檔案分類的含義和檔案種類劃分課件

1、檔案分類的含義和檔案種類劃分 2013年年7月月檔案的分類檔案的分類檔案分類的含義和檔案種類劃分內(nèi)容提要內(nèi)容提要o 一、檔案分類的含義和類型一、檔案分類的含義和類型o 二、全宗與全宗群二、全宗與全宗群o 三、全宗內(nèi)檔案的分類和檔案分三、全宗內(nèi)檔案的分類和檔案分類方案的編制類方案的編制檔案分類的含義和檔案種類劃分 檔案分類的含義和檔案分類的含義和類型類型檔案分類的含義和檔案種類劃分 一一、檔案分類的含義檔案分類的含義 檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的

2、體對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。系。 檔案分類的含義和檔案種類劃分1、廣義的分類，有三種類型、廣義的分類，有三種類型o 檔案概念分類（檔案種類劃分）檔案概念分類（檔案種類劃分） o o檔案分類檔案分類 檔案實(shí)體分類檔案實(shí)體分類 o 檔案信息分類檔案信息分類 (檔案檢索分類檔案檢索分類) 二、檔案分類的類型二、檔案分類的類型檔案分類的含義和檔案種類劃分 指全宗內(nèi)檔案的分類指全宗內(nèi)檔案的分類，即檔案，即檔案整理的分類，它僅是檔案實(shí)體分類整理的分類，它僅是檔案實(shí)體分類中一個(gè)方面的內(nèi)容。中一個(gè)方面的內(nèi)容。2、狹義上的檔案分類狹義上的檔案分類：檔案分類的含義和檔案種類劃分檔案實(shí)體分類o 以檔

3、案實(shí)體（檔案原件）為對象以檔案實(shí)體（檔案原件）為對象，按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級分為按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級分為多種類別。多種類別。o 包括三級分類層包括三級分類層次：次：o 國家檔案全宗的分類國家檔案全宗的分類（宏觀）宏觀）o 檔案館館藏檔案的分類檔案館館藏檔案的分類（中觀）中觀）o 全宗內(nèi)檔案的分類（微觀）全宗內(nèi)檔案的分類（微觀）檔案分類的含義和檔案種類劃分o 國家檔案全宗的概念：歸國家所有，由國家檔案全宗的概念：歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案的總和。國家統(tǒng)一管理的一切檔案的總和。o 此種分類是各級各類檔案館的設(shè)置以及此種分類是各級各類檔案館的設(shè)置以及國家檔案在檔案館中合理

4、分布的依據(jù)。國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。 國家檔案全宗的分類國家檔案全宗的分類檔案分類的含義和檔案種類劃分檔案館館藏檔案的分類檔案館館藏檔案的分類o 指對一個(gè)檔案館全部館藏檔案的分類，一般以指對一個(gè)檔案館全部館藏檔案的分類，一般以全宗作為基本單位。根據(jù)每個(gè)館館藏全宗情況不同，全宗作為基本單位。根據(jù)每個(gè)館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時(shí)期、機(jī)關(guān)性質(zhì)、可按全宗所屬的歷史時(shí)期、機(jī)關(guān)性質(zhì)、部門系統(tǒng)或部門系統(tǒng)或其他聯(lián)系進(jìn)行分類。中國各地方綜合性檔案館其他聯(lián)系進(jìn)行分類。中國各地方綜合性檔案館，首，首先按歷史時(shí)期劃分為中華人民共和國建國前的檔案先按歷史時(shí)期劃分為中華人民共和國建國前的檔案和建國后

5、的檔案；建國前的檔案又按檔案的性質(zhì)劃和建國后的檔案；建國前的檔案又按檔案的性質(zhì)劃分為舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案；建國后的檔案又分為舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案；建國后的檔案又可以按部門系統(tǒng)劃分黨務(wù)系統(tǒng)全宗群、工交系統(tǒng)全可以按部門系統(tǒng)劃分黨務(wù)系統(tǒng)全宗群、工交系統(tǒng)全宗群宗群、農(nóng)林水系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水系統(tǒng)全宗群、金融系統(tǒng)全宗群等。金融系統(tǒng)全宗群等。o 此種分類對分庫管理和排架的合理化起著指導(dǎo)此種分類對分庫管理和排架的合理化起著指導(dǎo)和組織作用和組織作用。檔案分類的含義和檔案種類劃分o 全宗內(nèi)檔案的分類全宗內(nèi)檔案的分類o 第三章專門講。第三章專門講。檔案分類的含義和檔案種類劃分檔案信息分類（檔案信息分類（檔案

6、信息檔案信息檢索分類）檢索分類） 是對檔案實(shí)體所記錄的信息內(nèi)容進(jìn)行是對檔案實(shí)體所記錄的信息內(nèi)容進(jìn)行分類分類。通俗一點(diǎn)講，就是按照通俗一點(diǎn)講，就是按照中國檔案分中國檔案分類法類法，通過，通過編制卡片目錄和組織情報(bào)的機(jī)編制卡片目錄和組織情報(bào)的機(jī)械化、自動化檢索，建立統(tǒng)一的檔案情報(bào)檢械化、自動化檢索，建立統(tǒng)一的檔案情報(bào)檢索系統(tǒng)索系統(tǒng)。 檔案分類的含義和檔案種類劃分 檔案信息分類檔案信息分類一般不適用于檔案實(shí)體管一般不適用于檔案實(shí)體管理的分類理的分類 (某些特殊專業(yè)檔案例外某些特殊專業(yè)檔案例外)。檔案館檔案館的的信息檢索分類系統(tǒng)與檔案實(shí)體分類排列上信息檢索分類系統(tǒng)與檔案實(shí)體分類排列上架序列通常是不一致

7、的。架序列通常是不一致的。 檔案分類的含義和檔案種類劃分 檔案信息分類與檔案實(shí)體分類的區(qū)別：檔案信息分類與檔案實(shí)體分類的區(qū)別： 1、分類范圍不同。、分類范圍不同。 檔案實(shí)體分類一般來說面對的是同一單位形檔案實(shí)體分類一般來說面對的是同一單位形成的實(shí)實(shí)在在的檔案；成的實(shí)實(shí)在在的檔案； 檔案信息分類面對的是檔案中所記載的信檔案信息分類面對的是檔案中所記載的信息，它打破了檔案形成單位的界限，按照同一內(nèi)息，它打破了檔案形成單位的界限，按照同一內(nèi)容、同一主題、同一職能來進(jìn)行分類。容、同一主題、同一職能來進(jìn)行分類。 檔案分類的含義和檔案種類劃分o 2、所屬工作范疇不同。、所屬工作范疇不同。o 檔案實(shí)體分類屬

8、于檔案管理范疇。檔案實(shí)體分類屬于檔案管理范疇。o 檔案信息分類屬于檢索與服務(wù)范疇，它檔案信息分類屬于檢索與服務(wù)范疇，它主要是為了充分揭示檔案內(nèi)容，統(tǒng)一組織檔主要是為了充分揭示檔案內(nèi)容，統(tǒng)一組織檔案的分類目錄，為利用者提供最佳檢索條件。案的分類目錄，為利用者提供最佳檢索條件。檔案分類的含義和檔案種類劃分 三三 、檔案種類的劃分、檔案種類的劃分檔案分類的含義和檔案種類劃分 按照檔案形成者的性質(zhì)，即檔案按照檔案形成者的性質(zhì)，即檔案的的來源標(biāo)準(zhǔn)來源標(biāo)準(zhǔn) 可分為可分為 國家機(jī)關(guān)檔案國家機(jī)關(guān)檔案o 黨派團(tuán)體檔案黨派團(tuán)體檔案o 企業(yè)單位檔案企業(yè)單位檔案o 事業(yè)單位檔案事業(yè)單位檔案o 名人檔案名人檔案o o

9、每類社會組織檔案中，又分為具體社會組織檔案。每類社會組織檔案中，又分為具體社會組織檔案。o 注：每個(gè)獨(dú)立的社會組織檔案是劃分全宗的依據(jù)，每類社會組織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。檔案分類的含義和檔案種類劃分o 有兩種劃分方法有兩種劃分方法o A.先分為普通檔案（先分為普通檔案（又名又名“黨政檔黨政檔案案”、 “文書檔案文書檔案”）和專門檔案）和專門檔案兩大類，然后再具體劃分兩大類，然后再具體劃分。o 根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類的含義和檔案種類劃分o 黨務(wù)檔案黨務(wù)檔案o 普通檔案普通檔案 政務(wù)檔案政務(wù)檔案o o 公安檔案公安檔案o檔案檔案 訴訟檔案訴訟檔案o 會計(jì)檔案會計(jì)檔案

10、o 科技檔案科技檔案o 專門檔案專門檔案 人事檔案人事檔案o 社會保險(xiǎn)檔案社會保險(xiǎn)檔案o 檔案分類的含義和檔案種類劃分o B.直接分為文書檔案直接分為文書檔案、公安檔案、公安檔案、訴訟檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、人事訴訟檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案、審計(jì)檔案、社會保險(xiǎn)檔案等多種檔案、審計(jì)檔案、社會保險(xiǎn)檔案等多種門類門類。 檔案分類的含義和檔案種類劃分“門類門類”的概念的概念o 字面解釋，字面解釋，“門類門類”就是事物的不同類就是事物的不同類別，門派。別，門派。 o 目前目前的檔案門類數(shù)以百計(jì)，到底有多少個(gè)，的檔案門類數(shù)以百計(jì)，到底有多少個(gè)，因?yàn)椴粩嗟卦诎l(fā)展、增加，暫無定論。因?yàn)椴粩嗟卦诎l(fā)展

11、、增加，暫無定論。o 按門類進(jìn)行全宗內(nèi)檔案的分類是當(dāng)前機(jī)關(guān)按門類進(jìn)行全宗內(nèi)檔案的分類是當(dāng)前機(jī)關(guān)團(tuán)體單位普遍采用的方法。一定要掌握門類的團(tuán)體單位普遍采用的方法。一定要掌握門類的概念。概念。檔案分類的含義和檔案種類劃分 普通檔案（文書檔案）o 是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在黨務(wù)、行是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在黨務(wù)、行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、而來的檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)

12、等。檔案分類的含義和檔案種類劃分怎么確定普通檔案之外的其他怎么確定普通檔案之外的其他“檔案門類檔案門類”o1、是專門領(lǐng)域（專業(yè)性活動、是專門領(lǐng)域（專業(yè)性活動中中）形成的；）形成的；o2、有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式；、有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式；o3、有獨(dú)立的整理與管理方法、有獨(dú)立的整理與管理方法。 o 某一種檔案，如果它是在某一專門領(lǐng)域某一種檔案，如果它是在某一專門領(lǐng)域（專業(yè)性活動中）形成的，有比較穩(wěn)定的文件名（專業(yè)性活動中）形成的，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式，有自己獨(dú)立的整理與管理方法，就構(gòu)稱、格式，有自己獨(dú)立的整理與管理方法，就構(gòu)成一個(gè)檔案門類。成一個(gè)檔案門類。o 特殊載體檔案（如照片檔案

13、）不能算一個(gè)特殊載體檔案（如照片檔案）不能算一個(gè)檔案門類檔案門類檔案分類的含義和檔案種類劃分文書檔案與其他門類檔案的區(qū)別文書檔案與其他門類檔案的區(qū)別o 1、從形成的領(lǐng)域看：、從形成的領(lǐng)域看：o 文書檔案通常是在各個(gè)單位或組織的黨文書檔案通常是在各個(gè)單位或組織的黨團(tuán)組織管理、行政管理、工會管理等社會活團(tuán)組織管理、行政管理、工會管理等社會活動中形成的，涉及廣泛的社會活動領(lǐng)域。動中形成的，涉及廣泛的社會活動領(lǐng)域。o 其他門類檔案則主要是各種單位或組織其他門類檔案則主要是各種單位或組織在從事某些專業(yè)性活動中形成的，涉及的社在從事某些專業(yè)性活動中形成的，涉及的社會活動領(lǐng)域比較有限。會活動領(lǐng)域比較有限。檔

14、案分類的含義和檔案種類劃分o 2、從內(nèi)容性質(zhì)上看：、從內(nèi)容性質(zhì)上看：o 文書檔案的內(nèi)容性質(zhì)偏重于政治性、行文書檔案的內(nèi)容性質(zhì)偏重于政治性、行政管理性，通常與各項(xiàng)工作的決策、計(jì)劃、政管理性，通常與各項(xiàng)工作的決策、計(jì)劃、協(xié)調(diào)組織、監(jiān)督檢查等活動有關(guān)。協(xié)調(diào)組織、監(jiān)督檢查等活動有關(guān)。o 其他門類檔案的內(nèi)容性質(zhì)一般偏重于專其他門類檔案的內(nèi)容性質(zhì)一般偏重于專業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性，是進(jìn)行某種現(xiàn)實(shí)的專業(yè)性管業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性，是進(jìn)行某種現(xiàn)實(shí)的專業(yè)性管理活動、服務(wù)活動、研究活動等不可或缺的理活動、服務(wù)活動、研究活動等不可或缺的重要工具。重要工具。檔案分類的含義和檔案種類劃分o 各單位在分類時(shí)，要確認(rèn)某些檔案是否各單位在分類時(shí)

15、，要確認(rèn)某些檔案是否屬于專門檔案，第一，要有依據(jù)，不能說你屬于專門檔案，第一，要有依據(jù)，不能說你認(rèn)為是專門檔案它就是專門檔案。第二，要認(rèn)為是專門檔案它就是專門檔案。第二，要看檔案的數(shù)量，比如，行政執(zhí)法形成的案件看檔案的數(shù)量，比如，行政執(zhí)法形成的案件文件材料，案件多、文件數(shù)量多時(shí)，可以作文件材料，案件多、文件數(shù)量多時(shí)，可以作專門檔案，象煙草局；案件少、文件數(shù)量少專門檔案，象煙草局；案件少、文件數(shù)量少時(shí)，就沒有必要作專門檔案，象我們檔案局。時(shí)，就沒有必要作專門檔案，象我們檔案局。檔案分類的含義和檔案種類劃分“文書檔案文書檔案”與企業(yè)與企業(yè)“管理類檔案管理類檔案”的區(qū)的區(qū)別別o “文書檔案文書檔案”

16、是一個(gè)檔案門類，它是采用是一個(gè)檔案門類，它是采用門類分類法的產(chǎn)物門類分類法的產(chǎn)物 。o “管理類檔案管理類檔案”是采用職能分類法的產(chǎn)物。是采用職能分類法的產(chǎn)物。職能分類法打破了門類的界限，將同一職能中職能分類法打破了門類的界限，將同一職能中產(chǎn)生的不同門類、不同載體檔案全部集中作為產(chǎn)生的不同門類、不同載體檔案全部集中作為一個(gè)類別。也就是說，管理類檔案中有文書檔一個(gè)類別。也就是說，管理類檔案中有文書檔案，也有其他門類的檔案。（但有的企業(yè)在實(shí)案，也有其他門類的檔案。（但有的企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用中只將文書檔案歸入管理類檔案）際應(yīng)用中只將文書檔案歸入管理類檔案） 檔案分類的含義和檔案種類劃分根據(jù)檔案的載體形式

17、標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的載體形式標(biāo)準(zhǔn)o 可分為：可分為：o 石刻檔案石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、樹葉檔案、樹葉檔案、樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。（載體樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。（載體形式不同，檔案的整理、保管與利用的方式形式不同，檔案的整理、保管與利用的方式均有所不同）均有所不同）檔案分類的含義和檔案種類劃分按照記錄信息方式標(biāo)準(zhǔn)按照記錄信息方式標(biāo)準(zhǔn)o分為分為 o 文字檔案文字檔案 o 圖形檔案圖形檔案 照片照片檔案檔案o 錄音錄音檔

18、案檔案o 聲像檔案聲像檔案 錄像錄像檔案檔案 o 電子檔案電子檔案 影片檔案影片檔案o 檔案分類的含義和檔案種類劃分按照檔案的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)o 一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。o 我國我國通常分為中華人民共和國時(shí)期檔案和通常分為中華人民共和國時(shí)期檔案和中華人民共和國建國前檔案兩大類中華人民共和國建國前檔案兩大類；建國前檔建國前檔案又分為歷代王朝檔案、中華民國時(shí)期檔案、案又分為歷代王朝檔案、中華民國時(shí)期檔案、新民主主義革命時(shí)期檔案。新民主主義革命時(shí)期檔案。o 檔

19、案是不同時(shí)代的產(chǎn)物，這種劃分對認(rèn)識檔案是不同時(shí)代的產(chǎn)物，這種劃分對認(rèn)識檔案的時(shí)代特點(diǎn)有意義。檔案的時(shí)代特點(diǎn)有意義。檔案分類的含義和檔案種類劃分根據(jù)檔案所有權(quán)形式標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案所有權(quán)形式標(biāo)準(zhǔn)o 檔案法劃分為國家所有檔案、檔案法劃分為國家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。o 實(shí)際工作中，可以劃實(shí)際工作中，可以劃分為分為公共公共檔案和私有檔案。檔案和私有檔案。檔案分類的含義和檔案種類劃分公共檔案（國家全部檔案）公共檔案（國家全部檔案） 屬于國家所有的，具有社會意義的檔案，屬于國家所有的，具有社會意義的檔案，稱為公共檔案。公共檔案是社會的核心信息資稱為公共檔案。公共檔案是

20、社會的核心信息資源，一般都在政府的掌握和控制之下。在我國，源，一般都在政府的掌握和控制之下。在我國，公共檔案公共檔案又又被稱為國家全部檔案，是指歸國家被稱為國家全部檔案，是指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案的總和。在所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案的總和。在全國范圍內(nèi)確立國家全部檔案，是由我國的社全國范圍內(nèi)確立國家全部檔案，是由我國的社會制度所決定的。檔案是國家的寶貴財(cái)富，也會制度所決定的。檔案是國家的寶貴財(cái)富，也是國家主權(quán)的象征，全民所有制性質(zhì)的一切機(jī)是國家主權(quán)的象征，全民所有制性質(zhì)的一切機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位形成和收藏的關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位形成和收藏的檔案當(dāng)然歸國家所有。

21、檔案當(dāng)然歸國家所有。檔案分類的含義和檔案種類劃分私有檔案私有檔案o 屬于私有組織和個(gè)人的檔案，則被視為私有屬于私有組織和個(gè)人的檔案，則被視為私有檔案。檔案。o 私有檔案有兩種類型：私有檔案有兩種類型：o 1、集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案；、集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案；o 2、個(gè)人、家庭、家族產(chǎn)生和形成的檔案。、個(gè)人、家庭、家族產(chǎn)生和形成的檔案。檔案分類的含義和檔案種類劃分o 相對于公共檔案具有的社會共享功能，私有檔相對于公共檔案具有的社會共享功能，私有檔案的使用范圍受其所有者控制。案的使用范圍受其所有者控制。o 雖然私有檔案的所有者對所屬檔案的一切事務(wù)雖然私有檔案的所有者對所屬檔案的一切事務(wù)具有最終裁決權(quán)，但私有檔案也是社會記憶的一個(gè)具有最終裁決權(quán)，但私有檔案也是社會記憶的一個(gè)組成部分，在必要的情況下應(yīng)將其中具有重要意義