企業(yè)人力資源管理信息化的應(yīng)用研究

1、企業(yè)人力資源管理信息化的應(yīng)用研究摘要隨著計算機(jī)的普及和絡(luò)技術(shù)的成熟與運(yùn)用，人力資源管理 信息化正在成為管理炙手可熱的話題。本文對人力資源管理信息化進(jìn)行了較為深 入的研究，旨在分析我國人力資源管理信息化存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出推進(jìn)我國人力資源管理信息化的時策和措施。關(guān)鍵詞信息時代;人力資源管理；信息化人力資源管理信息化,即“eHR (electronic HumanResource), 是新經(jīng) 濟(jì)時代下人力資源管理發(fā)展的趨勢，是以絡(luò)技術(shù)的成熟與運(yùn)用為基礎(chǔ)，以ERP ASP (A pp lica tio n Service P rovider,應(yīng)用程序服務(wù)提供商)等概念的出現(xiàn)和具 體實(shí)施為

2、存在和發(fā)展的環(huán)境，以人力資本開發(fā)和增值的迫切性為終極原因，將先 進(jìn)的軟件配上高速的硬件運(yùn)用于人力資源管理,為建立的一種基于In ternet 的 人力資源服務(wù)絡(luò)系統(tǒng)，人力資源管理信息化主要包括以下三個方面：(1) 基于互聯(lián)的人力資源管理流程化與自動化。 “信息化”把有關(guān)人力資 源的分散信息集中化并進(jìn)行分析，優(yōu)化人力資源管理的流程，實(shí)現(xiàn)人力資源管理 全面自動化，與內(nèi)部的其他系統(tǒng)進(jìn)行匹配。(2) 獲得人力資源管理外部服務(wù)。的人力管理者能夠有效利用外界的資源 并與之進(jìn)行交易，比如獲得人才站、高級人才調(diào)查公司、薪酬咨詢公司、福利設(shè) 計公司、勞動事務(wù)代理公司、人才評價公司、培訓(xùn)公司等人力資源服務(wù)提供商提

3、 供的服務(wù)。(3) 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部自助服務(wù)。讓員工和部門經(jīng)理參與的人力資源管理 ，體現(xiàn)人 力資源管理部門視員工為內(nèi)部顧客的思想 ，建立員工自助服務(wù)平臺，開辟全新的 溝通渠道,充分達(dá)到互動和人文管理。一、人力資源管理信息化的作用1. 人力資源管理信息化有助于提高人力資源管理部門的工作效率影響人力資源管理部門工作效率的因素主要包括：每月的工資計算與處 理;員工的考勤休假處理；員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。這些事務(wù)往往要持續(xù)占據(jù)人 力資源管理管理人員的大量時間。手工操作不僅效率低下，而且容易出錯，信息技 術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將大大降低例行性工作占用人力資源管理人員時間 的比例,使管理人員從日常事務(wù)中解脫出

4、來。人力資源管理信息化強(qiáng)調(diào)員工的自 助服務(wù)，如果員工的個人信息發(fā)生了變化，他本人就可以去更新自己的信息，經(jīng)過確認(rèn)和更新一定的批準(zhǔn)，程序即可生效。同樣,對于培訓(xùn)、假期申請、報銷等日常的行政事務(wù) 也可作類似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數(shù)據(jù)采集、 的工作量,也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。這無疑極大地提高了 人力資源管理部門的工作效率，從而可以有更多時間思考戰(zhàn)略層次的問題。2. 人力資源管理信息化有助于規(guī)范人力資源管理部門的業(yè)務(wù)流程當(dāng)人力資源管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來之后，就希望規(guī)范人力資源運(yùn)作體系的業(yè)務(wù)流程。招聘流程、績效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、員 工職業(yè)計劃、離

5、職流程等都是人力資源管理者的考慮范圍。信息化能將有關(guān)人力 資源管理的分散信息都緊密集中在一起并進(jìn)行分析，自動化和優(yōu)化人力資源管理 業(yè)務(wù)流程，使信息流得到加速且更舒暢，人力資源管理的作業(yè)流程跟業(yè)務(wù)流程以 及直線功能結(jié)合更緊密。人力資源管理信息系統(tǒng)不僅能將人力資源管理部門的工 作職能完全覆蓋并劃分清楚，而且能將經(jīng)過優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)。人力 資源管理的日常業(yè)務(wù)如干部任免、 職工退休、調(diào)配、辭職等都可以按照規(guī)范的工 作流程設(shè)計相應(yīng)的模板來完成。查詢、統(tǒng)計、制作花名冊、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)審批 等過程也可以在絡(luò)上實(shí)現(xiàn)。3. 人力資源管理信息化可以有效地降低管理成本在實(shí)施人力資源管理信息化之后，比如在員

6、工培訓(xùn)方面，員工可以“在 線”隨時隨地接受培訓(xùn)，從而可以節(jié)省時間，減少差旅費(fèi)用，降低培訓(xùn)成本。在評 估方面,通過絡(luò),各級主管可以很快看到來自各地下屬定期遞交的工作述職報告 ， 并進(jìn)行評估、指導(dǎo)及監(jiān)督，這樣,評估的成本也可以大為降低。據(jù)統(tǒng)計，公司在實(shí) 施人力資源管理信息化以后，員工的詢問可以也減少 75%美國愛立信公司實(shí)施 員工自主服務(wù)系統(tǒng)后,第一年就節(jié)省了超過100萬美元的開支，Cisco公司通過 elearning系統(tǒng)一年節(jié)省了 2400萬美元。4. 人力資源管理信息化能提供各種形式的自助服務(wù)對于公司高層而言，他們可以在上查看人力資源的配置、重要員工的狀 況、人力資源管理成本的分析、員工績效

7、等。高層決策者還能獲得各種輔助其進(jìn) 行決策的人力資源經(jīng)營指標(biāo)以及直接在上進(jìn)行決策等：對于中層經(jīng)理，即直線經(jīng)理來講,人力資源管理信息化是其參與人力資源管理活動的工作平臺，通過這個平臺,直線經(jīng)理可以在上管理自己部門的員工。比如可以在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看 所有下屬員工的人事信息，對員工的培訓(xùn)、休假、離職等流程進(jìn)行在線審批等;一般員工可以在線查看規(guī)章制度、內(nèi)部招聘信息、個人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、 個人考勤休假情況、注冊內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請假/休假申請、實(shí)現(xiàn)在線報銷等。5. 人力資源管理信息化還有利于幫助留住人才不少在不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象 ，人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外,還有很多其他因素，如工作

8、環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會和個人前途等。實(shí) 施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統(tǒng)對員工進(jìn)行選拔、任用，可以減少人為的主觀性，體現(xiàn)公平原則，從而留住人才。同時，人力資源管理信息 化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡便易查的信息獲取方式將贏得員工 對人力資源管理服務(wù)和管理滿意度的提升.員工滿意度的提升無疑會增強(qiáng)的凝聚 力，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。二、我國人力資源管理信息化的現(xiàn)狀與存在的主要問題現(xiàn)在,許多已經(jīng)借助不同的人力資源管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人力資源管理 信息化。著名的“康師傅”、一汽大眾、華為，萬科、東方通訊、上海浦東發(fā)展 銀行等三十幾家都采用了 SAP本地化的人力資

9、源管理系統(tǒng)。但就整體而言，目前 我國人力資源管理信息化的現(xiàn)狀是滯后的，主要存在以下幾個問題：1. 人力資源管理信息化缺乏管理者的支持與資金投入在的資金、技術(shù)、市場和人才等諸多經(jīng)營要素中，管理者對人力資源的經(jīng) 營是最為模糊的。很多往往將人力資源視為一種不得已的成本開銷 ，管理者對人 力資源管理及人力資源管理信息化的重視程度比較低 ，急功近利，不注重其系統(tǒng) 建設(shè)的長期效應(yīng)。雖然人力資源管理信息化能降低成本，但那只是實(shí)施后產(chǎn)生的 作用，而在實(shí)施過程中需要投入大量資金。不論是自行開發(fā)還是購買軟件產(chǎn)品， 都是一項(xiàng)重大投資。一些尤其是規(guī)模較小、效益較差的 ，很難將巨額資金用于投 資人力資源管理信息化的建設(shè)

10、。2. 我國人力資源管理信息化的基礎(chǔ)薄弱在我國很多中，人們的注意力都放在人力資源管理的具體操作層面上 ，只 是簡單的將傳統(tǒng)的行政人事部門改頭換面成人力資源管理部門，這就使得我國很多在人力資源的管理與開發(fā)上還處于比較基礎(chǔ)的階段。一些的電腦普及率很低。 即使有的已普遍使用了電腦，但服務(wù)器性能、絡(luò)狀況不是很完善，在實(shí)施過程中帶 來很多問題。許多人力資源管理的基礎(chǔ)工作做得不夠好，管理流程不順，缺乏可依 據(jù)的標(biāo)準(zhǔn),信息誤導(dǎo)現(xiàn)象嚴(yán)重，信息集成層次不高，無法更宏觀地利用人力資源數(shù) 據(jù)。對于經(jīng)營狀況相對惡劣和管理環(huán)境不善、水平有限的國內(nèi)來說，實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化還有一段漫長的路要走。3. 對人力資源管理信息

11、化的內(nèi)容主要集中于事務(wù)處理據(jù)的調(diào)查，雖然絕大部分對人力資源管理的電子化、 絡(luò)化、智能化持肯定 態(tài)度,然而卻有超過70%勺還沒有引入人力資源管理信息系統(tǒng)。 調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，在已 實(shí)施過人力資源管理信息系統(tǒng)的里，18%的需要更換系統(tǒng)。其原因包括系統(tǒng)功能太 簡單；人力資源管理業(yè)務(wù)流程需要改善或改變；系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性和速度慢等。從管理信息系統(tǒng)的功能上看，目前使用最多的功能依次是“人事信息管理”（71%）、“薪資”（）、“報表”（）、“考勤”（）、“招聘”（56%）、“福利” （%）等。據(jù)此分析，中國目前對功能需求最多的是“事務(wù)處理層面”的功能，其次是“業(yè)務(wù)流程層面”的功能。4. 目前尚沒有突出的人力資源管理

12、軟件產(chǎn)品雖然人力資源管理軟件在我國已有超過十年的發(fā)展歷程，但還存在產(chǎn)品不規(guī)范、廠商過于混雜等問題。對產(chǎn)品而言，目前軟件市場的最大問題莫過于標(biāo) 準(zhǔn)不統(tǒng)一。例如，人力資源管理系統(tǒng)如何與政府的勞動人事管理系統(tǒng)相銜接的問 題,報表的一致性問題等。標(biāo)準(zhǔn)的欠缺還導(dǎo)致人力資源管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的銜 接和整合不顧暢。有些供應(yīng)商的目的僅在于出售產(chǎn)品，至于很多所關(guān)心的重整管理、售后服務(wù)和產(chǎn)品升級，他們不會也無力去考慮。一些產(chǎn)品雖然在中國人事信 息管理方面標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，但其產(chǎn)品以傳統(tǒng)的“人事管理”為中心，局限于人 事管理的老觀念，不能適應(yīng)“人力資源管理”的需求。就市場占有串而言，占有率 最大的不超過10%,自我開

13、發(fā)者比重較大,占%5. 人力資源管理者本身的”應(yīng)用能力較低我國人力資源管理信息化存在的一個突出問題是人力資源管理者的IT應(yīng)用能力一般。人力資源管理信息化的實(shí)施，使人力資源管理經(jīng)理IT應(yīng)用能力受 到極大的挑戰(zhàn)。根據(jù),對中國人力資源管理信息化現(xiàn)狀調(diào)研的數(shù)據(jù)表明，在對中國 境內(nèi)一千多名人力資源管理經(jīng)理IT應(yīng)用能力的調(diào)查中，超過一半的被調(diào)查者IT 應(yīng)用能力一般（其中未實(shí)施人力資源管理信息系統(tǒng)的”應(yīng)用能力更差）,能力在“一般”和“基礎(chǔ)”水平的占 68%,即他們只是掌握了辦公軟件的操作能力和上 獲取信息的能力。三、推進(jìn)我國人力資源管理信息化的基本策略如今,越來越多的開始重視人力資源管理信息化問題，筆者認(rèn)為

14、可以通過 重視科學(xué)管理，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)等措施來改進(jìn)目前存在的問題 ，推進(jìn)我國人力資源 管理信息化建設(shè)。1. 領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到人力資源管理信息化的緊迫性與必要性，大力支持人力資源管理信息化建設(shè)作為的領(lǐng)導(dǎo)者，一方面必須徹底更新觀念，樹立現(xiàn)代觀念和超前意識，充 分認(rèn)識人力資源管理信息化發(fā)展的新趨勢，不能認(rèn)為信息服務(wù)僅僅是預(yù)算中的一 項(xiàng)開支而舍不得對其進(jìn)行人力、物力和財力的投資。另一方面，作為的高層領(lǐng)導(dǎo)者,要求其參與到人力資源管理信息化建設(shè)中去。并不是說他們只要保證足夠的 資金供給、人員安排和設(shè)備配備就可以了 ，而是要積極參與人力資源管理信息化 的設(shè)計、規(guī)劃和實(shí)施過程。應(yīng)該有一些信息技術(shù)的基本知識，運(yùn)用現(xiàn)代

15、管理學(xué)提 高自己管理的水平。要會用人，會組織隊(duì)伍，采用科學(xué)的方法加強(qiáng)政策宣傳，改變 中、基層管理者的觀念，化解其造成的阻力，充分重視和解決其他非技術(shù)因素。親 自負(fù)責(zé),參與人力資源管理信息化的設(shè)計和規(guī)劃，使人力資源管理信息化的實(shí)施 能順利進(jìn)行。2. 規(guī)范的基礎(chǔ)管理，為實(shí)施人力資源管理信息化創(chuàng)造條件人力資源管理信息化的實(shí)現(xiàn)需要具備兩方面的條件：一是自身人力資源管理水平的高度；二是人力資源管理信息化手段的實(shí)現(xiàn)程度。兩者之中人力資源 管理水平相對現(xiàn)今中國的大多數(shù)而言更為重要，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正與之結(jié)合，從而進(jìn)入通過信息化的手段提高績效的階段。 管理水平的提高，有賴于做好規(guī)

16、范的基礎(chǔ)管理工作，規(guī)范的基礎(chǔ)管理是人力資源 管理信息化的必備條件。規(guī)范的基礎(chǔ)管理主要包括 ：一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。如員工 履歷、考勤、薪酬等都要準(zhǔn)確無誤；二是基本業(yè)務(wù)流程設(shè)計及業(yè)務(wù)事務(wù)處理管理， 主要是人力資源管理部門的內(nèi)部業(yè)務(wù)要程序化。如員工招聘工作，從招聘公告、面試到培訓(xùn)上崗都要按規(guī)定的程序進(jìn)行；三是內(nèi)部控制及其實(shí)施過程管理；四是 工作人員和員工的行為規(guī)范管理等方面。3. 有效調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范人力資源管理部門的業(yè)務(wù)流程隨著信息時代的到來，公司的管理層次大大減少，扁平式、矩陣式的組織 結(jié)構(gòu)將成為多數(shù)公司的組織形式。作為信息時代的人力資源管理，必須調(diào)整組織結(jié)構(gòu),以適應(yīng)新的時代和新的價值體系。人力

17、資源管理信息化項(xiàng)目的實(shí)施不可避 免地會使原有業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化，同時也會影響到人員崗位和職責(zé)的變化，甚至 引起部分組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。一方面，必須根據(jù)戰(zhàn)略對組織架構(gòu)和部門職責(zé)進(jìn)行調(diào) 整.在調(diào)整過程中，可能會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程 的改變,權(quán)力利益的重新分配等因素。另一方面 ，要對人力資源管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào) 整。由于實(shí)施人力資源管理信息化后，人員的層次結(jié)構(gòu)有了很大變化，原來主要從 事重復(fù)勞動的管理人員，現(xiàn)在可以把主要精力放到更具創(chuàng)造性的工作上。因此，要進(jìn)行新的工作分析，調(diào)整人力資源管理目標(biāo)和提拔、培訓(xùn)等計劃。4. 提高人力資源管理者的IT應(yīng)用能力和員工素質(zhì)人力資源管理信息化，是完

18、善人力資源管理體系的重要環(huán)節(jié)，它決不是一 個純粹的丌項(xiàng)目，也不是傳統(tǒng)人力資源管理咨詢與IT技術(shù)的簡單迭代，而是利用 信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對人力資源管理業(yè)務(wù)體系的承載，優(yōu)化甚至再造的過程，這就要求 人力資源管理信息化項(xiàng)目的主要參與人員既要對現(xiàn)代人力資源管理有深刻的理 解,也需要具備豐富的IT經(jīng)驗(yàn)。人力資源管理信息系統(tǒng)得以順利運(yùn)行，還有賴于全體員工素質(zhì)的提高。實(shí) 施和運(yùn)用人力資源管理信息系統(tǒng)，各級人員尤其是管理人員需要從事更具有創(chuàng)造 性,更有難度的工作。在享受政府支持政策的同時，應(yīng)給予員工適當(dāng)?shù)慕逃团嘤?xùn)， 以協(xié)助員工轉(zhuǎn)變價值觀，適應(yīng)組織目標(biāo)。讓員工接受新經(jīng)濟(jì)、新思想、新理論的 培訓(xùn)教育，以幫助他們適應(yīng)系統(tǒng)變化，促使人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的深入開 展。5. 供應(yīng)商要進(jìn)一步改進(jìn)和提高服務(wù)水平在實(shí)施人力資源管理信息化的過程中，對人力資源管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn) 和售后服務(wù)方面的關(guān)心程度甚至超過了產(chǎn)品本身的性能。作為人力資源管理信息 系統(tǒng)供應(yīng)商可以從以下幾個方面改進(jìn)其服務(wù)：(1)采用科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)實(shí)施咨 詢方法，為每一個實(shí)施人力資源管理信息系統(tǒng)的客戶配備一名專業(yè)的咨詢顧 問；(2)為提供全方位的培訓(xùn)，包括原理、操作、項(xiàng)目管理、實(shí)施方法、二次開發(fā) 等；(3)在項(xiàng)目實(shí)施的初期，為客戶導(dǎo)入先進(jìn)的人力資源管理理念，比如“以人為 本”的管理理念、科學(xué)的績效評價方法，然后才是軟件操作的