采購(gòu)制度與流程

1、采購(gòu)制度與流程Hessen was revised in January 2021為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，提高會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，規(guī)范公司采購(gòu)行 為，合理控制費(fèi)用支出，根據(jù)公司采購(gòu)的特殊性，特制定本制度。第一條：采購(gòu)部門(mén)的劃分1:生產(chǎn)原材料采購(gòu)：由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。2：日常辦公用品采購(gòu)：由行政管理部或其指定的部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù) 責(zé)辦理。3：對(duì)于重要材料的采購(gòu)，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專(zhuān)人或指定部門(mén) 辦理采購(gòu)作業(yè)。第二條：采購(gòu)方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：1：集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采 購(gòu)較為有利，采購(gòu)前，先通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu) 部門(mén)集中辦理采購(gòu)。2：長(zhǎng)期報(bào)

2、價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購(gòu) 部門(mén)應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，批準(zhǔn)后通知請(qǐng) 購(gòu)部門(mén)依需要提出請(qǐng)購(gòu)。3：未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原 輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購(gòu)部 必須提交書(shū)而變更供應(yīng)商陳述材料，獲得批準(zhǔn)后方可變更。4：采購(gòu)經(jīng)辦人員接到“采購(gòu)申請(qǐng)單”后應(yīng)依采購(gòu)材料使用時(shí) 間的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，需 精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書(shū)面比價(jià)，經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)， 議價(jià)結(jié)果書(shū)面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。詢(xún)價(jià)、議價(jià)結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo) 同意方可定價(jià)。5：凡是最低采購(gòu)量超過(guò)請(qǐng)購(gòu)量的，采購(gòu)經(jīng)辦人員在議價(jià)后，

3、應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。6：采購(gòu)部門(mén)接到請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)情 況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后， 按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理第三條:請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)1：部門(mén)根據(jù)本部門(mén)實(shí)際物資需求情況，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，明確采購(gòu) 物資的名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等，交 給采購(gòu)部門(mén)審核。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)有部門(mén)經(jīng)理簽字。2：采購(gòu)收到使用部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，審核后如確有必要購(gòu) 買(mǎi)，由采購(gòu)經(jīng)理簽字，再請(qǐng)總經(jīng)理予以批示。采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng) 批準(zhǔn)的“采購(gòu)申請(qǐng)單”后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇 出合適的供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期。3：采購(gòu)單一式四份，第一

4、聯(lián)即使用部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)單，第二聯(lián) 即采購(gòu)部門(mén)使用的采購(gòu)申請(qǐng)單，第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)（采購(gòu)員核銷(xiāo)時(shí)）， 第四聯(lián)交給倉(cāng)管員（以備驗(yàn)收）。第四條：驗(yàn)收與入庫(kù)4：采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)員要及時(shí)組織部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行 入庫(kù)前的清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購(gòu)單、發(fā) 票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無(wú) 損壞、使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門(mén)的人員應(yīng)對(duì)已收物資 編制一式兩聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資 的依據(jù)，第一聯(lián)本部門(mén)留存，第二聯(lián)交給倉(cāng)管員。第四條：預(yù)付款與采購(gòu)1:按合同約定需要預(yù)付購(gòu)貨款的，由采購(gòu)員提供采購(gòu)申請(qǐng) 單、合同復(fù)印件、付款通知書(shū)（注明付款事由

5、、付款金額、對(duì)方單位 名稱(chēng)、開(kāi)戶銀行及賬號(hào)），辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后（付款通知書(shū)須由總 經(jīng)理簽字），交公司財(cái)務(wù)部門(mén)辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2：貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同、發(fā)票及清單 核對(duì)無(wú)誤后，采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、購(gòu)貨 發(fā)票、購(gòu)貨合同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)做賬。第五條：現(xiàn)款采購(gòu)采購(gòu)員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購(gòu)回來(lái) 后，采購(gòu)員持購(gòu)貨發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收， 并開(kāi)出入庫(kù)單（入庫(kù)單必須注名：供貨方名稱(chēng)，貨物的名稱(chēng)，數(shù) 量、單價(jià)、金額簽字）。入庫(kù)單必須通過(guò)采購(gòu)員、保管員簽字。采 購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票、購(gòu)貨合 同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第六條：后付款采購(gòu)供應(yīng)商貨到后，由采購(gòu)員到倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收并開(kāi)出入庫(kù)單（入庫(kù)單必須注名：供貨方名稱(chēng)，貨物的名稱(chēng)， 數(shù)量、單價(jià)、金額、用途）。入庫(kù)單必須通過(guò)采購(gòu)員、保管員簽 字。并將第二聯(lián)傳遞會(huì)計(jì)作往來(lái)帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí)，應(yīng)憑入庫(kù) 單，隨同購(gòu)貨發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理簽字，然后到財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手 續(xù)。公司無(wú)論哪個(gè)部門(mén)需求材料的，都必須先行到倉(cāng)儲(chǔ)部領(lǐng)取，若倉(cāng) 庫(kù)里確實(shí)沒(méi)有的，且必須需要申購(gòu)的，