DKJ-HR-Z003(會(huì)議管理辦法)(版本號(hào)：B)20160617

1、會(huì)議管理辦法文件編號(hào)DKJ-HR-Z003文件版本B/0頁(yè)碼第1頁(yè)共4頁(yè)文件類型管理制度文件1.目的：為提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，規(guī)范與會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的管理，特制定本制度。2.范圍 ：適用于公司各類會(huì)議進(jìn)行的管理。3.職責(zé)：3.1行政人事部:負(fù)責(zé)會(huì)議室使用安排、會(huì)議設(shè)施的提供、茶水、清潔等后勤工作。3.2各部門(mén):負(fù)責(zé)按本管理制度執(zhí)行會(huì)議工作。4.會(huì)議分類:4.1 本管理辦法中會(huì)議分為“公司例行會(huì)議” 、“部門(mén)會(huì)議”及“其他會(huì)議”。4.2 公司例行會(huì)議：4.2.1 部門(mén)經(jīng)理月例會(huì)：定于每月5日下午在會(huì)議室召開(kāi)；4.2.2 公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì): 定于每月15日下午在會(huì)議室召開(kāi)； 4.2.3 績(jī)效考評(píng)會(huì): 定

2、于每月18日下午在會(huì)議室召開(kāi)； 4.2.4 生產(chǎn)、品質(zhì)會(huì)議：待定4.3 部門(mén)會(huì)議： 4.3.1早會(huì):原則上每天召開(kāi),具體召開(kāi)時(shí)間由各部門(mén)經(jīng)理自行安排。 4.3.2部門(mén)會(huì)議：根據(jù)部門(mén)的工作情況不定期召開(kāi)。4.4其他會(huì)議 4.4.1協(xié)調(diào)會(huì)議:指部門(mén)間需協(xié)調(diào)溝通的工作不定時(shí)召開(kāi)，時(shí)間以通知為準(zhǔn)； 4.4.2臨時(shí)會(huì)議：指在公司特殊緊急情況下臨時(shí)召開(kāi)，時(shí)間以通知為準(zhǔn)；4.5會(huì)議安排:4.5.1各種會(huì)議安排表:會(huì) 議 名 稱主持人記錄人參加人員召開(kāi)時(shí)期用時(shí)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)部文員各部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員每月15日2小時(shí)績(jī)效考評(píng)會(huì)議人力資源總監(jiān)行政人事文員各部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員每月18日1.5小時(shí)生產(chǎn)、

3、品質(zhì)會(huì)議生產(chǎn)總監(jiān)文員各部門(mén)主管級(jí)以上人員待定待定部門(mén)經(jīng)理月例會(huì)總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員每月5日2小時(shí)部門(mén)早會(huì)部門(mén)經(jīng)理部門(mén)文員部門(mén)人員不定期15分鐘部門(mén)會(huì)議部門(mén)經(jīng)理部門(mén)文員部門(mén)人員不定期不定時(shí)協(xié)調(diào)會(huì)議專題責(zé)任人責(zé)任部門(mén)文員專題相關(guān)人員不定期不定時(shí)編制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期相關(guān)部門(mén)會(huì)簽 會(huì)議管理辦法文件編號(hào)DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁(yè)碼第2頁(yè)共4頁(yè)文件類型管理制度文件4.5.2其他臨時(shí)會(huì)議，由會(huì)議組織者通知相關(guān)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、用時(shí)、議程及主持人等等。4.5.3外單位組織在本公司召開(kāi)之會(huì)議,由行政人事部協(xié)助實(shí)施，相關(guān)客戶組織之會(huì)議，則由銷售部負(fù)責(zé)協(xié)助實(shí)施。4.6會(huì)議內(nèi)容安排：公

4、司例行會(huì)議主要內(nèi)容,下表僅作為參考,具體可依實(shí)際情況添加或刪減。會(huì) 議 名 稱會(huì)議主要內(nèi)容公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議1.由財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告作出匯報(bào)。2.由各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)部門(mén)問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行應(yīng)答。3.主持人作總結(jié)。績(jī)效考評(píng)會(huì)1.各項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)的達(dá)成情況、工作中遇到的問(wèn)題以及需要尋求的支持。2.主持人作總結(jié)。生產(chǎn)、品質(zhì)會(huì)議1.各項(xiàng)生產(chǎn)、品質(zhì)指標(biāo)的達(dá)成情況、工作中遇到的問(wèn)題以及需要尋求的支持。2. 主持人作總結(jié)。部門(mén)經(jīng)理月例會(huì)1.匯報(bào)上月工作計(jì)劃對(duì)未完成項(xiàng)分析；2.提出下月工作計(jì)劃；3.月例會(huì)匯報(bào)表詳見(jiàn)附件四：部門(mén)早會(huì)1.解決當(dāng)前存在問(wèn)題；2.分析問(wèn)題、整改、提出處理步驟；3.跟進(jìn)后期工作。部門(mén)會(huì)議根據(jù)本部門(mén)實(shí)

5、際工作問(wèn)題展開(kāi)討論及總結(jié)。協(xié)調(diào)會(huì)議1.針對(duì)本部門(mén)無(wú)法解決的問(wèn)題，需要相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)解決；2.會(huì)議溝通事宜：對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、招商工作、企劃工作、行政管理工作、產(chǎn)、 供、銷工作協(xié)調(diào)、賬務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理及合約事宜等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論；3.通過(guò)會(huì)議解決最后的瓶頸問(wèn)題。5會(huì)議申請(qǐng) 各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)于每周五前對(duì)下周需要組織召開(kāi)的會(huì)議填寫(xiě)會(huì)議登記表（一會(huì)一表）報(bào)行政人 事部登記備案。6.會(huì)議計(jì)劃及報(bào)批 行政人事部對(duì)上報(bào)登記的各類會(huì)議進(jìn)行匯總和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定每周會(huì)議計(jì)劃，各會(huì)議不得相互沖突， 報(bào)人力資源總監(jiān)審批，待通過(guò)后于每周六下發(fā)會(huì)議計(jì)劃至各部門(mén)負(fù)責(zé)人，并由會(huì)議組織部門(mén)文員負(fù) 責(zé)通知相關(guān)參會(huì)人員。編制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期相

6、關(guān)部門(mén)會(huì)簽 會(huì)議管理辦法文件編號(hào)DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁(yè)碼第3頁(yè)共4頁(yè)文件類型管理制度文件7.會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行管理 7.1會(huì)議嚴(yán)格按計(jì)劃進(jìn)行，一般不得調(diào)整；未列入計(jì)劃的會(huì)議，原則上不得召開(kāi)，如需要緊急召開(kāi) 要經(jīng)過(guò)行政人事部經(jīng)理審批。7.2會(huì)議通知、會(huì)議資料應(yīng)至少提前一天進(jìn)行發(fā)布；由于特殊原因未能如期召開(kāi)會(huì)議的，也要提前 一天通知行政人事部進(jìn)行取消。7.3會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議會(huì)場(chǎng)，按時(shí)清點(diǎn)人數(shù)，及時(shí)催請(qǐng)未到者。7.4會(huì)議由會(huì)議發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)控制，盡量精簡(jiǎn)會(huì)議，突出主題，提高會(huì)議效率，縮短會(huì)議時(shí)間。7.5 若無(wú)法出席會(huì)議者須提前向會(huì)議主持人報(bào)備理由，并安排代理人出席會(huì)議。8.會(huì)議過(guò)程

7、管理8.1會(huì)議簽到：各參會(huì)人員必須提前5-10分鐘到會(huì)議室簽到，由會(huì)議組織部門(mén)派專人提前到會(huì)場(chǎng)負(fù) 責(zé)監(jiān)督簽到情況，并收集整理會(huì)議簽到表。8.2會(huì)議議程8.2.1按本制度會(huì)議內(nèi)容安排執(zhí)行。8.2.2闡述上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況及需落實(shí)的工作情況。8.2.3為會(huì)議需要解決、完成的各項(xiàng)任務(wù)展開(kāi)討論。8.2.4總結(jié)本次會(huì)議的主要內(nèi)容并落實(shí)工作安排。8.3會(huì)議主持8.3.1按規(guī)定準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)會(huì)議，把控會(huì)議時(shí)間及議程，控制好會(huì)議主題和目的；8.3.2會(huì)議召開(kāi)時(shí)間及議程變更的事前協(xié)調(diào)；8.3.3會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督執(zhí)行；對(duì)會(huì)議違規(guī)行為的處理； 8.4會(huì)議規(guī)定8.4.1 禁止在會(huì)議過(guò)程中開(kāi)小會(huì)，同一時(shí)間只有一人發(fā)言，且時(shí)

8、間控制在10-15分鐘內(nèi)。8.4.2與會(huì)者不得遲到、早退或缺席，確因急事須提前請(qǐng)假并征得會(huì)議主持人同意，同時(shí)指定代理人為履行職責(zé)。違者每次10元進(jìn)行負(fù)激勵(lì)。8.4.3會(huì)議過(guò)程須把手機(jī)調(diào)為靜音、震動(dòng)或關(guān)機(jī)，接聽(tīng)緊急電話時(shí)須離座且不得大聲講話，違者每次負(fù)激勵(lì)10元。8.4.5 緊緊圍繞會(huì)議議程開(kāi)展會(huì)議，不進(jìn)行與會(huì)議議程無(wú)關(guān)的討論。8.4.6 主持人在會(huì)議的最后作總結(jié)，會(huì)議記錄人為所需落實(shí)的工作制定明確的工作安排表。8.4.8所有的負(fù)激勵(lì)由會(huì)議主持人開(kāi)具獎(jiǎng)懲通知單交行政人事部存檔在當(dāng)月工資中體現(xiàn)。編制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期相關(guān)部門(mén)會(huì)簽 會(huì)議管理辦法文件編號(hào)DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁(yè)碼第4頁(yè)共4

9、頁(yè)文件類型管理制度文件8.5會(huì)議紀(jì)要 8.5.1所有會(huì)議須有會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完成會(huì)議記錄、決議， 給參會(huì)人員簽名確認(rèn)。違規(guī)者每次10元進(jìn)行負(fù)激勵(lì)。 8.5.2參會(huì)人員按會(huì)議決議規(guī)定，落實(shí)會(huì)議決議。逾期未完成會(huì)議決議事項(xiàng)且無(wú)正當(dāng)理由的，每逾 期一個(gè)工作日負(fù)激勵(lì)10元。9會(huì)議室使用規(guī)定 9.1 會(huì)議室統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)管理及安排。 9.2 會(huì)議室使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)所有設(shè)施，會(huì)議結(jié)束后要主動(dòng)擦干凈使用過(guò)的白板，擺放好會(huì)議椅， 做到人離關(guān)窗、關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)閉投影設(shè)備等，違者將視情節(jié)輕重對(duì)會(huì)議組織者進(jìn)行20-50 元/次的負(fù)激勵(lì)。10相關(guān)表單10.1會(huì)議登記表10.2會(huì)議

10、簽到表10.3會(huì)議記錄表10.4月例會(huì)匯報(bào)表11.本制度由行政人事部負(fù)責(zé)編制、解釋及修訂；自總經(jīng)理簽準(zhǔn)蓋章之日起開(kāi)始實(shí)施。編制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期相關(guān)部門(mén)會(huì)簽附件一：會(huì)議登記表申請(qǐng)部門(mén)： 登記日期： 年 月 日序號(hào)會(huì)議名稱起止時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持人會(huì)議要求參會(huì)人員編制： 審核： 審批：附件二：會(huì) 議 簽 到 表 NO: 2016XXXXX會(huì)議主題會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間會(huì)議主持序號(hào)與會(huì)人姓名部門(mén)職務(wù)簽到時(shí)間備注123456789101112131415161718缺席名單：缺席原因：附件三： 會(huì)議紀(jì)要 NO： 會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議主持記錄人與會(huì)人員1.上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況及需落實(shí)的工作情況匯報(bào)。1.11

11、.22.2.12.2一、本次會(huì)議需落實(shí)的工作安排表：序號(hào)會(huì)議決議事項(xiàng)/要求完成時(shí)間責(zé)任人跟進(jìn)人結(jié)果確認(rèn)說(shuō)明：凡有會(huì)議則必須有會(huì)議記錄，否則記錄人最輕問(wèn)責(zé)是小過(guò)/次。獎(jiǎng)勵(lì)或問(wèn)責(zé)記錄：附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（技術(shù)部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：1、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)進(jìn)度提報(bào)-分品項(xiàng)匯報(bào)進(jìn)度系列品項(xiàng)價(jià)格規(guī)劃承諾日期目前進(jìn)度2、開(kāi)發(fā)工藝問(wèn)題遇到何障礙 3、新品/系列提報(bào)系列品項(xiàng)價(jià)格規(guī)劃預(yù)估交期備注（單價(jià)確認(rèn)時(shí)間）需增援：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注二、上月未完成事宜匯報(bào) 三、本月工作計(jì)劃事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表

12、 匯報(bào)人：（品牌部） 日期： 年 月 日一、 本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號(hào)項(xiàng)目狀況1月?tīng)I(yíng)業(yè)狀況分析2店面管理狀況分析3出差巡店督導(dǎo)情況4培訓(xùn)情況匯報(bào)二、上月未完成事宜匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（企劃部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：1、工程組未完成裝修項(xiàng)目、進(jìn)度匯報(bào)（含老店返新） 進(jìn)度裝修項(xiàng)目（店）計(jì)劃開(kāi)業(yè)時(shí)間平面圖審批確認(rèn)全套施工圖紙配送物料規(guī)劃物料配送裝修驗(yàn)收 2、平面/室內(nèi)設(shè)計(jì)尚未完成工作匯報(bào)客戶名稱設(shè)計(jì)品類申請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)部門(mén)完成設(shè)計(jì)/招牌承

13、諾日期超期未能完成原因3、配送物品安全檢查（需下單模組塊）物品名稱計(jì)劃備貨數(shù)量生產(chǎn)周期發(fā)貨日期備注4、直營(yíng)/加盟店裝修標(biāo)準(zhǔn)修訂建議建議事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注二、上月未完成事宜匯報(bào) 三、本月工作計(jì)劃事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月 例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（加盟業(yè)務(wù)部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績(jī)提報(bào)業(yè)績(jī)本月預(yù)估業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成業(yè)績(jī)值得推廣的方法： 本月累計(jì)達(dá)成業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成率%新加盟客戶（家）舊店翻新客戶（家） 2、本月上市新品提報(bào)上市新品出倉(cāng)日期出倉(cāng)數(shù)量上市新品銷售情況反饋暢銷產(chǎn)品：反應(yīng)差產(chǎn)品

14、： 3、交期延誤產(chǎn)品提報(bào)產(chǎn)品名稱預(yù)估交期延誤后交期處理意見(jiàn) 4、客訴提報(bào)客訴事項(xiàng)處理情況預(yù)防措施備注 5、本月需宣導(dǎo)、培訓(xùn)、執(zhí)行的新政策/方案序號(hào)內(nèi)容責(zé)任人事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注 二、上月未完成事宜匯報(bào)：三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注 四、資源協(xié)助或建議事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月 例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（銷售部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績(jī)提報(bào)業(yè)績(jī)本月預(yù)估業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成業(yè)績(jī)值得推廣的方法： 本月累計(jì)達(dá)成業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成率%未達(dá)成業(yè)績(jī)?cè)蚍治黾案倪M(jìn)計(jì)劃新開(kāi)拓客戶（家） 2、展會(huì)/推廣會(huì)匯報(bào)分享 二、上月未完成計(jì)劃匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾

15、日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注 四、資源協(xié)助或建議事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（包裝部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號(hào)項(xiàng)目狀況1生產(chǎn)排期情況已排至何時(shí)2生產(chǎn)工藝情況遇何種障礙3在線產(chǎn)品提報(bào)總量或分類略述4交期延誤提報(bào)何產(chǎn)品何原因延誤何時(shí)5質(zhì)量事故/客訴情況責(zé)任人損失金額責(zé)任分析處理結(jié)果二、上月未完成事宜匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（儲(chǔ)運(yùn)部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號(hào)

16、項(xiàng)目狀況1庫(kù)存準(zhǔn)確率2先進(jìn)先出作業(yè)3近期將出現(xiàn)斷貨產(chǎn)品提報(bào)產(chǎn)品名稱周期備注4客戶退貨跟蹤退貨客戶退貨到倉(cāng)日期目前處理進(jìn)度結(jié)果二、上月未完成事宜匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月例會(huì)匯報(bào)表匯報(bào)人：（ 行政人事部 ） 日期： 年 月 日一、 本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號(hào)項(xiàng)目狀況1人員流失率，流失原因分析2人員招聘率，未達(dá)標(biāo)分析3培訓(xùn)計(jì)劃達(dá)成率4行政費(fèi)用分析5飯?zhí)脻M意度（季度）二、上月未完成事宜匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：

17、事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四：月例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（財(cái)務(wù)部） 日期： 年 月 日1、 本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號(hào)項(xiàng)目狀況1各部門(mén)預(yù)算達(dá)標(biāo)情況：2費(fèi)用匯報(bào)3倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)情況：4臨期產(chǎn)品提報(bào)5出貨/回款提報(bào)：含上月出貨額、回款額、異常提報(bào)二、上月未完成事宜匯報(bào)：事項(xiàng)未完成原因負(fù)責(zé)人承諾日期備注三、本月工作計(jì)劃：計(jì)劃事項(xiàng)負(fù)責(zé)人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項(xiàng)相關(guān)部門(mén)承諾日期備注附件四： 月 例會(huì)匯報(bào)表 匯報(bào)人：（電商部） 日期： 年 月 日一、本部門(mén)工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績(jī)提報(bào)業(yè)績(jī)本月預(yù)估業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成業(yè)績(jī)值得推廣的方法： 本月累計(jì)達(dá)成業(yè)績(jī)?cè)_(dá)成率%未達(dá)成業(yè)績(jī)?cè)蚍治黾案倪M(jìn)計(jì)劃新開(kāi)拓客戶（家） 2、本月上市新品提報(bào)上市新品出倉(cāng)日期出倉(cāng)數(shù)量上市新品銷售情況反饋暢銷產(chǎn)品：反映差產(chǎn)品： 3、交期延誤產(chǎn)品提報(bào)產(chǎn)品名稱預(yù)估交期延誤后交期處理意見(jiàn) 4、客訴提報(bào)客訴事項(xiàng)處理情況預(yù)防措施備注 5、本月需宣導(dǎo)、培