貨幣資金內(nèi)部控制管理規(guī)定

1、貨幣資金內(nèi)部控制管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊財務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤財資金002撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務(wù)中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級： 機密 一般合計頁數(shù)：14頁 正文頁數(shù)：9頁附件個數(shù)：4個制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項87、附件9總裁審批管理研究室審核撰寫人1. 目的：為加強我公司貨幣資金內(nèi)部控制和管理，保證貨幣資金的安全，特制訂本規(guī)定。2. 范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用于國美電器總部各部門及各分部財務(wù)系統(tǒng)。2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）各中心、各部

2、門；各分部。3. 名詞解釋：貨幣資金：本規(guī)定貨幣資金指公司擁有的現(xiàn)金、銀行存款和其它貨幣資金。網(wǎng)上銀行：指銀行通過互聯(lián)網(wǎng)向客戶提供金融服務(wù)的銀行系統(tǒng)。4. 職責(zé)：4.1分部總經(jīng)理職責(zé)：各分部總經(jīng)理對本分部貨幣資金的內(nèi)部控制管理的建立、健全和有效實施以及貨幣資金安全、完整負(fù)責(zé)。4.2 各分部財務(wù)部職責(zé)：各分部財務(wù)人員負(fù)責(zé)貨幣資金管理規(guī)定的執(zhí)行。5. 作業(yè)內(nèi)容：5.1.1各分部（門店）要按公司核定的現(xiàn)金限額控制庫存現(xiàn)金數(shù)量，現(xiàn)金收入應(yīng)于18小時內(nèi)送存銀行，不得坐支現(xiàn)金，超限額的現(xiàn)金須及時解交銀行。當(dāng)日因故未能送存銀行的，須報告分部負(fù)責(zé)人，妥善保管。5.1.2各分部（門店）收取的現(xiàn)金應(yīng)于收款當(dāng)日上繳

3、銀行，因不按時上交所造成的損失由分部自行承擔(dān)，并追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。5.1.3各門店現(xiàn)金收入應(yīng)上繳銀行，各門店不得私設(shè)“小金庫”，任何人不得將公款以個人名義存入銀行，不得挪用公司公款。 5.1.4出納人員應(yīng)嚴(yán)格按公司的規(guī)定使用現(xiàn)金，認(rèn)真審核各種原始憑證。每天日結(jié)后要核對結(jié)余數(shù)與實際庫存數(shù)，做到帳實相符，日清日結(jié)，并填報當(dāng)天的“現(xiàn)金流量表”，具體反映庫存資金的流入、流出及庫存余額。5.1.5 出納每日及月末必須按公司的庫存現(xiàn)金盤點制度進(jìn)行盤點，每月盤點后如實填寫“庫存現(xiàn)金盤點明細(xì)表”。門店月盤點明細(xì)表于次月1日12:00前上報各分部財務(wù)部，由分部財務(wù)部匯總后，于次月2日9：30以前上報總部財務(wù)

4、中心資金管理部。5.1.6 各分部總帳會計負(fù)責(zé)對分部的庫存現(xiàn)金進(jìn)行不定期的抽查盤點，各門店的主管會計負(fù)責(zé)對門店出納庫存現(xiàn)金進(jìn)行抽查盤點，財務(wù)主管負(fù)責(zé)對以上工作監(jiān)督管理。公司財務(wù)中心定期和不定期地對各分部的現(xiàn)金盤點進(jìn)行抽查，各分部確保現(xiàn)金賬面余額與實際庫存相符。發(fā)現(xiàn)不符，及時查明原因作出處理。對于庫存現(xiàn)金盤點表與現(xiàn)金流量表存在差異的分部匯總?cè)藛T應(yīng)將詳細(xì)的差異說明上報公司資金管理部。5.1.7為了縮短公司資金在流轉(zhuǎn)過程中停留的時間，減少資金滯留在門店的數(shù)額，切實降低資金的營運成本，保障資金的安全，根據(jù)公司的經(jīng)營管理要求，公司對分部所屬各門店金庫留存資金實行限額管理。門店庫存資金是指門店在銀行上門收

5、款后仍滯留在門店的現(xiàn)金部分，包括銷售收入中的現(xiàn)鈔部分、門店日常備用金（含用于市調(diào)借款留存的費用）、零鈔等，不包括信用卡、支票、購物券、借條和其他以非現(xiàn)鈔形式存在的資金憑證。5.2.1各分部取得的資金須及時記入公司銀行賬，不得設(shè)立“賬外賬”。 無論使用何種財務(wù)軟件，銀行出納必須建立銀行存款日記帳并按業(yè)務(wù)發(fā)生時間序時登記。5.2.2定期核對銀行存款余額，按月編制銀行存款余額平衡調(diào)節(jié)表，銀行存款余額平衡調(diào)節(jié)表須由不相容會計人員編制，即管理該帳戶的會計人員不得編制該帳戶的余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)分部主管會計審核，報財務(wù)經(jīng)理簽字后，每月10日之前上報總部財務(wù)中心資金管理部，并與當(dāng)月憑證一起保存。公司總部的銀行存款

6、余額平衡調(diào)節(jié)表，由公司財務(wù)中心主管會計審核，報分管副總簽字后，與當(dāng)月憑單一起保存。“未達(dá)賬項”要逐筆落實，及時處理。 不允許出現(xiàn)長期的未達(dá)帳項。對于15天以上的長期未達(dá)帳項編制時作相關(guān)說明，并由財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)從快清理。5.2.4支票的領(lǐng)用須建立支票使用備查登記簿和審批制度。領(lǐng)用時，經(jīng)辦人在登記簿、支票存根上簽字。公司原則上禁止簽發(fā)無收款單位、無金額的支票，特殊情況下，簽發(fā)的空白支票需要財務(wù)經(jīng)理在登記薄上簽批并注明支付限額。5.2.5銀行結(jié)算票據(jù)由出納填寫完整，交財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)經(jīng)理授權(quán)人加蓋銀行預(yù)留印鑒或填寫支票密碼后，送開戶行辦理收、付款業(yè)務(wù)。銀行票據(jù)存根粘貼在付款憑證后，送交會計記帳保存。各分

7、部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，不準(zhǔn)簽發(fā)沒有資金保證的票據(jù)或遠(yuǎn)期支票，套取銀行信用；不準(zhǔn)簽發(fā)、取得和轉(zhuǎn)讓沒有真實交易和債權(quán)債務(wù)的票據(jù)，套取銀行和他人資金；不準(zhǔn)無理拒絕付款。5.3.1出納負(fù)責(zé)票據(jù)的管理，要設(shè)立備查簿分類記錄銀行票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓和注銷情況，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。5.3.2會計負(fù)責(zé)發(fā)票或收費票據(jù)的管理，會計要對發(fā)票或收費票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用和注銷專設(shè)登記簿進(jìn)行登記。5.3.3各類票據(jù)的填寫應(yīng)真實、準(zhǔn)確、合乎規(guī)范。開具的票據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行帳務(wù)處理或送交銀行。作廢票據(jù)要加蓋“作廢”章，作廢發(fā)票或收費票據(jù)隨存根保管，作廢支票要按序號裝訂成冊。5.3.4用完的發(fā)票或收費票據(jù)

8、應(yīng)及時登記注銷。任何人不得隨意銷毀票據(jù)。作廢支票應(yīng)隨同記賬憑證裝訂成冊。發(fā)票銷毀要填寫銷毀發(fā)票登記表，報請稅務(wù)機關(guān)同意后方可銷毀。任何人不得出借、挪用任何票據(jù)。5.3.5各分部要加強銀行預(yù)留印鑒的管理，出納負(fù)責(zé)保管單位負(fù)責(zé)人印章；財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)經(jīng)理授權(quán)的會計主管人員負(fù)責(zé)管理各分部財務(wù)專用章（支票專用印鑒）、支票密碼。任何分部或個人不得將財務(wù)印鑒，特別是財務(wù)專用章、收費專用章、支票專用章等轉(zhuǎn)借他人保管或使用。5.3.6公司總部撤銷分部其獨立核算權(quán)時，應(yīng)向公司總部交回財務(wù)印章和空白發(fā)票、支票等。如不按時交回導(dǎo)致遺失等，造成的經(jīng)濟損失由責(zé)任人承擔(dān)。A：統(tǒng)一高效：首先是業(yè)務(wù)服務(wù)功能的統(tǒng)一，合作的銀行能

9、夠提供全方位服務(wù)功能，如：上門收款、結(jié)算、網(wǎng)上銀行、授信、POS機等，其次是合作銀行與公司資金管理要求較一致的銀行。B：實用精簡：首先是公司相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，如貨款結(jié)算、授信、網(wǎng)銀、納稅等；其次是能在同一個帳戶上處理的業(yè)務(wù)，不需要設(shè)置兩個帳戶。C：公司戰(zhàn)略發(fā)展需要：即能夠為公司提供融資需求和公司的戰(zhàn)略發(fā)展需要而需設(shè)立的銀行帳戶。A：結(jié)算帳戶：包括主結(jié)算帳戶（即收款行），如銷售及其他業(yè)務(wù)收入款項的回收、對外支付貨款的銀行帳戶；輔助結(jié)算帳戶（即授信行），指為開立、兌付銀行承兌匯票的銀行帳戶。B：費用帳戶（即基本戶），主要指公司日常的經(jīng)營、管理費用支出的帳戶；C：納稅帳戶（根據(jù)當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門要求在有關(guān)

10、銀行開立）。A、分部根據(jù)業(yè)務(wù)的需要設(shè)立、注銷銀行帳戶，必須上報總部財務(wù)中心資金管理部審批備案，嚴(yán)禁擅自設(shè)立、隨意開戶、任意銷戶。B、外勤出納專門負(fù)責(zé)銀行存款，實行錢帳分管的原則。收入的款項應(yīng)及時存入銀行，并認(rèn)真審核收款票據(jù)憑證記載的內(nèi)容事項。按公司的審批程序?qū)ν庵Ц敦浛?，支票?yīng)寫明用途、金額、收款單位等，嚴(yán)禁開立空頭支票、空白支票。及時取送銀行單據(jù)，并進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。C、銀行承兌匯票的保證金帳戶、信用卡帳戶視同普通帳戶進(jìn)行管理，必須保證每周從信用卡戶向結(jié)算戶劃轉(zhuǎn)的次數(shù)、到銀行取送單據(jù)的次數(shù)均不少于2次。D、各分部的費用帳戶的資金應(yīng)根據(jù)總部核定的費用額度定期從結(jié)算戶中劃轉(zhuǎn)，并按照實際支出支取

11、。A、開發(fā)人員開立銀行帳戶后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將銀行帳戶明細(xì)傳真到總部資金管理部備案（包括：公司全稱、開戶行、帳號）。B、財務(wù)人員到位前，非財務(wù)人員不得以任何理由使用該銀行帳戶。C、新開分部籌備期間，除基本帳戶外，不允許再開立其他銀行帳戶，若有特殊情況需要開立或注銷銀行帳戶的，應(yīng)以書面形式向總部財務(wù)中心資金管理部提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，并將新的銀行帳戶信息（包括：公司全稱、開戶行、帳號）傳真到總部資金管理部備案。5.5.1網(wǎng)上銀行的功能：適用所有用戶的功能有：信息窗、更改密碼、帳務(wù)信息查詢、轉(zhuǎn)帳、發(fā)放工資、授權(quán)、支票掛失、帳務(wù)控制設(shè)置、常匯戶管理等；適用集團(tuán)公司的功能有：集團(tuán)帳務(wù)查詢、集團(tuán)

12、內(nèi)部轉(zhuǎn)帳、分公司帳戶余額錄入、發(fā)出支付指令等。5.5.2開立網(wǎng)上銀行的目的：為貫徹公司總部對資金集中管理、計劃管理、合理調(diào)度的原則，發(fā)揮資金使用的整體優(yōu)勢，建立高效快捷的結(jié)算體系，進(jìn)而實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，縮短資金在途時間，提高資金使用效率。5.5.3開立網(wǎng)上銀行的條件：各分部只能在主結(jié)算戶、授信戶或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，按總部要求在指定的銀行開立網(wǎng)上銀行帳戶。5.5.4申請開立網(wǎng)上銀行的程序：A、因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，各分部相關(guān)帳戶需要開立網(wǎng)上銀行的，需向總部財務(wù)中心資金管理部提交書面申請，經(jīng)總部審核批準(zhǔn)后方可開立。B、申請開立網(wǎng)上銀行的分部，需向相關(guān)銀行說明申請集團(tuán)帳戶(即：以集團(tuán)公司下屬子公司的名義申請)。

13、C、網(wǎng)上銀行正式開立后，申請分部需向總部財務(wù)中心資金管理部報送網(wǎng)上銀行資料明細(xì)表（見附件7.3）備案。D、為確保資金安全，所有網(wǎng)上銀行的開立必須具備以下三級授權(quán)管理，即：每一筆資金的支付，必須經(jīng)三人之手方可劃轉(zhuǎn)成功：、操作員：分部出納權(quán)限：制單、基本帳戶維護(hù)、復(fù)核員：結(jié)算主管權(quán)限：復(fù)核（以操作員的工作進(jìn)行監(jiān)控）、基本帳戶維護(hù)、授權(quán)人：分部財務(wù)經(jīng)理權(quán)限：轉(zhuǎn)帳（具備對前兩級操作員所操作的款項是否支付的權(quán)利，同時對前兩級操作人員起到監(jiān)控的作用）、基本帳戶維護(hù)E、各分部在網(wǎng)上進(jìn)行支付時必須按照以上規(guī)定，經(jīng)以上三級財務(wù)人員（缺一不可）的確定之后方可支付，三名網(wǎng)銀操作人員必須互相監(jiān)督。F、網(wǎng)銀操作人員必須

14、加強登錄網(wǎng)銀所必備證書（IC卡）及密碼的管理及保密工作，不得將密碼或證書泄露或交與他人代為操作或保管，支付密碼要做到隨時或定時更新。G、各分部必須在遵循公司相關(guān)的付款審批及授權(quán)規(guī)定的前提下，方可在網(wǎng)上支付。5.6.1分部開業(yè)前報表管理。A、總部同意新開分部的資金需求申請且申請資金到帳后，該分部每周應(yīng)定期上報國美新開分部資金使用狀況匯總表，該表應(yīng)如實反映本分部的使用狀況及收支情況，不得存在隱瞞或欺騙行為。B、分部在申請拔付資金未到帳前，嚴(yán)禁許諾或開空頭支票等。C、總部拔付所有資金各分部應(yīng)做到專款專用，不得借任何名義挪做他用。如遇特殊情況報總部批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。5.6.2分部開業(yè)后報表管理。分部正式

15、開業(yè)后各單位應(yīng)上報現(xiàn)金流量表，即：取代開業(yè)前上報的國美新開分部資金使用狀況匯總表。 現(xiàn)金流量表是總部掌控現(xiàn)金流動狀況、進(jìn)行資金調(diào)配、投資等決策的重要依據(jù)。A、編制需遵循的原則、本表所填數(shù)據(jù)一律精確到萬位，并保留小數(shù)點后2位；、本表所有數(shù)據(jù)的填列以收付實現(xiàn)制為準(zhǔn)，遵循現(xiàn)金流入流出的概念；、本表所稱現(xiàn)款形式均包括以現(xiàn)金、支票、信用卡、電匯、信匯等形式即時流入、流出或隨時劃轉(zhuǎn)的款項；、本表中的期初和期末余額、當(dāng)日流入和流出發(fā)生額均為財務(wù)軟件系統(tǒng)帳面的實際金額，每日期末余額應(yīng)同銀行存款的帳面余額、現(xiàn)金的帳面余額和其他貨幣資金的帳面余額相等，各分部在上報現(xiàn)金流量表的同時應(yīng)將當(dāng)日銀行存款帳面數(shù)在表下的備注

16、中分別列明上報。月底應(yīng)同資產(chǎn)負(fù)債表中貨幣資金對應(yīng)科目的余額一致；、本表中的數(shù)字必須橫向數(shù)字與縱向數(shù)字合計一致，匯總數(shù)字與明細(xì)數(shù)字的相加數(shù)一致；（如現(xiàn)金合計數(shù)=門店現(xiàn)金期初余額小計+分部現(xiàn)金期初余額小計），本日期初余額與上日期末余額一致，本日期末余額=本日期初余額+本日流入-本日流出；、可動用額=期末余額+已收未入帳-已付未入帳-不可動用資金；、所有數(shù)字的填列及表格樣式必須以此文件為準(zhǔn)，不得自行根據(jù)理解填列和變動，如與實際操作有沖突的，應(yīng)先請示總部待批準(zhǔn)相關(guān)意見后方可填列。B、具體編制說明、期初余額、本日流入、本日流出、期末余額根據(jù)當(dāng)日帳面實際數(shù)額填列；、已收未入帳填寫已經(jīng)收到的但尚未進(jìn)行帳務(wù)處

17、理所有貨幣資金的流入。、已付未入帳填寫已經(jīng)支付的但尚未進(jìn)行帳務(wù)處理所有貨幣資金的流出。、分部不可動用資金銀行存款中“到期解付”填寫自次日起一周內(nèi)解付所需資金（填寫票面金額扣除保證金以后的敞口金額）；、分部不可動用資金銀行存款中“其他”填寫除承兌到期解付資金以外的所有不可動用的銀行存款（包括通知存款、定期存款、驗資款、訴訟凍結(jié)款及其他不可動用特殊事項），并在表下備注具體事項及金額。、分部不可動用資金其他貨幣資金的中“銀承保證金”填寫分部實際保證金余額。（銀承保證金實際余額=財務(wù)軟件系統(tǒng)銀承保證金帳面余額+銀承保證金已收未入帳金額-銀承保證金已付未入帳金額）、分部不可動用資金其他貨幣資金中“在途信

18、用卡”填寫分部實際在途信用卡余額。（在途信用卡實際余額=財務(wù)軟件系統(tǒng)在途信用卡帳面余額+在途信用卡已收未入帳金額-在途信用卡已付未入帳金額）、分部不可動用資金其他貨幣資金中“在途支票”填寫分部實際在途支票余額。（在途支票實際余額=財務(wù)軟件系統(tǒng)在途支票帳面余額+在途支票已收未入帳金額-在途支票已付未入帳金額）、其他貨幣資金期末余額+其他貨幣資金已收未入帳-其他貨幣資金已付未入帳=分部不可動用資金銀承保證金+在途信用卡+在途支票、門店滯留資金中現(xiàn)金、銀行卡、支票根據(jù)門店當(dāng)天實際庫存的現(xiàn)金、信用卡、支票填列；門店滯留資金中其他填寫除現(xiàn)金、銀行卡、支票以外的其他款項。注：門店期初、期末余額、本日流入、

19、流出有關(guān)數(shù)據(jù)填列上線ERP的分部，根據(jù)金力系統(tǒng)中現(xiàn)金日報表數(shù)據(jù)填寫，門店“期初余額、本日流入、本日流出、期末余額”分別取門店現(xiàn)金日報表“上日余額、本日收取、本日上繳、本日余額”中“現(xiàn)金”、“支票”、“銀行卡”的合計數(shù)；未上線ERP的分部，期初、期末余額填寫門店帳面實際金額，本日流入填寫門店本日實際收到現(xiàn)款的款項，本日流出填寫門店實際支出的款項。6. 注意事項：6.1公司總部不定期檢查各分部內(nèi)控制度的建立和執(zhí)行情況。6.2各分部（門店）對現(xiàn)金每天必須盤點查庫，檢查現(xiàn)金賬是否做到日清日結(jié)，帳實是否相符。月末總帳會計應(yīng)與現(xiàn)金出納和銀行出納進(jìn)行帳目核對，保證帳帳相符。檢查是否有私設(shè)小金庫行為，對各級出納人員不履行崗位職責(zé)，玩忽職守