文秘人員的工作內(nèi)容

1、標準制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-916編號：_文秘人員的工作內(nèi)容編輯：_日期：_單位：_文秘人員的工作內(nèi)容用戶指南：該制度資料適用于加強和規(guī)范人員自身的建設，實行工作管理和維護工作秩序，并進一步提高工作效率形成明文上的條款，經(jīng)過一定的程序嚴格制定并公式，最終成為管理的依據(jù)和準則。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。文秘工作內(nèi)容一1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3、負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4、做好會議紀要。5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的

2、分送。6、負責傳真件的收發(fā)工作。7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8、做好公司宣傳專欄的組稿。9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10、做好公司日常費用支出、流水帳登記，對其做統(tǒng)計以及各種票據(jù)的收納、保管。11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12、管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13、統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。14、管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。15、接受其他臨時工作。文秘的工作內(nèi)容二1、負責人事處文秘、公章管理；2、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動通知；3、負責

3、各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作；4、負責本部門的信訪接待和日常事務工作；5、負責人事檔案和文書檔案的管理工作；6、協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作；7、負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作；8、做好本部門計生、安全保衛(wèi)、保密等工作；（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態(tài)度和工作精神。3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職

4、責行事，不以工作之便謀取私利。（三）應有必備的專業(yè)基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識文書工作人員的專業(yè)基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等?；A理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務相關

5、的某些基本知識。（四）掌握熟練的業(yè)務技能，不斷提高綜合運用能力文書工作的業(yè)務技能，主要有以下一些：1、文字綜合處理能力2、書寫能力3、速記能力4、印制能力5、校對能力6、運用現(xiàn)代化辦公設備的能力秘書部分觀點（一）秘書的知識結構秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。1、基礎知識層次基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件?；A知識不僅要扎實，而且要寬廣。（1）文化基礎知識秘書具有的文化

6、基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關干部的共同要求，也是秘書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等；（2）理論基礎知識掌握基礎理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學知識、黨的基本政策；（3）法律基礎知識法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。2、輔助知識層次輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。（1）傳統(tǒng)學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識（2）新

7、興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。3、專業(yè)知識層次專業(yè)知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：（1）業(yè)務知識主要指秘書業(yè)務知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學；分支秘書學（如行政秘書學、企業(yè)秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）；秘書寫作學；秘書心理學；文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識；調(diào)查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。（2）行業(yè)知識秘書必

8、須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構成和知識門類；了解所屬部門工作的任務和特點；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業(yè)的管理知識注意：A、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態(tài)性；層次性。B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。（二）秘書的能力結構秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。1、基礎能力指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。（1）秘書的觀察力一個人所獲得的信息有8090是經(jīng)

9、過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。（2）秘書的記憶力良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。（3）秘書的思維力思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。（4）秘書的想象力想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。2、專業(yè)能力（1）閱讀能力秘書閱讀能

10、力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學的閱讀方法。（2）寫作能力即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。（3）說話能力即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。（4）辦事能力秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。3、特殊能力指秘書從

11、事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。（1）協(xié)調(diào)能力指運用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”；要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù)；要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調(diào)方法。（2）調(diào)研能力一般要求是：要有計劃；有科學的方法；有較強的洞察力；要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。（3）操作能力主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。（三）秘書的心理素質(zhì)秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點的總

12、和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養(yǎng)。1、秘書心理素質(zhì)的構成（1）秘書的興趣即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性（2）秘書的情感與情緒情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應激。（3）秘書的意志良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。良好的意志應該具備的特征：要具有

13、自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）（4）秘書的氣質(zhì)氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)（活潑型）的人、膽汁質(zhì)（興奮型）的人、粘液質(zhì)（安靜型）的人、抑郁質(zhì)（抑制型）的人。注意：上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。秘書進行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。（1）秘書的性格秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí)；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環(huán)境，有利于身心健康。2、秘書的心理健康（1）影響秘書心理健康的因素負擔過重；輿論壓力；關系復雜。（2）秘書心理健康的標準一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常；情緒成熟；行為協(xié)調(diào)；工作