項目部費用及報銷管理制度

1、XXXXX 有限公司運營項目部費用及報銷管理制度批 準：審 核：編 寫：2016 年 09 月 01 日頒布實施一、 編制目的為規(guī)范運營項目部的資金管理、費用管理、報銷管理，確保資金安全，控制費用合理支出，理順費用報銷流程；根據XXXXX有限公司有關規(guī)定結合項目部實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于XXXXX有限公司運營項目部的資金管理、 費用管理、 報銷管理。三、資金管理制度 項目部使用資金采用備用金制度。運營項目部備用金按月度申請，月度備用金額度原則上不超過5萬元，具體各項目月度備用金額度由公司計劃經營部根據項目實際確定，遇特 殊情況可單獨申請。.運營項目部備用金由項目部填報備

2、用金申請單，報公司計劃經營部 審核，經分管副總經理審核總經理批準后由財務付款； 備用金申請單 作為財務留存項目借款依據。運營項目備用金欠款由項目部月度報銷費用沖抵，項目部對已發(fā)生的費 用應及時匯總報銷；對月度報銷不能沖抵的部分作為項目欠款累計，累 計欠款達15萬元時公司將停止向項目提供備用金。運營項目部的資金管理由項目副經理負責，項目副經理開設專用項目資金賬戶。項目的備用金由公司財務打入項目部專用資金賬戶。項目部計劃員兼任項目出納，必須建立現(xiàn)金日記帳，每筆收支款必須 及時登記，必須核對現(xiàn)金帳面余額及庫存余額，保證帳款相符四、借款管理制度項目部應嚴格控制借支現(xiàn)金，因公事務需借款的應先填寫 借款單

3、，經 項目經理批準后方可支付。項目借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過 1萬元。個人累計未還欠款總額 不得超過3萬元。項目部現(xiàn)金借款的償還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報銷沖抵方式， 對報銷不能沖抵的應采用現(xiàn)金方式補齊。單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過 3個月，超過3個月仍不能 償還的在薪資中扣還。原則上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款計劃，嚴格按還 款計劃還款，經項目經理批準后方可借款，逾期還款的每月從薪金中扣 款。項目應做好借款的記賬工作，每月由計劃員統(tǒng)計匯總項目部借款及欠賬 情況，及時清欠。五、付款管理制度運營項目部的付款分現(xiàn)場付款和申請公司付款兩種方式。申請公司付款：申請公司

4、付款的需填報付款申請單，每月25日前集中郵寄至公司， 經分管副總經理審核，總經理批準后由財務直接付款至指定賬戶。申請公司付款的費用項目如下：原材料付款房租付款通過簽訂合同采購的或能單獨開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨開具增值稅發(fā)票的消耗性材料的付款外委工程的付款固定采購地點且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。原材料申請公司付款按月度申請，同時隨單提供發(fā)票、月度進料清單（按 天統(tǒng)計），月度進料清單需項目經理簽字。其他申請公司付款的應隨單提供發(fā)票、合同或復印件、入庫單等。帶合 同的付款應注明付款比例。預付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應注明“待開”。

5、 項目部現(xiàn)場付款：項目部現(xiàn)場采購的不具備申請公司付款的貨款由項目部采購員負責付款。項目部招待費的付款一般由經辦人先行墊付，然后報銷；較大數(shù)額的招待費也可先行辦理借款然后結付報銷。項目部臨時用工的工人工資由項目部現(xiàn)場支付。其他項目部零星付款由經辦人先行墊付，然后報銷。項目部車輛的油費由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報銷管理制度基本要求：項目部的費用報銷采取月度報銷制，每月25日前項目部將當月應報費用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報銷。項目部費用報銷應填寫公司 費用報銷單，費用報銷單應按照報銷費 用分類標準分類填寫并分類貼報發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費用可 按較高額度費用類別貼報，但統(tǒng)計必須按分類標準分開統(tǒng)

6、計。項目部費用的發(fā)票粘貼由項目計劃員負責，費用報銷單需項目經理審核簽字后方可郵寄回公司報銷。費用報銷時間：以發(fā)票開具日期為依據，報銷時不得超過發(fā)票開具日期60日。項目部個人報銷不需粘貼發(fā)票。個人費用的報銷需經項目經理審核并在發(fā)票上簽字后至項目計劃員處報銷。項目計劃員對項目部個人的報銷費用應做好記賬并保管好發(fā)票。費用的報銷應盡量取得正規(guī)發(fā)票，對于確實不能取得發(fā)票的應開具正規(guī) 收據；對于確實無發(fā)取得票據的應出具費用的詳細說明，并經項目經理 簽字確認報公司審核。差旅費報銷出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務、開發(fā)市場， 協(xié)調關系或處理公司事務，開會、學習等活動。差旅費包括出差發(fā)生的城際

7、交通費、 住宿費、出差地市內交通費等費用;員工定期的回家路費；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務、聯(lián)絡關系所需的招待費及購買禮品的費用。出差期間的洗衣費、健身保健費及住宿房間內的有價商品等， 不予報銷 項目部項目經理以下人員出差由項目經理批準。項目經理出差由公司總部批準。副總經理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經濟艙普通部門負責人/高工/項目經理硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需樹#）普通員工硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需樹#）普通備注：員工級別車程超過4個小時的，火車方可乘坐“硬臥”席別。住宿費標準：住宿費包括房費、地方政府收取的保險等費用。以如家、漢庭為標 準（應酬除外）。項目級（職）別、住勤補助標

8、準（元）縣級及以下省會級城市直轄市特區(qū)城市副總經理以上<300<300<400<500部門負責人/高工/項目經理<160<200<260<360員工<120<150<200<260無特殊情況，員工出差旅程嚴禁繞道中轉，出差期間因工作需要或生病等原因需延長出差時間或改變差旅路線，應立即請示出差主管領導批準。未經許可擅自延長出差時間或改變差旅路線的，不予報銷差旅費。市內交通費指出差期間的市內交通費，包括公共汽車、地鐵、中巴、出租車等，以及因此產生的相應的過橋、停車等費用。市內交通以公共交通為主。如需打出租車的在報銷出租車票背面

9、上注明打車起點、終點及 打車時間。員工家距項目部所在地方圓 200 公里范圍外的員工， 享受回家路費的報銷：專工以上人員（含專工）每隔 2 個月報銷一次，專工以下人員的每隔 3 個月報銷一次。員工回家路費僅報銷正常的交通費，期間發(fā)生的出租車費用、食宿費用不予報銷。員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉；不得已繞道、繞程的在報銷時應予以主動說明， 并按正常行程應產生的費用報銷， 超出部分自理。員工回家乘用交通工具應按交通費標準乘坐，回家路費中如有超過標準的交通費，員工應主動說明并按乘坐標準應發(fā)生的費用予以報銷，超出部分自理。業(yè)務招待費報銷業(yè)務招待費是指在項目運營生產過程中需要對外進行的招待類費用

10、，具體項目見報銷費用分類標準 。業(yè)務招待經辦人員須填寫業(yè)務招待費申請單提出申請，經項目經理批準后執(zhí)行；如因時間原因招待前未能申請的，在招待后 3 日內補辦申請單。無申請單的招待費用項目計劃員不予報銷。報銷單填制及發(fā)票要求。報銷單的填制要求發(fā)票類單據按報銷費用分類標準分類、分次、分頁粘貼填制；所有報銷單據的張數(shù)和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼要求整齊、美觀。費用報銷單后按票據順序詳細附上各單據明細（詳見費用報銷明細表 ） ，隨附在費用報銷單后一同郵寄至公司。收據類單據盡量用發(fā)票抵用報銷，確實沒有，按順序依次粘貼并在費用明細清單里詳細說明（即費用報銷明細表） 。單次出差任務的差旅費集中一次報銷，所

11、有票據粘貼在一張費用報銷單中；員工回家路費的報銷按月度集中粘貼報銷。員工出差期間發(fā)生的訂票費、行李托運費等費用可憑發(fā)票報銷，訂票費收據不能做為報銷依據的，訂票時一定要取得正式發(fā)票。所有報銷內容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計金額大小寫填寫完整，金額應頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得涂改。發(fā)票取得的注意事項費用報銷時原則上要取得正規(guī)真實發(fā)票，票據完整、內容清晰，定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財務專用章，機打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬頭（ XXXXX 有限公司） 且不能簡寫， 對于虛假不完整發(fā)票公司有權退回個人或不予報銷。經辦人在索取發(fā)票時如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅專用發(fā)票。在不能

12、取得發(fā)票時盡量取得收據 （加蓋單位章） ， 所有購銷、 花費必須有票有據。在發(fā)票和收據都沒有的情況下必須注明事情原由由經各級負責人審核簽字確認后方可報銷。對于員工提供的發(fā)票、車票不符合報銷要求的，超出報銷標準且無合理解釋的，計劃員有權拒絕接收票據。需憑票報銷的項目，若報銷單據丟失，除火車票，飛機票外，一律不報銷；飛機票，火車票報銷按實際金額的 50% 給予報銷。員工進行費用報銷時應以誠信為原則，如從中弄虛作假，一經查出就按虛報金額的25 倍處罰；對于出具偽證的員工及審核人包庇作假的行為 ,按違紀人處罰金額的50% 處以罰款。七、解釋權限該規(guī)定的解釋權屬于公司計劃經營部。八、批準執(zhí)行該制度自頒布

13、之日起生效、執(zhí)行。九、費用報銷流程項目計劃員 項目經理分管副總公司財務部專業(yè)提報人1 f提供發(fā)票；招待費同時提供業(yè)務招待費審核、在發(fā)票上簽字申請單：物資發(fā)票統(tǒng)計、分類、貼票、填制費用報審核填制好的費用報銷審核、批準審核、入賬、沖抵項目備附表：備用金申請單XXXXX有限公司運營項目備用金申請單項目：申請時間：年 月日申請金額¥:大寫收款賬號申請說明申請人項目經理分管副總計劃經營部總經理財 務借款單借款單總經理:財務:工程部/計劃經營部:部門負責人:業(yè)務招待費申請單XXXXX有限公司付款申請單日期：收款單位1申請人開戶行賬號合同編號自演金額人民幣：人民幣大寫：付款比例用途發(fā)票編號采購申請編號備注項目負責人工程部計劃經營部務總經理XXXXX有限公司運營項目部業(yè)務招待費申請經辦人姓名部 門時間年 月 日招待