財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)課件

1、財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)泛海國際中心會計憑證檔案管理泛海國際中心會計憑證檔案管理財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)一、培訓(xùn)總則一、培訓(xùn)總則 1.為了加強(qiáng)會計憑證檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，開設(shè)此培訓(xùn)。 2.培訓(xùn)內(nèi)容：會計憑證檔案管理 3.培訓(xùn)方式：ppt演示、實物操作 4.培訓(xùn)人員：資產(chǎn)財務(wù)部全體員工。 5.培訓(xùn)時間：2015.10.30 2財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)二、培訓(xùn)內(nèi)容二、培訓(xùn)內(nèi)容1、會計憑證管理、會計憑證管理1.1 原始憑證管理要求原始憑證管理要求1.2 記賬憑證基本要求記賬憑證基本要求2、會計

2、檔案管理、會計檔案管理2.1 會計憑證裝訂會計憑證裝訂2.2 會計檔案保管會計檔案保管2.3 會計檔案保管期限會計檔案保管期限泛海國際中心會計憑證檔案管理泛海國際中心會計憑證檔案管理3財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)41、會計憑證管理、會計憑證管理1.1 原始憑證管理要求：原始憑證管理要求：1.1.1 原始憑證的內(nèi)容必須具備下列要素：原始憑證的內(nèi)容必須具備下列要素：1.憑證名稱 2.填制憑證的日期。 3.填制憑證單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人簽名或蓋章。 4.接受憑證的單位名稱與經(jīng)濟(jì)內(nèi)容。 5.數(shù)量、單價、金額。 1.1.2 原始憑證的印章必須齊全，其要求如下：原始憑證的印章必須齊全，其要求如下： 1.從外

3、單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)公章、結(jié)算專用章。 2.從個人處取得的原始憑證，必須由經(jīng)辦人、驗收人、業(yè)務(wù)主管人員簽名或蓋章。 3.自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人或指定人員的簽名或蓋章。1.1.3 原始憑證記錄要真實，計算要準(zhǔn)確，具體要求如下原始憑證記錄要真實，計算要準(zhǔn)確，具體要求如下:1.憑證名稱與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相符。 2.憑證填制日期與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生日期相符。3.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與合同、協(xié)議、訂貨單等相符。 4.品種、數(shù)量、單價填寫正確。5.大寫和小寫金額相符等。 財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)51.1.4 一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)一張原始憑

4、證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分開給對方原始憑證分割單進(jìn)行結(jié)算。分割單應(yīng)包括四個方面的內(nèi)容的部分開給對方原始憑證分割單進(jìn)行結(jié)算。分割單應(yīng)包括四個方面的內(nèi)容:1原始憑證的名稱、編號、金額及所依附的記賬憑證編號。 2填制原始憑證單位的名稱和日期。 3填制分割單的單位名稱、填制日期、分擔(dān)金額。 4填制單位的財務(wù)專用章，會計主管人員、經(jīng)辦人的簽名或蓋章。各分割單的內(nèi)容、數(shù)量、金額應(yīng)與原始憑證相符。 1.1.5 原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得涂改；原始憑證有原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得涂改；原始憑證有錯誤的，應(yīng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具錯誤的，應(yīng)由出具單位重開或更正，

5、更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。其中原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位單位印章。其中原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。重開，不得在原始憑證上更正。 1.1.6 原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)在專設(shè)的財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上進(jìn)行登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。登記簿上進(jìn)行登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。 1.1.7 原始憑證遺失時，應(yīng)取得原開具單位蓋

6、有公章的證明，并注明原憑證原始憑證遺失時，應(yīng)取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原憑證的編號、內(nèi)容、數(shù)量和金額等，由財務(wù)經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，該證明才能的編號、內(nèi)容、數(shù)量和金額等，由財務(wù)經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，該證明才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，應(yīng)由經(jīng)辦人寫出詳細(xì)情況，經(jīng)財代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，應(yīng)由經(jīng)辦人寫出詳細(xì)情況，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，代作原始憑證。務(wù)經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，代作原始憑證。 財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)61.2 記賬憑證基本要求記賬憑證基本要求1.2.1 會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。 1.

7、2.2 記賬憑證應(yīng)具備下列內(nèi)容記賬憑證應(yīng)具備下列內(nèi)容: 1.填制憑證的日期。 2.填制憑證單位名稱。3.憑證的名稱和編號。 4.經(jīng)濟(jì)內(nèi)容摘要。 5.會計科目。 6.金額及其合計數(shù)。 7.附件張數(shù)。 8.填制憑證人員、記賬人員、稽核人員、主管人員簽名或蓋章。 9.現(xiàn)金、銀行憑證必須有出納人員的簽名或蓋章，并在所附全部原始憑證空白處由出納人員加蓋“收訖”、“付訖”戳記1.2.3 記賬憑證日期的填寫記賬憑證日期的填寫記賬憑證的日期應(yīng)按編制當(dāng)天日期填寫。有些屬于當(dāng)月經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如費用的分配或成本、利潤的結(jié)轉(zhuǎn)等調(diào)整分錄和結(jié)賬分錄的記賬憑證，需要到以后月份才能編制憑證的，應(yīng)填寫當(dāng)月月末的日期。 財務(wù)憑證檔案

8、管理培訓(xùn)71.2.4 記賬憑證編號的填寫。記賬憑證編號的填寫。 記賬憑證的編號可以分為現(xiàn)金憑證憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三類分別進(jìn)行編號。如果一筆業(yè)務(wù)需填制兩張以上憑證時，可采取分?jǐn)?shù)編號。 1.2.5 記賬憑證摘要的填寫記賬憑證摘要的填寫: 1.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要必須清楚、簡明扼要，購買多種物品時應(yīng)寫明主要物品的名稱。 2.往來業(yè)務(wù)的憑證、借款和報銷業(yè)務(wù)摘要應(yīng)具備對方單位名稱或個人姓名及所屬部門。 3.向銀行提取現(xiàn)金需注明原因。 4.收支的結(jié)轉(zhuǎn)和費用預(yù)提攤銷應(yīng)注明相應(yīng)期間。 1.2.6 記賬憑證除結(jié)賬和改錯外都應(yīng)附有原始憑證。記賬憑證除結(jié)賬和改錯外都應(yīng)附有原始憑證。 如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，

9、應(yīng)將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復(fù)印件財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)82、會計檔案管理、會計檔案管理2.1 會計憑證裝訂會計憑證裝訂2.1.1 會計裝訂工作：會計裝訂工作：1.會計憑證的裝訂：一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。(會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他文字資料的裝訂)2.會計帳簿的裝訂：各種會計帳簿年度結(jié)帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應(yīng)按時整理立卷。3.會計報表的裝訂：會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊.2.1.2會計憑證裝訂前的準(zhǔn)

10、備工作：會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：1.分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;2.按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);3.摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;4.整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;5.記帳憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記帳、制單等)的印章是否齊全。財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)92.1.3 會計帳簿裝訂前：會計帳簿裝訂前：1.首先按帳簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個帳戶是否相

11、符，帳頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。2.然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。2.1.4 活頁帳簿裝訂要求：活頁帳簿裝訂要求：1.保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。2.多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數(shù)量金額式活頁帳等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類帳頁裝訂在一起。3.在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)10 2.1.5 帳簿裝訂后的其他要求：帳簿裝訂后的其他要求：1.會計帳簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉

12、頁、加空白紙的現(xiàn)象。2.會計帳簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。3.封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存(借)款日記帳、分戶明細(xì)帳。4.會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號;總帳、各類明細(xì)帳、輔助帳全年按順序編制卷號。2.1.6會計報表的裝訂：會計報表的裝訂：1.會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂;2.會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;3.按保管期

13、限編制卷號。財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)112、會計檔案管理、會計檔案管理2.2 會計檔案保管會計檔案保管2.2.1 企業(yè)的會計檔案包括：企業(yè)的會計檔案包括： 會計憑證、會計賬簿、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務(wù)會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。2.2.2 會計檔案的保存會計檔案的保存會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由審計部和財務(wù)部有關(guān)人員共同參加

14、，并在銷毀單上簽名或蓋章。2.2.3會計檔案的借用。會計檔案的借用。財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)122.2.4 由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。財務(wù)憑證檔案管理培訓(xùn)2.會計賬會計賬簿類簿類1.會計憑會計憑證類證類3.會計報會計報表類表類4.其它類其它類1.1.原始憑證、記賬憑證原始憑證、記賬憑證 15 15年年其中：涉及外來和對私改造的會計憑證其中：涉及外來和對私改造的會計憑證 永久永久2.2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3 3年年1.1.主要財務(wù)指標(biāo)報表主要財務(wù)指標(biāo)報表 3 3年年2.2.月、季度會報表月、季度會報表 15 15年年3.3.年度會計報表年度會計報表 永久永久1.1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊會