行政管理部檔案管理崗位工作手冊

1、 久泰能源科技有限公司行政管理部檔案管理崗位工作手冊編制：吳洪芹復核：審批：下發(fā)日期： 年 月 日執(zhí)行日期： 年 月 日1目 錄一、目的6二、適用范圍6三、崗位職責6四、公司檔案簡述7（一）職能分工7（二）現(xiàn)存檔案7（三）設備用具7五、檔案工作8（一）收集81、歸檔范圍82、不歸檔范圍：93、歸檔時間94、歸檔要求105、檔案交接表11（二）分類121、文書檔案122、產(chǎn)品檔案133、基建檔案134、設備檔案135、科研檔案146、會計檔案147、人事檔案158、實物檔案159、聲像檔案1610、資質(zhì)證書1611、流動檔案1712、電子檔案17（三）整理181、文書檔案182、科技檔案233、

2、實物檔案264、照片檔案27（四）保管281、庫房282、檔案代理卡283、定期檢查、清點29（五）借閱301、找什么302、怎么找303、去哪找304、如何借31（六）統(tǒng)計32（七）保密32（八）編研33（九）銷毀34（十）考核341、公司考核342、集團考核353、外部考核35（十一）培訓35六、附則35附件1：36附件2：37附件3：54附件4：56附件5：57附件6：58附件7：59附件8：60附件9：61附件10：62附件11：63附件12：64附件13：65附件14：66附件15：77附件16：87行政管理部檔案管理崗位工作手冊一、目的 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性和

3、保密性，有效積累和收集各部門在各項活動中形成的具有查考價值的文件記錄，合理有效利用檔案資料，現(xiàn)根據(jù)企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表、久泰能源集團檔案管理制度、山東公司檔案管理實施細則，結合公司實際，特制定檔案管理崗位工作手冊。二、適用范圍 本手冊是對檔案工作的進一步梳理和明確，適用于行政管理部檔案管理崗位三、崗位職責堅守崗位，熱情服務，嚴守機密，立足做好本職工作；參加工程竣工驗收、設備開箱、產(chǎn)品鑒定會及科技成果鑒定會；負責本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類、組卷、編目及上架入庫；負責本公司檔案借閱、統(tǒng)計、銷毀、總結，做好調(diào)研以便更好服務；負責庫房管理，保持庫房清潔，做好“九防”，對各類檔案

4、及時檢查，及時修復破損檔案。四、公司檔案簡述（一）職能分工行政管理部為公司檔案管理部門，目前共設三個檔案室：綜合檔案室、人事檔案室、財務檔案室。人事檔案室和財務檔案室分別由人力資源部和財務部單獨管理，并接受行政管理部的監(jiān)督和指導。行政管理部負責除財務檔案、人事檔案以外的公司其他各類檔案的統(tǒng)籌管理；負責設立公司專職檔案員崗位，組織各部門建立健全公司專職檔案員隊伍，并開展培訓和業(yè)務指導；負責貫徹執(zhí)行集團和公司有關檔案管理規(guī)章制度，并進行適時修訂和補充。（二）現(xiàn)存檔案公司根據(jù)集團檔案提升工程的要求，結合自身實際情況，對現(xiàn)存檔案進行合理分類，形成了文書、科技、會計、職工、實物、聲像、電子等多種類型的檔

5、案。截至2012年1月1日，共形成檔案70752件，其中：文書檔案23959件，基建檔案30553件，設備檔案5151件，會計檔案3820件，職工檔案1188件，實物檔案159件，聲像檔案168件，電子檔案5754件。（三）設備用具檔案盒：符合國家標準的文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、聲像檔案盒；印章：久泰能源科技有限公司全宗章、臨沂久新能源公司全宗章、文書歸檔章、科技歸檔章、數(shù)字印章、10年章、30年章、永久章；電子設備：中晶A3掃描儀1臺、臺式電腦3臺（辦公室、借閱室、庫房）、HP打印機1臺、除濕機2臺、溫濕度計表2個；其他工具：打孔機、大小訂書機、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)?。五、檔案工

6、作（一）收集檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開展檔案整理、分類、編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等一系列工作的首要環(huán)節(jié)。俗話說，巧婦難為無米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能保證檔案后續(xù)工作的順利展開。1、歸檔范圍 上級機關文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級會議、代上級草擬定稿、上級視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料； 本單位文件材料：會議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件修改稿）、與上下級間的請示批復文件、本單位及部門的工作計劃和總結報告、本單位領導出息的重要活動材料、本單位的統(tǒng)計報表、財務、人事、會計、生產(chǎn)經(jīng)營等規(guī)章制度文件及協(xié)議； 同級單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來往

7、； 下級單位的文件材料：下級單位的工作計劃及總結、統(tǒng)計報表、財務預算及決算等資料2、不歸檔范圍：上級機關任免、獎懲非本公司工作人員的文件；上級機關下發(fā)的僅供參閱而不辦理、征求意見未定稿、一般事務性文件；本公司形成的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿，打印文件的校對稿，從正式文件、報紙、雜志上摘錄下來的供工作參考的非證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招標未中標文件；集團各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件；各單位報送集團的參閱簡報，不應抄送和不必備案的文件，

8、抄送一般而不需辦理的文件，抄報備案的一般性文件材料。3、歸檔時間經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔；科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔；產(chǎn)權產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔；會計檔案和人事檔案由相關部門整理歸檔；電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙

9、質(zhì)載體歸檔時間一致；更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構變動和干部職工調(diào)動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。4、歸檔要求企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質(zhì)量要求。歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后

10、歸檔。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。5、檔案交接表文件形成部門應就歸檔文件填寫檔案交接表(附件1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計，防止工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。檔案交接表應規(guī)范填寫，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填寫好的電子版交接表給接收人，接收人確認無誤后，再由移交人打印出來，找領導簽字。交接表填寫應注意以下事項：（1）移交時間為必填項，方便日后查考和編

11、制流水號；（2）移交部門為必填項（3）序號為所移交的一組資料的流水號（4）文號或圖號，有則必須填寫（5）責任者必填，責任者為文件材料形成者，應寫全稱；（6）文件材料題名必填，題名應規(guī)范，準確反映文件內(nèi)容；（7）日期必填，日期應為八位阿拉伯數(shù)字，只有年和月時，日應用00表示；（8）頁數(shù)必填，背面有內(nèi)容的應視為一頁；（9）保管期限和備注選填，備注用以說明文件的份數(shù)、原件、復制件以及特殊材料如光盤、照片、磁帶等；（10）簽名：移交人和移交部門負責人手簽后，由接收人和接收部門負責人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。（二）分類目前公司檔案分類嚴格按照企業(yè)檔案歸檔基本范圍與保管期限參考表（附件2），并

12、結合公司實際情況補充新增類目?，F(xiàn)結合實例具體講下公司目前檔案分類方案：1、文書檔案文書檔案采取按年度分類，每個年度之下又分經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理四大類，每個大類之下又根據(jù)企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表劃分二級類目。01 經(jīng)營決策 02 生產(chǎn)管理 03 行政管理 04 黨群工作保管期限：永久、30年、10年例如：2011年的物資采購計劃表歸檔分類檔號01·6·2011-001件號001頁數(shù)100期限30年 說明：檔號中01代表經(jīng)營決策類，6代表01經(jīng)營決策類之下第六類物資管理類，2011代表歸檔文件是2011年的；件號：代表歸檔文件在同級類目下按照時間排

13、序后的流水序號；頁數(shù)：代表歸檔文件的頁數(shù)，正反面都有內(nèi)容的算兩頁；期限：表示歸檔文件的保管期限，根據(jù)標準物資采購計劃表的保管期限為30年。2、產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案按照“課題階段”進行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn)品檔案全部由集團科研中心檔案分室進行保管。從長遠考慮，公司目前先預留出檔號，即05，以便隨時補充。3、基建檔案基建檔案按照“項目階段”進行分類，一級類號為06，再根據(jù)公司基礎建設情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按照具體項目劃分三級類目，如3萬噸二甲醚/年、6萬噸二甲醚/年、20萬噸二甲醚、50萬噸甲醇/年、100萬噸二甲醚/年等項目。例如：20萬噸/二甲醚替代石油項目立項批復文件檔號序

14、號06·2·3-001003說明：檔號中06代表基礎建設類， 2代表基礎建設項目中的生產(chǎn)建設類，3代表生產(chǎn)建設類之下的20萬噸年產(chǎn)二甲醚項目，001代表第一卷，立項批復屬于前期資料，應該放到前面； 序號代表當前文件為本卷第三件文件。4、設備檔案設備類檔案遵循一機一檔原則，先分出綜合、生產(chǎn)設備、辦公設備、電子儀質(zhì)四類，其中生產(chǎn)設備之下又按照生產(chǎn)部門分為甲醇部、甲醚部、動力部，部門之下又分項目，項目之下劃分工段，辦公設備是按照辦公用品類型進行分類，如電腦、打印機、傳真機等。需要說明的是，集團2012年最新要求IT電腦因為更新?lián)Q代比較快且以后員工可采取補貼購買方式，電腦資料將不再

15、進行歸檔。例如：5萬噸甲醇項目變換工段變換器脫硫塔部件圖檔號序號7····003說明：檔號中7代表設備類，2代表生產(chǎn)設備，1代表甲醇部，第二個1代表5萬噸甲醇項目，第二個2代表變換工段，最后一個1代表第一卷。件號003代表第一盒中第三件，設備類資料一般是文字材料再上，圖紙在下進行排列。5、科研檔案科研檔案按照“課題階段”進行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團科研中心檔案分室進行保管。從長遠考慮，公司目前先預留出檔號，即08，以便隨時補充。6、會計檔案會計檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報表、盤點表、銀行開戶資料、調(diào)節(jié)表、

16、支票領用登記簿、審計咨詢報告、稅務等。例如：2004年能源科技公司1月份會計憑證檔號09·01·01·2004-01件號01頁數(shù)178期限15年說明：檔號中09代表會計類，01代表能源財務，01代表會計憑證，2004 表示才憑證為2004年的，01代表是第一盒憑證；件號01代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認一盒為一件；頁數(shù)代表本憑證共有178頁，注意附件也算一頁；期限表示會計憑證保管期限為15年。7、人事檔案人事檔案一級類目為職工檔案，序號10；二級類目為職工類別，在崗職工為01，退休職工為02，離崗職工為03，死亡職工為04；三級類目為職工檔案流水號，起始號為0001。

17、每位職工檔案按照內(nèi)容又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評定崗位技能和學歷材料，政審材料，黨、團材料，獎勵材料，招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。8、實物檔案實物檔案是按照載體形態(tài)進行分類，共分為01獎狀、02獎牌、03獎旗、04獎杯、05證書五類，歸檔采用紅色四格紙進行劃分。例如：2002年12月30日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。全宗號11·052002001 說明：全宗號暫不寫，由檔案館給號；檔號為11·05，11表示實物類檔案，05表示證書；2002表示此實物的年

18、度時間；001表示此證書為實物證書類第一件證書。9、聲像檔案聲像檔案代號為12，根據(jù)載體材料并結合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為01照片、02數(shù)據(jù)、03錄像、04錄音、05資料等五類。公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限年度問題進行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符號，照片要素說明需詳細。10、資質(zhì)證書資質(zhì)證書屬于公司重要證件，因此單獨存放保管，主要分為公司資質(zhì)和個人資質(zhì)兩類。例如：2009年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號件號13·0160說明：檔號中13表示資質(zhì)證書代號，01表示公司資質(zhì)； 件號中60代表此證書為公司資質(zhì)證書第六十件。11、流動檔

19、案 流動檔案是根據(jù)公司實際工作需要及其載體的特殊性單獨設立的，目前公司流動檔案主要有機動車輛資料、儀器儀表檢定證書、特種設備壓力容器登記證書。流動檔案雖單獨保管，也需要編制目錄以方便查找。流動檔案代號為14.12、電子檔案電子檔案先按照年度進行劃分，每年度有劃分出01公司級文件和02部門級文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦法、會議紀要、總結計劃、成本消耗、生產(chǎn)報表、黨委文件等，部門文件按照各部門資料進行劃分。例如：2011年9月1日下發(fā)的關于久泰能源科技有限公司10萬噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請示檔號件號15·1·1·2012說明：檔號中15表示電

20、子文件編號，1表示公司級文件，第二個1表示紅頭文件，2表示能源科技公司紅頭文件；件號012表示為2011年能源科技公司紅頭文件第12件。備注：個人的電子資料也可參照此法整理，詳見個人電子文件整理歸檔方法（附件3）（三）整理1、文書檔案（1）歸檔單位：文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨作為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；原件與復制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應作為一

21、件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。稿：用計算機打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領導批示，均應歸檔；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領導親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件； 不論有無領導批示內(nèi)容、有無處理結果的文件處理單，均應與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件； 這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應寫批復的題名，在后面要注明（附請示、報告、函）。（2）文件的修整整理歸檔文件所使

22、用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。需保管30年以上的文件要進行修整，保管10年以下的文件可保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。 修裱：對破損紙張進行修補或托裱。復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過A4 規(guī)格的，按照A4 規(guī)格進行折疊，折疊時盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線的裝訂

23、方式。裝訂時注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內(nèi)容進行標引、著錄的過程，應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。檔號件號責任者文號文件材料名稱日期頁數(shù)期限

24、備注檔號：同“歸檔章檔號”。件號：同“歸檔章件號”。責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者的名稱。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補上。文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)20118號。 題名：歸檔文件的標題。題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應照實抄錄。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬

25、標題，外加“ ”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內(nèi)容時附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。來文與復文作為一件，只對復文進行編目，題名后注明“（附請示）”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡單的要重擬，補充的內(nèi)容都要加“（）”。日期：文件的形成時間，以8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如2011.11.01。 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總頁數(shù)），并在每頁下方居中位置用鉛筆標明頁碼。期限：填寫保存期限。備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀、更新等。歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目

26、錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機構（問題）裝訂成若干本，這要根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁加目錄或用標簽紙以區(qū)分保管期限和機構（問題）。全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱年度：文件形成年度，4位阿拉伯數(shù)字組成，如“2011”。保管期限：對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、30年、10 年。機構（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應歸檔文件的類目。歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒按歸檔的件號順序裝入。二級分類時，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級分類時，視一

27、個機構（問題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起。檔案盒封面應標明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設置分類號、年度、起止件號、盒號等必填項，用黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分3（附件4）和4（附件5）。起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。盒號即檔案盒的排列序號，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。（如分類方案為“保管期限年度”的，2010年度的歸檔文件，永久1n盒，30年1n盒， 10年1n盒）。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與文書檔案分類方案一致，排架遵循從上到

28、下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采用“問題保管期限年度”、“保管期限年度機構（問題）”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實際情況采用的是“年度問題保管期限”排架法，經(jīng)與集團協(xié)商自2013年起文書檔案將采用“年度保管期限問題”排架法。2、科技檔案（1）基建檔案基建檔案一個項目一個流水號，按形成階段結合內(nèi)容分別組卷。基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷?；n案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。文字和圖紙

29、組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類的方法按件進行整理，然后根據(jù)件的序號組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。（2）設備檔案一機一檔，一套設備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組卷，或按件整理。遇到以下情況要特殊處理：引進項目中的成套科技文件材料及設備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序

30、排列。（3）去訂、折疊、編號歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，以件為單位的還需用不銹鋼釘或用線裝訂。歸檔文件材料的規(guī)格大小采用A4 ( 297mm *210mm ）。如果圖紙尺寸大于標準規(guī)定，要采用“手風琴”式折疊成標準規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按A4 高度向內(nèi)折（做一塊A4 標準的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標準板），折成A4 規(guī)格，左邊留出裝訂邊，右下角露出標題欄 。如文件材料小于標準，采取裱貼方法，裱貼在A4 紙上。成冊的科技材料小于A4 的保持原規(guī)格，不用加工。（4）編制封面 案卷題名是該盒內(nèi)全部文件材料的總標題，包括以下“ 三要素”內(nèi)容：科技項目（工程、產(chǎn)品、設備）名稱文件材料

31、的內(nèi)容特征文件名稱（ 即文種）。題名要簡明、準確揭示內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)，比如“某某工程前期文件材料”， “前期”概念太大，這是以大概小。內(nèi)容表達要通暢、精煉，結構詞使用要合理。比如不要濫用“關于”、“有關”。不要使用序數(shù)詞，比如“某某項目施工文件材料（一）”“某某項目施工文件材料（二）” ，在這里要注意盡量不要使用相同的題名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開來，比如用標段、樓層、樁號等，而不要使用序數(shù)詞。能標出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設備說明書、安裝說明”，不寫成“某某設備文件材料”。 （5）裝盒填寫檔案盒內(nèi)容：題名、檔號和保管期限，同封皮一樣填寫。編制日期是盒內(nèi)材料的最

32、早日期至最晚日期；編制單位是材料的責任者。 盒脊標簽為規(guī)范美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫房使用的科技檔案盒分3（附件6）和4（附件7）。3、實物檔案（1）區(qū)分載體數(shù)量較少的公司可不分類，直接按時間順序排列整理；數(shù)量較多的公司可按載體種類分為證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他，或證書、獎牌、其他。（2）清潔修整實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復原狀，其他可根據(jù)不同的要求進行修復。（3）電子存檔實物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存放起來，以便日常查閱調(diào)取。（4）貼標簽實物檔案標簽采用紅色四

33、格標簽。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。（5）編制目錄實物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號、載體類型、歸檔日期、案卷名稱、編號、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級、保管期限、對應案卷檔號、備注。大部分項目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。載體類型：填寫實物檔案的類型，如證書、獎牌等。對應案卷檔號：填寫該榮譽的表彰文件、審批表所在的文書檔案的檔號。（6）入庫上架實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。公司實物檔案由于空間有限，采取豎放排列。實物檔案在檔案室總體分類方案中列最后，排架時也宜排在檔案架的

34、最后部分。4、照片檔案（1）芯頁說明照片說明應采用橫寫格式，分段書寫，格式如下： 照片號/底片號：全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)?，影像相符的照片、底片編號相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號。 事由：照片所反映的事件。時間：拍攝時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20100516。地點：被攝物所在的具體地點。人物：照片上主要人物的姓名、身份。攝影者：為拍攝者姓名，必要時填寫。（2）入冊放置照片入冊時，按照片號/底片號順序插入芯頁；對照片冊放不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。（3）組聯(lián)符號和總說明同一問題的照片有兩張或兩張以上應編制總說明，概括問題情況并使用組聯(lián)符號，

35、組聯(lián)符號用以標明同組照片的第幾張。（四）保管“維護秩序”、“保護實體”是檔案保管工作的兩個基本方面，既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不受或少受人為地或自然因素的損害，以延長其物質(zhì)形體的“自然壽命”。1、庫房保持庫房整潔，經(jīng)常通風，檔案存放要爭氣有序符合要求，檔案櫥柜及裝具、地面無灰塵。根據(jù)實際情況配備相應的去濕機、加濕器、空調(diào)、溫濕度測量及控制設備、防火防盜報警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設備等。根據(jù)實際需求和現(xiàn)實經(jīng)濟條件配備防霉防蟲藥品、吸濕劑等易耗低值物品。庫房無人時必須關燈、關窗、房門上鎖，嚴格庫房出入制度。2、檔案代理卡在利用頻繁、檔案出入庫數(shù)量、次數(shù)較多的情

36、況下，可使用檔案代理卡，不僅可以避免誤放現(xiàn)象，還可以隨時提示檔案工作人員案卷的去向及用途，減輕了調(diào)還卷過程中的重復性勞動。用過的代理卡還詳細記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。做法：預設若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫房中掉粗一個或一組卷號相連的案卷，就隨手填寫一張代理卡插放在所調(diào)出的案卷位置，還卷時再將其取下。檔案代理卡樣式如下：檔案代理卡檔號件號調(diào)出時間調(diào)出原因 調(diào)卷人歸還時間還卷人3、定期檢查、清點定期檢查的內(nèi)容重點在檔案實體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴格的手續(xù)

37、，實體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長期使用未歸還的案卷。定期檢查可以月、季、節(jié)假日為周期。定期清點重點在于及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。定期清點一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之后，清點尤為必要。（五）借閱1、找什么首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的范圍，快速調(diào)卷。2、怎么找借閱方式有直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱、復印掃描、電子傳送、原件索要等。例如查找實物檔案中某一個數(shù)據(jù)，可以通過查閱掃描件實現(xiàn)，無需再去庫房翻閱實物。查找的關鍵在于找準關鍵詞。事物名稱、責任者、文號和圖號、時間等都可

38、以作為關鍵詞進行檢索，當使用一個關鍵詞不能直接檢索到所需資料時要注意縮放關鍵詞的外延，擴大或縮小查找范圍。操作方法：打開“我的電腦E盤01檔案工作01檔案目錄01檔案檢索目錄”確定查找資料的類別ctrl+F輸入關鍵詞點擊查找按鈕進行查找如找不到所需資料則注意變換關鍵詞繼續(xù)查找最終找出所需資料。3、去哪找查找時注意區(qū)分類別：文書類、基建類、設備類、實物類、資質(zhì)類、聲像類、電子類。01-04文書類主要是文件、合同協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、安全、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計、宣傳、黨群、協(xié)會等方面的資料，存放于文書檔案庫房06基建類主要是按照項目進行劃分：3萬噸二甲醚（5萬噸擊穿）、6萬噸二甲醚（10萬

39、噸甲醇）、20萬噸二甲醚、50萬噸甲醇（60萬噸甲醇）、100萬噸甲醇、乙二醇、鐵路專用線、示范加氣站、公寓、餐廳等資料，存放于科技檔案庫房。07設備類基本是一套設備在一起，存放于科技檔案庫房。11實物類主要是公司的獎狀、獎牌、獎杯等榮譽，均有電子版照片與之對應，存放于文書檔案庫房。12聲像類主要是照片，存放于文書檔案庫房。13資質(zhì)類主要是公司的資質(zhì)證書，均有電子掃描件，存放有文書檔案庫房。14流動類主要是公司的車輛資料，存放于文書檔案庫房。4、如何借檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件8）。檔案員在辦理檔案借閱時需認真填寫借閱登記表（附件9），“借閱人”一欄由借閱人本人簽字確認。檔案借閱審批

40、單填寫注意事項：（1）借閱日期和借閱期限必填（2）檔號必填，并注明件數(shù)（3）檔案題名必填，要求完整、規(guī)范、準確（4）利用目的必填，便于開展利用效果表的編寫和統(tǒng)計工作（5）部門意見必填，由借閱人所在部門負責人簽字（6）辦公室意見必填，由檔案保管部門負責人簽字（7）領導審批選填，當有原件索要情況時須經(jīng)分管領導或總經(jīng)理簽字批準（8）借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰（9）檔案經(jīng)手人必填，檔案管理員本人簽字。原則上，檔案借閱時，所有庫存檔案原件“準借、不準要”，如因工作原因確需原件索要而不再退回的，應經(jīng)公司分管領導審批同意，方可辦理。如某份檔案庫存數(shù)量唯一，則一律不予辦理原件索要的借閱方式

41、。外單位就需要查閱本單位檔案時，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。（六）統(tǒng)計檔案統(tǒng)計工作幾乎涉及檔案、檔案管理及檔案事業(yè)的所有方面，凡是檔案事業(yè)領域內(nèi)可進行量的描述與量化研究的對象與問題均可成為統(tǒng)計對象，納入統(tǒng)計工作范疇，實施統(tǒng)計。統(tǒng)計工作具體包括統(tǒng)計設計、統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析。統(tǒng)計表可參考省級標準統(tǒng)計表進行（詳見附件10）。統(tǒng)計工作結束后可根據(jù)實際情況編寫統(tǒng)計報告。（七）保密辦理檔案借閱利用和鑒定銷毀等工作時，不得違反集團檔案保密制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)，所有相關工作人員要嚴格做到“十不”：一是不

42、該說的保密事項，絕對不說；二是不該問的保密事項，絕對不問；三是不該看的保密事項，絕對不看；四是不該記錄的保密事項，絕對不記錄；五是不在非保密本上記錄保密事項；六是不在私人通信中涉及保密事項；七是不在公共場所和家屬、親友面前談論保密事項；八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料；九是不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達保密事項；十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。（八）編研對檔案利用效果突出的，檔案室應填寫檔案利用效果登記表（附件11）。各檔案室要將檔案開發(fā)利用工作作為檔案管理的重點工作之一，應對庫存檔案加強研究分析和加工整理，積極開發(fā)公司大事記、組織機構沿革、檔案檢索工具

43、、榮譽匯編、證書資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類必要的編研材料。（九）銷毀各檔案室要定期開展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無保存價值的檔案。一般一年開展一次，最長不超過三年一次。凡已過保管期限的所有檔案，要根據(jù)檔案保管期限表進行鑒定，確定存毀意見。檔案保管期限表由各檔案室會同有關業(yè)務單位進行制定，并經(jīng)公司批準后方有效。凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團行管中心批準的過期檔案，不得擅自銷毀。通過鑒定和審批符合銷毀條件的，要嚴格按照集團檔案制度要求執(zhí)行好銷毀登記、多人監(jiān)銷、目錄注銷制度。檔案銷毀清冊格式見附件12，檔

44、案銷毀登記表格式見附件13。（十）考核1、公司考核各檔案室、各檔案形成部門如不能按照制度要求積極推動（或配合推動）檔案管理工作規(guī)范開展的，扣責任人1-5分/次，同時連帶扣責任部門負責人1-5分/次。如因各部門歸檔不認真、不及時，或檔案室保管失職等，造成公司重要檔案資料丟失、受損或泄密，致使重要歷史信息無法考證，給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營造成經(jīng)濟損失或形成較壞影響的，扣部門績效分1-5分/次；情節(jié)嚴重的，將對部門負責人給予調(diào)薪降職等嚴厲處分，必要時將解除勞動合同，或移送司法機關進行處理。2、集團考核集團各單位每年均應參加檔案管理考核?？己藭r間為每年的第三季度，具體時間以通知為準。檔案管理考核辦法（附件1

45、4）由集團行政管理中心統(tǒng)一制定，分級組織實施。集團行政管理中心負責集團各單位的考核工作；各單位負責其下屬單位（部門）的考核工作。檔案管理考核標準由行政管理中心統(tǒng)一制定。3、外部考核目前公司正在進行省級檔案管理先進單位申報，申報時需要按照山東省檔案管理考核辦法和考核標準（附件15）進行自查。（十一）培訓公司目前已經(jīng)建立起專兼職檔案員隊伍，詳見專兼職檔案員信息表（附件16）。專職檔案員負責公司整體檔案的管理，各部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。為提高公司檔案管理水平，公司檔案室要積極組織各部門專兼職檔案員定期參加培訓，充分抓住有利時機，快速提高自身的檔案管理知識和專業(yè)

46、技能，積極配合行政管理部，按照集團要求開展好后期的各項檔案學習培訓活動。六、附則附件1：檔案交接登記表檔案交接登記表（一式兩份）移交時間： 移交部門（及檔案室名稱）： 編號：JT/NYKJ/JL-197流水號：序號文號或圖號責任者文件材料題名日期頁數(shù)保管期限備注移交人簽名： 移交部門負責人簽名： 接收人簽名： 接收部門負責人簽名：附件2：附件3：個人電子文件整理歸檔方法一、基本思路：建議采取樹根模型，結合文件重要程度以數(shù)字漢字相結合方法編號排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進行歸類，例如“久泰能源科技有限公司-2012年-項目建設-圖紙類-總圖”分級目錄建議如下劃分：一級目錄：以公司為單位作為一級目錄二級目錄：按年度，如2010年、2011年、2012年三級目錄：主要是工作模