)合同的歸檔、查閱與合同款 項的結(jié)算等相關(guān)事宜。3.0具體內(nèi)容3.1合同范圍：3.1.1經(jīng)營類：經(jīng)營合同、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、租賃協(xié)議等。3.1.2購銷類：采購合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。3.1.3工程類：項目建設(shè)合同、工

2、程承包合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。3.1.4其他類：具備合同性質(zhì)的文件。3.2具體職責(zé)3.2.1合同管理3.2.1.1各部門簽訂的所有合同一式三份存檔，一份本部門留存，一份財務(wù)部 留存，一份給客戶；3.2.1.2集團(tuán)總部歸檔的合同必須為合同原件或正本，特殊情況不能留存原件 或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，部門經(jīng)理必須于復(fù)印件或副本上注明原件或正 本所在，并簽字確認(rèn)。3.2.1.3各部門合同由經(jīng)理或經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)日常合同檔案的管理工作；相 關(guān)財務(wù)處做好相關(guān)合同的財務(wù)管理工作。3.2.2合同管理員職責(zé)3.2.2.1負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理，維護(hù)合同保管登記簿（后附）；3.2.2.2負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理，維

3、護(hù)合同查閱審批表（后附）；3.2.2.3.負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作；322.4合同管理員工作變動時，辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單；322.5負(fù)責(zé)定期與不定期與部門保存的合同進(jìn)行核對，保證合同完整；3.2.26 負(fù)責(zé)將合同條款內(nèi)容及時通知到財務(wù)人員，根據(jù)合同簽訂金額，每月進(jìn)行扣款或支付貨款，及時做好合同資金付款計劃，并報財務(wù)部經(jīng)理，實時 進(jìn)行財務(wù)監(jiān)控；322.7.負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計臨期租賃費(fèi)、統(tǒng)計到期合同等相關(guān)事項報各相關(guān)部 門經(jīng)理，向業(yè)戶催繳租賃金額，實時做好合同資金收款計劃；3.2.2.8負(fù)責(zé)其他合同檔案管理事宜。3.2.3合同簽訂人職責(zé)3.2.3.1負(fù)責(zé)各部門所

4、簽合同必須保證完整有效，合同雙方必須進(jìn)行簽字蓋 早；3.2.3.2負(fù)責(zé)合同的重簽、修改、續(xù)簽、添加協(xié)議等改變原合同內(nèi)容的相關(guān) 事宜，經(jīng)辦部門必須出具XX合同修改通知書，在合同變動兩日內(nèi)通知三 方合同管理負(fù)責(zé)人，對更改、補(bǔ)充事項進(jìn)行備案登記并附修改后的合同原件；3.2.4查閱合同3.2.4.1對于需查閱合同檔案的人員，應(yīng)經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)，方可進(jìn)行查 閱，查閱地點(diǎn)限于公司辦公場所內(nèi)；3.2.4.2合同不予外借、掃描，且查閱過程需由合同管理負(fù)責(zé)人陪同監(jiān)督， 如有復(fù)印必要，經(jīng)所在總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行合同文件的復(fù)?。?.2.4.3查閱或復(fù)印合同檔案時，應(yīng)確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、 勾劃、裁

5、剪、拼接、抽取、拆頁或損毀；3.2.4.4.查閱合同交還時，合同管理負(fù)責(zé)人須當(dāng)面核對，如發(fā)現(xiàn)遺失或損 壞，應(yīng)立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)。3.2.5合同期限3.2.5.1在合同到期、解除、重簽情況下，原合同留存三個月，經(jīng)部門經(jīng)理同意后銷毀；3.2.5.2 相關(guān)財務(wù)處合同，應(yīng)在合同最后履行日期結(jié)束時將合同裝訂歸入 當(dāng)期憑證；3.2.5.3集團(tuán)公司合同，原則上須永久留存，特殊情況需銷毀的必須經(jīng)董事 長批準(zhǔn)。附件1:合同保管登記簿序號合同名稱簽訂雙方合同期限合同金額位置/范圍其它1其它2其它3備注備注：各合同負(fù)責(zé)人根據(jù)部門需要添加登記內(nèi)容附件2：合同查閱審批表序號查閱日期申請查閱合冋名稱查閱人簽名有權(quán)批準(zhǔn)人審批備注附件3:XX合同修改通知書今經(jīng)雙方代表達(dá)成一