采購制度與流程

1、采購制度與流程Hessen was revised in January 2021為了加強公司內(nèi)部管理，提高會計的監(jiān)督職能，規(guī)范公司采購行 為，合理控制費用支出，根據(jù)公司采購的特殊性，特制定本制度。第一條：采購部門的劃分1:生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負責(zé)辦理。2：日常辦公用品采購：由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素?責(zé)辦理。3：對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門 辦理采購作業(yè)。第二條：采購方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行采購：1：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采 購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購 部門集中辦理采購。2：長期報

2、價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購 部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準后通知請 購部門依需要提出請購。3：未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原 輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部 必須提交書而變更供應(yīng)商陳述材料，獲得批準后方可變更。4：采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時 間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需 精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價， 議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo) 同意方可定價。5：凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，

3、應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。6：采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情 況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后， 按一般采購程序優(yōu)先辦理第三條:請購與采購1：部門根據(jù)本部門實際物資需求情況，填寫請購單，明確采購 物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、使用日期等，交 給采購部門審核。請購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。2：采購收到使用部門提交的請購單時，審核后如確有必要購 買，由采購經(jīng)理簽字，再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng) 批準的“采購申請單”后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇 出合適的供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期。3：采購單一式四份，第一

4、聯(lián)即使用部門提交的請購單，第二聯(lián) 即采購部門使用的采購申請單，第三聯(lián)交給財務(wù)（采購員核銷時）， 第四聯(lián)交給倉管員（以備驗收）。第四條：驗收與入庫4：采購物資到貨后，采購員要及時組織部門、倉庫管理員進行 入庫前的清點驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā) 票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無 損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資 編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資 的依據(jù)，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。第四條：預(yù)付款與采購1:按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請 單、合同復(fù)印件、付款通知書（注明付款事由

5、、付款金額、對方單位 名稱、開戶銀行及賬號），辦理付款批準手續(xù)后（付款通知書須由總 經(jīng)理簽字），交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2：貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單 核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨 發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務(wù)做賬。第五條：現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來 后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收， 并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù) 量、單價、金額簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采 購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合 同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。第六條：后付款采購供應(yīng)商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱， 數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽 字。并將第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時，應(yīng)憑入庫 單，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理簽字，然后到財務(wù)部辦理結(jié)算手 續(xù)。公司無論哪個部門需求材料的，都必須先行到倉儲部領(lǐng)取，若倉 庫里確實沒有的，且必須需要申購的，