行政事務管理制度

1、行政事務管理制度（試行）一、 目的為確保本雜志社行政管理事務處于受控狀態(tài)，規(guī)范行政事務管理工作，提高辦事效率，加強過程及結果管控，特制定本制度。二、  適用范圍本制度適用于本社行政事務活動進行管理控制。三、主要職責1、行政辦公室負責本社行政事務的歸口管理。負責文件、檔案、勞動紀律、行為規(guī)范、安全、公共關系、后勤等行政事務的管理。2、負責社長辦公室有關行政事務的管理3、負責本社作息時間、出勤等有關行政事務工作的管理。4、財務部負責本社財務、會計、稅收等行政事務的歸口管理。5、負責本社有關的各項行政事務的管理。四、行政事務管理主要范圍（一）主要事務：辦公用品、印章管理、文印名片

2、、作息管理、例行匯報、工作秩序、會議管理、網絡管理、企業(yè)文化、公關接待等其他事務，收發(fā)管理、辦公車輛管理、辦公易耗品、安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、勞保管理、其它后勤保障等工作（二）作息管理本社實行周一周六工作制，享受國家法定假日。員工請假，應事先填寫“請假條”，按照程序審批。員工因公外出，需在前臺進行登記，并保持通訊暢通。特殊、緊急情況必須事后補單。（三）辦公秩序、工作作風、服務標準、勞動紀律及行為規(guī)范1、綜合辦公區(qū)秩序工作時間應文明辦公，不得談論私人話題，不隨便串崗。辦公時間要保持辦公區(qū)肅靜，辦公期間應盡量講普通話，嚴禁大聲喧嘩、聊天、嬉戲、打鬧。研究、討論工作應到會客室或會議室，或在相鄰座位小聲、

3、簡短交談，以免影響辦公區(qū)秩序。外來辦事人員要安排在會客區(qū)域或會議室接待。 接待本社外部人員要主動熱情、友好大方，認真維護本社形象。請求幫助，應征求意見，以商量的口吻，顧全大局。需進入其他部門辦公室，應事先敲門，待允許后方可進入。辦公室無人時，非該辦公室工作人員不得擅自入內。每個員工應保持24小時手機開機，若本社領導或同事呼叫應主動接聽或及時回電。任何時候不得坐在辦公桌上（包括午休時不得將腳翹在辦公桌上和全身睡在辦公桌上）或有其他不文明行為。辦公區(qū)內不得私自使用與工作無關的電器，不得違章操作電器設備或辦公設施，做到節(jié)約用水、用電，隨手關燈、關水，人走燈熄，離開1小時以上應關掉空調，下班時應關好門

4、窗、燈、電腦、飲水機等，關掉用電設備（網絡服務器等除外）。違者罰款10元/次，若造成經濟損失要負責賠償。辦公室內重要物品、資料應存鎖于抽屜或文件柜內，現金不能留存在辦公室。財務人員現金必須放存于保險柜，并且不能過夜存放。否則造成一切后果由部門或個人自行承擔相關責任。2、員工工作作風：愛崗敬業(yè)，團結協(xié)作。做到“遵章守紀，誠信敬業(yè)”，“當日事當日畢，不完成任務不下班”。3、員工服務標準：您的滿意就是我的工作標準。公務接待和指引來訪人員，應熱情主動，搞好窗口服務，能滿足的要求要及時予以辦到。不能滿足的要求要及時予以答復，并耐心說明原因。對不屬于自己職責范圍的要禮貌指引責任部門；本社同事之間互為服務關

5、系，遵循前述原則和方法。接聽和撥打電話的服務標準：A）在電話響鈴三聲之前應主動接聽電話。B）接聽電話應使用普通話，做到聲音親切、清楚，語氣和藹友善，使用規(guī)范的禮貌用語，語言簡潔明了。接聽重要電話應做好電話筆錄，不得發(fā)表有損本社形象和利益的言論，不得在電話中高談闊論，不得長時間占線，保持接聽電話儀態(tài)端莊，不得有肩夾電話等不雅姿態(tài)。接聽外線：應主動報出本社名稱，統(tǒng)一使用稱呼： “您好！中國西部雜志社！”等。接聽內線：部門人員接聽電話時應主動報出所在部門的名稱，稱呼：“您好！ XX（部門名稱）！”當被呼叫人員不在座位上時，應禮貌告知并做好留言記錄及轉告。撥打外線：“您好！我是中國西部雜志社XX部的X

6、XX！請幫我找XX聽電話好嗎？”撥打內線：“您好！我是XX（部門名稱）的XX！請幫我找XX聽電話好嗎？”C）不得使用本社電話辦私事及撥打聲訊電話。違者罰款20-100元/次人。早會操作標準A）早會時間：周一至周五早上 9 : 00-9:10。B）參加早會人員應準時參加，不得遲到或無故缺席。一般員工遲到罰款10元/次，管理級人員遲到罰款20元/次。C）遇有公事當天不能參于早會，必須提前向部門負責人申請并報行政辦公室，違者罰款30元/次。D）著裝：必須穿著符合本社的著裝要求，正確佩戴工作牌，不按公司要求著裝或佩戴工作牌者，按照公司相關制度執(zhí)行處罰。E）精神飽滿，列隊整齊。F）站姿要求：雙腿直立,

7、與兩肩平行, 抬頭挺胸收腹，眼睛平視前方，雙手自然下垂或左手握右手腕垂于小腹前。G）早會主持實行各部門負責人輪值主持，由行政辦公室具體安排，各部門遵照執(zhí)行。I）早會程序：9點整，由前臺文員組織集合，各員工應在30秒內，按高矮順序橫排列隊，前臺文員組織點名，統(tǒng)計缺勤人數。（具體操作見早會管理制度。4、勞動紀律（1）員工拒絕完成上級領導交辦的工作任務或參與集體罷工，罰款50-300元/次人，如因此造成經濟損失，要全額賠償，可同時給予行政處分。（2）因違章造成辦公設備、設施損壞，視其情節(jié)部分或全部賠償經濟損失，罰款50-500元，可同時給予行政處分。（3）因違章造成火災或人身傷亡，要承擔經濟責任，可

8、同時給予行政處分，并依法追究法律責任。員工非本職工作造成傷亡，員工自己承擔全部責任并視其情節(jié)予以處罰（員工私自調換工作崗位視為非本職工作）。（4）有意或無意泄露本社文件、資料等技術或商業(yè)機密，在工作中吃拿卡要、收受賄賂、營私舞弊的，應賠償損失，予以500-2000元罰款，可同時給予行政處分。情節(jié)嚴重者依法追究法律責任。（5）凡盜竊本社及員工私人財物（未經允許把本社財物帶離本社辦公區(qū)域視為盜竊），罰款200-1000元，情節(jié)嚴重者加倍賠償損失，予以開除，并依法追究法律責任。（6）員工正常上班時間內不得用餐、吃零食（公務接待等除外），三餐不得在工作場所或其他工作場地用餐（正常就餐時間有緊急工作任務

9、而不能離開工作崗位的情況除外）。任何時間在工作、休息場地不得亂扔果皮、紙屑、雜物，不得亂倒飯菜、污水，違者罰款10元/次。（7）員工上班時間不得影響他人工作。上班不得打瞌睡，不得看與工作無關的讀物和做與工作無關的事。違者罰款10元/次。（8）節(jié)約成本，人人有責。不得有任何浪費行為發(fā)生，違者罰款10-50元/次。（9）值班員工必須按時按要求值好班，凡未按時按要求值班者按考勤制度考核，（10）員工吸煙只能在規(guī)定地點且每次吸煙不得超過5分鐘。不得在辦公區(qū)、辦公室、會議室及其他公共場所吸煙，違者罰款20元/次；若客戶或來賓吸煙，應通過適當的方式提醒，并將其引導至吸煙區(qū)。（11）雜志社內嚴禁打牌等形式的

10、賭博，違者賭資沒收，并對參與人罰款50-200元/次；嚴禁玩電腦游戲，違者罰款20-100元/次。可視其情節(jié)同時給予行政處分。（12）未經上級領導允許，不得擅自帶外來人員進入本社辦公區(qū)域。違者罰款10元-100/次，若造成傷害，責任自負。（13）員工不得酒后上班（重要公關接待任務除外），違者罰款30-100元/次，給予行政處分。若造成經濟損失，全額賠償；若造成傷害，責任自負。（14）愛護花草、樹木，不踐踏花草、折損樹木。（15）本社設置的各種廣告牌、宣傳欄、標語、宣傳畫等公共設施不得污損；不得破壞、損壞本社財物或客戶物品。違者罰款10-200元，若造成損失要照價或加倍賠償，可同時給予行政處分。

11、（16）員工下班之后，若無工作任務，不得無故在辦公區(qū)域逗留，違者罰款10-100元。（17）員工應注意安全，不得私自挪動各種電器和消防器材，防止安全事故發(fā)生。違者罰款20-500元/次，可視其情節(jié)給予行政處分，若造成經濟損失要負責賠償。（18）不得利用職務之便謀取不正當利益或替他人謀取不正當利益；不得在外兼職或利用職務之便從事營利活動。違者視其情節(jié)予以50-500元/次經濟處罰，可同時給予行政處分。（19）故意降低工作效率，干擾工作任務的完成或故意防礙本社集體活動和其它活動的，罰款30-500元，可同時給予行政處分。（20）受到懲戒后仍不改正錯誤或拒絕接受集本社對其錯誤行為的處罰，除按原處罰決

12、定執(zhí)行外，可視其情節(jié)追加處罰直至開除。（21）不得無理取鬧、吵架、打架（不論是否有理）、聚眾鬧事，也不得在本社之外與任何人（含同事）打架斗毆或邀約人打擊報復任何人（含同事）。違者予以50-300元/次經濟處罰，情節(jié)嚴重從重處罰，直至開除，觸犯法律的要依法追究法律責任。5、行為規(guī)范（1）員工在工作時間必須佩掛工作牌。工作牌應整潔、無破損，工作牌需佩掛在胸前，不允許倒戴、斜戴、反戴或沒有本人照片等情況。違者予以10元/次經濟處罰。（2）員工上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男性員工頭發(fā)不過耳，不準染發(fā)，不準蓄胡須。女員工上班提倡化淡妝，金銀或其它飾物的佩戴應得當。（3）儀表形象A）男員工：1）衣著整潔、干

13、凈。公共場所不得赤背或僅穿背心，上班時間不得穿拖鞋、短褲。穿襯衫時不得挽起袖子或不系袖扣。2）不得留長發(fā)（前不蓋眉，側不過耳，后不蓋衣領）和染異色頭發(fā)。3）整體形象要協(xié)調、自然、大方，充滿朝氣。B）女員工：1）上班時間不穿拖鞋，不染異色頭發(fā)，上班穿深藍、黑色職業(yè)裝或本社規(guī)定的工裝，不得穿超短裙、低胸衫、吊帶裝或其它有礙觀瞻的奇裝異服。2）參加正式活動或接待客人須化淡妝。3）整體形象要協(xié)調、自然、大方、高雅。4、體姿禮儀A）站姿，抬頭挺胸收腹，雙腳靠攏，不倚不靠。B）坐姿，雙腿并攏，立背直腰，不蹺二郎腿。C）工作場所行走，速度適中，步伐輕盈，勿跑步前行。D）讓道或上下樓梯，靠右行。（四）接待禮儀

14、接待客人應使用禮貌用語。對待客人要熱情周到，有禮有節(jié)。1）賓客來訪，向其問好，熱情周到提供服務。2）應盡量記住來賓姓名（尤其是前臺接待員）恰當稱呼，以示尊重。3）送人名片，雙手正面奉上，表示感謝。4）接收名片，雙手接回，當場閱讀，以示尊重。5）陌生來賓，問明來由，提供幫助。6）對待來賓，有禮有節(jié)，不以貌取人，不私下議論客人 。7）帶客參觀，應做介紹，行于客人右前方一米左右，并伴有相應的指引手勢。8）不得與客爭道，主動站立于旁，讓客先過。（五）語言禮儀A）同事間應相互尊重，友好相處，遇到領導或同事要主動打招呼。B）文明用語，討論問題或平時交流應避免不雅詞句。C）提倡全員說普通話，行政辦公室參加招

15、聘面試的工作人員和前臺接待人員必須說普通話。（六）行為操守A）不允許一切有傷風化行為發(fā)生。B）同事之間，不捕風捉影，不傳遞小道消息，不做影響團結的事情。C）本社內外，一言一行都應從有利于工作、維護本社利益和榮譽出發(fā)。（七）在本社外部的行為規(guī)范要求A）形象要求1）員工出差執(zhí)行任務，個人形象代表中國西部雜志社的形象，外出人員應以比在本社上班更高的標準要求自己。2）出差人員按工作安排統(tǒng)一行動，嚴禁單獨行動和不守時，切忌沒有時間觀念。B）行為要求1）外出工作應保持文明、禮貌，有禮有節(jié)。2）切忌不懂裝懂。3）嚴格遵守保密守則，不得有損本社利益和形象。（八）工作環(huán)境A）保持工作場所整潔有序，不亂扔亂放，養(yǎng)

16、成班前班后的清潔整理習慣。B）離開坐位，把座椅擺正或歸位，保持整齊。C）不得隨地吐痰。D）辦公室員工每天下班之前應自覺對工作場所、辦公桌進行清潔整理整頓，辦公物品必須歸位。如果進行大掃除，則應做到清潔更徹底、更干凈、更整潔。E） 辦公物品應擺放整齊，不準在辦公桌上擺放與工作無關的物品，座位下不得堆放雜物。F）正確使用辦公設施，愛護公物，厲行節(jié)約。G）入廁方便后，自覺沖水，紙屑入框，保持清潔。H）看完報紙，放回報架，不擅自取走。（九）辦公室布置要點1、辦公室內辦公桌椅、保險柜、文件柜顏色協(xié)調。2、部門識別牌掛于適當位置。3、文件柜、柜櫥頂上不得堆放任何物品。4、辦公物品須擺放整齊有序。5、辦公桌

17、上必須隨時保持整潔，不得擺放與當日工作無關的物品（常用且必須者除外）。經營部、廣告部、前臺除遵守以上相關規(guī)定外還應遵守更嚴格的規(guī)范要求。前述行為規(guī)范、辦公秩序及工作環(huán)境的要求，如有違反，予以10-200元罰款。若造成經濟損失，視其責任由責任人負責賠償。若工作牌遺失，賠償10元/個。員工辭離職時須退還工作牌，否則按規(guī)定加倍賠償。本社行政辦公室對本社辦公秩序、辦公紀律、行為規(guī)范、品牌形象等方面進行抽查。根據具體情況考核，檢查結果按有關獎懲制度執(zhí)行。（十）會議管理本社會議分臨時專題會議和例會兩種，對臨時專題會議可根據實際需要和具體情況有選擇地進行會議前的準備；例會按照例會管理制度執(zhí)行。1、會議的提出

18、根據會議的規(guī)格和具體要求，由集團行政辦公室安排會議室，按需要準備姓名牌、簽到簿、議程表、投影儀、幻燈機、PPT、話筒、照相機、攝像機、茶水、紙巾、咖啡、水果、點心、鮮花、會議資料、宣傳資料及會間餐等。本社行政辦公室負責統(tǒng)籌協(xié)調各項會議，提前安排并公示會議室的使用。2、會議前的準備 會議組織者擬訂議題內容、發(fā)言順序和發(fā)言時間。 提前通知與會者會議時間、地點、議題和應準備的材料，對重大會議的材料至少提前三天發(fā)放并落實會議地點。 準備好要發(fā)放的資料或將材料提前發(fā)放與會者。 根據會議需要安排會務和會議記錄。 。 會議需要時準備好其它設施。 3、對與會者的要求對會議議題涉及內容有所了解或有相關的經驗。

19、會議的結論將對其所負責的工作有所影響。 對會議涉及保密的事項與會者必須遵守保密守則。 對會議議題有充分的準備，并能提出意見、建議或相關資料。 4、會議紀律嚴格遵守會議時間，如遇特殊情況不能參加，應提前向會議組織者請假。 會議組織部門按要求填寫“會議記錄”，記錄準確、清晰、完整并統(tǒng)一歸檔備案。 會議期間與會者應將手機關閉或調到無聲狀態(tài)，并不在會議現場使用電話。如果到會場外接聽電話，必須盡量簡潔、簡短，以免影響會議的進行。 參加會議人員必須攜帶記錄本和筆，做好重要會議內容的記錄。 會議主持人在會議開始時就議題的要旨做簡潔說明。 會議討論過程中，每個與會者應結合自己的工作提出建設性意見。 發(fā)言內容圍

20、繞議題，做到言簡意賅，既抓住重點又盡量具體。 會議中做到專心聆聽每個發(fā)言人的發(fā)言，不隨意打斷他人發(fā)言。 會議結束時全體與會人員應對會議結論進行確認。 會議中途不得退場，如確需退場應向會議主持人請假。 5、會議紀要的落實和歸檔本社辦公例會、管理人員例會等本社級會議由行政辦公室負責整理“會議紀要”，經會議主持人批準，由辦公室主任統(tǒng)一編號印發(fā)，并統(tǒng)一歸檔。 會議紀要的落實、督辦、反饋工作由行政辦公室負責。 會議記錄應與個人記錄分開，使用專用記事簿并進行存檔。 6、例行匯報要求匯報內容清楚、簡要。 對匯報中提出的待解決問題，要講明背景、發(fā)生原因和目前情況，并提出至少兩個解決方案。 如遇突發(fā)性重大事件或

21、重大工作變化時，可進行臨時匯報或申請，由辦公室負責安排，執(zhí)行有關工作制度。 部門負責人的年度述職報告經社長閱辦后由行政辦公室歸入干部個人檔案。各部門負責人的例行工作匯報由社長查閱；部門人員的例行工作匯報由部門負責人定期查閱。7、例行工作計劃年度計劃、月度計劃作為直接上級了解、檢查下級工作的內容之一，年度計劃制定后應在月計劃中予以分解、實施。本社年度經營計劃經批準后由行政辦公室歸檔，其它須經批準的年度計劃和月度計劃經批準后由計劃制定部門歸檔，不須批準的計劃上報同時由制定部門自行備份留存。8、考核各種例行匯報、工作計劃、報表沒按時上交或報表不準確影響工作的，由接收部門將信息書面?zhèn)鬟f到行政辦公室，按

22、有關規(guī)定和本社績效考核制度予以考核。開會期間與會人員通訊工具（手機等）應設置為無聲狀態(tài)，且不得在會場內接聽。如有違反，罰款30元/次。會議出勤考核規(guī)定如下：A）遲到、早退14分鐘，罰款10元；B）遲到、早退59分鐘，罰款20元；C）遲到、早退1030分鐘，罰款30元；D）遲到30分鐘以上，作無故缺席一次處理；E）無故缺席一次，罰款50元；F）事假一次扣罰10元（因公事先請假的視為公假，不考核）。違反會議其他紀律者每次罰款10元。（十一）、外聯(lián)接待1、本社對外接待工作由行政辦公室統(tǒng)一安排。本著禮貌、熱情、節(jié)儉的原則接待來本社的上級政府機關、相關領導及工作人員，以及來本社聯(lián)系工作、洽談業(yè)務的客戶、

23、新聞媒體、應聘人員等。2、接待上級機關領導。對各級領導要熱情接待，周密安排，主動詢問來訪領導或嘉賓的身份，來訪的工作內容和目的。及時向有關領導匯報，按領導的指示意見，通知有關人員和部門負責人進行接待。由前臺接待人員引見，對口部門負責人陪同活動。必要時請社領導親自接見。3、對事先聯(lián)系或通知到本社參觀訪問的上級領導，要安排好接送，必要時安排食宿，擬定接待方案。4、接待洽談工作的客人。對來本社洽談工作的客人，要熱情友好接待，認真查驗介紹信及證件，了解客人來本社的目的和需要洽談的工作內容，根據情況向有關領導匯報，和有關部門進行聯(lián)系，協(xié)調接待事宜。并及時填寫來訪人員記錄表。5、凡是領導交辦的接待任務，要

24、明確領導意圖，盡力完善，圓滿完成任務。6、對大型會議、參觀、訪問、考察、檢查等工作應提前制定活動方案。方案應包括活動目的、活動范圍、活動內容、活動方式、活動時間、活動日程安排、主要責任人、配合人員、需要的配合及支持、所需資源、費用預算等內容。7、接待應注意的主要事項A）接待原則1）對來訪人員不分內外，都要熱情周到，落落大方；2）注意掌握保密工作原則。對有關商業(yè)或財務資料的公開程度要適度，要視接待的需要區(qū)別對待。B）接待要求1）要有良好的精神狀態(tài)，待人熱情，態(tài)度誠懇，做到禮貌周到；2）主動引導客人到適當的交談地點，等候時主動提供報紙、資料閱讀，切忌在接待過程中讓客人受到冷落；3）如客人所訪人員不

25、在，應主動設法聯(lián)系，并做到使客人得到滿意的處理結果；4）對外地來本市人員根據實際情況和需要提供必要便利；5）在對外接待中，要平等對待，注意實效，切忌無謂的鋪張、排場；6）對來訪人員要編制名錄登記，以備日后查找。8、接待級別及標準分為四級，如表5所示，所選級別由分管副總裁或行政總監(jiān)確定。                          &

26、#160;                    表5級別接待標準備注A級1）社長或指定專人到機場或車站等候接站；2）需要時預定下榻賓館；3）由社長接風和送行；4）期間日程安排；5）費用由本社支付。根據需要，可采取主要接待人員在集團公司門口迎接、擺放歡迎牌或標語、懸掛橫幅、贈送鮮花等接待方式B級1）部門負責人到機場或車站等候接站；2）需要時預定下榻賓館；3）由行政辦公室根據需要，安排接風或送行；4

27、）部分日程安排；5）我方負責部分費用。C級1）一般員工到機場或車站等地接站；2）需要時預定下榻賓館；3）部門負責人接風或送行。 D級1）詳細告訴雜志社位置和來訪路線，并在本社等候；2）安排工作餐。 9、相應工作主要有：A）安排客人與社長會談時間；B）安排客人閱讀本社對外公開文件及宣傳資料；C）負責重大活動的策劃與接待工作；D）為客人準備地圖、日程安排表、禮物等。E）若在本社用餐，由行政辦公室請示社長批準并按有關規(guī)定安排。10、有預約的來訪客人A）對于有預約的屬于A、B級接待標準的來訪客人，相關部門應把客人來訪信息提前通知本社行政辦公室，并說明客人身份、來訪時間、來訪目的、接

28、待等級等。B）本社行政辦公室應根據需要及時進行布置和要求前臺接待等相關人員做好接待準備。C）前臺人員應首先對來賓進行詢問，問明其身份并進行登記，12、沒有預約的來訪客人A）對于沒有預約的來訪客人，前臺人員應問明其身份、來訪目的及訪問對象，辦理登記手續(xù)。B）對于沒有明確訪問對象或其它特殊情況的來訪客人，前臺人員應立即向行政辦公室主任請示，不能擅自做主，將客人拒之門外。13、來訪人員到本社后，由前臺接待員進行接待，了解其身份及來訪目的并請其就坐等候。14、前臺接待員隨后向相關人員或部門進行通報，并確認是否接待。15、對因故無法接待的來訪者，應禮貌并策略地向其告知原因并請其返回。16、根據客人類別及

29、其重要程度，前臺接待人員對被確認接待的來訪人員提供相應的服務。具體接待方式見表6：表6：會客室、備茶會客室，一次性水杯加白開水前臺，一次性水杯自行取水約見拜訪社長的來賓   政府部門、領導  歡迎標語媒體單位、領導  歡迎標語部門負責人接待的來賓   新聞媒體  歡迎標語業(yè)務單位   上門客戶   高級應聘人員（主管級及其以上）  應聘者身份等級由主試人員進行判斷一般應聘人員（主管級以下）

30、0; 其它   17、在實際接待工作當中，如遇特殊情況，具體接待方式以社長指示為準。（十二） 后勤保障1、安全消防本社行政辦公室負責組織消防和保衛(wèi)工作，定期或不定期地進行消防檢查、安全工作管理檢查或其它專項檢查。2、衛(wèi)生保潔辦公區(qū)域衛(wèi)生由專職保潔員負責打掃，各部門員工負責自己辦公桌面的保潔。本社全體員工每周五下午組織大掃除。行政辦公室負責公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生保潔管理。3、辦公設施及辦公類固定資產辦公設施的申請、購買、使用、維護和維修及報廢執(zhí)行有關資產管理管理制度。4、收發(fā)管理收發(fā)工作由前臺負責，將收到的函件、報紙、雜志及時傳遞有關人員，按要求進行登記、分類

31、處理：A） 政府、行業(yè)協(xié)會來文貼“來文閱辦處理單”報社長閱批，行政辦公室督辦。B）本社訂購的外來圖書、雜志交前臺（或資料室）登記、編號，可供部門借閱，借閱時間最長不超過一個月，到期可重新辦理手續(xù)續(xù)借。C）外來專業(yè)性資料應先在前臺登記編號，然后可長期借用。D）本社訂購的報刊由前臺人員置于報刊架（袋）處供員工、來賓閱看，保留時間不超過一周，下架報紙另行妥善保管，根據需要按年度存放于檔案室。E） 外來宣傳、應聘資料和寫明接受部門/人的函件等由前臺人員直接傳遞相關部門或人員處理。待發(fā)的公務函件由各部門交前臺人員統(tǒng)一匯總投遞。本社具體收發(fā)工作包括：A）準確、及時地將函件、報紙、雜志、電報分類登記、簽收。

32、B）個人信件、掛號、特快專遞等由本人簽收。不得遺失或遺留函件，避免錯發(fā)。凡發(fā)至本社郵箱的電子郵件由本社行政辦公室負責當日內及時查收，并在當日內及時將郵件傳遞至相關部門，各部門應按時進行接收。5、行政車輛管理本社各部門提出用車申請，由用車人填寫用車申請單，經所在部門負責人和行政辦公室審批之后，由行政辦公室根據各用車部門工作重要性按順序派車。特殊及緊急情況用車，需事后補填申請單。駕駛員憑審批之后的派車單出車。駕駛員必須認真填寫出車記錄表，按里程表記錄行駛里程，并經用車人簽字確認。車輛耗油、維修、保養(yǎng)嚴格按行使里程考核費用。駕駛員出車前，應在本社公告欄填寫出車時間、用車人、目的地等事項。車輛借用需經

33、領導同意，辦理借用手續(xù)。并由駕駛員做好借車及還車時的有關數據記錄。違反前述規(guī)定，按本社車輛管理制度處理?；驅ω熑稳颂幰?0300元罰款。情節(jié)嚴重者，加倍處罰，并承擔相關責任。車輛的使用及維修具體執(zhí)行有關行政車輛管理辦法。6、文印、名片、工作證行政辦公室負責本社文件的打印、復印和傳真工作。有保密要求的文件，按有關保密管理規(guī)定的要求執(zhí)行。各部門處理的文件由其自行安排，并注意保密要求。名片、工作證的印制由行政辦公室負責聯(lián)系落實，并按程序完成申請、審批、制作、發(fā)放等流程。（工作證發(fā)放時收取押金100元）7、辦公用品行政辦公室根據辦公用品需求實際情況，辦理購買、發(fā)放、領用，并填寫入庫、領用登記表。行政辦公室每月做好辦公用品實際領用數量的統(tǒng)計、分析工作。8、印章管理印章種類A）公章：經國家工商部門批準，公安局備案刻制的注有本社全稱的印章。B）專用印章：在公務活動中履行某一專項職責或權力的印章。C）標記類印章。 印章的制發(fā)雜志社公章及專用印章的