客服管理流程

1、精品9.客服管理流程現(xiàn)代企業(yè)的競爭不僅是產品的競爭，更是服務的競爭?？蛻魧Ψ盏囊笤絹碓礁撸蛻舴展芾碓谄髽I(yè)中占據(jù)的地位也越來越高。優(yōu)質的客戶服務管理能最大限度地使客戶滿意，能使企業(yè)在市場競爭中贏得優(yōu)勢，獲得利益。何謂客戶服務管理？客戶服務管理是指企業(yè)為了建立、維護并發(fā)展客戶關系而進行的各項服務工作的總稱，其目標是建立并提高客戶滿意度和忠誠度，最大限度地開發(fā)利用客戶。其核心理念是企業(yè)全部的經營活動都要從滿足客戶的需要出發(fā)，以提供滿足客戶需要的產品或服務作為企業(yè)的義務，以客戶滿意作為企業(yè)經營的目的。一般來說，客戶服務管理貫穿企業(yè)管理的始終，其大致可以分為3個階段：售前（產品咨詢）、售中（客戶

2、體驗）和售后（投訴、客戶關系維護、客戶信息和客戶檔案管理等）。每個階段都是息息相關的，每一階段都應建立相關流程，以提高客戶服務的質量。下面就提供一些基本的客戶服務管理流程，以供大家學習參考?？删庉嬓蛱?1)客戶信息管理流程客服部客服經理總經理相關表單客戶信息管理制度客戶信息分類法客戶信息秘密等級制度編號分發(fā)規(guī)程客戶信息管理匯總表客戶信息管理改進建議單客戶信息管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1信息收集客服部根據(jù)客戶信息管理制度，組織相關人員，廣泛收集有用的客戶信息2信息分類按照地域、時間等類型，及時對收集的客戶信息進行分類3確定秘密級別對客戶信息進行初步分析，根據(jù)客戶信息秘密等級制度確定秘密等

3、級，報上級審核審核客服經理審核客戶信息秘密等級審批總經理審批簽字4編號分發(fā)客服部將客戶信息按種類、日期進行編號處理，并分發(fā)至相關部門5匯總分析將客戶信息管理情況進行匯總、整理，對其有效性進行分析6改進工作改進信息管理涉及的各項工作，使信息收集、整理更加有效7定期總結定期對客戶互信息管理情況進行總結分析審核客服經理審核并提出意見審批總經理審批簽字8歸檔客服部將客戶信息資料整理歸檔，以備查用(2)客戶信用等級管理流程客服部客服經理客服人員相關表單通知客戶序號1234567891011客戶信用等級管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1收集信用信息客服人員收集相關客戶的信息及競爭對手的信用標準、政策等2

4、分析信用信息組織相關人員對客戶信用狀況進行深入分析3銷售統(tǒng)計分析客服部對公司所有客戶的銷售情況進行統(tǒng)計、分析，由財務部提供相關數(shù)據(jù)支持4制定信用等級管理政策客服部參考其他競爭對手的信用等級及配套政策情況，并結合本公司的實際情況制定企業(yè)客戶信用登記評定標準審核客服經理審核信用等級管理政策5制定評定表客服部客戶銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和信用狀況分析的基礎上進行客戶信用評級，并制定客戶信用等級評定表6核定信用額度客服經理根據(jù)客戶實際需要為客戶申請信用額度，報客服經理審批審核客服部審核，如未通過，則由客戶服務部進一步分析、修改7通知客戶通過書面形式或電話、傳真方式，通知客戶其獲得的信用額度8發(fā)現(xiàn)客戶信用異常及

5、原因通過市場調研，發(fā)現(xiàn)客戶信用異常（例如，在日常的營銷監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)客戶信用異常，或是客戶運作異?；蜇攧胀鶃懋惓５龋┣闆r，并了解客戶信用異常原因9通知主管客服人員由客戶服務人員將客戶信用異常情況及發(fā)生原因通知主管10信用等級而修改/變更如客戶異常情況嚴重，則討論變更信用等級的必要性，如需變更，則將客戶信用等級變更登記通知客戶11通知客戶與客戶溝通，通知其信用等級，促其保持或改善信用能力售后客戶跟蹤服務流程序號客戶客服務員工程部相關規(guī)程/表單客戶一覽表客戶檔案表客戶意見表客戶回訪記錄表客戶調查問卷、客戶調查規(guī)范客戶產品維修/保養(yǎng)登記表、產品故障檢測報告客戶意見統(tǒng)計表售后客戶跟蹤服務流程說明流程節(jié)點責

6、任人工作說明1整理客戶資料客服人員詳細收集并整理客戶的交易資料，以及基本信息，日常服務記錄等2建立客戶檔案按照公司要求的形式，建立客戶檔案備用3查詢購買信息根據(jù)客戶檔案及交易記錄等，查詢客戶購買信息，確定客戶需要何種服務4確定回訪或調研方案根據(jù)客戶購買產品的情況和客戶回訪規(guī)范，確定客戶回訪或調研方式、周期和時間，并組織實施5回訪按照既定的方案，一般有電話回訪、信函回訪、上門拜訪等方式，實施回訪計劃，了解產品使用情況和服務提供質量6意見反饋客戶按照計劃獲取客戶的意見反饋，并記錄7確定服務需求客服人員根據(jù)客戶的反饋意見以及產品存在的問題，決定處理方法，例如維修、保養(yǎng)、退貨、換貨等提供維修保養(yǎng)服務工

7、程部為客戶提供維修保養(yǎng)服務8征求服務意見客服人員針對客戶回訪中出現(xiàn)的問題以及問題解決情況，進行再次調研，征求客戶對公司處理問題的意見意見反饋客戶提出意見，客服人員予以記錄9服務質量總結客服人員根據(jù)實際的服務提供情況和客戶意見，對售后服務質量進行總結，并提出改進方法（4）售后維修保養(yǎng)服務流程相關規(guī)程 / 表單序號客戶客服人員工程部售后維修保養(yǎng)服務流程說明客戶投訴記錄表客戶資料表、客戶交易記錄表產品故障維修統(tǒng)計臺賬客戶產品維修/保養(yǎng)登記臺賬客戶意見表流程節(jié)點責任人工作說明1234567891報修或要求保養(yǎng)客戶電話報修或要求保養(yǎng)接待客戶投訴客服人員禮貌接待客戶關于產品維修保養(yǎng)方面的投訴，了解基本情況

8、，并作詳細記錄2要求出示有效憑證要求客戶出示相關的有效憑證，例如發(fā)票、保修卡等出示有效憑證客戶出示相關憑證核實確認客服人員核實確認產品是否在保修期內，如在保修期內，提供免費服務，如超過保修期，應向客戶說明維修、保養(yǎng)的費用標準3確認維修或保養(yǎng)方式產品體積較小、方便攜帶的，一般請客戶攜帶產品至客戶服務中心或維修站點；產品體積較大的、攜帶不便的，應派工程技術人員提供上門服務4確認維修或保養(yǎng)時間與客戶約定維修保養(yǎng)的時間5維修或保養(yǎng)技術人員客戶攜帶維修的產品，應確定維修時間，及時組織維修，保證在約定的時間內完成修理工作；提供上門服務的產品，選派工程技術人員準時上門維修保養(yǎng)6通知取貨或送貨客服人員產品維修

9、保養(yǎng)完畢，請客戶檢驗維修保養(yǎng)質量，驗收簽字取貨、接貨客戶在約定的時間及地點取貨、接貨，并簽字驗收7產品驗收技術人員維修完畢，現(xiàn)場進行測試檢驗，確保維修合格到位8征求服務意見客服人員技術人員針對提供的維修養(yǎng)護服務情況，向客戶征求意見，以作為評價服務質量的依據(jù)9回訪客服人員在規(guī)定時間內電話回訪客戶，記錄客戶意見，要求客戶對服務給予評價(5)客戶投訴管理流程序號 客服人員相關部門客服經理相關規(guī)程/表單投訴受理登記卡客戶投訴記錄表客戶投訴案件調查表客戶投訴案件責任制度客戶投訴處理審批報告獎懲通知單客戶投訴處理跟蹤表客戶投訴管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1受理投訴客服人員客服人員隨機受理客戶投訴2記

10、錄投訴內容記錄客戶投訴的內容、投訴人地址、聯(lián)系電話、投訴時間等3轉交處理初步分析客戶投訴原因，判斷客戶投訴是否合理或者是否真的存在問題。沒有問題則與客戶溝通解釋；有問題則需查明原因，安排并轉交相關部門解決4調查投訴案件相關部門根據(jù)客服人員上交的客戶投訴記錄，于1個工作日內實施調查，核查案件發(fā)生情況和發(fā)生原因5確定責任人針對案件調查情況，確定投訴案件的直接責任人或責任部門。主要責任部門包括生產部、質量管理部、技術研發(fā)部以及市場營銷部等部門6提出解決方案針對案件調查情況，如是己方原因，則提出解決方案，根據(jù)投訴事項的性質判定投訴處理時間，并及時將投訴解決期限通知客戶；如不是己方原因，則與相關部門協(xié)商

11、解決，并耐心、認真地向客戶作出解釋，征得客戶的認同審批客服經理研究相關部門提出的解決方案，驗證其可行性7通知協(xié)商客服人員與客戶協(xié)商，聽取客戶對投訴處理方式的意見實施處理方案相關部門在承諾的投訴處理期限內完成投訴處理，并向投訴客戶及時通告投訴處理的結果和方法8反饋客服人員對客戶投訴案件處理情況實施監(jiān)督，確認客戶對投訴處理是否滿意，并及時反饋處理效果及客戶意見總結評價相關部門及時總結相關投訴信息和處理方法，積累經驗，改進產品或服務9歸檔客服人員將相關記錄、資料等歸檔(6)客戶關系管理流程序號總經理客服經理銷售人員客服人員相關規(guī)程/表單12345678客戶關系管理制度收集客戶信息整理匯總客戶信息資料

12、1分析客戶交易情況客戶資料卡-1客戶分類客戶分類標準1-1F編制名冊L.客戶名冊資料管理確定客戶服務計劃編制服務方案實施客戶服務方案1F歸檔客戶關系管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1收集客戶信息銷售人員收集整理客戶信息資料，記錄客戶信息，制作客戶資料卡，并建立客戶信息資料庫，為與客戶建立長期關系做準備整理匯總客戶信息資料客服人員整理、匯總客戶信息資料2分析客戶交易情況分析每一位客戶與本公司的交易情況、信用情況等3客戶分類客服人員根據(jù)分析結果以及客戶分類標準，對客戶進行分類，并將相關信息錄入到公司的客戶信息管理系統(tǒng)4編制名冊編制客戶名冊，記錄客戶的詳細情況，以備查考5資料管理做好客戶資料管理，

13、及時更新完善6編制服務方案客服人員根據(jù)客戶情況和企業(yè)客戶開發(fā)的相關規(guī)定編制客戶維護方案，包括維護方式、負責人員、所需費用等確定服務計劃銷售人員編制客戶服務計劃，確定具體事宜審核客服經理總經理針對方案的可行性和合理性進行審核審批，提出改進意見，以指導銷售人員開展客戶關系維護工作7實施服務方案銷售人員1 .根據(jù)審批通過的方案開展客戶維護工作，包括客戶定期拜訪、針對客戶的促銷推廣、聽取客戶對產品的意見等2 .定期對客戶關系的發(fā)展情況進行評估，提出客戶優(yōu)化管理的意見和建議3 .改進客戶關系維護方式和方法，進一步優(yōu)化客戶關系8歸檔客服人員整理、匯總客戶關系維護過程中形成的資料，并根據(jù)公司文件管理規(guī)定，將

14、相關文件送相關部門進行歸檔處理(7)客戶檔案管理流程序號客服部客服經理相關部門相關規(guī)程/表單客戶檔案管理制度客戶檔案借閱管理規(guī)定客戶檔案使用規(guī)范客戶檔案銷毀建議書客戶檔案銷毀處理登記表客戶檔案銷毀處理反饋單客戶檔案管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1建立檔案客服部根據(jù)客戶檔案管理制度，建立客戶檔案，并定期更新2借閱相關部門提出借閱申請，由客服部確認該部門符合借閱要求后，方可辦理借閱手續(xù)辦理借閱手續(xù)客服部根據(jù)公司相關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，并登記借閱臺賬3歸還相關部門客戶檔案使用完畢后，及時將所借閱的客戶資料歸還客服部，由客服部確認借閱信息完好無問題后，辦理歸還手續(xù)辦理歸還手續(xù)客服部辦理歸還手續(xù)4定期整改