論工程項(xiàng)目實(shí)施階段的溝通協(xié)調(diào)管理

1、論工程項(xiàng)目實(shí)施階段的溝通協(xié)調(diào)管理【摘要】在工程項(xiàng)目實(shí)施階段，溝通協(xié)調(diào)管理至關(guān)重要。提出了現(xiàn)階段工 程項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)管理中存在的問(wèn)題， 并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段的溝通協(xié)調(diào)管理措施進(jìn)行 了闡述，以確保項(xiàng)目各種目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；實(shí)施；溝通協(xié)調(diào)；管理1 引言工程項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)有計(jì)劃有組織的系統(tǒng)活動(dòng)， 參與者眾多，與政府主管、 質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)及社會(huì)環(huán)境都有著密切聯(lián)系。 由于各參與者都只是在完成項(xiàng)目總?cè)?務(wù)中的一部分， 且都有不同的任務(wù)、 目標(biāo)和利益， 他們都企圖指導(dǎo)和干預(yù)項(xiàng)目實(shí) 施過(guò)程。項(xiàng)目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門(mén)的利益更為激烈和不可調(diào)和， 而 項(xiàng)目管理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致， 齊心協(xié)力地上作，

2、 這就顯示出項(xiàng)目管理中溝 通與協(xié)調(diào)的重要性 1 。工程項(xiàng)目參與方眾多， 各方既有共同目標(biāo)， 又有各自目標(biāo)， 既有整體利益， 又有各自利益。 項(xiàng)目各參與方之間存在著依存的利益關(guān)系， 因此，需要參與方溝 通和協(xié)調(diào)，最大限度減少?zèng)_突。工程項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)是指在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)， 項(xiàng)目各參與方之間項(xiàng)目知識(shí)、 信息等在組織內(nèi)部和組織之間進(jìn)行共享、 交換和傳 遞的過(guò)程。它是項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、控制、決策等的基礎(chǔ)和重要手段。項(xiàng)目溝通協(xié) 調(diào)管理是指廣泛采用各種協(xié)調(diào)理論分析工具和技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段，通過(guò)協(xié)商、協(xié)議、 溝通、交互等協(xié)調(diào)方式， 對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的部門(mén)和活動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)和協(xié)商， 調(diào)動(dòng)一切相 關(guān)組織的力量， 使之緊密配合與協(xié)

3、作， 提高其組織效率， 最終實(shí)現(xiàn)組織的特定目 標(biāo)和項(xiàng)目、環(huán)境、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)相互間可持續(xù)發(fā)展的一種管理思想和方法。2 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)管理中存在的問(wèn)題 由于項(xiàng)目組織和組織行為的特殊性，使得現(xiàn)代工程項(xiàng)目中的溝通協(xié)調(diào)十分 困難。盡管有各種現(xiàn)代化的通訊、信息收集、存儲(chǔ)和處理工具，減少了溝通協(xié)調(diào) 技術(shù)和時(shí)間上的障礙， 使得信息溝通更加方便和快捷， 但項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)管理的效 率還不高，主要存在以下幾方面的問(wèn)題 2 。2.1 項(xiàng)目參與方之間缺乏促進(jìn)溝通協(xié)調(diào)的激勵(lì)機(jī)制 一是項(xiàng)目組織缺乏積極有效的激勵(lì)機(jī)制。項(xiàng)目參與方之間存在利益沖突， 其權(quán)利義務(wù)通過(guò)合同來(lái)明確。 這就導(dǎo)致合同各方只是追求己方的利益最大化， 缺 乏溝通協(xié)

4、調(diào)的積極性。 無(wú)論是承包商還是業(yè)主， 均不愿實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。 即使有電 子版文件， 也要用紙質(zhì)文件進(jìn)行信息傳遞。 因此，溝通協(xié)調(diào)技術(shù)不是解決溝通協(xié) 調(diào)問(wèn)題的根本。二是責(zé)任不明確。 所謂“明確”是指任務(wù)的輸出結(jié)果要規(guī)定清楚， 即向下游任務(wù)提供信息的數(shù)量和質(zhì)量。 實(shí)質(zhì)上，項(xiàng)目參與方之間可以通過(guò)采用先 進(jìn)的溝通協(xié)調(diào)技術(shù)提高效率來(lái)創(chuàng)造出更多的價(jià)值。2.2 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)主體間落后的組織模式 傳統(tǒng)的組織理論強(qiáng)調(diào)分工和集權(quán)，導(dǎo)致了層層繁復(fù)、等級(jí)森嚴(yán)的金字塔結(jié) 構(gòu)。項(xiàng)目建設(shè)中表現(xiàn)為科層式的線性結(jié)構(gòu)。 其縱向溝通協(xié)調(diào)方式?jīng)Q定了信息只能 通過(guò)層層傳達(dá)給相應(yīng)的接收方， 結(jié)果必然導(dǎo)致信息的延誤、 失真等。 傳統(tǒng)工程建

5、設(shè)組織中，從最上層的業(yè)主到最基層的一線生產(chǎn)人員，中間存在若干管理層次， 信息傳遞要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)而曲折的轉(zhuǎn)換過(guò)程。 研究表明， 在信息傳遞過(guò)程中， 多一個(gè) 管理層次就等于多一次出錯(cuò)機(jī)會(huì)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息溝通問(wèn)題是導(dǎo)致工程成本超支、 工期拖延、 質(zhì)量缺陷以及索賠與爭(zhēng)議等現(xiàn)象的首要原因。 因此，溝通協(xié)調(diào)管理對(duì) 工程項(xiàng)目的影響很重要。2.3 項(xiàng)目缺乏先進(jìn)的溝通協(xié)調(diào)技術(shù)支持 傳統(tǒng)的信息溝通協(xié)調(diào)方式比較單一，缺乏多樣性。目前，還是以紙質(zhì)文件 作為主要的信息載體， 其主要弊病就是成本高和不快捷。 隨著新的電子化信息技 術(shù)的出現(xiàn)，雖然減少了信息溝通協(xié)調(diào)時(shí)間，提高了信息質(zhì)量（如CA3用），但是這些溝通協(xié)調(diào)方式卻不能整合

6、起來(lái)，即信息溝通協(xié)調(diào)方式缺乏“彈性”。2.4 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的其他問(wèn)題現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模較大， 參加單位多， 項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜， 新工藝的使用， 專(zhuān)業(yè)化和社會(huì)化的分工， 以及項(xiàng)目管理的綜合性和人們的專(zhuān)業(yè)化的矛盾增加了交 流和溝通的難度， 造成每個(gè)參加者溝通面達(dá)， 每個(gè)人都存在著復(fù)雜的聯(lián)系， 需要 復(fù)雜的溝通網(wǎng)絡(luò) 3 。由于項(xiàng)目是一次性的， 項(xiàng)目組織都是新的成員、 新的對(duì)象、 新的任務(wù)， 所以一個(gè)組織從新成立到正常運(yùn)行都需要一個(gè)過(guò)程， 都會(huì)有溝通上的 困難，容易產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)。3 項(xiàng)目實(shí)施階段溝通協(xié)調(diào)管理的措施3.1 技術(shù)溝通協(xié)調(diào) 提高設(shè)計(jì)圖紙的質(zhì)量，減少因技術(shù)錯(cuò)誤帶來(lái)的協(xié)調(diào)問(wèn)題。首先，設(shè)計(jì)應(yīng)該 充分考慮

7、業(yè)主的要求， 在初步設(shè)計(jì)階段就應(yīng)詳細(xì)了解業(yè)主的要求， 調(diào)查與項(xiàng)目有 關(guān)的詳細(xì)資料， 在設(shè)計(jì)過(guò)程中要與業(yè)主保持盡可能多的交流。 其次，設(shè)計(jì)過(guò)程中 要加強(qiáng)不同專(zhuān)業(yè)間的協(xié)調(diào)工作。 整個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)是否協(xié)調(diào)關(guān)系到工程質(zhì)量的優(yōu)劣， 而圖紙會(huì)簽是各專(zhuān)業(yè)協(xié)調(diào)的有效手段。 一般各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)本專(zhuān)業(yè)深化設(shè)計(jì)的 部分都較為嚴(yán)密和完整， 但與其他專(zhuān)業(yè)的交叉部位、 接合位置就不一定考慮細(xì)致 和周全。這就需要在圖紙會(huì)簽時(shí)找出問(wèn)題，并認(rèn)真落實(shí)，加強(qiáng)圖紙會(huì)簽工作，從 深化設(shè)計(jì)上解決交接部位的技術(shù)細(xì)節(jié)。 再次，圖紙會(huì)審與技術(shù)交底也是技術(shù)協(xié)調(diào) 的重要環(huán)節(jié)。 圖紙會(huì)審應(yīng)將各專(zhuān)業(yè)的交叉與協(xié)調(diào)工作列為重點(diǎn)， 進(jìn)一步找出和解 決設(shè)計(jì)中

8、存在的技術(shù)問(wèn)題。 認(rèn)真的技術(shù)交底是讓施工隊(duì)、 班組充分理解和掌握設(shè) 計(jì)意圖、施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的施工工藝、 技術(shù)要求和工程驗(yàn)收規(guī)范， 減少交叉協(xié)調(diào) 出現(xiàn)問(wèn)題。最后，針對(duì)具體的項(xiàng)目，如果采用新技術(shù)、新工藝的，要讓技術(shù)人員 充分掌握技術(shù)參數(shù)和工藝特點(diǎn)， 加強(qiáng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)間的技術(shù)交流， 避免協(xié)調(diào)問(wèn)題的發(fā) 生。為滿足施工的進(jìn)度要求， 必須根據(jù)工程的階段合理、 有序地安排各專(zhuān)業(yè)進(jìn)入 作業(yè)面施工， 即注意專(zhuān)業(yè)特性與工程的階段特性相結(jié)合、 局部作業(yè)面的施工特性 與整體施工特性相結(jié)合。3.2 管理過(guò)程溝通協(xié)調(diào) 項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理不僅要從技術(shù)上下功夫，更要建立一整套健全的管理制度。 通過(guò)管理減少施工中各專(zhuān)業(yè)的配合問(wèn)題， 建立

9、以業(yè)主、 監(jiān)理、項(xiàng)目經(jīng)理為主的統(tǒng) 一領(lǐng)導(dǎo)， 由專(zhuān)人統(tǒng)一指揮， 解決各施工單位的協(xié)調(diào)工作。 作為項(xiàng)目經(jīng)理和各專(zhuān)業(yè) 的主要負(fù)責(zé)人， 首先要全面了解和掌握各單位的合同責(zé)任義務(wù)、 各專(zhuān)業(yè)的施工工 序、設(shè)計(jì)要求和施工驗(yàn)收規(guī)范等。 在各專(zhuān)業(yè)施工圖中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)， 應(yīng)及時(shí)查閱相 關(guān)專(zhuān)業(yè)圖紙，并提請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員商議，采取有效措施共同解決相關(guān)問(wèn)題。 這樣才有可能統(tǒng)籌各單位、 各專(zhuān)業(yè)的施工隊(duì)伍， 保證設(shè)計(jì)施工的每個(gè)環(huán)節(jié)有序到 位。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需要合理調(diào)配人力資源及施工設(shè)備，合理優(yōu)化工藝、土建 結(jié)構(gòu)和設(shè)備配置，合理安排項(xiàng)目周期，控制施工風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本最小化、效 益最大化。建立各專(zhuān)業(yè)人員的責(zé)任制度，由管理層

10、到班組逐級(jí)的問(wèn)題責(zé)任制度。建立 獎(jiǎng)懲制度， 提高工作人員的責(zé)任心和積極性。 同時(shí)， 還要充分認(rèn)識(shí)到協(xié)調(diào)工作的 重要性，做好各專(zhuān)業(yè)的協(xié)調(diào)工作。 隱蔽驗(yàn)收與中間驗(yàn)收是做好協(xié)調(diào)管理工作的關(guān) 鍵，此時(shí)工作己從圖紙階段進(jìn)入實(shí)施階段， 各專(zhuān)業(yè)之間的問(wèn)題更加直觀， 問(wèn)題更 容易發(fā)現(xiàn)， 同時(shí)也更容易解決和補(bǔ)救。 因此，應(yīng)建立嚴(yán)格的隱蔽驗(yàn)收與中間驗(yàn)收 制度。通過(guò)各部門(mén)的認(rèn)真檢查，可以把問(wèn)題減到最少。3.3 組織協(xié)調(diào) 如果選擇的項(xiàng)目管理模式不恰當(dāng)，項(xiàng)目參與各方的縱向工作指令傳遞、橫 向信息的溝通就會(huì)不暢通， 就可能加大項(xiàng)目管理的困難， 最終影響項(xiàng)日總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，選擇合適的項(xiàng)目管理模式非常重要建立專(zhuān)門(mén)的協(xié)調(diào)會(huì)

11、議制度， 施工中， 業(yè)主、項(xiàng)目經(jīng)理和各專(zhuān)業(yè)施工單位負(fù)責(zé) 人應(yīng)定期舉行協(xié)調(diào)會(huì)議。 對(duì)于較復(fù)雜的部位和關(guān)鍵工序， 施工前應(yīng)組織專(zhuān)門(mén)的協(xié) 調(diào)會(huì)，使各專(zhuān)業(yè)施工單位進(jìn)一步明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、施工順序和責(zé)任 4 。不論是會(huì) 簽、會(huì)審還是隱蔽驗(yàn)收， 所有制度均應(yīng)堅(jiān)決貫徹并重在落實(shí)， 要實(shí)行簽名負(fù)責(zé)制。 要加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立相關(guān)的獎(jiǎng)罰措施，嚴(yán)格實(shí)施級(jí)級(jí)落實(shí)，層層負(fù)責(zé)。同時(shí)， 也應(yīng)從各專(zhuān)業(yè)工程款中提取一定比例資金作為協(xié)調(diào)管理費(fèi)， 建立協(xié)調(diào)管理實(shí)施的 獎(jiǎng)罰制度，將項(xiàng)目各專(zhuān)業(yè)施工的協(xié)調(diào)工作落到實(shí)處。3.4 三大目標(biāo)之間的協(xié)調(diào) 在項(xiàng)目施工中，要以工期為中心，以質(zhì)量為根本，以經(jīng)濟(jì)效益為核砂心， 要統(tǒng)籌安排， 越是大型復(fù)雜的項(xiàng)

12、目， 就越能發(fā)揮其有效作用。 業(yè)主要全面進(jìn)行權(quán) 衡，使項(xiàng)目在約束條件下達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。 業(yè)主在簽署合同時(shí)， 要考慮三個(gè)目標(biāo)的 統(tǒng)一，既要工期短，又要成本省，質(zhì)量好。同時(shí)滿足三個(gè)目標(biāo)的要求是很困難的， 常常會(huì)發(fā)生相互沖突的情況， 這時(shí)就需要在不同目標(biāo)之間進(jìn)行權(quán)衡與協(xié)調(diào)。 因此， 需要尋找可選擇的替代方案，再權(quán)衡不同方案的優(yōu)劣。項(xiàng)目實(shí)施中，應(yīng)從技術(shù)、 管理、工藝、操作、經(jīng)濟(jì)等方面綜合考慮施工方案， 力求施工方案在技術(shù)上可行， 經(jīng)濟(jì)上合理，工藝上先進(jìn)，操作上方便，從而有利于加快進(jìn)度，降低成本，保證 質(zhì)量。4 結(jié)語(yǔ) 在項(xiàng)目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行各方面管理的紐帶，對(duì)于項(xiàng)目取得成功 是非常重要的。 現(xiàn)代工程項(xiàng)目施工管理是建立在和諧和科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)上的， 必 須堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展和溝通管理的原則 5 。在施工過(guò)程中，不僅要將協(xié)調(diào)溝通看作 是一個(gè)信息的過(guò)程， 而且要看作是一個(gè)組織行為的過(guò)程。 充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng) 性，通過(guò)協(xié)調(diào)和溝通， 克服施工管理過(guò)程中的種種困難， 實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中的各種 目標(biāo)。參考文獻(xiàn)：1 胡波. 淺議項(xiàng)目管理中協(xié)調(diào)與溝通的重要性 J. 太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院 學(xué)報(bào)，