談企業(yè)如何做好合同管理

1、談企業(yè)如何做好合同管理【摘要】市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟，合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，所以合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度之一，合同管理是一項綜合性的工作，涉及到各方面的問題，特別是企業(yè)的法律顧問，合同管理是其工作的重要內容之一，能否實施有效管理把好合同關，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。【關鍵詞】合同管理；風險防范；經(jīng)濟效益 合同是兩個或兩個以上當事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達成一致的協(xié)議。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟，合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，在市場經(jīng)濟條

2、件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同，企業(yè)通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，所以通過簽訂合同建立民事法律關系的行為是一種民事法律行為，是企業(yè)經(jīng)營活動過程不可避免的行為，因此，合同管理對企業(yè)的成敗非常重要，是防范企業(yè)法律風險的基礎性工作。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營過程存在法律風險的重要表現(xiàn)，法律風險是指企業(yè)所承擔的發(fā)生潛在經(jīng)濟損失或其它損害的風險，防止出現(xiàn)合同糾紛，防范企業(yè)法律風險，就要建立科學的合同管理制度。 一、企業(yè)的合同管理機構 合同應由企業(yè)的專門機構來執(zhí)行，即由企業(yè)法律顧問部門管理。既然企業(yè)通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律

3、關系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內部的生產(chǎn)人事、財務等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以合同應由企業(yè)法律顧問部門管理，企業(yè)法律顧問具備專業(yè)的法律知識。一方面，企業(yè)法律顧問注意學習法律，同時關注市場法律環(huán)境的變化，研究法律適用對本企業(yè)產(chǎn)生的影響，在學習中培養(yǎng)并不斷增強法律意識。另一方面，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，認真總結企業(yè)經(jīng)營管理實踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗和不依法辦事造成損失的教訓，學習其他企業(yè)依法經(jīng)營管理好的做法，具有適用法律思考問題、處理問題的能力。設立專門的法律

4、機構來管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。 二、企業(yè)的合同管理模式 企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構不同，企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同，但大中型以上的企業(yè)，合同管理的模式應采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式，因為其部門分工不同，業(yè)務不同。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業(yè)務部門(主要有供應、銷售、研發(fā)、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機構等)作為合同二級管理單位，由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè)法律顧問部門備案，并定期匯報有關合同的執(zhí)行情況，法律

5、顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。同時，應加強對合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業(yè)務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，建立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。 三、合同管理制度的內容 要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，建立規(guī)章制度，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理制度，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登

6、記、保存，法人授權委托辦法，合同檔案管理，合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理機制，合同定期統(tǒng)計與考核檢查辦法，合同管理人員培訓制度，合同管理獎懲與績效考核等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學的合同管理制度，同時，落實各項制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。 四、合同管理的具體方法 合同關系自始至終是一種法律關系，所以企業(yè)的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應對處理為輔

7、的合同管理方式。 （一）合同管理的事前防范 做好企業(yè)合同管理的事前防范工作，首先，應當從調查客戶的資信情況開始，即了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結構和償債能力等，對客戶的資信進行調查是事前預防的一項重要工作，調查客戶的資信狀況主要是通過查閱其財務資料、參觀其經(jīng)營場所和訪談其管理人員，核實和驗證各種信息的真實性和準確性。同時，通過對客戶以外的單位和個人進行調查， 間接了解客戶信息，如：向工商行政管理部門調查客戶的注冊登記和年檢情況，了解客戶的企業(yè)性質、股東構成、經(jīng)營范圍和經(jīng)營期限等；向稅務管理部門了解客戶的納稅情況；向房地產(chǎn)管理部門調查作為客戶經(jīng)營場所的房地產(chǎn)的權屬狀況；向行業(yè)協(xié)會、消費者組

8、織、與客戶有經(jīng)濟交往的其它企業(yè)等調查客戶的行業(yè)地位和商業(yè)信譽；等等。另外客戶的資信狀況不是一成不變的，而是隨著時間的推移而不斷變化，也不能將客戶以往的資信狀況視為當前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù)，要及時更新資料，或重新調查后才能對客戶當前的資信狀況做出準確（下轉第63頁）（上接第57頁）的評價。將客戶的各種資料，認真地歸檔保存，建立客戶檔案管理。其次，對合同文本的審查，在對當事人資信調查后進行合同談判，然后起草合同文本，都由企業(yè)設立法律顧問辦事機構或通過聘請律師擔任企業(yè)的法律顧問參與，建立合同簽訂前的審核制度，因為律師和企業(yè)聘請的法律顧問擁有豐富的法律知識和法律專業(yè)業(yè)務能力，在合同簽訂之前由

9、他們對合同進行審核，企業(yè)法律顧問從了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結構和償債能力等基礎上，對合同條款、法律風險等方面提出法律意見和建議，決定選擇適用何種方式，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權益。 （二）合同管理的事中控制 合同管理的事中控制就是對合同履行過程監(jiān)督和管理，合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以；企業(yè)法律顧問對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務，也促使對方嚴格按合同履行義務

10、。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結算關。如，在合同履行過程還會出現(xiàn)合同變更的情況，對此，應對合同變更的協(xié)商過程和協(xié)商結果進行評估和記錄，在協(xié)商不成或沒有就變更結果達成一致意見時，應繼續(xù)按原合同履行，以免出現(xiàn)違約的情況。因此，事中的管理工作非常關鍵，為了保護合同得以切實履行，需要法律顧問部門同財務部門、供應、銷售等相關部門密切配合，實施有效的管理，才能得以實現(xiàn)。當合同履行過程出現(xiàn)異常，可能導致合同無法繼續(xù)履行或出現(xiàn)履行與合同的約定不符時，業(yè)務部門應當及時把情況反饋到法律顧問部門，法律顧問部門根據(jù)情況進行分析處理或提出法律建議等，如，要求對方提供合同擔?；蛐惺?/p>

11、抗辯權等。 （三）合同管理的事后應對處理 合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現(xiàn)問題，也就是合同的一方當事人出現(xiàn)違約行為后的應對措施，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，如要求對方繼續(xù)履行或承擔違約金以及解除合同，以及采取合同保全、訴訟保全等措施。事后應對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下，為減少企業(yè)的經(jīng)濟損失，維護企業(yè)的合法權益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。 合同管理是企業(yè)法律顧問事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容；而是一種全過程、全方位、科學的管理，總之，事前采取周密的防范，事中采取有效的管理，事后進行妥善的補救是做好合同管理，避免產(chǎn)生損失，實現(xiàn)企業(yè)效益的指導