實(shí)物檔案管理辦法

1、-XXXX公司-實(shí)物檔案管理辦法1 目的為加強(qiáng)公司實(shí)物檔案管理，進(jìn)一步理順和規(guī)范實(shí)物檔案歸檔程序和管理機(jī)制，更好地開發(fā)利用實(shí)物檔案，制訂本辦法。2 范圍本辦法規(guī)定了實(shí)物檔案歸檔、整理、保管與利用的一般要求。本辦法適用于公司各類實(shí)物檔案的管理。3 術(shù)語實(shí)物檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的不同形式的實(shí)物，主要包括榮譽(yù)證明、公務(wù)活動(dòng)禮品、物證、書畫文稿等類別。4 職責(zé)4.1 各單位負(fù)責(zé)本部門實(shí)物檔案的形成、積累、整理與歸檔。4.2 綜合部檔案室（員）負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集、保管與開發(fā)利用。5 管理內(nèi)容與要求5.1 實(shí)物檔案的歸檔要求5.1.1 歸檔范圍5.1.1.1 榮譽(yù)證明類：公司或職能部

2、門獲得的公司級(jí)以上的獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等各種榮譽(yù)證明。5.1.1.2 公務(wù)活動(dòng)禮品類：公務(wù)活動(dòng)中公司或職能部門接收的有紀(jì)念意義的工藝品、字畫以及其它具有特色的物品。5.1.1.3 物證類：反映和佐證本單位重大活動(dòng)、重大事件的有紀(jì)念和憑證作用的物品。5.1.1.4 書畫文稿類：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物的書法、繪畫、著作、題詞及其他手跡。5.1.1.5 其它有保存價(jià)值的實(shí)物。5.1.2 歸檔時(shí)間各職能部門將獲得的屬歸檔范圍的實(shí)物檔案隨時(shí)送綜合部辦公室進(jìn)行價(jià)值鑒定，確有保存價(jià)值的，由辦公室統(tǒng)一于次年1月20日前歸檔。5.1.3 歸檔單位必須填寫移交清單一式兩份，經(jīng)檔案室（員）檢查驗(yàn)收合格后，辦理蓋章、簽

3、字移交手續(xù)。5.1.3 歸檔要求5.1.3.1 歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，層次分明，符合形成規(guī)律。5.1.3.2 歸檔文字材料在形成時(shí)，要求采用A4紙張，書寫時(shí)左側(cè)留出25mm寬的空白處（裝訂用），使用碳素或藍(lán)黑墨水書寫，字跡清楚整潔。5.1.3.3 圖樣材料依據(jù)國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)圖幅，按新的繪圖規(guī)則繪制。歸檔的文件資料必須是原件，竣工圖一定要與實(shí)物相符，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備，每張竣工藍(lán)圖要加蓋竣工章。歸檔的圖紙，當(dāng)實(shí)物發(fā)生改變或補(bǔ)充時(shí)，圖紙也應(yīng)同時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。5.2 實(shí)物檔案的整理5.2.1 實(shí)物檔案的整理遵循有利于保管和便于提供利用的原則。5.2.2 實(shí)物檔案應(yīng)按物品種類、年度和接收時(shí)

4、間進(jìn)行排列，以“件”為單位流水編號(hào)，并將檔號(hào)標(biāo)示在實(shí)物檔案上。5.2.3 實(shí)物檔案編號(hào)S W 件 號(hào) 年度代號(hào) 二級(jí)類目號(hào) 一級(jí)類目號(hào) 類目代碼：SW-實(shí)物檔案；二級(jí)類目號(hào)：01-榮譽(yù)證明類、02-公務(wù)活動(dòng)禮品類、03-物證類、04-其它類，書畫文稿類執(zhí)行新聞書稿類編號(hào)。 5.3 實(shí)物檔案的保管5.3.1 實(shí)物檔案整理完畢后，要編制實(shí)物檔案總目錄。5.3.2 實(shí)物檔案存放部房應(yīng)保持清潔。要配備必要的裝具和保護(hù)設(shè)備，如鐵質(zhì)櫥柜、溫濕度測(cè)試儀、滅火器、空調(diào)、防盜門窗等，并采取防高溫、防塵、防火、防潮、防盜、防水、防蟲、防光、防有害氣體等措施，室內(nèi)溫度控制在1424之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之

5、間。5.3.3 不同類別的實(shí)物檔案要按檔號(hào)分別上架排列存放。5.3.4 管理人員對(duì)實(shí)物檔案的保管狀況要定期檢查，對(duì)異常情況要及時(shí)進(jìn)行處理。5.4 實(shí)物檔案的利用5.4.1 實(shí)物檔案原則上不外借，各單位因特殊情況需要借用實(shí)物檔案的，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借用手續(xù)。5.4.2 借用實(shí)物檔案者要妥善保管，不得損壞或丟失。否則，按檔案借閱制度有關(guān)條款處罰。5.4.3 建立實(shí)物檔案借閱記錄，管理人員要認(rèn)真填寫。6 檢查與考核本辦法由綜合部檔案室（員）按公司管理考核辦法檢查考核。7 相關(guān)文件本辦法形成以下記錄：a) 文件和資料移交清單（管理檔案歸檔用）；b) 實(shí)物檔案總目錄。5文件和資料移交清單（管理檔案歸檔用）編碼: 第 頁 共 頁交出單位（章）交接日期: 年 月 日接收單位（章）主 辦 人接 收 人序號(hào)名 稱形成日期計(jì)數(shù)單