辦公室事務(wù)管理——小額現(xiàn)金管理

1、案（課時數(shù)：2）章節(jié)標題：常規(guī)辦公室工作一一小額現(xiàn)金管理教學目的：使學生 理解、掌握小額現(xiàn)金管理的相關(guān)知識與技能。教學重點：零用現(xiàn)金管理與商務(wù)費用報銷。教學難點：現(xiàn)金管理中的會計知識。授課方法：講授法教案類別：新授課實驗課習題課授課授課復(fù)習提問復(fù)問內(nèi)容學生姓名成績處理突發(fā)事件和臨時任務(wù)的 般程序？作業(yè)及預(yù)習要求熟悉零用現(xiàn)金管理及商務(wù)報銷知識 預(yù)習i常規(guī)辦公室工作小額現(xiàn)金管理教學目的：使學生理解、掌握小額現(xiàn)金管理的相關(guān)知識與技能。 教學重點：零用現(xiàn)金管理與商務(wù)費用報銷。 教學難點：現(xiàn)金管理中的會計知識。教學時數(shù)： 2教學內(nèi)容與過程：一、現(xiàn)金管理中的會計知識（一）現(xiàn)金的收入和支出一般地，具體的現(xiàn)金

2、收支程序要根據(jù)每個單位業(yè)務(wù)的性質(zhì)來制定， 但是，在 不同的現(xiàn)金管理活動中仍然有一些共同點基本規(guī)則。1、現(xiàn)金的種類大多數(shù)人認為現(xiàn)金僅僅指硬幣和鈔票。 然而，從會計的觀點來看， 現(xiàn)金還包 括支票、匯票和銀行存款等。支票是銀行的存款人簽發(fā)給收款人辦理結(jié)算或委托開戶銀行將款項支付給 收款人的票據(jù)，分為現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票兩種。現(xiàn)金支票可以從銀行提取現(xiàn)金， 也可以轉(zhuǎn)賬；轉(zhuǎn)賬支票只能轉(zhuǎn)賬，不能提取現(xiàn)金。支票結(jié)算具有方便、靈活的特點，是同城結(jié)算中使用較多的一種結(jié)算方式， 適用于單位、個體經(jīng)濟戶和個人在同一城市或一定的區(qū)域范圍內(nèi)的商品交易和勞 務(wù)供應(yīng)及其他款項的結(jié)算。采用支票結(jié)算方式，簽發(fā)人必須在銀行賬戶余額內(nèi)

3、按照規(guī)定向收款人簽發(fā)支 票，已經(jīng)簽發(fā)的現(xiàn)金支票遺失后，銀行不受理掛失，可幫助收款人協(xié)助防范。支 票一律記名， 金額起點為 100元，有效期為 5 天。對簽發(fā)空頭支票或印章與預(yù)留 印鑒不符的支票，銀行除退票外并按票面金額處以 5%但不低于 1000 元的罰款。2、現(xiàn)金收入和支出如今，收銀機已經(jīng)得到了普遍的使用。 有些收銀機用紙帶記錄銷售和銷售稅 金的資料。有些收銀機和電子計算機連在一起， 自動地提供現(xiàn)金總額和銷貨類別。為此，應(yīng)當訓練出納人員正確使用收銀機和正確地找零錢。 必須設(shè)計每天從收銀 機收取現(xiàn)金的程序。 通過信件收取的現(xiàn)金通常采用支票或者匯票的方式， 偶爾也 包括現(xiàn)鈔和硬幣。 負責啟封這些

4、信件的人員要編制收款清單， 用作存入銀行存款 和登記會計分錄的依據(jù)。 不管現(xiàn)金是放進收銀機還是通過信件收到， 所有經(jīng)管現(xiàn) 金的人員都應(yīng)該記在現(xiàn)金收入日記賬上， 這種收入日記賬可以是手寫的賬本， 也 可以是用于會計計算機的表格，或者電子計算機上的磁帶或者磁盤。除了很小的金額外， 支出都是使用支票的。 和現(xiàn)金收入一樣， 那些有權(quán)批準 支出業(yè)務(wù)的人不應(yīng)該在支票上簽字。 任何支票都應(yīng)當具有說明支付原因的發(fā)票或 者其他憑證。 現(xiàn)金支出的記錄反映在支出日記賬上。 這種日記賬還可以稱為 “現(xiàn) 金支出分錄簿”或者“支票登記簿” 。3、現(xiàn)金超缺收銀機的繁忙工作， 經(jīng)常會使出納員在找零時出錯。 每天活動終了時，

5、經(jīng)過 與收銀機紙帶上的進款相比而發(fā)生的現(xiàn)金短缺數(shù)， 就作為費用處理。 如果發(fā)生超 出，則列作收益。4、現(xiàn)金制和應(yīng)計制許多小單位采用現(xiàn)金制來作為會計記錄， 也就是說， 只有支付現(xiàn)金或者收到 現(xiàn)金時，才作為費用和收益入賬。大中型單位則采用應(yīng)計制。也就是說，凡是在 某一時期內(nèi)發(fā)生的， 都應(yīng)該作為該期的費用和收益， 而不管現(xiàn)金何時支付或者收 到。5、零用現(xiàn)金由于用支票來支付小額費用難以實行， 單位設(shè)立了零用現(xiàn)金來支付這種小額 費用，諸入車費，郵資和少量的辦公用品。為了設(shè)立零用現(xiàn)金，要開出一張支票 并取得現(xiàn)金。 這筆現(xiàn)金應(yīng)當存放在上鎖的辦公室抽屜或保險柜中， 由指定的人員 （如秘書）保管和支出。零用現(xiàn)金

6、的金額根據(jù)單位的規(guī)模和小額支出發(fā)生的次數(shù)多少來確定。 零用現(xiàn)金的支出要在注明日期， 收據(jù)編號，金額和支出用途的零用現(xiàn)金收據(jù) 上登記。它還包括收款人的簽字。 收據(jù)要保存在零用現(xiàn)金保險箱內(nèi)， 在這樣就史 現(xiàn)金的金額加上收據(jù)的金額總是與最初的款項相當。 當收到一張賬單 （發(fā)票）時， 就要把它附在零用現(xiàn)金收據(jù)的后面。此時，如果零用現(xiàn)金金額支付不足時， 可以開出一張支票取得現(xiàn)金， 使零用 現(xiàn)金保持最初的數(shù)額。零用現(xiàn)金收據(jù)應(yīng)當交給會計部門，據(jù)以登入會計記錄。（二）旅行現(xiàn)金秘書必須明確， 要使上司們有足夠的資金用于國內(nèi)外旅行。 所以事先要做好 準備工作，訪問銀行和辦事機關(guān)，取得代替現(xiàn)金的收據(jù)（如果去國外旅行

7、，就應(yīng) 該是各種面額的外幣）和各種文件。信用卡和旅行支票信用卡可以從銀行取得， 上面開列支款人的姓名和最高支款金額數(shù)。 這筆金 額要從單位存在銀行的存款賬戶中扣除。 當旅行者在國外需要現(xiàn)金時， 可以持信 用卡去指定的銀行支取， 所支金額要記在信用卡上。 一張信用卡通常包括一筆很 大的金額。此外，旅行者可以在各家銀行和一些旅行社購買金額較小的旅行支票。 支票使用者必須在購買時在支票上簽字， 支取旅行支票時必須由使用者在支票上 再次簽字?？靺R和外幣快匯匯票由秘書購入， 可以交給或寄給指定的旅行者。 與持有普通支票一樣， 旅行者可以憑借這種匯票收取現(xiàn)金，或者轉(zhuǎn)讓給他人。此外，銀行還出售外幣， 供旅行

8、者作為到達外國時的最初現(xiàn)款。費用記錄和付款憑單制為了計算所得稅， 單位要從營業(yè)收入中減去營業(yè)費用， 因此，旅行者應(yīng)當保 存好費用記錄。 會計部門備有合適的費用記錄表格， 要求旅行者仔細填寫， 至返 回時交給會計部門據(jù)以在賬本中做成適當?shù)挠涗洝?盡管所有單位都需要現(xiàn)金會計 制度，但在大單位中， 舞弊的機會還很多。 付款憑單制就是用來消滅未經(jīng)批準擅 自支出的可能性的。按照付款憑單，只要負債一發(fā)生，就要編制付款憑單。所有 支票都要由編號的付款憑單作為依據(jù)。 這種編號的付款憑單上列有負債的詳細情 況和以后的支出情況。（三）現(xiàn)金管理方法現(xiàn)金管理方法如下： 現(xiàn)金庫存限額由公司財會部門向基本存款戶開設(shè)銀行申

9、請獲批的限額執(zhí)行。 必須按規(guī)定手續(xù)填寫，付款憑證經(jīng)審批后收付款項，嚴禁白條抵庫。每日記賬，日清月結(jié)，賬面余額要與庫存金額相符?，F(xiàn)金收入不得坐支，應(yīng)該及時送存銀行，當現(xiàn)金不足時，再另行提取?，F(xiàn)金使用范圍：發(fā)放工資及勞動報酬，支付備用金，差旅費等費用，1000元以下的零星開支。出納員負責現(xiàn)金保管，執(zhí)行現(xiàn)金管理辦法。二管理零用現(xiàn)金(一) 零用現(xiàn)金的設(shè)立由于用支票來支付小額費用難以實行，一些企業(yè)辦公室中常設(shè)立一筆零用現(xiàn) 金，或稱作備用金，以支付本市交通費，郵資，接待用的茶點費，停車費，和添 置少量的辦公用品。它通常是由企業(yè)領(lǐng)導和財務(wù)負責人批準后由秘書保管和支出 的現(xiàn)金，也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金。他的數(shù)額

10、根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時小額支出的 次數(shù)多少來確定，秘書取得現(xiàn)金后，應(yīng)將現(xiàn)金鎖在保險箱內(nèi)，并負起保管和支付 備用的責任。(二) 零用現(xiàn)金的管理程序零用現(xiàn)金的管理程序如下：(1) 秘書必須建立一本零用現(xiàn)金帳薄，清楚注明收到現(xiàn)金的日期，收據(jù)編 號，金額；支出現(xiàn)金的日期，用途；零用現(xiàn)金憑單編號，金額，余額等。有的還 應(yīng)該在帳目上進行分析，了解花銷的情況和去向。(2) 內(nèi)部工作人員需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”， 提交花銷的項目和用途，日期，金額。零用現(xiàn)金憑單編號:項目和用途金額申請人簽名日期審批人簽名日期賬頁編號支付日期秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需

11、 用者。秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途，內(nèi)容，金額是否零用現(xiàn) 金憑單上填寫的一致，然后將發(fā)票等證據(jù)負載零用現(xiàn)金憑單后面。 每當支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金帳薄上記錄。 當支出大的費用到一定數(shù)額后或月末， 秘書再到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還 到零用現(xiàn)金箱中進行周轉(zhuǎn)。（三）注意事項管理零用現(xiàn)金應(yīng)注意的事項如下： （1）秘書人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。在管 理辦公室的零用現(xiàn)金時，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫” ，而是應(yīng)該嚴格遵守辦公程序和財務(wù)制度， 依照國家法律以及相應(yīng)的財會管理制 度進行現(xiàn)金管理。（2）秘書保管備用資金， 應(yīng)把辦公室的開支記

12、錄下來， 以便了解辦公室的 開支情況， 也可以作為資料存查。 秘書應(yīng)該養(yǎng)成良好的隨手記錄的習慣， 以免因 為忘記了某一些開支而導致現(xiàn)金出現(xiàn)缺口，造成不必要的損失。（3）秘書在管理辦公室零用現(xiàn)金的過程中，應(yīng)該嚴格按照規(guī)章制度辦事。 在向有需要的申請者支付零用現(xiàn)金， 用手中的零用現(xiàn)金保險一些開支的時候， 應(yīng) 該嚴格按照相應(yīng)的程序， 做到該有的文件和單據(jù)齊全， 再給與支付或者報銷。 而 絕對不能夠由于個人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)， 這樣的行為于自己， 于別 人，于公司都是沒有益處的，應(yīng)當盡量避免。（4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問題， 應(yīng)該制定嚴格的制度來加以保證。 所指定的制度應(yīng)該是依照國家頒

13、布的有關(guān)現(xiàn)金管理的規(guī)章制度和管理辦法， 結(jié)合 公司的實際情況來加以制定，以更好地貫徹落實。案例四川電力建設(shè)管理公司現(xiàn)金管理辦法第一條 為加強四川電力建設(shè)管理公司的現(xiàn)金管理工作，規(guī)范現(xiàn)金的使用開 支范圍，防止坐支現(xiàn)金和現(xiàn)金流失， 根據(jù)國家及省公司的有關(guān)規(guī)定， 并結(jié)合公司 的實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所指現(xiàn)金是指存放于公司財務(wù)部門， 由出納人員經(jīng)管的貨幣。 現(xiàn)金是流動性最強的資產(chǎn)， 公司的財務(wù)人員應(yīng)嚴格遵守國家現(xiàn)金管理制度， 監(jiān)督 現(xiàn)金使用的合法性、合理性。第三條 現(xiàn)金的支付范圍1 、職工的工資、各種獎金及工資性津貼 ;2 、個人勞務(wù)報酬，包括稿費、講課費及其它專項工作報酬 ;3 、各

14、種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人的其它支出 ;4 、出差人員必須隨身攜帶的差旅費 ;5 、結(jié)算起點在 1000 元以下的其它支出 ;6 、中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其它支出。如采購地點不確定、交通 不便、搶險救災(zāi)及其它特殊情況，確無法辦理轉(zhuǎn)帳的。第四條 現(xiàn)金的保管1 、為確保庫存現(xiàn)金的安全，公司財務(wù)保管的現(xiàn)金必須使用安全性能有保障 的保險柜 ;2 、出納應(yīng)嚴格根據(jù)銀行核定的庫存現(xiàn)金定額留存現(xiàn)金，對于超過的部分應(yīng) 及時存入銀行。第五條 現(xiàn)金的提取1 、從銀行提取現(xiàn)金，在銀行預(yù)留印鑒應(yīng)為出納人員和公司總經(jīng)理印章，且 必須由財務(wù)人員和出納分開保管。 現(xiàn)金支票由出納填寫， 蓋章應(yīng)出納和財務(wù)人員

15、 分開進行 ;2 、從銀行提取現(xiàn)金，應(yīng)以審核無誤的記帳憑證為依據(jù)。第六條 現(xiàn)金收入應(yīng)于當天送存銀行，當天送存確有困難的，應(yīng)于次日及時 送存。第七條 支付現(xiàn)金應(yīng)從本單位庫存現(xiàn)金中支付，不得坐支現(xiàn)金，因特殊情況 必須坐支現(xiàn)金時，應(yīng)經(jīng)銀行同意。第八條 出納應(yīng)對現(xiàn)金的收支業(yè)務(wù)根據(jù)記帳憑證及時進行序時登記，并按每 天將庫存現(xiàn)金和現(xiàn)金日記帳核對相符，做到日清月結(jié)。第九條 出納人員不得有下列行為：1 、不準用“白條”頂替庫存現(xiàn)金 ;2 、不準謊報用途套取現(xiàn)金 ;3 、不準將庫存現(xiàn)金以個人名義存入儲蓄 ;4 、不準私自借支現(xiàn)金 ;5 、不準利用銀行帳戶為他人或其它單位存取現(xiàn)金 ;6 、未經(jīng)財務(wù)部門領(lǐng)導批準，不

16、準將現(xiàn)金交他人代管。第十條 嚴禁向其它單位或個人借支現(xiàn)金。第十一條 在經(jīng)濟活動中，不得對現(xiàn)金結(jié)算給予優(yōu)惠待遇。不得拒收支票、 銀行匯票和銀行本票。第十二條 財務(wù)部負責人應(yīng)不定期地對現(xiàn)金的保管、使用情況進行檢查，發(fā) 現(xiàn)問題，及時向公司領(lǐng)導匯報。第十三條 本辦法由公司財務(wù)部負責解釋。第十四條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。三商務(wù)費用報銷（一）商務(wù)費用報銷的對象在企業(yè)等單位的日常辦公活動中， 商務(wù)活動也占了很大的一部分。 在這些公 司的商務(wù)活動中所產(chǎn)生的一些開支， 如出差費用， 調(diào)研費用等， 都是由公司的財 務(wù)來支付的。 但是有些情況下個人會先進性墊付， 在回公司后再找公司的秘書或 者由秘書代為辦理報銷手

17、續(xù)，從公司的財務(wù)中拿回個人先行墊付的資金。而且，由于秘書管理的零用現(xiàn)金的金額是有限的， 而很多商務(wù)費用的金額都 會比較大， 這樣秘書就無法用手中的零用現(xiàn)金來進行報銷業(yè)務(wù)。 因此，很多商務(wù) 費用的報銷是由秘書代為去向公司的財務(wù)部門辦理報銷業(yè)務(wù)。 秘書代辦的報銷業(yè) 務(wù)如下：企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費用， 經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。 這筆金額要 從企業(yè)存在銀行的存款賬戶中扣除。 因此，秘書要事先做好準備， 熟悉辦理信用 卡，旅行支票，快匯等的方法。信用卡可以從銀行取得，上面開列有支款人的姓 名，簽字，號碼和最高值款金額等內(nèi)容。當旅行者在國外需要現(xiàn)金時，可以持信 用卡去指定的銀行支取， 所支金額要記在

18、信用卡上。 一張信用卡通常包括一筆很 大的金額。此外，旅行者可以在各家銀行和一些旅行社購買金額較小的旅行支票。 支票使用者必須在購買時在支票上簽字， 支取旅行支票時必須由使用者在支票上 再次簽字。 快匯匯票由秘書購入， 可以交給或寄給指定的旅行者。 與持有普通支 票一樣，旅行者可以憑借這種匯票收取現(xiàn)金，或者轉(zhuǎn)讓給他人。當工作人員回到企業(yè)后， 秘書有時還須代上司整理出差費用記錄， 轉(zhuǎn)交會計 人員報銷有關(guān)費用。上司到外地開會的交通費。工作人員外出辦公所需的資金， 可以提前向財務(wù)部門提出申請以領(lǐng)取。 這樣 存在兩種情況，一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部 門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款； 另一種情況是先由申請人墊付， 完成商務(wù)工作后再提 交相關(guān)的憑據(jù)，由公司財務(wù)部門提供報銷。（二）商務(wù)費用報銷的工作程序當有些公務(wù)費用不能從零用現(xiàn)金中支付時， 就需要秘書直接到財務(wù)部門申請 費用和報銷結(jié)算。通常的工作步驟是：申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表， 詳細說明需要經(jīng)費的人員， 時 間，用途，金額等情況，并親自簽字。該