關(guān)于規(guī)范擬制下發(fā)公文的管理辦法

1、關(guān)于規(guī)范擬制下發(fā)公文的管理辦法 興事發(fā)門(mén)行字20168號(hào) 為加強(qiáng)公司內(nèi)部協(xié)調(diào)，規(guī)范辦事流程，著力提高各級(jí)職 能部門(mén)的工作效率，確保公司的文件精神、工作安排、通知 要求等能夠及時(shí)地、快捷地傳達(dá)并貫徹到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及全體員 工中去。根據(jù)公司當(dāng)年公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和四川興事發(fā)集團(tuán)公 文處理辦法的相關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。 一、 行文權(quán)限 根據(jù)公司當(dāng)年公司機(jī)構(gòu)設(shè)置，只有公司級(jí)的部門(mén)和要求 全公司嚴(yán)格執(zhí)行的內(nèi)容才能以紅頭文件（紅頭文件包括會(huì)議 紀(jì)要）下發(fā)執(zhí)行。生產(chǎn)各廠及部門(mén)不單獨(dú)行紅頭文件，銷(xiāo)售 各部及駐外機(jī)構(gòu)、技術(shù)系統(tǒng)統(tǒng)一行文字號(hào)。有權(quán)行紅頭文件 的部門(mén)有：行政人事部、設(shè)備安全管理部、物料管理部。技 術(shù)系統(tǒng)各部由

2、技術(shù)管理部負(fù)責(zé)以技字行文、營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)各部由 營(yíng)銷(xiāo)管理部以銷(xiāo)字行文。其它各部門(mén)不得以公司名義下發(fā)紅 頭文，可以工作安排、臨時(shí)會(huì)議紀(jì)要或?qū)ｎ}會(huì)議紀(jì)要等形式 下文本部或本廠執(zhí)行。 二、 行文編號(hào) 所有行紅頭文件（包括會(huì)議紀(jì)要）前必須到行政人事部 統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，凡未在行政人事部進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)的不得下發(fā) 紅頭文件或紅頭會(huì)議紀(jì)要。 （一） 行政人事部：是公司文件制度的歸口管理部門(mén)， 負(fù)責(zé)公司級(jí)的文件編號(hào)， 0A發(fā)文管理、文件匯編、文件制度 執(zhí)行檢查、考核、人事、勞資、保險(xiǎn)、績(jī)效等內(nèi)容的文件撰 寫(xiě)、發(fā)文等工作。興事發(fā)門(mén)行字20 xxx號(hào)； （二） 生產(chǎn)技質(zhì)部門(mén)以公司名義下發(fā)的在全公司執(zhí)行的 文件，如生產(chǎn)組織管理

3、辦法、產(chǎn)品質(zhì)量、材料質(zhì)量鑒定等方 面的文件制度均以行字文件下發(fā)。興事發(fā)門(mén)行字 20 XX x號(hào)；行文部門(mén)可署名具體撰寫(xiě)部門(mén)。 （三） 物料管理部：負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)用材料、物料管 理等方面的文件制度并檢查執(zhí)行情況。興事發(fā)門(mén)物字 20 x xx 號(hào)； （四） 設(shè)備安全管理部：負(fù)責(zé)制定公司設(shè)備管理等內(nèi)容 的文件制度的制定并檢查執(zhí)行情況。 興事發(fā)門(mén)設(shè)字20 XX X號(hào)； （五） 技術(shù)系統(tǒng)：負(fù)責(zé)公司工藝技術(shù)等文件制度的制定 并檢查執(zhí)行情況。興事發(fā)門(mén)技字20XXX號(hào)；行文部門(mén) 可署名具體撰寫(xiě)部門(mén)。 （六） 營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)：負(fù)責(zé)公司營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)經(jīng)營(yíng)性文件制度的 制定并檢查執(zhí)行情況。 所有營(yíng)銷(xiāo)各部及駐外機(jī)構(gòu)統(tǒng)一編 “銷(xiāo)

4、” 字文件，明確具體行文部門(mén)。 所有四川興事發(fā)門(mén)窗有限責(zé)任公司文件 （紅頭文件） 按行文權(quán)限由行政人事部分字號(hào)統(tǒng)一編號(hào)；所有紅頭會(huì)議 紀(jì)要統(tǒng)一由行政人事部以年份統(tǒng)一編紀(jì)字文號(hào)。 三、文件擬制 由各撰寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)人按照集行字【2014】32號(hào)公文處 理規(guī)范的規(guī)定擬制。 (一) 文件格式及要求。由各撰寫(xiě)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)按公 文處理規(guī)范中規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行撰寫(xiě)。 下發(fā)excel 文檔前必須進(jìn)行格式調(diào)整，頁(yè)面上下左右白邊均為： 28mn 1mm版心尺寸為：154mn 241mm(不含頁(yè)碼)，情況特殊時(shí) 表格右側(cè)不得超出 A4紙打印范圍。 (二) 文件簽批流程及要求。 1、紅頭文件的擬制。擬制部門(mén)文件起

5、草后，經(jīng)相關(guān)部 門(mén)討論后，從 OA上傳相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件報(bào)請(qǐng)集團(tuán)董事長(zhǎng) 批準(zhǔn)后再傳集團(tuán)行管理中心印章管理員加蓋電子章后由公 司行政人事部轉(zhuǎn)各單位執(zhí)行并存檔， 簽批流程由各部門(mén)擬制 人員負(fù)責(zé)在 OA系統(tǒng)上設(shè)置流程節(jié)點(diǎn)，由擬文部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù) 責(zé)復(fù)核行文的格式套紅，確保紅頭文件的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，內(nèi)容規(guī) 范，嚴(yán)謹(jǐn)正規(guī)。 2、獎(jiǎng)懲通知的流程： (1) 各單位一般獎(jiǎng)懲通知必須走 OA制式格式及流程。 (2) 擬制獎(jiǎng)懲通報(bào)時(shí)必須修改 OA標(biāo)題， 格式為“關(guān)于 對(duì)XXX人XX事獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的通報(bào)”，以便歸檔后的查找； (3) 獎(jiǎng)懲人員名字必須核實(shí)清楚并附上人員編碼; （4）獎(jiǎng)懲依據(jù)必須明確某某文件第幾條，并且引用相 關(guān)

6、內(nèi)容； （5） 獎(jiǎng)懲通報(bào)由企劃部制定的格式和流程的， 擬制提 交到權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批完成后，會(huì)由公文管理員下發(fā)到相關(guān)單 位，任何人員不得再次轉(zhuǎn)發(fā)到行政人事部及公文管理員處， 這樣會(huì)導(dǎo)致行政管理員重復(fù)收發(fā)文，統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，造成重復(fù) 扣款或獎(jiǎng)勵(lì)； （6） 制式的0A獎(jiǎng)懲通報(bào)簽批完成下發(fā)后， 任何人不得 終止或回退。如有異意的，可寫(xiě)情況說(shuō)明，找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批 后傳行政人事考核員處理。 （7） 其他涉及獎(jiǎng)懲的文件， 經(jīng)公司總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo) 審批后必須傳行政人事部，審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)在審核時(shí)要審核其 流程終端是否傳行政人事部閱讀，如未傳行政人事部應(yīng)退 回，重新規(guī)范流程再發(fā)起。 三、 文件歸檔共享。公司所有文件由行政人事部 OA文 檔管理員按文件擬制年度、部門(mén)及編號(hào)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，供公 司全體員工查閱。 四、 考核要求。 （一）如果出現(xiàn)簽