發(fā)郵件的禮儀及其格式

1、發(fā)郵件的禮儀及其格式發(fā)郵件的禮儀匯總一讓優(yōu)秀成為習(xí)慣關(guān)于主題主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個 字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1 . 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的.2 .標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓。utlook用才能顯示完你的標(biāo)題。3.最好寫上來自*公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因 為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”. 也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：嘿！”或姑收著！“5. 一封信盡可能只針對一個主

2、題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理6 .可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng) 適度，特別是不要隨便就用“贖急”之類的字眼。7 .回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE 一大串.8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出 前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。關(guān)于稱呼與問候1 .恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人.這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求 其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱

3、對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、 “x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮 貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx，顯得很熟絡(luò).關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2 . Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI” ,中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩 格寫。結(jié)尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用 “此致敬禮”注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接 上一行結(jié)尾或換行開頭空兩

4、格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平 靜的看待正文1 . Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就姑自己的身份，姓名或你代農(nóng)的企業(yè)名是必須通報的以 示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收 件人能夠順利地理解郵件來意.不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。 但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然 后單獨寫個文件作為附件

5、進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難怪的語句。 最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2 .注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熱絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)?語氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深 刻的教訓(xùn)！3 . Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落 簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段

6、的長篇大論。4 . 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補 充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5 .盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6 .合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。 合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。7 .

7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性朋的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以 闡述，收件人一定會表揚你的體貼.8 .不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email不是你的情書，所以:）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的 輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在一：）附件1 .如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2 .附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3 .正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4 .附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文

8、件5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6 .如果附件過大（不宜超過2MB）,應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼1 .只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫清和鍛煉英文水平的.如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該 使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的 問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書.2 .尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文 郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3 .對于一些信息量豐富或重

9、要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某 人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4 .選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可. 這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息.雖然你的朋友可能從發(fā)件人中 認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。1 .簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾

10、加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址 等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行.你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更 詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要 分清收件人對象與場合，切記一定要得體.2 .不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓 與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3 .簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正 文字體小一些?；貜?fù)技巧1

11、.及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的 回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一 般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié) 果就會及時回復(fù)，云云” 不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2 .進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。

12、不要用簡單的，那樣太生硬 了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反弱交流，浪費資源。3 .回復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常 不禮貌的。怎么著也要湊夠1。個字，顯示出你的尊重。4 .不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝 通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為況雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長 笨拙而不可閱讀.此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)

13、，刪減瘦身，突出有用信息.5 .要區(qū)分Reply和Reply AH （區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這 件事情.如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的 面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論.你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定 結(jié)果的郵件。點擊“回夏全部”前，要三思而行！6 .主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部 辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。正確使用發(fā)送，抄送，密送，要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1 . To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2 .而CC的人則只姑需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建 議，當(dāng)然可以回Email。3 .而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。4 . TO, CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按