高校貨物采購管理存在的問題及其對策

1、高校貨物采購管理存在的問題及其對策 高校貨物采購管理存在的問題及其對策 摘 要：近年來，高校貨物采購規(guī)模日益增大，為標(biāo)準(zhǔn)高校貨物采購，財(cái)政部門和教育部門相繼出臺了一系列的政府采購標(biāo)準(zhǔn)文件，但高校因其內(nèi)部和外部因素影響，導(dǎo)致高校貨物采購存在采購的方案性不強(qiáng)、采購質(zhì)量和精準(zhǔn)性不夠、供給商管理相對欠缺、采購信息化程度不高、采購與資產(chǎn)充分利用的結(jié)合不夠等問題。通過對高校自身特點(diǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度建設(shè)與執(zhí)行和人員配置情況等分析，文章提出了完善制度、強(qiáng)化采購方案執(zhí)行、抓好信息建設(shè)、加強(qiáng)供給商管理和做好風(fēng)險(xiǎn)防范等對策。 關(guān)鍵詞：高校 采購管理 問題 對策 中圖分類號：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號

2、：1004-491406-198-02 近年來，隨著高校新校區(qū)的建設(shè)和財(cái)政投入的不斷增加，高校的貨物采購規(guī)模日益增大，通過采購為高校節(jié)約了大量建設(shè)資金；但因采購發(fā)生的受賄案件也屢見不鮮。究其原因，既有高校內(nèi)部管理體制的問題，也有外部社會不良因素的影響。目前，高校貨物采購存在采購的方案性不強(qiáng)、采購質(zhì)量和精準(zhǔn)性不夠、供給商管理相對欠缺、采購信息化程度不高、采購與資產(chǎn)充分利用的結(jié)合不夠等問題。如何科學(xué)有效解決上述問題是高校內(nèi)部職能部門研究的熱點(diǎn)之一。 一、高校貨物采購存在的主要問題 貨物采購缺乏方案性，隨意性較大 目前，高校的招標(biāo)采購工作現(xiàn)狀是：一方面，很多采購任務(wù)是臨時(shí)性的、突發(fā)性的，且時(shí)間緊，要

3、求急；另一方面，每年制定的采購方案完成率又不高。究其原因：一是采購方案本身是否科學(xué)可行，二是招標(biāo)采購管理制度設(shè)計(jì)是否合理，三是學(xué)校內(nèi)部職能部門協(xié)調(diào)是否及時(shí)有效。以西南政法大學(xué)為例，2007至2021年貨物采購方案當(dāng)年完成率平均80%，還有20%的采購方案因各種原因沒有完成；2007至2021年年均貨物采購金額約3000萬元，方案外貨物采購金額約400萬元，占當(dāng)年貨物采購金額的13%。 采購質(zhì)量和精準(zhǔn)性不夠 用戶的需求以及用戶對所需貨物的熟悉程度是決定最終采購貨物的質(zhì)量好壞，能否滿足需求的重要根底。由于用戶缺乏對所需貨物信息的了解，難以對設(shè)備性能、關(guān)鍵參數(shù)等提出準(zhǔn)確要求，使得最終采購的貨物與最初

4、的設(shè)想存在差距。由于采購人員大量繁瑣的采購工作使得采購驗(yàn)收工作得不到應(yīng)有的重視，加之很多用戶對所采貨物的性能了解有效，最終導(dǎo)致驗(yàn)收過程成了形式，使采購貨物的質(zhì)量難以保證。以西南政法大學(xué)為例，作為一個(gè)文科學(xué)校，有關(guān)設(shè)備、儀器、技術(shù)等方面的專業(yè)人才相對匱乏。采購人員和用戶對于很多貨物的性能、質(zhì)量無法準(zhǔn)備把握，這就導(dǎo)致了采購貨物的質(zhì)量和精準(zhǔn)度得不到保證。 供給商管理欠缺，信息化程度不高 根據(jù)重慶市高校政府采購部門提供的信息統(tǒng)計(jì)，目前，大多數(shù)高校還未建立起供給商管理制度，缺乏對供給商的售后、效勞、質(zhì)保等方面的跟蹤評價(jià)體系；大多數(shù)高校的供給商管理系統(tǒng)尚未建立。招標(biāo)采購工作的信息化程度不高，采購信息統(tǒng)計(jì)、

5、匯總、分析等處理能力比擬薄弱。以西南政法大學(xué)為例，目前還未建成招標(biāo)采購管理信息系統(tǒng)，很多工作都還延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳遞流程。 采購與資產(chǎn)利用結(jié)合不夠 隨著財(cái)政對高校投入的加大，高校的經(jīng)濟(jì)狀況逐步好轉(zhuǎn)，高校采購的規(guī)模越來越大。但采購貨物的效用是否得到充分發(fā)揮，高校資產(chǎn)的利用效率到底有多高卻是值得思考的問題。很多高校重采購，輕管理；重采購價(jià)格高的，輕產(chǎn)品性能；重小而全，輕統(tǒng)籌利用，資源共享。以西南政法大學(xué)為例，每個(gè)辦公人員至少配置一臺電腦、一臺打印機(jī)，每個(gè)學(xué)院至少配置了一臺復(fù)印機(jī)，這就造成了電能、墨盒、紙張等的浪費(fèi)。特別像打印機(jī)、復(fù)印機(jī)這些高消耗設(shè)備應(yīng)該統(tǒng)籌利用，比方一個(gè)樓層配置一臺復(fù)印機(jī)，讓這臺

6、復(fù)印機(jī)和該樓層所有辦公室的電腦聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)打印、復(fù)印，這樣可以大大降低各種耗能，促進(jìn)綠色辦公，促進(jìn)節(jié)能減排和環(huán)境保護(hù)。對于卻有必要的辦公場所再另行配置。另外，由于缺乏辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各學(xué)院、各部門之間相互攀比，爭相配備高性能、高價(jià)格的設(shè)備，浪費(fèi)學(xué)校資源。 二、原因分析 高校自身的特殊性 高校不同于行政機(jī)關(guān)，也不同于企業(yè)。高校經(jīng)費(fèi)來源包括國家財(cái)政撥款、上級補(bǔ)助收入、事業(yè)收入、社會捐贈、銀行貸款資金等。另外，高校采購的主體也較多，如高校內(nèi)部的職能部門、二級學(xué)院、校屬研究機(jī)構(gòu)、校辦產(chǎn)業(yè)等，二級學(xué)院、研究機(jī)構(gòu)、校辦產(chǎn)業(yè)這些又具有很大的采購自主權(quán)。由于高校內(nèi)部和政府采購主管部門的審批流程較長，

7、所以，很難做到采購方案的準(zhǔn)確完整，很難在收入未定的情況下，來確定支出的工程。 此外，高校內(nèi)部職能部門之間缺乏有效必要的溝通，也是造成采購方案執(zhí)行不好，采購質(zhì)量和精準(zhǔn)度不夠的重要原因之一。目前，高校采購方案出來的時(shí)間普遍較晚，不利于采購的執(zhí)行。以西南政法大學(xué)為例，每年的采購方案要等到六月份才能出來，加上向市財(cái)政局申報(bào)采購方案，等候批復(fù)，編制采購文件，發(fā)布采購公告，需要消耗大量時(shí)間。所以大量的招標(biāo)采購工作都被安排在暑假期間進(jìn)行。 內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置問題 目前，高校內(nèi)部的采購多隸屬于資產(chǎn)管理部門，而資產(chǎn)管理部門又是最大的貨物采購需求者，但資產(chǎn)管理部門并不是最終的用戶，最終的用戶多是學(xué)生和老師。由于資產(chǎn)管理

8、部門和學(xué)生老師之間的溝通協(xié)調(diào)不夠，導(dǎo)致所采購貨物的實(shí)用性存在問題。加上采購部門附屬于資產(chǎn)管理部門，采購部門缺乏獨(dú)立性，資產(chǎn)管理部門對采購結(jié)果的干預(yù)現(xiàn)象普遍存在。以西南政法大學(xué)為例，采購部門掛靠資產(chǎn)管理部門，實(shí)際就是資產(chǎn)管理部門的一個(gè)科室，經(jīng)費(fèi)和人員管理都統(tǒng)一在資產(chǎn)管理部門，缺乏獨(dú)立性，不利于采購工作的開展。資產(chǎn)管理部門和最終用戶學(xué)生、教師之間缺乏必要的溝通，對于所采貨物是否滿足最終用戶的需求調(diào)研不夠，導(dǎo)致學(xué)生老師對采購貨物的滿意度較低。 制度建設(shè)與執(zhí)行 制度建設(shè)固然重要，但是制度執(zhí)行與否，執(zhí)行的準(zhǔn)確與完整性更是關(guān)鍵。目前，很多高校結(jié)合財(cái)政部門、教育主管部門公布的采購規(guī)定，制定了自身的規(guī)章制度。

9、這些制度在一定程度上標(biāo)準(zhǔn)了高校的貨物采購，促進(jìn)了學(xué)校的廉政建設(shè)。但是，從操作層面和實(shí)際效果來看，高校的采購制度建設(shè)還有待進(jìn)一步提高。而制度設(shè)計(jì)好之后，最關(guān)鍵的就是執(zhí)行。有些制度雖然規(guī)定了，但只是個(gè)擺設(shè)，并未真正執(zhí)行，沒有落到實(shí)處。以西南政法大學(xué)為例，最近幾年相繼制定修訂了一些招標(biāo)投標(biāo)、政府采購的制度，2021年又對工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)管理方法和采購管理方法進(jìn)行了修訂完善。這些制度為學(xué)校建設(shè)和開展提供了有力保證，促進(jìn)了學(xué)校廉政工作建設(shè)，推動了學(xué)校的招標(biāo)采購工作。但是縱觀這幾年的招標(biāo)采購工作，或多或少存在一些躲避招標(biāo)采購的工程。這與相關(guān)部門未嚴(yán)格執(zhí)行制度密切相關(guān)。 人員配置及其專業(yè)化水平 普遍來說，高

10、校對采購工作比擬重視，都認(rèn)識到采購工作是腐敗易發(fā)點(diǎn)，是廉政建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。但是從實(shí)際對采購工作支持的力度來看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。首先，人員配置缺乏，一般高校配3至5人負(fù)責(zé)招標(biāo)采購工作，這些人員既要負(fù)責(zé)采購方案審批、編制采購文件，又要組織開標(biāo)評標(biāo)、擬定合同、組織驗(yàn)收、辦理收付款等。目前，一般高校一年的招標(biāo)采購任務(wù)多達(dá)幾十甚至上百項(xiàng)，涉及資金幾千萬至上億不等。如此大量的資金開支，必須要配置相應(yīng)的人員。其次，采購人員的專業(yè)化水平不夠，采購隊(duì)伍中真正學(xué)習(xí)招標(biāo)采購專業(yè)的幾乎沒有，多半都是半路出家。而采購工作又是一項(xiàng)技術(shù)活，對專業(yè)知識水平要求較高，所以說采購人員專業(yè)化水平的上下事關(guān)采購貨物質(zhì)量和精準(zhǔn)度的關(guān)鍵

11、之一。 三、對策建議 以完善制度為保障，標(biāo)準(zhǔn)招投標(biāo)采購行為 進(jìn)一步健全和完善高校招標(biāo)采購管理制度，增強(qiáng)制度的執(zhí)行力，嚴(yán)格按制度辦事，以制度管人。一是制訂高校政府采購非公開招標(biāo)采購方式實(shí)施細(xì)那么，標(biāo)準(zhǔn)高校政府采購非公開招標(biāo)采購方式的實(shí)施程序和具體流程；二是修訂現(xiàn)有采購管理方法，制訂招標(biāo)工作管理和監(jiān)督方法，強(qiáng)化紀(jì)檢、監(jiān)察和審計(jì)部門的監(jiān)督，充分發(fā)揮審計(jì)部門專業(yè)性強(qiáng)特點(diǎn)，讓審計(jì)部門提前介入招投標(biāo)環(huán)節(jié)；三是標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)化招標(biāo)準(zhǔn)備、開標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)等工作，明確各環(huán)節(jié)具體要求及工作程序。 以效勞開展為核心，強(qiáng)化采購方案執(zhí)行 從優(yōu)化高校資源配置角度來看，高校招標(biāo)采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)全盤統(tǒng)籌學(xué)校招標(biāo)采購工作，招標(biāo)采購

12、部門負(fù)責(zé)具體落實(shí)，努力做到應(yīng)采盡采。一是學(xué)校、各二級學(xué)院要增強(qiáng)部門預(yù)算編制的科學(xué)性和可行性，并把部門預(yù)算編制與政府采購方案有機(jī)結(jié)合起來，使預(yù)算和采購方案具有可行性和可操作性；二是做好重點(diǎn)和應(yīng)急采購工程的限時(shí)采購，做好后勤保障工作；三是協(xié)調(diào)好與使用部門、紀(jì)檢、監(jiān)察、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門關(guān)系，加強(qiáng)采購后期監(jiān)管，提高合同簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收、資金收付等環(huán)節(jié)的效率，盡量減少供貨商、承包商、施工隊(duì)到校討債情況，為維護(hù)學(xué)校穩(wěn)定和開展創(chuàng)造條件；四是做好采購方案執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)分析，時(shí)時(shí)監(jiān)控方案的執(zhí)行情況，積極催促落實(shí)采購方案，不斷提高采購方案執(zhí)行完成率；五是努力探索建立采購周轉(zhuǎn)金年初預(yù)留制度，解決年初采購資金支付滯后

13、的問題，提高資金支付效率。 以信息建設(shè)為抓手，加強(qiáng)供給商管理 一是完善高校招標(biāo)采購網(wǎng)站，提高招標(biāo)采購信息發(fā)布質(zhì)量；二是加強(qiáng)與政府采購中心聯(lián)系，充分利用其網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)采購信息，擴(kuò)大學(xué)校招標(biāo)采購信息發(fā)布范圍，增加潛在供給商數(shù)量；三是建設(shè)招投標(biāo)采購管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)包括供給商管理系統(tǒng)、招標(biāo)采購系統(tǒng)、投標(biāo)管理系統(tǒng)等三個(gè)子系統(tǒng)；四是積極開展網(wǎng)上詢價(jià)采購，制定相關(guān)管理程序。積極探索采用網(wǎng)上商城、網(wǎng)上競價(jià)等方式進(jìn)行采購，并配合相關(guān)部門搞好電子采購監(jiān)察。 以源頭治理為抓手，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范 一是完善內(nèi)部監(jiān)督控制制度，針對采購管理和執(zhí)行中的關(guān)鍵點(diǎn)和薄弱點(diǎn)，加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，增強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)在招投標(biāo)采購工作中的監(jiān)督作用，建立科學(xué)的業(yè)務(wù)流程和職責(zé)明確的分工，使各部門各司其職，共同加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范；二是加大招標(biāo)采購部門隊(duì)伍建設(shè)，特別是加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，增強(qiáng)工作人員依法、廉政采購的觀念，做好警示教育，使其牢固樹立廉潔自律意識；三是提高辦事效率，增強(qiáng)效勞意識；四是配合紀(jì)檢監(jiān)察和審計(jì)部門強(qiáng)化招標(biāo)采購監(jiān)管，加強(qiáng)對招標(biāo)采購全過程