淺析學(xué)校行政后勤管理體制的構(gòu)建

1、淺析學(xué)校行政、后勤管理體制的構(gòu)建學(xué)校的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的人事管理與財(cái)務(wù)管理工 作獨(dú)立出來所剩下的工作事務(wù)。這些剩下的事務(wù)又可以劃分為兩個(gè)方 面：行政辦公管理和后勤服務(wù)管理，我們將其統(tǒng)稱為行政后勤管理。在學(xué)校發(fā)展、強(qiáng)大的過程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。 它好比一支精良軍隊(duì)的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的 往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。管理是主干， 協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本?？偠灾姓芾淼膶?shí)質(zhì)是服務(wù)。行政 管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每天都面臨著大量 的、瑣碎的和不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹 上的枝枝葉葉而

2、已。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方 面都不同于學(xué)校其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到學(xué)校內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個(gè)學(xué)校 的全部運(yùn)作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細(xì) 微末節(jié)；行政管理的重要是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門、 眾員工之間的橋 梁；行政管理的敏感是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)成員的切身利益。因此，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù) 于學(xué)校為最終目的，行政部門應(yīng)該認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和教工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來。 行政 部門的工作永遠(yuǎn)不會成為學(xué)校關(guān)注的中心。 不但不可能，而且不應(yīng)該。

3、 因?yàn)椋绻粋€(gè)學(xué)校的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實(shí)在太糟糕， 影響了學(xué)校各方面的工作， 影響了學(xué)校最終目 標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。1 行政管理體系概述學(xué)校的行政管理體系可以說是學(xué)校的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以校長為 最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實(shí)施、操作， 其觸角深入到學(xué)校的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的 系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著本文由收集整理學(xué)校的全部行政管 理工作，推動和保證著學(xué)校的各部門有效地進(jìn)行并確保相互之間的協(xié) 調(diào)。學(xué)校行政管理體系如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它，這是現(xiàn) 今學(xué)校普遍感到最頭痛而改進(jìn)它又不知如何下手的主要

4、原因之一。 行 政管理體系的理想境界應(yīng)該是潤物細(xì)無聲的， 它就像一部高精度、 高 自動化的機(jī)器，按照設(shè)定的程序完成。其中的許許多多曲曲折折，都 消化在行政體系之內(nèi)。2 行政管理體系組成專門的學(xué)校行政管理部門（通常稱為校辦公室、行政總務(wù)部、綜合 管理部之類）擔(dān)負(fù)著學(xué)校行政管理的組織實(shí)施、具體操作。2.1 行政辦公管理行政辦公管理體現(xiàn)的是對行政事務(wù)的綜合性管理，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào) 性、中樞性和業(yè)務(wù)性。主要包含有：行政制度建設(shè)及紀(jì)律監(jiān)督； 文書檔案管理（文書撰寫與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報(bào)刊信函收發(fā)、文 書歸檔管理、圖書管理）；印章及資質(zhì)、證件管理；會務(wù)工作管 理；公共關(guān)系管理；接待預(yù)訂服務(wù)；辦公自動化建設(shè)

5、；值班 管理；員工文體活動、旅游等。2.2 后勤服務(wù)管理 后勤管理體現(xiàn)的是行政組織的物質(zhì)性資源供給與配置管理，具有較 強(qiáng)的保障性、服務(wù)性和社會性。主要包含有：食堂管理；宿舍管 理；車輛（含司機(jī)）管理；安全與消防管理；治安管理；環(huán) 境管理；物資管理（如辦公用品等）；固定資產(chǎn)管理等。3如何面提升行政、后勤工作 首先，一定要加強(qiáng)服務(wù)意識，服務(wù)意識強(qiáng)是做好行政后勤工作的基 礎(chǔ)。和其他工作比較起來， 行政后勤工作更需要強(qiáng)化服務(wù)意識，努力 提高服務(wù)水平。 因?yàn)椋姓笄诠ぷ鞯膬r(jià)值和意義就在于為全學(xué)校政 務(wù)提供保障，為全學(xué)校服務(wù)。這是行政后勤部門的使命，更是行政后 勤部門之所以存在的價(jià)值。 切不可高高在上，

6、擺出一副管理者的姿態(tài) 記住，我們是服務(wù)部門！其次，就是要實(shí)施規(guī)范化管理。通過制度文件、表單和流程圖來實(shí) 現(xiàn)行政后勤工作的有序開展。a.加強(qiáng)企業(yè)行政管理的制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓，制度的功能 在于規(guī)范和約束行為， 為此加強(qiáng)制度建設(shè)將有利于規(guī)范和約束后勤工 作，使后勤保障工作有章可循、 有法可依， 也使今后的后勤保障工作 更加程序化、規(guī)范化。制度建設(shè)是規(guī)范后勤管理十分重要的。制度對于人們的行為具有強(qiáng)大的導(dǎo)向功能，它告訴人們做什么，具體怎么做。后勤人員要經(jīng)常深 入實(shí)際，勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防患于未然；熱情為師生員工 辦實(shí)事，主動了解老師的心聲，聽取老師的意見，力爭把工作落到實(shí) 處，及時(shí)為師生

7、排憂解難。提升后勤服務(wù)質(zhì)量，不僅要建立規(guī)章制度，還要完善規(guī)章制度，更 要落實(shí)規(guī)章制度。 嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行各項(xiàng)制度， 制度才有效力， 管理 才有效果。否則，制度只是一紙空文。形成規(guī)范、和諧的后勤管理模 式。才能人盡其才，財(cái)盡其力，物盡其用。b. 要加強(qiáng)表格化管理。工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實(shí) 施就可以靠表格來實(shí)現(xiàn)。 表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具， 許 多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說清楚， 特別是一些需要有追溯性的 工作，通過簡單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。c.要全面實(shí)行流程化管理。行政工作總是千頭萬緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實(shí)現(xiàn)， 流程圖的好處就在于它能夠 簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到分工清晰、責(zé)權(quán)明確，使行政的 各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。d. 提倡辦公自動化。辦公自動化（ Office Automation ，簡稱 OA） 是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它以計(jì)算機(jī)為中心， 采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)， 廣泛、全面