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文檔簡介

1、印章管理辦法(2015年修訂版)編號:XXX字行政(2013)第001號-01編制部門:綜合管理中心 編制日期:二0一五年七月印章管理辦法第一章:總則為使廣東建華置地投資有限公司的各類印章管理和使用規(guī)范化、制度化,保證用章嚴(yán)肅性,切實防范風(fēng)險,提高工作效率,結(jié)合公司總部實際情況,制定本辦法。  本辦法所稱的公司印章是指公司行政章(下稱公章)、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章、各部門印章等各類印章。公司的印章是公司行政合法性、權(quán)威性的標(biāo)志,直接代表公司的權(quán)力和責(zé)任,因此必須嚴(yán)格管理、嚴(yán)防風(fēng)險。第二章:管理印章的責(zé)任1、公司總部及相關(guān)管理部門需按照此印章管理辦法執(zhí)行且負(fù)責(zé)印章和用章等事項。

2、2、各類印章由專人領(lǐng)用和管理,印章專管員是印章安全保管和合規(guī)使用的直接責(zé)任人。除印章專管員外,任何人不得保管、持有和使用印章。3、印章專管員必須忠于職守,堅持原則,對印章使用程序的規(guī)范性、完備性負(fù)責(zé),對違反本辦法規(guī)定的行為要堅決予以拒絕,并有義務(wù)和責(zé)任及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。 第三章:印章的種類與刻制1、印章的種類: (1)、公司總部印章:廣東建華置地投資有限公司公章、廣東建華置地投資有限公司法人章、廣東建華置地投資有限公司財務(wù)專用章、廣東建華置地投資有限公司合同專用章、公司勞動合同專用章及公司總部各部門的印章。(2)、各級人員名章:財務(wù)人員名章、個人工作使用的名章;2、印章的刻制:(1

3、)、所有印章的刻制,必須先提出申請,經(jīng)中心負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見,由公司的綜合管理中心負(fù)責(zé)刻制。(2)、公司法人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人公用名章,須經(jīng)本人書面同意后,由綜合管理中心統(tǒng)一刻制。(3)、任何部門和個人不得私自刻制公司或部門印章,如有發(fā)現(xiàn),移交公安機(jī)關(guān)處理,并對所造成的后果及損失負(fù)全部責(zé)任。(4)、各類印章正式啟用時,必須先到公司綜合管理中心留存原始印模,并將相關(guān)的印模報公司總部歸檔(需填寫廣東建華置地投資有限公司印章啟用(廢止)登記表),未經(jīng)留樣備案的,一律不得擅自使用。 第四章:印章的使用范圍1、公司總部印章使用范圍:(1)發(fā)送正式公文、電函、傳真件等。(2)報送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計劃、業(yè)務(wù)

4、報表、財務(wù)報表等。(3)授權(quán)委托書、勞動合同、對外介紹函等。(4)簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。(5)先進(jìn)集體和個人榮譽(yù)證書等。(6)需要代表本企業(yè)加蓋公章的其他批件、文本、憑證、材料等。2、公司各職能部門印章使用范圍(1)部門或個人印章使用需在其職權(quán)范圍內(nèi),與企業(yè)內(nèi)部對口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。(2)部門或個人印章可用于對外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。第五章:印章的使用規(guī)定1、與企業(yè)經(jīng)營有重大關(guān)聯(lián),或以企業(yè)名義對政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)行文時,以公司名義對外的公文、文件、資料等,由總裁簽字,蓋章。2、以公司行政或人力資源部門名義向公司各部門下發(fā)的公文、文件、資料等由綜合管

5、理中心總經(jīng)理簽字,蓋章。3、公司各部門以部門名義發(fā)出的公文、文件、資料或于授權(quán)范圍內(nèi)的對廠商、客戶發(fā)文及公司內(nèi)部制度的行文等由各部門總經(jīng)理簽字,經(jīng)綜合管理總經(jīng)理和總裁簽字,蓋章。4、印章使用:(1)用章前,經(jīng)辦人先填寫廣東建華置地投資有限公司用章審批單,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,連同經(jīng)審核的文件文稿等交印章專管員用章。(2)印章專管員用章后,應(yīng)將廣東建華置地投資有限公司用章審批單和用章文件、資料、圖紙等資料掃描歸檔、備案,按年進(jìn)行用章統(tǒng)計。5、各類印章由印章專管員保管,印章專管員必須嚴(yán)格控制用章范圍,仔細(xì)檢查廣東建華置地投資有限公司用章審批單上是否有各相關(guān)批準(zhǔn)人的簽批。6、公司印章的使用必須嚴(yán)格履行審

6、批、用章手續(xù)。除最后批準(zhǔn)人直接簽發(fā)的文件和有存根的證明信、介紹信外,其余用章必須履行登記手續(xù),登記內(nèi)容包括:用章時間、事由、需蓋章份數(shù)、用何種章、用章單位、用章人、批準(zhǔn)人。印章專管員在用章時,必須核對廣東建華置地投資有限公司用章審批單和所需用章的文件是否相符,如發(fā)現(xiàn)不符,專管員有權(quán)拒絕用章; 7、需與外單位簽訂的協(xié)議書、合同等,必須填寫和簽審廣東建華置地投資有限公司用章審批單,報請公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,方可用章;8、凡屬部門日常業(yè)務(wù)工作范圍的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后,報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可加蓋部門印章;9、上報的統(tǒng)計報表、有關(guān)證件、函件、報告等需加蓋公司或部門印章的,應(yīng)經(jīng)呈報部門領(lǐng)導(dǎo)審閱簽名,經(jīng)分管

7、領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理。 10、所有介紹信、說明、證明等一般往來信函,應(yīng)一式兩聯(lián),統(tǒng)一編號,方可加蓋印章,底聯(lián)應(yīng)存檔備查。                                   11、屬常規(guī)性工作,成批辦理的證書、證件等(如培訓(xùn)、車輛年

8、審表、各類報表等),需蓋公司印章的,由主管部門確定一人負(fù)責(zé)辦理。每次蓋章須憑列有所需辦證人員名單、編號和部門負(fù)責(zé)人簽名的同意函,到綜合管理中心登記并蓋章。12、一般不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具的,必須經(jīng)綜合管理中心審批、總裁審簽后方可開出,持空白介紹信外出工作,歸來必須向綜合管理中心匯報其介紹信的用途,未使用的必須借用當(dāng)天交回。            13、印章一般情況下要在印章專管員辦公室內(nèi)使用,除特別批準(zhǔn)印章不得離開印章專管員。第六章:用章審批流程

9、1、公司簽署對外投資、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、資產(chǎn)重組、對外擔(dān)保的合同、協(xié)議,所有經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議,公司向法院遞交的法律文書及涉及法律事項的工作聯(lián)系單、認(rèn)質(zhì)、認(rèn)價單的用章審批流程如下: 經(jīng)辦人填表中心負(fù)責(zé)人審核相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核報總裁批準(zhǔn)綜合管理中心負(fù)責(zé)人核對印章專管員用章2、公司內(nèi)部所有制度類文件、對外發(fā)出的公文及函件用章審批流程如下: 經(jīng)辦人填表中心負(fù)責(zé)人審核報總裁批準(zhǔn)綜合管理中心負(fù)責(zé)人核對印章專管員用章 3、屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)需加蓋財務(wù)印章,公司財務(wù)部每月向稅務(wù)等部門報送的常規(guī)報表用章審批流程如下: 經(jīng)辦人填表財務(wù)中心負(fù)責(zé)人審核報總裁批準(zhǔn)綜合管理中心負(fù)責(zé)人核對印章專管員用章4、公司向政府職能部門提交的報建、

10、報審文件、材料,公司與員工簽訂的勞動合同,員工因個人需要對外出具的個人證明,公司內(nèi)部下發(fā)通知文件,工程項目的一般工作聯(lián)系單,屬部門業(yè)務(wù)需加蓋部門印章的用章審批流程如下:由經(jīng)辦人填表中心負(fù)責(zé)人審核相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核綜合管理中心負(fù)責(zé)人核對印章專管員用章 5、如因工作需要對外開出具介紹信需申請用章審批流程如下: 經(jīng)辦人填表中心負(fù)責(zé)人審核相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核綜合管理中心負(fù)責(zé)人審批印章專管員用章第七章:印章保管1、各部門必須設(shè)立印章專管員負(fù)責(zé)保管類印章,印章必須存放在絕對安全的地方;財務(wù)專用章和法人名章必須分開存放,防止被盜;類印章如有遺失或誤用,由印章專管員負(fù)全責(zé)。2、印章遺失時應(yīng)立即向上級報告,且應(yīng)依

11、法公告作廢。3、印章在一般情況下不得攜帶外出使用,如因工作所需要將印章攜帶外出使用的,應(yīng)事先填寫印章借用審批登記表,且必須經(jīng)公司總裁批準(zhǔn),由印章專管員陪同申請人攜帶外出。第八章:附則   1、各部門印章因管理不善而造成損失的,直接追究印章專管員的責(zé)任。2、本辦法自頒布之日起實施使用。 3、本辦法由公司綜合管理中心負(fù)責(zé)解釋。4、各項目公司業(yè)務(wù)范圍的用章審批流程,請參照此印章管理辦法制定具體方案報公司總部備案。附件:各類印章相關(guān)表XX投資有限公司印章啟用(廢止)登記表XX投資有限公司印章借用審批登記表XX投資有限公司用章審批單XX投資有限公司印章啟用(廢止)登記表編號:啟用章原因啟用章文字內(nèi)容使用部門啟用日期領(lǐng)用人(簽字)啟用文號啟用章 共計 枚印章存放地點(diǎn)批準(zhǔn)人印 模印 模廢止原因廢止印章文字內(nèi)容廢止日期收繳人(簽字)廢止文號廢止印章 共計 枚印章存放地點(diǎn)批準(zhǔn)人(簽字)審批流程:申請人或申請部門填寫副總裁審核,綜合管理中心行政部存檔。XX投資有限公司印章借用審批登記表編號:茲 (部門)于 年 月 日,借 章 共 枚,用于 ,擬借用 天,于

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