公文案例修改

1、公文案例：對(duì)一份通知的分析與修改 校園網(wǎng)上看到校醫(yī)院的一份通知：關(guān)于校醫(yī)院搬遷的通知 校醫(yī)院（阜成路校區(qū)）裝修工程基本結(jié)束。擬于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）遷回原址。此間停正常門診，只有一個(gè)值班醫(yī)生，急診取臨時(shí)用藥。由此給您造成的不便，請(qǐng)諒解。校醫(yī)院 二七年十一月十三日 1. 標(biāo)題問題。這份通知標(biāo)題中的事由是“搬遷”，還是“遷回原址”，還是“停止正常門診”？根據(jù)正文，我認(rèn)為，應(yīng)該是因遷回原址而停止正常門診兩天，所以改為“關(guān)于校醫(yī)院遷回原址暫停兩天正常門診的通知”，事由比較清楚、明確。 2. 語言問題。“擬于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）遷回原址。”“擬于”是計(jì)劃的

2、意思，改為“定于”更為肯定、明確?！按碎g停正常門診，只有一個(gè)值班醫(yī)生，急診取臨時(shí)用藥?！边@句話也可以修改一下：單音節(jié)詞“停”改為雙音節(jié)詞“暫?！陛^好；“只有一個(gè)值班醫(yī)生”可改為“有一個(gè)醫(yī)生值班”；“急診取臨時(shí)用藥”，在“取”前加一“可”字，更為通順?！坝纱私o您造成的不便”中的“造成”，改為“帶來”似乎更好些。 3. 標(biāo)點(diǎn)問題。第一句和第二句有因果關(guān)系，可以看作是復(fù)句，而不是兩個(gè)單句。因此，第一句后應(yīng)該用逗號(hào),而不是句號(hào)。 下面，試對(duì)這份通知進(jìn)行修改，不妥之處，歡迎商榷。關(guān)于校醫(yī)院遷回原址暫停兩天正常門診的通知校醫(yī)院（阜成路校區(qū)）裝修工程基本結(jié)束，定于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）

3、遷回原址。此間暫停正常門診，有一個(gè)醫(yī)生值班，急診可取臨時(shí)用藥。由此給您帶來的不便，請(qǐng)諒解。 校醫(yī)院 二 七年十一月十三日按照市政府領(lǐng)導(dǎo)同志分工呈批，并根據(jù)需要由市政府領(lǐng)導(dǎo)同志轉(zhuǎn)請(qǐng)其他市領(lǐng)導(dǎo)同志核批，重大事項(xiàng)報(bào)市長審批。市人民政府各部門、各區(qū)縣人民政府不得將報(bào)請(qǐng)市人民政府的公文直接報(bào)送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人?！薄罢?qǐng)示事項(xiàng)中如涉及其他文件、市領(lǐng)導(dǎo)同志批示、重大事件及相關(guān)政策法規(guī)等內(nèi)容的，應(yīng)連同涉及文件復(fù)印件、市領(lǐng)導(dǎo)同志批示復(fù)印件、事件背景材料及相關(guān)政策法規(guī)附在原件后一并上報(bào)。邀請(qǐng)上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志出席會(huì)議、活動(dòng)的請(qǐng)示，要事先溝通，并將會(huì)議、活動(dòng)方案附上，需要領(lǐng)導(dǎo)同志講話的，要將代擬稿一并上報(bào)。報(bào)告中不得

4、夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！保ㄕ怨奶幚戆咐x第六章行文與行文規(guī)則）【案例7-11】注辦注發(fā)非小事收文發(fā)文責(zé)任清材料1某局文秘人員將一份收文交局長批辦，局長批示需12個(gè)人員閱知辦理，并注明“（主管部門）負(fù)責(zé)辦理”。文秘人員按此批辦意見開始組織公文傳閱。當(dāng)公文傳閱到第二位閱文者本局常務(wù)副局長，放了較長時(shí)間，催他退還時(shí)，他說：“今天下午正準(zhǔn)備開會(huì)，有關(guān)人員都要參加，我在會(huì)上一起傳達(dá)，不需要專門傳閱了。”文秘人員認(rèn)為按照常務(wù)副局長的要求去做了會(huì)無法執(zhí)行局長的批辦意見，感到左右為難。材料2某國企總經(jīng)理在審批簽發(fā)文件時(shí)，對(duì)公司辦公室文秘人員說，只要董事長沒簽字的都要給他打一份，并直接在發(fā)文稿紙上的抄報(bào)欄里寫上了

5、抄報(bào)董事長、抄送本公司財(cái)務(wù)部。公司辦公室文秘人員按照總經(jīng)理的這一意見，只有將“抄報(bào)董事長”、“抄送本公司財(cái)務(wù)部”也打印在正式發(fā)文的版記上。但文秘人員又認(rèn)為按照行文規(guī)定，內(nèi)部公文最好不要寫抄送；不寫又違反了總經(jīng)理的意見，面對(duì)這種情況該如何處理呢？【問題討論】1.兩份材料涉及的是公文處理流程中的兩個(gè)什么環(huán)節(jié)？2.遇到這樣的情況,文秘人員該怎么辦？【評(píng)析】本案例涉及公文處理程序中注辦和注發(fā)環(huán)節(jié)的具體操作。（一）材料1涉及的是注辦環(huán)節(jié)1什么叫注辦？注辦是公文處理程序中具有反饋辦理經(jīng)過和結(jié)果功能的重要環(huán)節(jié)，一般由承辦人員負(fù)責(zé)，在公文辦理完后在公文上簡要注明辦理經(jīng)過和結(jié)果，文秘人員負(fù)責(zé)檢查。2.案例材料1

6、分析在材料1中，首先這種臨時(shí)改變公文處理方式的做法在實(shí)質(zhì)上并沒有違背局長批辦意見，只要能夠發(fā)揮公文效用，閱辦性公文可以積極采用直接在有關(guān)會(huì)議上傳達(dá)、印發(fā)副本文件等便捷方式進(jìn)行閱知處理；但是像材料1這樣改變了公文處理方式，承辦人（本案例中的常務(wù)副局長）一方面應(yīng)主動(dòng)讓原批辦領(lǐng)導(dǎo)人知道，也要讓文秘人員及時(shí)了解公文的去處。這份公文傳閱完畢或在會(huì)議上傳達(dá)后文秘人員應(yīng)請(qǐng)承辦領(lǐng)導(dǎo)（如該常務(wù)副局長）或部門負(fù)責(zé)人完成注辦程序，即在該份公文空白處或公文處理單的“處理結(jié)果“一欄中注明“已于年月日在會(huì)上傳達(dá)，、等同志到會(huì)，已知文件精神”，并簽上姓名和日期以明確辦理責(zé)任。以此類推，在公文辦理過程中，遇到這類辦理經(jīng)過和結(jié)

7、果需要說明的公文都應(yīng)該由承辦部門或承辦人（有時(shí)會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人、工作責(zé)任人等）完成注辦工作。（二）材料2涉及的是注發(fā)環(huán)節(jié)1什么是注發(fā)？注發(fā)是公文定稿以后、正式印發(fā)之前，批注制發(fā)要求的環(huán)節(jié)，也就是對(duì)發(fā)文的注辦。注發(fā)旨在使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化和技術(shù)化，為制作公文正本規(guī)定了具體流程與標(biāo)準(zhǔn)，以利操作。注發(fā)內(nèi)容包括（1）注明具體發(fā)授范圍、閱文范圍的級(jí)別限制；確定或?qū)徍宋母宓木o急程度、保密等級(jí)；確定印發(fā)份數(shù)、印刷和發(fā)出時(shí)間；繕印方式與發(fā)送方式。（2）編寫并注明發(fā)文字號(hào)。（3）設(shè)計(jì)或確定版式或繕寫格式。（4）向交辦、催辦部門或人員銷辦。注發(fā)的操作與要求注發(fā)由發(fā)文單位綜合辦公部門（公文工作機(jī)構(gòu)）、文秘人員

8、負(fù)責(zé)；如果注發(fā)內(nèi)容在辦文中已由撰稿者、審核者填寫，文秘人員僅履行檢查手續(xù)即可。一般中小機(jī)關(guān)和基層單位注發(fā)工作相對(duì)簡化。而在大機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，重要發(fā)文的注發(fā)則比較鄭重，是成文定稿后發(fā)文前的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也叫批注，即依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、發(fā)文意圖、機(jī)關(guān)例行規(guī)定等操作。注發(fā)項(xiàng)目全面、詳盡，并逐一填寫在專門設(shè)計(jì)的“公文批注單”，或發(fā)文稿紙相應(yīng)欄目中。注發(fā)時(shí)要認(rèn)真閱讀文件，首先弄清基本內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)要求，然后按照規(guī)定處理。注發(fā)中往往會(huì)遇到各種疑難問題，拿不準(zhǔn)的可以先提出處理意見，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后處理。2.案例材料2分析（1）在材料2中,某國企總經(jīng)理在發(fā)文稿紙上面寫的“抄報(bào)董事長”、“抄送本公司財(cái)務(wù)部”等意見，都是企

9、業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要在簽發(fā)文件時(shí)提出的注發(fā)意見，作為負(fù)責(zé)發(fā)文工作的文秘人員，應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意見執(zhí)行。（2）只是在公文正式發(fā)文時(shí)表達(dá)形式要注意：公文是不能自己抄送自己單位的，也不能將“抄送”錯(cuò)寫成“抄報(bào)”。所以如果該公司正式發(fā)文后面的版記（文尾）中需要將領(lǐng)導(dǎo)這幾個(gè)注發(fā)意見寫出來的話，應(yīng)該寫為“公司內(nèi)送閱：董事長（1份）、公司財(cái)務(wù)部（1份）”。這種做法當(dāng)前在機(jī)關(guān)很常見。（3）由于公司內(nèi)部送閱的內(nèi)容僅僅是該公司內(nèi)部公文處理的一種做法而已，可以不在對(duì)外發(fā)的公文上面標(biāo)注出來。因?yàn)槠渌奶幚淼淖龇ǘ紱]有在文上標(biāo)出，所以這種注發(fā)意見也不必在對(duì)外發(fā)文的版記中標(biāo)注出來。（摘自公文處理案例精選第七章公文處理流程與

10、具體操作）【案例8-1】深圳政府一通告到底能告不能告xx年8月17日，深圳市人民政府發(fā)布了關(guān)于整治紅荔路筍崗路上步路兩側(cè)臨街建（構(gòu)）筑物外觀的通告（深府xx120號(hào)）。xx年10月24日，物業(yè)管理公司對(duì)原告位于紅荔路某住宅的防盜網(wǎng)實(shí)施強(qiáng)制拆除；在施工過程中，由于施工操作人員的過失，導(dǎo)致拆網(wǎng)電焊火花點(diǎn)燃原告屋內(nèi)窗簾布而引起屋內(nèi)火災(zāi)；在救火過程中，造成原告住宅內(nèi)窗簾布等一批物品的損失。xx年3月1日，原告向深圳市人民政府提出行政賠償申請(qǐng)，由于市政府依法不予賠償，原告遂提起行政訴訟。本案例爭議的焦點(diǎn)集中在深圳市人民政府發(fā)布的深府xx120號(hào)通告是具體行政行為還是抽象行政行為。經(jīng)過法庭調(diào)查和激烈的法庭

11、辯論，法院采納了市人民政府法律顧問的代理意見，認(rèn)為深圳市人民政府發(fā)布的關(guān)于整治紅荔路筍崗路上步路兩側(cè)臨街建（構(gòu)）筑物外觀的通告（深府xx120號(hào)）是對(duì)深圳市紅荔路、筍崗路、上步路兩側(cè)范圍內(nèi)的臨街建（構(gòu)）筑物進(jìn)行整治而發(fā)布的、針對(duì)不特定對(duì)象、并且在一定時(shí)期內(nèi)能反復(fù)適用的行政規(guī)范性文件，該文件對(duì)上述區(qū)域內(nèi)的建（構(gòu)）筑物的整治工作提出規(guī)范和指導(dǎo)意見，是抽象行政行為而不是具體行政行為。據(jù)此法院依法裁定：依據(jù)我國行政訴訟法第十二條第（二）項(xiàng)的規(guī)定：“人民法院不受理公民、法人或者其他組織對(duì)下列事項(xiàng)提起的訴訟：；（二）行政法規(guī)、規(guī)章或者行政機(jī)關(guān)制定、發(fā)布的具有普遍約束力的決定、命令；”。因此本案例不屬人民法

12、院行政訴訟的受案范圍。原告主張的財(cái)產(chǎn)損害賠償，應(yīng)另循其他法律途徑解決。11【問題討論】1為什么需要區(qū)分規(guī)范類公文以及行政規(guī)范性文件與一般公文？2從這一案例中得到什么啟示？【評(píng)析】本案例涉及規(guī)范類公文以及行政規(guī)范性文件與普通公文相區(qū)別的問題。（一）關(guān)于行政規(guī)范性文件的規(guī)定存在差異對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生著消極影響深圳市人民政府依法發(fā)布行政規(guī)范性文件，屬于依法行使行政職權(quán)的行為。對(duì)于行政規(guī)范性文件，各地區(qū)各部門的相關(guān)規(guī)定大同小異，均認(rèn)同其（1）具有制定主體廣泛；（2）具有相應(yīng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性（行政責(zé)任追究）；（3）具有普遍約束力；（4）可以反復(fù)適用等共同點(diǎn)。但是各地、各部門對(duì)于行政規(guī)范性文件及其范圍掌握的標(biāo)

13、準(zhǔn)難以一致，在對(duì)行政規(guī)范性文件性質(zhì)、效力的認(rèn)定，制發(fā)法定程序的履行以及上報(bào)備案、審查把關(guān)和監(jiān)督管理方面產(chǎn)生了消極影響，甚至因?yàn)槲募陨硇问胶蛢?nèi)容要求不完備導(dǎo)致在法定救濟(jì)程序中出現(xiàn)尷尬境況。（二）從本案例中得到的啟示其一，正確認(rèn)識(shí)、深刻理解規(guī)范類公文，把握規(guī)范類公文以及行政規(guī)范性文件與普通行政公文的異同，正視前者在依法行政中的重要性，在當(dāng)今理論界或?qū)嵺`中，當(dāng)屬熱點(diǎn)和難點(diǎn)。古希臘先賢亞里士多德在其名著政治學(xué)中明確提出：“法治應(yīng)該包含兩重意義：已成立的法律獲得普遍的服從，而大家所服從的法律又應(yīng)該本身是制定得良好的法律?！睆倪@個(gè)至今仍被西方思想家奉為經(jīng)典的法治定義中我們可以得到的啟示是，要按制度化、法

14、制化的要求去組織、規(guī)范和管理社會(huì)事務(wù)，就必須重視規(guī)范類公文的制定和利用，使其保持合法與合理的良好狀態(tài)。但是在實(shí)踐和研究中，規(guī)范類公文卻是一類我們?cè)L期疏忽的公文，除了法學(xué)類著述對(duì)其中的法律法規(guī)類文件有所涉及外，在各種教材著述中難覓其蹤跡。當(dāng)前，隨著依法治國方略的實(shí)施，公文學(xué)研究領(lǐng)域以及廣大的實(shí)際部門，對(duì)于規(guī)范類公文的關(guān)注程度與依法治國的時(shí)代要求相比屬于明顯不夠，相關(guān)理論研究尚不多見；對(duì)于規(guī)范類公文的現(xiàn)狀也沒有引起特別的重視，關(guān)于規(guī)范類公文的若干問題尚處于模糊不清狀態(tài)。其二，在全民法律意識(shí)不斷提高、依法行政的要求愈加嚴(yán)格的環(huán)境下，制發(fā)行政規(guī)范性文件成為行政機(jī)關(guān)執(zhí)行法律法規(guī)、貫徹國家政策和履行管理

15、職能的重要載體和方式，直接關(guān)系到公共利益、社會(huì)秩序和公民的切身利益，理當(dāng)受到各社會(huì)組織和公眾的關(guān)注。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，依法治國方略的實(shí)施，我國各級(jí)政府管理活動(dòng)逐步從單一的行政手段為主，向經(jīng)濟(jì)、法律和行政手段并用轉(zhuǎn)變，向市場監(jiān)管、公共服務(wù)轉(zhuǎn)變。相對(duì)來說，為處理一時(shí)一事而制發(fā)的普通公文在逐步減少，而具有約束和規(guī)范人們行為性質(zhì)的規(guī)范類公文正日益發(fā)揮著重要作用。正如專業(yè)人士指出，“分析我國目前行政管理的現(xiàn)實(shí)，我們不得不正視這樣一個(gè)基本的事實(shí)，在國家行政管理活動(dòng)中，規(guī)章以下的行政規(guī)范性文件占據(jù)十分重要的地位。由于我國行政管理的法制化建設(shè)還處于初建階段，要使國家行政管理完全走上法制化的軌道尚

16、需時(shí)日。在相當(dāng)長的一段時(shí)期內(nèi)，在國家行政管理活動(dòng)中，規(guī)章以下的行政規(guī)范性文件將繼續(xù)發(fā)揮重要的作用”。12其三，當(dāng)前，糾正過去將規(guī)范類公文混淆于普通公文的行為，切實(shí)提高行文水平，是各級(jí)行政機(jī)關(guān)解決工作矛盾，推進(jìn)依法行政進(jìn)程所必須抓緊做好的工作。從研究特點(diǎn)入手，對(duì)于進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一規(guī)范類公文尤其是行政規(guī)范性文件的制定施行具有積極意義。國務(wù)院在這方面首先作出表率，在出臺(tái)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（xx年1月1日起施行）之后不久，隨即另行發(fā)布行政法規(guī)制定程序條例（國務(wù)院令第321號(hào)）、規(guī)章制定程序條例（國務(wù)院令第322號(hào)）等行政法規(guī)，其中關(guān)于“依法不具有規(guī)章制定權(quán)的縣級(jí)以上地方人民政府制定、發(fā)布具有普遍

17、約束力的決定、命令，參照本條例規(guī)定的程序執(zhí)行”13的規(guī)定，肯定了決定、命令類行政規(guī)范性文件的存在。在國家尚未出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)定以前，近年，各地方都做了很多很好的嘗試，據(jù)統(tǒng)計(jì)目前31個(gè)省自治區(qū)、直轄市人民政府在制定公文處理實(shí)施辦法的同時(shí)，都專門出臺(tái)了關(guān)于規(guī)范性文件制定或者管理的辦法。如安徽省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則（xx年1月1日起施行）安徽省行政機(jī)關(guān)規(guī)范性文件制定程序規(guī)定（xx年3月1日起施行）；全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法（xx年11月1日起施行）稅收規(guī)范性文件制定管理辦法（試行）(自xx年3月1日起施行)；上海市人民政府公文辦理制度(xx年1月4日印發(fā))上海市行政規(guī)范性文件制定和備案規(guī)定（自xx

18、年5月1日起施行）；四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則（自xx年7月1日起施行）四川省行政規(guī)范性文件制定和備案規(guī)定（xx年3月1日起施行）。xx年5月12日國務(wù)院發(fā)布了關(guān)于加強(qiáng)市縣政府依法行政的決定(國發(fā)xx17號(hào))，將是否依法決策、是否依法制定發(fā)布規(guī)范性文件等作為考核內(nèi)容，科學(xué)設(shè)定考核指標(biāo)，一并納入市縣政府及其工作人員的實(shí)績考核指標(biāo)體系；依法行政考核結(jié)果要與獎(jiǎng)勵(lì)懲處、干部任免掛鉤。14因此，各級(jí)政府及其部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把依法制定規(guī)范性文件提到重要日程。（摘自公文處理案例精選第八章行政規(guī)范性文件與依法行文）【案例9-7】復(fù)印文件沒蓋章歸檔價(jià)值怎體現(xiàn)年初，某醫(yī)院辦公室開始對(duì)

19、上一年的歸檔文件進(jìn)行整理。負(fù)責(zé)收集整理工作的檔案人員發(fā)現(xiàn)不少科室拿復(fù)印件歸檔，且沒有蓋章。經(jīng)過詢問，科室同志說當(dāng)時(shí)收文就是復(fù)印件。15【問題討論】1.復(fù)印件具有歸檔價(jià)值嗎？2.機(jī)關(guān)單位在什么樣情況下可用復(fù)印件發(fā)文？【評(píng)析】本案例涉及公文復(fù)印件的使用、生效和歸檔問題。按照國家有關(guān)文件歸檔范圍和整理的規(guī)定，結(jié)合對(duì)于公文稿本的認(rèn)識(shí)及文件檔案工作的實(shí)際要求，有以下幾點(diǎn)需要注意：其一，復(fù)印件是否具有歸檔價(jià)值不能一概而論。如果一份文件內(nèi)容屬于本單位歸檔范圍,在其沒有另外稿本的情況下復(fù)印件也可以歸檔。其實(shí)當(dāng)前由于復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)傳遞大量運(yùn)用于文件檔案工作，復(fù)印件歸檔的情況并不少見。如有歸檔價(jià)值

20、的傳真文件一般就要求先復(fù)印、再處理，今后當(dāng)然也就會(huì)以復(fù)印件歸檔。其二，應(yīng)按規(guī)定選擇歸檔文件的稿本。按照da/t22xx歸檔文件整理規(guī)則以及國家檔案局機(jī)關(guān)文件歸檔和不歸檔的范圍的有關(guān)規(guī)定，如果是本單位發(fā)文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機(jī)關(guān)收到的主送件歸檔;實(shí)踐證明，沒有注辦任何原始處理痕跡的復(fù)印文件，在歸檔后總難以讓檔案利用者對(duì)其原始憑證性完全認(rèn)同。復(fù)印件一般不具有單獨(dú)的法律效力，最高人民法院關(guān)于適用中華人民共和國民事訴訟法若干問題的意見第78條規(guī)定，“證據(jù)材料為復(fù)制件，提供人拒不提供原件或原件線索，沒有其他材料可以印證，對(duì)方當(dāng)事人又不予承認(rèn)的，在訴訟中不得作為認(rèn)定事實(shí)的根

21、據(jù)”。其三，將復(fù)印件作為正式發(fā)文和歸檔應(yīng)該經(jīng)過認(rèn)證或加注處理標(biāo)記。如前所述，公文復(fù)印件屬于副本，其在發(fā)揮憑證作用時(shí)價(jià)值不如正本,很多時(shí)候也不屬于歸檔范圍。但實(shí)際工作中,一些機(jī)關(guān)常常直接使用復(fù)印件，如將上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的批文復(fù)印后下發(fā)給自己的所屬下級(jí)單位，作為一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經(jīng)過注明翻印機(jī)關(guān)認(rèn)證，將上級(jí)機(jī)關(guān)的文件直接翻印給所屬下級(jí)單位執(zhí)行這些操作在實(shí)際機(jī)關(guān)一直行之有效，而且隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)和手段的廣泛運(yùn)用，這些可以簡化程序、提高效率的行文方式出現(xiàn)了越來越被廣泛認(rèn)同的趨勢。正因?yàn)槿绱?，更有必要?qiáng)調(diào)：如果要將復(fù)印件作為正式公文使用，還是應(yīng)該按照辦法規(guī)定由復(fù)印機(jī)關(guān)加蓋證明

22、章或由承辦部門注明使用說明；如果歸檔時(shí)只有復(fù)印件,最好由本機(jī)關(guān)承辦部門在文件上做出注辦說明,即說明復(fù)印件的來歷和處理情況。因?yàn)槿绻鞯馗鲉挝欢己翢o顧忌地將復(fù)印件直接歸檔，無疑會(huì)給日后的檔案利用帶來后患。（摘自公文處理案例精選第九章公文整理與歸檔）【案例10-3】倍受肯定好報(bào)告工夫下足質(zhì)量高國外企業(yè)倍受肯定的報(bào)告通常具備下列五項(xiàng)共通點(diǎn)16：1撰寫時(shí)以讀者的立場、情緒反映為出發(fā)點(diǎn)。2內(nèi)容簡潔，并提出具體范例；避免冗長，把握5w1h的原則，將重點(diǎn)逐條列出，而詳細(xì)說明資料則作為附件處理。3優(yōu)缺點(diǎn)并述，對(duì)缺點(diǎn)毫不隱瞞。4，內(nèi)容要正確地掌握和反映市場及消費(fèi)者動(dòng)向以及世界性的趨勢。5字里行間流露出撰寫這份報(bào)告的目的并非為謀一己私利，而是對(duì)公司及工作的一片赤誠。【問題討論】什么是公文寫作的“5w1h”原則？【評(píng)析】國外企業(yè)認(rèn)為，一份恰到好處、必要而且又完整的報(bào)告，對(duì)于經(jīng)營者或管理者而言，是一種能與100位營業(yè)員相匹敵的重要戰(zhàn)斗力。反之，也可能因此而毀滅一個(gè)龐大的企業(yè)，由此可知報(bào)告的重要性。在美英日等國，無論是新聞報(bào)道，還是撰寫報(bào)告以及其他公文，都強(qiáng)調(diào)根據(jù)“5w1h”原則來歸納。那就是when何時(shí)；where何地；who何人；what何事