內(nèi)部控制學(xué)__存貨內(nèi)部控制

1、第五講 存貨內(nèi)部控制導(dǎo)入案例:合信木制品公司存貨內(nèi)控失效案例 l合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三，年銷售額達(dá)4300萬元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑，虧損嚴(yán)重，2007年破產(chǎn)倒閉。l這樣一家中型的企業(yè)，從鼎盛到衰敗，探究其原因，不排除市場同類產(chǎn)品的價格下降，原材料價格上漲等客觀的變化。但內(nèi)部管理的混亂，是其根本的原因，在稅務(wù)部門的檢查中發(fā)現(xiàn)：該企業(yè)的產(chǎn)品的成本、費(fèi)用核算的不準(zhǔn)確，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，存貨的采購、驗收入庫、領(lǐng)用、保管不規(guī)范，歸根到底的問題是缺乏一個良好的內(nèi)部控制制度。l這里我們主要介紹存貨的管理問題：1.董事長常年在國外，材料

2、的采購是由董事長個人掌握，材料到達(dá)入庫后，倉庫的保管員按實際收到的材料的數(shù)量和品種入庫，實際的采購數(shù)量和品種保管員無法掌握，也沒有合同等相關(guān)的資料。財務(wù)的入賬不及時，會計自己估價入賬，發(fā)票幾個月以后，甚至有的長達(dá)一年以上才回來，發(fā)票的數(shù)量和實際入庫的數(shù)量不一致，也不進(jìn)行核對，造成材料的成本不準(zhǔn)確，忽高忽低。2.期末倉庫的保管員自己盤點(diǎn)，盤點(diǎn)的結(jié)果與財務(wù)核對不一致的，不去查找原因，也不進(jìn)行處理，使盤點(diǎn)流于形式。3.材料的領(lǐng)用沒有建立規(guī)范的領(lǐng)用制度，車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng)，沒有計劃，多領(lǐng)不辦理退庫的手續(xù)。生產(chǎn)中的殘次料隨處可見，隨用隨拿，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。一、定義l存貨，是指企業(yè)持有以備出售的產(chǎn)成品或商

3、品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料，主要包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品等。l企業(yè)代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也屬于存貨范圍。1.1.內(nèi)容內(nèi)容2.2.存放地點(diǎn)存放地點(diǎn)3.3.流程中處的位置流程中處的位置l企業(yè)在建立并實施存貨內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制，并采取相應(yīng)的控制措施：（一）權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理；（二）存貨請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項和審批程序應(yīng)當(dāng)明確；1.1.請購依據(jù)（對請購的請購依據(jù)（對請購的規(guī)定）規(guī)定）2.2.請購依據(jù)憑證請購依據(jù)憑證3.3.請購程序請購程

4、序1.1.設(shè)置哪些崗位？由設(shè)置哪些崗位？由誰確定？誰確定？2.2.各崗位職責(zé)？各崗位職責(zé)？（三）存貨采購、驗收、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、處置的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰，對存貨預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、存貨驗收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內(nèi)部調(diào)劑、盤點(diǎn)和處置的原則及程序應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定；（四）存貨成本核算方法、跌價準(zhǔn)備計提等會計處理方法應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。各事項流程各事項流程計劃和安排生產(chǎn)計劃和安排生產(chǎn)發(fā)出原料發(fā)出原料生產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)品費(fèi)用歸集和成本核算費(fèi)用歸集和成本核算產(chǎn)成品入庫產(chǎn)成品入庫發(fā)出產(chǎn)成品發(fā)出產(chǎn)成品生產(chǎn)指令生產(chǎn)指令領(lǐng)發(fā)料憑證領(lǐng)發(fā)料憑證產(chǎn)量和工時記錄產(chǎn)量和工時記錄工資匯總表及人工費(fèi)用分配表工資匯

5、總表及人工費(fèi)用分配表材料費(fèi)用分配表材料費(fèi)用分配表制造費(fèi)用分配表制造費(fèi)用分配表成本計算單成本計算單存貨明細(xì)賬存貨明細(xì)賬二、崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn)l（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。l存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：存貨的請購與審批，審批與執(zhí)行；存貨的采購與驗收、付款；存貨的保管與相關(guān)會計記錄；存貨發(fā)出的申請與審批，申請與會計記錄；存貨處置的申請與審批，申請與會計記錄。l（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)知識和職業(yè)道德，遵紀(jì)守法，客觀公正。企業(yè)要定期對員工進(jìn)行相關(guān)的政策

6、、法律及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。Eg:Eg:親信親信 隨意的收發(fā)隨意的收發(fā) 規(guī)章制度規(guī)章制度的漠視？的漠視？責(zé)任心（盤點(diǎn)）對存貨的觀察責(zé)任心（盤點(diǎn)）對存貨的觀察 看護(hù)？能力？看護(hù)？能力？l（三）企業(yè)應(yīng)當(dāng)對存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù)。如何保證不越如何保證不越權(quán)審批？權(quán)審批？如何保證按照審如何保證按照審批人的批準(zhǔn)意見批人的批準(zhǔn)

7、意見辦理存貨業(yè)務(wù)辦理存貨業(yè)務(wù)？l（四）企業(yè)內(nèi)部除存貨管理部門及倉儲人員外，其余部門和人員接觸存貨時，應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán)。如存貨是貴重物品、危險品或需保密的物品，應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件，必要時，存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。 l（五）企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及成本效益原則選用計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對存貨的管理和控制，但應(yīng)注意計算機(jī)系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事項的有效措施。 三、請購與采購控制l（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨采購申請管理制度，明確請購相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。l（二）企業(yè)自行生產(chǎn)的產(chǎn)成品應(yīng)當(dāng)按照成本費(fèi)用有關(guān)規(guī)定，合理計算產(chǎn)品成本。 采購申請？使

8、用部門？采購申請？使用部門？還是倉庫？還是倉庫？l（三）企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預(yù)算管理，合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等存貨的比例。l企業(yè)確定采購時點(diǎn)、采購批量時，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素。采購人員目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的抵觸？如何控制？l（六）企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化。企業(yè)應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購計劃辦理采購手續(xù)，嚴(yán)格控制預(yù)算外或計劃外采購。四、驗收與保管控制 l企業(yè)應(yīng)當(dāng)對入庫存貨進(jìn)行質(zhì)量檢查與驗收，保證存貨符合采購要求。 l（一）外購存貨入庫前一般應(yīng)經(jīng)過以下驗收程序：檢查訂貨合同、入

9、庫通知單、供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明、合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符；對擬入庫存貨的交貨期進(jìn)行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致；對待驗貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進(jìn)行；對驗收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù)，對經(jīng)驗收不符合要求的貨物，應(yīng)及時辦理退貨或索賠；對不經(jīng)倉儲直接投入生產(chǎn)或使用的存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行檢驗。l（二）擬入庫的自制存貨，生產(chǎn)部門應(yīng)組織專人對其進(jìn)行檢驗，只有檢驗合格的產(chǎn)成品才可以作為存貨辦理入庫手續(xù)。l（三）由生產(chǎn)車間發(fā)出至客戶、實物不入庫的產(chǎn)成品，以及采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場的外

10、購存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)方法辦理出、入庫手續(xù)。l（四）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度，加強(qiáng)存貨的日常保管工作。因業(yè)務(wù)需要分設(shè)倉庫之情形，應(yīng)當(dāng)對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續(xù)；應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施；貴重物品、生產(chǎn)用關(guān)鍵備件、精密儀器和危險品的倉儲，應(yīng)當(dāng)實行嚴(yán)格審批制度。l（六）存貨管理部門對入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨臺賬，詳細(xì)登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容，并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對。l（七）對于已售商品退貨的入庫，倉儲部門應(yīng)根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，對擬入庫的商品

11、進(jìn)行驗收。因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，應(yīng)分清責(zé)任，妥善處理對于劣質(zhì)產(chǎn)品，可以選擇修復(fù)、報廢等措施。l（八）企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)制定倉儲的總體計劃，并考慮工廠布局、工藝流程、設(shè)備擺放等因素，相應(yīng)制定人員分工、實物流動、信息傳遞等具體管理制度。五、領(lǐng)用與發(fā)出控制 l（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度。企業(yè)生產(chǎn)部門、基建部門領(lǐng)用材料，應(yīng)當(dāng)持有生產(chǎn)管理部門及其他相關(guān)部門核準(zhǔn)的領(lǐng)料單。超出存貨領(lǐng)料限額的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過特別授權(quán)。 庫存商品的發(fā)出需要經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)，大批商品、貴重商品或危險品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)?shù)玫教貏e授權(quán)。倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售通知單發(fā)出貨物，并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財會部門核對

12、。車間領(lǐng)料還是倉車間領(lǐng)料還是倉庫發(fā)料？庫發(fā)料？l（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出存貨的流程，落實責(zé)任人，及時核對有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。l（三）企業(yè)財會部門應(yīng)當(dāng)針對存貨種類繁多、存放地點(diǎn)復(fù)雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點(diǎn)，加強(qiáng)與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。倉庫臺賬與存貨明細(xì)賬的差異？六、盤點(diǎn)與處置控制 l（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時間等。l（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點(diǎn)記錄的完整，及時處理盤盈、盤虧。對于特殊存貨，可以聘請專家采用特定

13、方法進(jìn)行盤點(diǎn)。 l存貨的盤盈、盤虧應(yīng)當(dāng)及時編制盤點(diǎn)表，分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在期末結(jié)賬前處理完畢。l（三）倉儲部門應(yīng)通過盤點(diǎn)、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。l（四）倉儲部門對殘、次、冷、背存貨的處置，應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批后作出相應(yīng)的處置。l（五）存貨的會計處理，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。發(fā)出存貨計價方法的選擇，應(yīng)當(dāng)反映存貨的特點(diǎn)及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式，防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計價方法操縱當(dāng)期損益。l（六）倉儲部門與財會部門應(yīng)結(jié)合盤點(diǎn)結(jié)果對存貨進(jìn)行庫齡分析，確定是否需要計提減值準(zhǔn)備。經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可

14、進(jìn)行會計處理，并附有關(guān)書面記錄材料。l A公司是一家民營企業(yè)，年銷售額在5000萬元左右，近年來該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑、虧損嚴(yán)重，其內(nèi)部管理的混亂是根本原因，尤以存貨管理的問題最為突出。在檢查中發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)產(chǎn)品的成本核算不準(zhǔn)確，存貨的采購、驗收入庫、領(lǐng)用、保管不規(guī)范，缺乏良好的內(nèi)部控制，主要表現(xiàn)為： 案例分析 l 1、該企業(yè)材料的采購是由總經(jīng)理個人掌握。材料購入后因沒有合同等相關(guān)資料，倉庫保管員只能按實際收到材料的數(shù)量和品種入庫；財務(wù)入賬不及時，會計自己估價入賬，發(fā)票往往幾個月后甚至長達(dá)一年以上才收回，發(fā)票的數(shù)量和實際入庫數(shù)量不進(jìn)行核對，造成材料成本不準(zhǔn)確，忽高忽低。 2、期末倉庫不進(jìn)行盤點(diǎn)，財

15、務(wù)賬面存貨與實物差異較大。 3、材料領(lǐng)用沒有建立規(guī)范的制度，車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng)；對超額領(lǐng)料缺少控制，多領(lǐng)不辦理退庫手續(xù)，生產(chǎn)線上殘余料隨處可見，隨用隨拿，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。l 看了上述案例，我們認(rèn)為該企業(yè)存貨管理的問題主要有以下幾個方面：l 首先，該企業(yè)基本沒有存貨內(nèi)控制度，更談不上機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理性問題，采購業(yè)務(wù)的決策缺少監(jiān)督，不相容職務(wù)未嚴(yán)格分離。l其次，沒有做到根據(jù)采購合同、運(yùn)單等對入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查與驗收，沒有建立存貨盤點(diǎn)制度。l 再次，沒有規(guī)范的材料的領(lǐng)用和盤點(diǎn)制度，也沒有定額管理制度，材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺性。l 最后，存貨的確認(rèn)、計量沒有標(biāo)準(zhǔn)，完全憑會計人員的經(jīng)驗，直接導(dǎo)致企業(yè)的成本費(fèi)用不實。復(fù)習(xí)思考題復(fù)習(xí)思考題lA公司倉庫保管員負(fù)責(zé)登記存貨明細(xì)帳，以便對倉庫中的所有存貨項目的收、發(fā)、存進(jìn)行永續(xù)記錄。當(dāng)收到驗收部門送交的存貨和驗收單后，根據(jù)驗收單登記存貨領(lǐng)料單。平時，