7.5.1-J02-05智能化工程部采購管理辦法

1、深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.5.1-J02-05名稱智能化工程采購管理辦法頁版本D/0第 1頁共3 頁編制荊小艷更改寧細兵審核吳 平批準張躍敏生效期2006年6月1日1、 目的明確智能化工程部工程項目物資采購流程2、 適用范圍智能化工程部工程項目物資采購。3、 定義3.1 施工材料：包括設備及線材。3.2 零星材料：用于項目中的對相關(guān)設備、設施進行保護或連接的輔助材料。3.3 工具：在項目施工過程中需要的相關(guān)工具，包括電動工具。3.4 辦公用品及設施：辦公需要而需購買的相關(guān)辦公用品及設施。4、 職責部門/崗位工作內(nèi)容部門經(jīng)理負責采購申請、訂單及付款的審批。本部事務主管

2、負責協(xié)調(diào)采購工作按流程順利執(zhí)行,負責審批辦公用品的采購申請。施工負責人城市負責人負責對本項目所需物資做出統(tǒng)籌計劃,填寫采購申請。施工技術(shù)組負責對項目組工程物資采購申請技術(shù)層面的審核。采購管理員負責對項目組物資采購申請制作、申請、發(fā)放訂單,跟進供貨情況及辦理付款手續(xù)。部門財務負責審核單價、與供應商對賬及資金使用計劃物資計劃管理員負責編制采購計劃、物資調(diào)配、跟進供貨情況及核對項目組進倉單。5、 方法和過程控制5.1 施工材料的采購5.1.1采購計劃5.1.1.1 項目進場之初，由物資計劃管理員根據(jù)工程合同及施工細化方案做出智能化工程物資采購計劃發(fā)至采購管理員。5.1.1.2 由采購管理員在智能化工

3、程物資采購計劃填寫采購周期后發(fā)至項目組，同時抄送物資計劃管理員，現(xiàn)場施工負責人根據(jù)采購周期及運輸時間做好物資申請計劃。5.1.2 物資申請5.1.2.1現(xiàn)場施工負責人發(fā)出智能化工程項目組物資申請單，物資申請必須有編號，在郵件主題中也必須寫明是“××項目組采購申請××號”。5.1.2.2施工技術(shù)組根據(jù)現(xiàn)場實際情況及技術(shù)需要填寫意見。5.1.2.3部門物資計劃管理員根據(jù)各區(qū)域及各項目庫存情況合理做物資調(diào)配。5.1.2.4部門經(jīng)理審批后發(fā)采購管理員采購。5.1.3物資采購5.1.3.1設備及線材類物資由部門統(tǒng)一采購，零星材料和工具一部分由部門采購，一部分由項目

4、組自行在當?shù)毓烫庂徺I。深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.5.1-J02-05名稱智能化工程采購管理辦法頁版本D/0第2頁共3 頁編制荊小艷更改寧細兵審核吳 平批準張躍敏生效期2006年6月1日5.1.3.2采購管理員根據(jù)采購申請以項目組為單位編制智能化工程物資采購訂單、智能化工程樣品借用單；需調(diào)撥的物資由物資計劃管理員填寫智能化工程物資調(diào)撥單。5.1.3.3智能化工程物資采購訂單編號原則為：項目地點+項目組名稱+期數(shù)+流水號。如訂單有更改，則原訂單相應作廢，其編碼也相應作廢，新訂單編碼按流水號順延。5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門財務審核、部門經(jīng)理審批后

5、，蓋部門公章發(fā)出。5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后，蓋部門公章后發(fā)出。5.1.3.6采購管理員在智能化工程項目組物資申請單中注明此申請的訂單編號、調(diào)撥單號或樣品借用單號后發(fā)至項目組，抄送物資計劃管理員。5.1.3.7采購管理員要求供應商必須及時將送貨單一式兩份發(fā)至部門物資計劃管理員及項目組，并在送貨單中注明訂單號。5.1.3.8物資計劃管理員依據(jù)采購申請及訂單，根據(jù)供應商交貨情況，及時安排發(fā)貨。并在收到送貨單后，以郵件形式告知項目組XX訂單/調(diào)撥單/樣品單已發(fā)貨。5.1.3.9施工負責人城市負責人需及時反饋智能化工程項目組物資申請單完成情況，物資計劃管理員負責跟進

6、智能化工程項目組物資申請單，未及時到貨物資需及時與采購管理員溝通對接。5.1.4借樣5.1.4.1各項目組如需向供應商借用樣品，需提前填寫智能化工程樣品申請單。5.1.4.2采購管理員根據(jù)智能化工程樣品申請單填寫智能化工程樣品借用單。5.1.4.3采購管理員將智能化工程樣品借用單蓋部門公章后發(fā)至供應商，同時以郵件形式發(fā)至物資計劃管理員及項目組，由樣品接收人員負責填寫智能化工程物資進倉單。 5.1.4.4如在后續(xù)采購過程中，訂貨數(shù)量包括已借用樣品，則需注明智能化工程樣品借用單單號，以備查對。5.1.4.5智能化工程樣品申請單編號規(guī)則同智能化工程項目組物資申請單編號規(guī)則，智能化工程樣品借用單編號為

7、J-YP+流水號。5.1.5 付款由采購管理員整理出相關(guān)訂單及其物資申請報告的郵件批復頁、發(fā)票、附項目組智能化工程物資進倉單,如果訂單數(shù)量與結(jié)算數(shù)量有增加或減少,需填智能化工程物資付款結(jié)算單,由物資計劃管理員、部門財務、本部事務主管審核、部門經(jīng)理審批后報公司財務管理部審批結(jié)算。5.2 零星材料及工具采購5.2.1 項目組采購零星材料及工具,每月底由項目組填寫智能化工程項目組零星材料需求計劃，報施工技術(shù)組、物資計劃管理員審核，部門財務審批后方可采購。在當?shù)夭少彽牧阈遣牧虾凸ぞ唔氃谥付ê细窆┓讲少?。深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.5.1-J02-05名稱智能化工程采購管理辦法

8、頁版本D/0第3頁共3 頁編制荊小艷更改寧細兵審核吳 平批準張躍敏生效期2006年6月1日5.2.2 每月報銷時付智能化工程項目組零星材料需求計劃及郵件批復頁、智能化工程物資進倉單、發(fā)票報銷。 5.3 辦公用品、家私電器及勞保用品采購5.3.1 采購辦公用品、家私電器及勞保用品由項目組填寫智能化工程項目組辦公物資需求計劃報部門財務審核、本部事務主管審批后方可采購；如果采購單價200元以上1000元以下的物資需資產(chǎn)管理員審核，單價1000元以上的家私電器及辦公類固定資產(chǎn)申請由項目/城市負責人填寫物資/服務申請報告申請，本部事務主管審核，經(jīng)部門經(jīng)理審批后按公司流程進行。5.3.2 每月報銷時附智能

9、化工程項目組辦公物資需求計劃/物資/服務申請報告及郵件批復頁、發(fā)票報銷。5.4分包工程5.4.1由施工負責人填寫物資/服務申請報告（附合同草案）報部門采購管理員,由采購管理員報部門財務審核，權(quán)限內(nèi)的部門經(jīng)理審批,由采購管理員跟進審批工作。超過部門經(jīng)理權(quán)限的按公司相關(guān)程序執(zhí)行。5.4.2分包工程結(jié)束后，由項目負責人負責組織相關(guān)驗收工作，并填寫驗收報告。5.4.3付款時需附：物資/服務申請報告及其郵件批復頁、合同、內(nèi)部驗收申請、付款結(jié)算單，由項目負責人整理申請付款。5.4.4分包合同編號規(guī)則同訂單編號規(guī)則。5.5物資采購單價變更審批5.5.1使用范圍：已經(jīng)經(jīng)過評估為公司合格供方的供應商在新增產(chǎn)品報

10、價或原有產(chǎn)品單價變動時使用。5.5.2由采購管理員填寫智能化工程部采購單價變更審核表，報部門財務審核,部門經(jīng)理審批后，報公司財務管理部備案。5.6本辦法未涉及的物資審購規(guī)定按采購管理程序執(zhí)行。6相關(guān)文件VKWY7.4-Z01采購管理程序7 相關(guān)記錄和表格VKWY7.4-Z01-F3 物資/服務申請報告VKWY7.5.1-J02-05-F1智能化工程物資采購計劃VKWY7.5.1-J02-05-F2智能化工程項目組物資申請單VKWY7.5.1-J02-05-F3智能化工程物資采購訂單VKWY7.5.1-J02-05-F4智能化工程物資調(diào)撥單VKWY7.5.1-J02-05-F5智能化工程樣品申請單 VKWY7.5.1-J02-05-F6智能化工程樣品借用單VKWY7.5.1