辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方案

1、百度文庫讓每個人平等地提升自我辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方案42002-05-15 15:00北京慧點科技開發(fā)有限公司/(ChinaByte)中國的經(jīng)濟體系正處在從計劃經(jīng)濟到市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型階段，中國企業(yè)將面對越來越激烈的競爭，如何在激 烈的競爭中生存和發(fā)展，是每個企業(yè)必須考慮的問題。利用信息技術(shù)的發(fā)展來改變企業(yè)的運作方法和管理模式，提高企業(yè)的管理效益和生 產(chǎn)效益，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，增強企業(yè)競爭力，是企業(yè)迎接知識經(jīng)濟時代挑戰(zhàn) 并能夠立于不敗之地的必由之路，也是企業(yè)發(fā)展的趨勢。在這種趨勢下，企業(yè)辦公的方式與觀念也在悄然發(fā)生變化。第一部分 現(xiàn)代辦公與辦公自動化在傳統(tǒng)的辦公方式下，常常出現(xiàn)這樣的情況： 關(guān)

2、鍵時刻找不到需要的信息，浪費/很多I:作時間，嚴重的甚至?xí)e失決策時機： 到r月末、年末大量的文件數(shù)據(jù)表格需要太多時間處理、統(tǒng)計、分析，應(yīng)接不暇： 公文流轉(zhuǎn)速度太慢，保密性不強，工作常常被延誤，有時由于信息的泄密還會造成企業(yè) 的損失： 忙r很長時間，寫總結(jié)時卻發(fā)現(xiàn)似乎才做r幾件事，工作沒有計劃，進度無法控制，效 率很低： 必須天天開會，才能協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系：要找出以上問題的原因，必須分析傳統(tǒng)辦公方式與知識經(jīng)濟時代企業(yè)發(fā)展的矛盾, 明確現(xiàn)代辦公的要求，這樣才能轉(zhuǎn)變辦公觀念，改進辦公模式，提高辦公效率。傳統(tǒng)的辦公方式從結(jié)構(gòu)上看，實質(zhì)是一種遞階的控制方式，各個部門嚴格按上級指 令工作，并將信息反饋給

3、上級部門，同一級部門之間很少或者根本不進行信息交換。 命令是自上而下地逐漸細化，信息是自下而上地綜合，因此，要求下級部門的工作 速度要高于上級部門。這種方式形成的是一種相對孤立的信息系統(tǒng)，它與外部環(huán)境 的信息交互是受到嚴格控制的，信息傳播和對信息的處理速度也比較緩慢。它只有 在環(huán)境相對穩(wěn)定不變時，才能較好地工作。如果環(huán)境是動態(tài)多變的，它的反應(yīng)速度 是跟不上環(huán)境變化的。隨著知識經(jīng)濟時代的來臨，信息的產(chǎn)生和傳播速度大大加快。面對機遇與挑戰(zhàn)并存 的環(huán)境，要求企業(yè)能敏捷地獲取并處理大量的信息，抓住稍縱即逝的機遇。傳統(tǒng)的 辦公方式在如此多變的環(huán)境中響應(yīng)速度相對較緩慢，其效率較低，信息利用率差， 協(xié)調(diào)與合

4、作難等弱點充分暴露出來，因而企業(yè)的辦公思想和辦公方式都需要進行更 新。辦公管理從某一角度講，很大程度上就是對信息的處理。各個管理層相互聯(lián)系形成 信息鏈、處理鏈，鏈上的某些環(huán)行只是發(fā)揮著信息的收集、挑選、重組和轉(zhuǎn)發(fā)的"中 轉(zhuǎn)站”作用，這是現(xiàn)有辦公管理工作中所占比例最大的部分。在傳統(tǒng)辦公中，這些工 作通常是由人來完成的，工作量大、處理繁瑣、信息流通速度減緩，最終的辦公效 率卻是隨著“中轉(zhuǎn)站”的增加而降低、各種顯性的和隱性的辦公成本卻在上升。如果能 夠利用計算機來輔助這些工作，則信息的收集、整理、重組和轉(zhuǎn)發(fā)會更快、更準、 更全而，可以縮短信息鏈的長度和處理鏈的規(guī)模，提高工作效率，降低工作成

5、本。辦公從概念上講，應(yīng)該更多地側(cè)重于工作內(nèi)容，工作除了處理企業(yè)日常事務(wù)之外還 要處理與崗位相關(guān)的管理工作，要進行服務(wù)或企業(yè)決策。在通常的信息系統(tǒng)建設(shè)中, 習(xí)慣于將辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行區(qū)分，而在當今這個信息爆炸的時代，競爭的實 力來源于企業(yè)或個人對信息的獲取和處理能力。如果無法保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時、 準確、自主地獲得信息，如果對獲得的信息不加以比較、分析和提煉，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就 很難準確、及時地得到?jīng)Q策所需的信息。而達到上述目標無疑是一項長期、艱巨和 復(fù)雜的任務(wù)。因此，可以說企業(yè)決策水平實際上往往取決于企業(yè)利用信息的水平。 要提高決策水平；就必須提高企業(yè)信息集中化的程度。而信息集中化程度又往往取 決

6、于企業(yè)計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的廣度和深度，取決于企業(yè)信息部門在企業(yè)等級結(jié)構(gòu)中 的地位。關(guān)于辦公和管理方式，過去的金字塔式遞階結(jié)構(gòu)是將信息集中于一點，由最高層中心人物決策。而現(xiàn)在，要求利用信息技術(shù)貫通組織層次來綜合信息，實現(xiàn)快速決策。國外把市場信息看作最 寶貴的信息，把時間成本看作是最寶貿(mào)的成木。以市場為中心，用信息換時間，用時間換效率, 用效率換效益C信息的價值和它對企業(yè)的重要性日益顯現(xiàn)。對于相對穩(wěn)定的時代來說，傳統(tǒng)的管理方式可能是適合的。但是，在一個變革的時代，領(lǐng)導(dǎo)則 更為重要。進入數(shù)字化經(jīng)濟時代，失敗的企業(yè)總是管理有余而領(lǐng)導(dǎo)不足。1:業(yè)社會中的最高領(lǐng) 導(dǎo)，沒有必要越過中層，直接和底層打交道：而在

7、信息社會中，計算機和網(wǎng)絡(luò)可以替代一部分 中間過程的事務(wù)，人們可以進行直接交流。今天的市場變化莫測，大量的信息加快r物質(zhì)流和 資金流的流動°在這種嚴峻形勢下，決策層應(yīng)該越過管理層，加強直接管理即領(lǐng)導(dǎo)，抓住稍縱 即逝的戰(zhàn)機。第二部分辦公自動化的概念通過對傳統(tǒng)辦公方式和現(xiàn)代辦公要求的分析，我們認為傳統(tǒng)的辦公管理在溝通 (Communication)、協(xié)作(Cooperation)和控制(Control)等方面存在著問題。針對這些問 題，我們提出自己的辦公自動化概念。辦公自動化不僅僅是辦公無紙化，也不僅僅是辦公過程電子化、數(shù)字化，它應(yīng)該在信息利用、 協(xié)同工作、決策支持等方面開始發(fā)揮出巨大的作

8、用，它要完成的1：作包括信息統(tǒng)il分析、工作 日程安排、小組協(xié)同工作管理、工作流應(yīng)用自動化等。我們在辦公自動化中引入一個核心的 觀點，即5c的概念，這就是溝通(Communication) 協(xié)作(Cooperation) x控制(Control) x 創(chuàng)造(Creation)和方便(Convenience)。溝通是員:合作的基礎(chǔ)。辦公經(jīng)常是一個決策的過程，決策的基礎(chǔ)是對信息的掌握。利用辦公 自動化系統(tǒng)能夠完成信息的收集、整理、分析和傳遞，實現(xiàn)信息大范困、有控制、高效率而低 成本的共享與利用。協(xié)作是保證工作順利進行的前提。很多工作需要多個部門的相關(guān)人員共同完成，實現(xiàn)這些人員 的良好協(xié)作是1：作成

9、功的重要因素。辦公自動化系統(tǒng)通過小組協(xié)同工作管理幫助管理人員實現(xiàn) 資金、人力等企業(yè)資源的調(diào)配和使用?？刂剖侵笇ぷ髁鞒虒崿F(xiàn)監(jiān)督控制，實現(xiàn)對信息流向的控制。對于所作出的決策，我們疥望其 的進展過程能夠按照預(yù)定的思路走下去，：作進度能夠按計劃進行，正確信息能夠及時傳遞給 具有權(quán)限的人,辦公自動化系統(tǒng)通過1：作流管理、I：作日程安排、權(quán)限控制和電子郵件實現(xiàn)上 述目標，保證領(lǐng)導(dǎo)全面解各項:作的進展情況，控制各項1：作的進度與質(zhì)量,保證工作圓滿 完成。企業(yè)員匚的經(jīng)驗和知識是企業(yè)最寶貴的財富，也是企業(yè)解決問題的有力保障。發(fā)揮員工的主觀 能動性，利用收集的信息，創(chuàng)造出新的知識，從而更好地把握商機，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。辦公自動化能夠幫助員【分析所收集的信息，并提供r一個良好的交流平價，為創(chuàng)造新知識打 下r堅實的基礎(chǔ)。使用方便是對軟件系統(tǒng)最基本的要求。對于剛開始進行信息化建設(shè)的企業(yè)，這一點尤其重要。 如果一個系統(tǒng)沒有人用或沒有人能用，那么不管系統(tǒng)的技術(shù)多么好，水平多么高，功能多么強 大，它也不能解決實際問題，