廣州黑碼軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)

1、廣州黑碼軟件科技廣州黑碼軟件科技OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng) 功能說(shuō)明書(shū)功能說(shuō)明書(shū)功能說(shuō)明書(shū)功能說(shuō)明書(shū)廣州黑碼軟件科技有限公司Tel：Email:Web:http:/ 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 2 -目目目目 錄錄錄錄第第 1 章章.知識(shí)管理知識(shí)管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng).51.1.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要作用.51.2.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的基本概念.51.3.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案.6第第 2 章章.OA 系統(tǒng)的架構(gòu)和原理功能介紹系統(tǒng)的架構(gòu)和原理功能介紹.102.1.OA 系統(tǒng)架構(gòu)圖.102.2.基于人力資源

2、分配的職務(wù)和權(quán)限.102.3.單位領(lǐng)導(dǎo)的功能圖示.102.4.普通員工的功能圖示.112.5.流程管理的工作原理.122.6.系統(tǒng)特點(diǎn).12第第 3 章章.系統(tǒng)功能系統(tǒng)功能.153.1.系統(tǒng)初始化.153.1.1.機(jī)構(gòu)配置.153.1.2.職位管理.153.1.3.員工管理.153.1.4.參數(shù)設(shè)置.153.1.5.流程設(shè)置.163.2.信息中心.163.2.1.信息中心.163.2.2.常用鏈接.163.2.3.BBS .163.2.4.其它功能.173.3.工作計(jì)劃.173.3.1.計(jì)劃安排.173.3.2.跟蹤檢查.173.3.3.報(bào)告日志.173.3.4.費(fèi)用管理.173.4.公文流轉(zhuǎn)

3、.183.4.1.發(fā)文收文.183.4.2.公文辦理.183.4.3.催辦跳轉(zhuǎn).183.4.4.歸檔銷(xiāo)毀.183.5.文檔管理.183.5.1.類(lèi)別定義.183.5.2.文檔發(fā)布.183.5.3.文檔查詢.193.6.申請(qǐng)審批.193.6.1.類(lèi)別定義.193.6.2.提交申請(qǐng).19 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 3 -3.6.3.審批登記.193.7.會(huì)議管理.193.7.1.會(huì)議登記.193.7.2.會(huì)議室管理.193.7.3.紀(jì)要管理.203.8.資產(chǎn)資料.203.8.1.資料管理.203.8.2.資產(chǎn)管理.203.9.辦公用品.203.

4、9.1.采購(gòu)管理.203.9.2.領(lǐng)用管理.203.9.3.統(tǒng)計(jì)查詢.213.10.車(chē)輛管理.213.10.1.車(chē)輛檔案.213.10.2.用車(chē)管理.213.10.3.補(bǔ)貼管理.213.10.4.維修管理.213.11.用款報(bào)銷(xiāo).223.11.1.用款管理.223.11.2.報(bào)銷(xiāo)管理.223.11.3.統(tǒng)計(jì)查詢.223.12.公務(wù)接待.223.12.1.接待管理.223.13.個(gè)人工具.223.13.1.郵件管理.223.13.2.個(gè)人名片夾.233.13.3.消息管理.233.13.4.日程管理.233.13.5.個(gè)人桌面.23第第 4 章章.系統(tǒng)模塊系統(tǒng)模塊.234.1.用戶桌面.234.

5、2.工作計(jì)劃.244.3.信息中心.244.4.文檔管理.244.5.公文流轉(zhuǎn).254.6.審批管理.254.7.人力資源.254.8.考勤管理.264.9.會(huì)議管理.264.10.辦公用品.264.11.用款管理.274.12.報(bào)銷(xiāo)管理.274.13.車(chē)輛管理.274.14.資料管理.27 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 4 -4.15.資產(chǎn)管理.284.16.發(fā)送手機(jī)短信息.284.17.系統(tǒng)管理.28第第 5 章章.運(yùn)行環(huán)境運(yùn)行環(huán)境.285.1.服務(wù)器的硬件配置要求.285.2.客戶機(jī)硬件配置要求.295.3.互聯(lián)網(wǎng)（INTERNET）接入

6、配置.29 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 5 -第第 1 章章. 知識(shí)管理知識(shí)管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)1.1.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要作用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要作用能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本：包括時(shí)間和紙張。規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷(xiāo)等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力：?jiǎn)T工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。無(wú)疑，企事業(yè)的

7、單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。1.2.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的基本概念網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的基本概念無(wú)論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會(huì)有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，工作效率上的提高是顯而易見(jiàn)的。在網(wǎng)絡(luò)連接千萬(wàn)家的時(shí)代，辦公自動(dòng)化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國(guó)， “企業(yè)信息化” 、 “政府部門(mén)信息化”都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化（OA）

8、系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的“基石” 。眾所周知，我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利單位，都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級(jí)之間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過(guò)的直接下屬（中層管理者）外，就是自己親自了解，親自了解往往很累；通過(guò)中層管理人員，則有一個(gè)信息反饋的效率和成本問(wèn)題，無(wú)疑，單位的信息化能提高效率節(jié)省成本。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 6 -基于層層授權(quán)、各司其職的思想，近年來(lái)應(yīng)用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)（MIS） 、ERP 等。這些軟件使企業(yè)高層很方便地了

9、解企業(yè)采購(gòu)，銷(xiāo)售，庫(kù)存以至財(cái)務(wù)的情況，企業(yè)的中層到底層都置于了最高層的管理監(jiān)督之下。因此這類(lèi)軟件大多上級(jí)對(duì)下級(jí)控制有余，同級(jí)與同級(jí)的部門(mén)與人員協(xié)作交流不足?？刂铺?，人就會(huì)變成機(jī)器，工作就缺乏樂(lè)趣，只有協(xié)作交流起來(lái)，工作就變得輕松有趣，更符合人性，更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性。辦公自動(dòng)化軟件把單位的各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起，強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間、部門(mén)之間的信息交流與協(xié)同工作，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公、業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相互間可以親密地交流協(xié)作！辦公自動(dòng)化的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)化的過(guò)程，隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個(gè)階段：辦公電腦化，單位有了電腦，可以打印文件，保存數(shù)據(jù)，

10、用一些單機(jī)版軟件等。辦公網(wǎng)絡(luò)化，單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了資源共享，但內(nèi)部缺乏秩序和安全。網(wǎng)絡(luò)程序化，在辦公網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理。將來(lái)還可能有網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化，辦公變得越來(lái)越輕松。辦公自動(dòng)化應(yīng)該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合，應(yīng)該是對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，OA 是決策支持系統(tǒng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。對(duì)于中層管理者 OA 是信息管理系統(tǒng)，而對(duì)于普通管理者，OA 又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA 能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展普及，通過(guò)利用先進(jìn)

11、的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的解決方法，被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案。隨著 INTERNET 技術(shù)，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，目前的辦公自動(dòng)化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動(dòng)辦公，遠(yuǎn)程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域。1.3.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案隨著 Internet/Intranet 和 Web 技術(shù)的日益普及和推廣，使得 Internet/Intranet 正逐漸成 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 7 -為企業(yè)信息化建設(shè)的有力工具。廣州黑碼軟件憑借 Microsoft、UNIX 等系統(tǒng)平臺(tái)上的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，成功地推出了基于 I

12、nternet/Intranet 平臺(tái)的企業(yè)級(jí)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。圍繞“政府上網(wǎng)” 、 “企業(yè)信息化工程”兩大主題，廣州黑碼軟件推出了網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案OA 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)是采用 Browser/Server 模式，完全基于 Internet/Intranet 平臺(tái)，針對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的管理流程，設(shè)計(jì)而成的一套方便、穩(wěn)定、實(shí)用的辦公自動(dòng)化軟件。包括信息中心、人事考勤、計(jì)劃日志、公文會(huì)議、辦公用品、資料管理、用款報(bào)銷(xiāo)、資產(chǎn)資料、個(gè)人事務(wù)、消息管理、文檔管理、車(chē)輛管理、公務(wù)接待、客戶資源、系統(tǒng)配置等功能模塊。其友好的界面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)，充分擔(dān)當(dāng)起了機(jī)構(gòu)中各個(gè)管理層的各項(xiàng)工作，不僅是企事業(yè)單位

13、員工工作中的優(yōu)秀助手，同時(shí)更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出英明決策的左右手。她使復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動(dòng)化、流程化、數(shù)字化，大大提高了單位各部門(mén)的工作效率。 黑碼 OA 采用純 WEB 技術(shù)，即：在客戶端不必安裝專(zhuān)用代碼，系統(tǒng)功能全部在服務(wù)器端集中實(shí)現(xiàn)和管理，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)難度和工作量明顯降低，真正做到客戶端零維護(hù)，使系統(tǒng)可用性和易維護(hù)性與傳統(tǒng)方式相比有了質(zhì)的飛躍。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 8 - 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 9 -對(duì)于現(xiàn)代的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，辦公地點(diǎn)、辦公時(shí)間越來(lái)越靈活。傳統(tǒng)的必

14、須在局域網(wǎng)內(nèi)才能使用的辦公管理軟件，對(duì)于外地分支機(jī)構(gòu)人員或出差人員與企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流形成極大制約。隨著 SOHO（在家辦公） 、分工協(xié)作等辦公新概念的興起。辦公事務(wù)的存在范圍的概念被極大擴(kuò)大。新型的各種辦公管理單元可能是由許多分布在不同物理地區(qū)的功能小組組成的。伴隨著 INTERNET 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、普及。開(kāi)發(fā)出一套不受物理存在范圍制約的辦公自動(dòng)化軟件在技術(shù)上完全可行。而且，可以為企事業(yè)單位的管理工作提供更加靈活、方便的條件。 廣州黑碼軟件正是在上述前提下，看到了未來(lái)辦公管理軟件的發(fā)展趨勢(shì)?；谌玏EB 技術(shù)開(kāi)發(fā)出了黑碼辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?？梢暂p松的使企業(yè)實(shí)現(xiàn)通過(guò) INERNET 進(jìn)行日常辦公管

15、理。符合未來(lái)企業(yè)管理軟件的發(fā)展方向。該產(chǎn)品是基于INTERNET/INTRANT 平臺(tái)上的企業(yè)辦公自動(dòng)化解決方案，采用流行的 WEB 開(kāi)發(fā)方式，產(chǎn)品化、結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方法，具有無(wú)須額外培訓(xùn)、單點(diǎn)維護(hù)、全面升級(jí)、INTRANET / INTERNET 無(wú)縫聯(lián)通等顯著優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)極大降低了各單位辦公自動(dòng)化的實(shí)施及維護(hù)成本，使企事業(yè)單位內(nèi)部管理輕松邁向自動(dòng)化。 先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法使各模塊可獨(dú)立存在；整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便；采用了先進(jìn)的安裝盤(pán)制作方法，提供全中文安裝界面提示，安裝速度快，操作簡(jiǎn)便，保證軟硬件雙重加密，數(shù)據(jù)安全可靠；綠色軟件安裝對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)不造成任何破壞；良好的系統(tǒng)開(kāi)放能力和可擴(kuò)展性

16、，使系統(tǒng)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其定制增添各類(lèi)業(yè)務(wù)模塊，同時(shí)還可與客戶的其它信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)互聯(lián)。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 10 -第第 2 章章. OA 系統(tǒng)的架構(gòu)和原理功能介紹系統(tǒng)的架構(gòu)和原理功能介紹2.1.OA 系統(tǒng)架構(gòu)圖系統(tǒng)架構(gòu)圖2.2.基于人力資源分配的職務(wù)和權(quán)限基于人力資源分配的職務(wù)和權(quán)限黑碼 OA 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)以崗位角色為核心，允許客戶根據(jù)本單位的實(shí)際管理需要，靈活進(jìn)行各類(lèi)角色的定義，賦權(quán)工作。體現(xiàn)了現(xiàn)代管理中的定崗定員、對(duì)崗不對(duì)人的管理思想。同時(shí)支持操作用戶身兼多職，極大降低了由于人員調(diào)動(dòng)及崗位變動(dòng)為系統(tǒng)設(shè)置帶來(lái)的影響

17、。2.3.單位領(lǐng)導(dǎo)的功能圖示單位領(lǐng)導(dǎo)的功能圖示 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 11 -單位領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)各類(lèi)職位角色的權(quán)限設(shè)定，就可以完成本單位架構(gòu)體系、管理范圍的自動(dòng)劃分。2.4.普通員工的功能圖示普通員工的功能圖示單位領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)各類(lèi)職位角色的權(quán)限設(shè)定，就可以完成本單位架構(gòu)體系、管理范圍的自動(dòng)劃分。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 12 -2.5.流程管理的工作原理流程管理的工作原理黑碼 OA 系統(tǒng)中，可由用戶通過(guò)流程設(shè)置功能對(duì)各種辦公審批、請(qǐng)示報(bào)告等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行完全的自定義設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了各類(lèi)辦公文件

18、的自由流轉(zhuǎn)，充分體現(xiàn)流程化管理的管理思想。2.6.系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn)方便易用方便易用：完全采用流程化客戶界面設(shè)計(jì)，操作簡(jiǎn)便直觀。完全基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的 IE 瀏覽器，且操作簡(jiǎn)單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。維護(hù)輕松維護(hù)輕松：完全基于 B/S 結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，可使用戶輕松實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)維護(hù)、全面升級(jí)。擺脫了傳統(tǒng)C/S 結(jié)構(gòu)實(shí)施、維護(hù)工作復(fù)雜，升級(jí)系統(tǒng)時(shí)系統(tǒng)管理員需要四處奔波的情況。個(gè)性化的管理流程定義功能：個(gè)性化的管理流程定義功能：現(xiàn)代管理思想中十分重視過(guò)程管理（Process Management） 。ISO9000 的核心思想正是通過(guò)對(duì)過(guò)程

19、質(zhì)量的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的質(zhì)量保證的。過(guò)程管理是將業(yè)務(wù)劃分為相對(duì)獨(dú)立的過(guò)程，一個(gè)過(guò)程的輸出將成為下一個(gè)過(guò)程的輸入，而對(duì)于過(guò)程內(nèi)部則使用標(biāo)準(zhǔn)的程序（Procedure）進(jìn)行管理和控制?；谶@種思想，黑碼 OA 將各種需要進(jìn)行流程管理的日常辦公行為劃分為申請(qǐng)?zhí)峤弧徟鬓D(zhuǎn)、登記辦理等幾個(gè)層次：各種不同事務(wù)的處理過(guò)程完全由用戶自行設(shè)定。這樣，可以使單位根據(jù)自身特點(diǎn)充分實(shí)現(xiàn)管理工作的個(gè)性化特色，同時(shí)為單位隨時(shí)調(diào)整管理流程變革提供了有力保證。除此以外，黑碼 OA 的工作流技術(shù)將日常辦公的各種業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系起來(lái)，不需要手工的干預(yù)就可以將“正確的信息在正確的時(shí)間”傳遞給參與者，這樣就大大提高了信息傳遞的效率，

20、減少了延遲。支持工作流程自動(dòng)化應(yīng)用：支持工作流程自動(dòng)化應(yīng)用：所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過(guò)程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過(guò)程都是工作流，特別是辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用公文審批流轉(zhuǎn)處理、會(huì)議管理等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人） 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 13 -發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)以及其他部門(mén)的處理（如簽署、會(huì)簽） ，最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)、發(fā)布） 。 黑碼 OA 工作流程自動(dòng)化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、狀態(tài)，推動(dòng)工作流的發(fā)生、發(fā)展、完

21、成，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)控。不僅管理工作流全過(guò)程的所有信息和操作，而且還可主動(dòng)推進(jìn)工作流程的實(shí)現(xiàn)，如及時(shí)地自動(dòng)收回或賦予不同人員的操作權(quán)限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)獲得文件的簽署權(quán)或?qū)?nèi)容的修改權(quán)） 、主動(dòng)提示和催促工作人員實(shí)現(xiàn)某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。一體化的工作管理平臺(tái)：一體化的工作管理平臺(tái)：?jiǎn)挝蝗粘＾k公管理工作有一個(gè)共同的特點(diǎn)，就是各部門(mén)的業(yè)務(wù)不是孤立的，而是在互動(dòng)的過(guò)程中相互促進(jìn)，共同提升。與單一的業(yè)務(wù)管理軟件不同，黑碼黑碼 OA 系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)代辦公理念而設(shè)計(jì)，將各種相關(guān)辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行合理整合，提供了統(tǒng)一的操作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了辦公管理業(yè)務(wù)信息的全面共享。

22、將各職能部門(mén)緊密結(jié)合，形成一個(gè)有機(jī)的整體，從而提升了單位整體的管理、服務(wù)效率。自定義實(shí)現(xiàn)個(gè)性化：自定義實(shí)現(xiàn)個(gè)性化：黑碼 OA 擁有廣泛的適用能力，能夠適應(yīng)不同行業(yè)、不同類(lèi)型、不同管理流程、不同組織機(jī)構(gòu)的單位的需求。黑碼 OA 的適用性源于其出色的自定義能力。用戶可以根據(jù)自身的管理需求和特點(diǎn)自定義部門(mén)結(jié)構(gòu)、角色權(quán)限、工作流程、字典參數(shù)等等。黑碼OA 的這種靈活的機(jī)制不僅滿足不同單位的個(gè)性化需求，同時(shí)為單位日后的管理提升提供了基礎(chǔ)。 “運(yùn)動(dòng)是永恒的” ，世界總是處在不斷的變化之中。各客戶單位為了謀求發(fā)展也要不斷的“求變” 。當(dāng)用戶單位增加新的管理項(xiàng)目、進(jìn)行管理革新時(shí)，黑碼黑碼 OA可以方便的滿足管

23、理變更的需求。先進(jìn)的目標(biāo)任務(wù)管理思想：先進(jìn)的目標(biāo)任務(wù)管理思想：通過(guò)黑碼 OA 系統(tǒng)的工作計(jì)劃及日志管理功能，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作目標(biāo)的及時(shí)下達(dá)，反饋，調(diào)整。使管理者對(duì)于目前工作的進(jìn)展情況一目了然。降低了工作實(shí)施管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，提高了對(duì)于工作進(jìn)度與效果的監(jiān)管力度。同時(shí)提供企業(yè)員工工作業(yè)績(jī)考核的數(shù)據(jù)依據(jù)。支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公：支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公：采用 WEB 開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，提供辦公人員在辦公室以 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 14 -外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問(wèn)到

24、企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用地點(diǎn)由固定的物理位置延伸到其他所有被網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方，可提高工作效率和減少費(fèi)用，并且符合現(xiàn)代辦公方式的發(fā)展特點(diǎn)。與其它辦公工具軟件的良好結(jié)合：與其它辦公工具軟件的良好結(jié)合：提供電子郵件的管理功能。信息是辦公自動(dòng)化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)。電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最基本的通信需求。黑碼 OA 支持 WEB-MAIL 功能?？梢耘c各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨(dú)立使用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無(wú)縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管、郵件接收自動(dòng)分類(lèi)歸檔等各種功能。同時(shí)可與黑碼 OA 的內(nèi)部管理功能結(jié)合，自

25、動(dòng)發(fā)送各種督辦、通知、回復(fù)等固定格式郵件。支持復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)支持復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部各種格式類(lèi)型的文檔應(yīng)用越來(lái)越廣泛，通過(guò)黑碼 OA 辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于各種辦公文件的統(tǒng)一流轉(zhuǎn)、歸檔、在線調(diào)閱、管理。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。極大加強(qiáng)了公司內(nèi)部檔案信息的管理，為用戶實(shí)現(xiàn)知識(shí)性管理提供了必要條件?？沙浞謱?shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源最大程度的集中共享。完整的安全控制功能：完整的安全控制功能：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處理的信息一般會(huì)涉及單位機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時(shí)刻對(duì)辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條

26、件。黑碼辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用三級(jí)加密技術(shù)，操作系統(tǒng)級(jí)（配合防火墻軟件） 、數(shù)據(jù)級(jí)（數(shù)據(jù)加密） 、用戶級(jí)（安全權(quán)限的劃分限制） 。為企業(yè)信息的安全暢通提供了有力保障。靈活的系統(tǒng)體系構(gòu)架：靈活的系統(tǒng)體系構(gòu)架：各類(lèi)型單位雖然管理模式多種多樣，但究其管理內(nèi)容，大同小易，在產(chǎn)品化開(kāi)發(fā)中，黑碼 OA 注意從提高產(chǎn)品適用范圍的角度，充分調(diào)研各類(lèi)企業(yè)單位管理模式、內(nèi)容，精心選擇設(shè)計(jì)核心平臺(tái)功能，為用戶預(yù)留可反映其自身管理特色的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)了用戶自行定義內(nèi)部管理體系結(jié)構(gòu)，設(shè)置各種管理工作流程，系統(tǒng)參數(shù)全動(dòng)態(tài)設(shè)置等功能。同 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 15 -時(shí)

27、，可以使用戶根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況靈活選取所需要的模塊，并可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)定制接口無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息系統(tǒng)間的互通、互聯(lián)。產(chǎn)品化開(kāi)發(fā)，降低用戶成本：產(chǎn)品化開(kāi)發(fā)，降低用戶成本：產(chǎn)品化開(kāi)發(fā)的模式可以降低軟件開(kāi)發(fā)商的開(kāi)發(fā)費(fèi)用，提高技術(shù)投入的重復(fù)利用比率，最終反映在產(chǎn)品價(jià)格上，使用戶的購(gòu)買(mǎi)成本大大下降。第第 3 章章. 系統(tǒng)功能系統(tǒng)功能3.1.系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化3.1.1. 機(jī)構(gòu)配置機(jī)構(gòu)配置機(jī)構(gòu)配置管理包括部門(mén)設(shè)置、職位設(shè)置和人員基礎(chǔ)信息錄入。部門(mén)設(shè)置、職位設(shè)置是系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)部分，通過(guò)根據(jù)本單位的實(shí)際情況設(shè)定部門(mén)、及各種職位權(quán)限可實(shí)現(xiàn)對(duì)管轄范圍的劃分，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)也將產(chǎn)生重要的影響

28、。在系統(tǒng)中部門(mén)是一個(gè)邏輯概念，因此部門(mén)設(shè)置與真實(shí)的組織結(jié)構(gòu)可以不同。系統(tǒng)中部門(mén)的邏輯結(jié)構(gòu)主要取決于按照組織結(jié)構(gòu)劃分的部門(mén)權(quán)限和工作范圍。3.1.2. 職位管理職位管理系統(tǒng)中的職位可以自由定義。在給單位員工分配角色時(shí)可以與實(shí)際情況一一對(duì)應(yīng)，也可以給員工對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)已定義好的角色，系統(tǒng)支持身兼多職3.1.3. 員工管理員工管理通過(guò)員工管理，不僅可以詳細(xì)記錄員工個(gè)人信息、家庭信息、教育信息、聯(lián)絡(luò)信息、還可登記工作履歷信息、上傳相片，以及進(jìn)行所屬部門(mén)和擔(dān)任職位的分配。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 16 -3.1.4. 參數(shù)設(shè)置參數(shù)設(shè)置系統(tǒng)中所有參數(shù)

29、都可由用戶自行定義，包括各類(lèi)字典數(shù)據(jù)、考勤參數(shù)、計(jì)劃報(bào)告類(lèi)別、公文參數(shù)、各類(lèi)模版等等，在系統(tǒng)投入正常運(yùn)轉(zhuǎn)前，通過(guò)相關(guān)工作人員將各種參數(shù)根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置?？梢蕴岣呦到y(tǒng)對(duì)于本單位管理要求的適應(yīng)性。3.1.5. 流程設(shè)置流程設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)部各種工作流轉(zhuǎn)的工作流程可以由用戶根據(jù)實(shí)際情況自行定義。通過(guò)流程設(shè)置，可以將單位日常辦公管理中的管理流程在系統(tǒng)中得到完整體現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)各種文件、請(qǐng)示、報(bào)告的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化。極大提高了工作效率，同時(shí)也強(qiáng)化了辦公工作的規(guī)范性。3.2.信息中心信息中心3.2.1. 信息中心信息中心信息中心包括欄目管理、信息發(fā)布、信息瀏覽三大部分功能。各用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需要自行進(jìn)行欄

30、目的分級(jí)設(shè)置。并根據(jù)管理規(guī)定設(shè)定各欄目相關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理。實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布的統(tǒng)一管理。信息中心中欄目的構(gòu)主要取決于單位內(nèi)部信息管理的劃分需要。在黑碼 OA3.1中根據(jù)信息類(lèi)別的區(qū)別，提供了兩種格式的信息發(fā)布普通類(lèi)信息、紅頭文件式信息?？梢詽M足單位對(duì)于多樣化信息管理的要求。3.2.2. 常用鏈接常用鏈接系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類(lèi)相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，方便日常工作中迅速準(zhǔn)確的連接。3.2.3. BBS可由用戶靈活設(shè)置欄目、欄目權(quán)限、欄目用戶范圍的 BBS，在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工交流的 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦

31、公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 17 -同時(shí)，可以充當(dāng)日常辦公討論組的功能。大大提高了內(nèi)部交流的效率。3.2.4. 其它功能其它功能為了便于用戶的日常工作，在黑碼 OA 中還提供了飛機(jī)航班、火車(chē)時(shí)刻、郵編區(qū)號(hào)等查詢管理功能。3.3.工作計(jì)劃工作計(jì)劃3.3.1. 計(jì)劃安排計(jì)劃安排計(jì)劃安排實(shí)現(xiàn)對(duì)日常工作計(jì)劃的安排、下達(dá)、負(fù)責(zé)人員的指定，同時(shí)支持進(jìn)行計(jì)劃的再分解操作。實(shí)現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。3.3.2. 跟蹤檢查跟蹤檢查單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于已經(jīng)安排的工作任務(wù)可以跟蹤檢查，對(duì)于提交完成的工作申請(qǐng)進(jìn)行核準(zhǔn)操作。實(shí)現(xiàn)對(duì)于工作任務(wù)時(shí)間進(jìn)度、工時(shí)進(jìn)度、任務(wù)進(jìn)度的多種跟蹤檢查。方便的穿透查詢功能，可以使管理者對(duì)于

32、任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行直接、準(zhǔn)確的監(jiān)控管理。3.3.3. 報(bào)告日志報(bào)告日志系統(tǒng)提供的報(bào)告日志可以使工作任務(wù)負(fù)責(zé)人方便的進(jìn)行相關(guān)報(bào)告的提交，可以細(xì)到每人每日的日志提交功能，極大的提高了管理的精確性，實(shí)時(shí)性。同時(shí)也為將來(lái)的工作考評(píng)提供了準(zhǔn)確、翔實(shí)的數(shù)據(jù)。3.3.4. 費(fèi)用管理費(fèi)用管理通過(guò)與費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)模塊的連接，方便管理者對(duì)于相關(guān)工作任務(wù)的費(fèi)用投入情況進(jìn)行直接管理。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 18 -3.4.公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)3.4.1. 發(fā)文收文發(fā)文收文實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部發(fā)文起草、發(fā)布來(lái)文登記的功能，通過(guò)系統(tǒng)提供的在線編輯、附件上傳功能可以與其它文檔編輯工具

33、進(jìn)行結(jié)合。3.4.2. 公文辦理公文辦理根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，各環(huán)節(jié)的辦理功能定義，可以實(shí)現(xiàn)公文的各項(xiàng)辦理工作。同時(shí)根據(jù)各辦理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置，可以進(jìn)行相應(yīng)的加簽、退簽、修改后續(xù)流程等操作。極大的滿足了日常公文辦理中對(duì)于操作靈活性的要求。3.4.3. 催辦跳轉(zhuǎn)催辦跳轉(zhuǎn)對(duì)于超過(guò)辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進(jìn)行發(fā)送催辦通知、郵件，跳轉(zhuǎn)操作等功能實(shí)現(xiàn)，對(duì)于辦理流程的跟蹤檢查、特殊流轉(zhuǎn)的要求。提高公文流轉(zhuǎn)辦理的工作效率。3.4.4. 歸檔銷(xiāo)毀歸檔銷(xiāo)毀過(guò)與系統(tǒng)文檔管理的連接，對(duì)于已完成流轉(zhuǎn)辦理的公文，可以進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、銷(xiāo)毀操作。3.5.文檔管理文檔管理3.5.1. 類(lèi)別定義類(lèi)別定義通過(guò)對(duì)于單位

34、內(nèi)部文檔庫(kù)的分類(lèi)定義，權(quán)限劃分。建立單位內(nèi)部文檔資源庫(kù)。3.5.2. 文檔發(fā)布文檔發(fā)布各相關(guān)人員可對(duì)在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔目錄進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)布管理操作。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 19 -3.5.3. 文檔查詢文檔查詢各相關(guān)人員對(duì)在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔進(jìn)行在線查找、瀏覽。提高了日常工作效率。3.6.申請(qǐng)審批申請(qǐng)審批3.6.1. 類(lèi)別定義類(lèi)別定義系統(tǒng)本身提供了 8 種定制格式的申請(qǐng)審批類(lèi)型。同時(shí)支持用戶根據(jù)日常辦公的實(shí)際情況，自定義其它的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告等。通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的流轉(zhuǎn)路徑，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)審批的自動(dòng)化。3.6.2. 提交申請(qǐng)?zhí)峤簧暾?qǐng)員工可以通過(guò)桌面系統(tǒng)

35、進(jìn)行各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告的在線填寫(xiě)、提交及回復(fù)審批跟蹤。3.6.3. 審批登記審批登記管理者可以對(duì)需要自己進(jìn)行審批回復(fù)的各類(lèi)申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告進(jìn)行相應(yīng)的審批、回復(fù)、填寫(xiě)意見(jiàn)等操作。3.7.會(huì)議管理會(huì)議管理3.7.1. 會(huì)議登記會(huì)議登記對(duì)于各類(lèi)會(huì)議進(jìn)行登記，根據(jù)參加范圍自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知郵件。打印會(huì)議通知等功能可以降低會(huì)議管理人員的工作強(qiáng)度。3.7.2. 會(huì)議室管理會(huì)議室管理對(duì)于單位會(huì)議室安排進(jìn)行預(yù)約申請(qǐng)，登記。使用情況查詢。可以提高對(duì)于會(huì)議室資源利用的合理性。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 20 -3.7.3. 紀(jì)要管理紀(jì)要管理對(duì)于各類(lèi)會(huì)議精神、決

36、議的登記，相關(guān)文件的上傳管理?？梢允箚挝粫?huì)議管理井井有條，便于日后對(duì)于會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。3.8.資產(chǎn)資料資產(chǎn)資料3.8.1. 資料管理資料管理通過(guò)系統(tǒng)建立資料管理檔案，支持用戶進(jìn)行資料借閱的在線申請(qǐng)、回復(fù)、借出登記、歸還登記等全自動(dòng)操作。擺脫了傳統(tǒng)的手工管理效率低下，查找煩瑣等弊端。方便了單位員工對(duì)于各類(lèi)資料的借閱操作。提高了內(nèi)部資料的利用率。同時(shí)提供的借閱統(tǒng)計(jì)、缺庫(kù)登記等功能，對(duì)于資料管理工作提供了有效補(bǔ)充，可以快速準(zhǔn)確的了解各類(lèi)資料的使用情況，獲得缺庫(kù)信息。提升資料管理水平。3.8.2. 資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理由資產(chǎn)檔案管理、使用歸還管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能模塊組成?？梢允构芾碚唠S

37、時(shí)對(duì)單位內(nèi)部資產(chǎn)分布情況、使用情況做到一目了然。同時(shí)，通過(guò)資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任到人的設(shè)計(jì)，可以明確使用責(zé)任人，有效杜絕資產(chǎn)流失。3.9.辦公用品辦公用品3.9.1. 采購(gòu)管理采購(gòu)管理用戶通過(guò)系統(tǒng)可在線填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)，相關(guān)采購(gòu)管理人員進(jìn)行采購(gòu)登記操作。同時(shí)通過(guò)為各種辦公用品設(shè)定庫(kù)存報(bào)警值，方便辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫(kù)存。3.9.2. 領(lǐng)用管理領(lǐng)用管理對(duì)于需要對(duì)辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用的用戶，通過(guò)在線查詢、提交申請(qǐng)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 21 -出庫(kù)登記完成對(duì)辦公用品領(lǐng)用的全流程管理。先進(jìn)準(zhǔn)確的移動(dòng)庫(kù)存計(jì)

38、算辦法，可準(zhǔn)確的記錄相關(guān)費(fèi)用，自動(dòng)完成庫(kù)存增減。3.9.3. 統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)查詢各級(jí)管理者可通過(guò)部門(mén)、時(shí)間段、類(lèi)別等不同口徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。對(duì)于辦公用品庫(kù)存情況、領(lǐng)用情況、采購(gòu)情況進(jìn)行管理。有效減少庫(kù)存浪費(fèi)、合理監(jiān)控相關(guān)費(fèi)用。3.10. 車(chē)輛管理車(chē)輛管理3.10.1.車(chē)輛檔案車(chē)輛檔案對(duì)于單位內(nèi)部車(chē)輛建立相應(yīng)的車(chē)輛檔案，詳細(xì)記錄購(gòu)買(mǎi)情況，車(chē)輛情況。3.10.2.用車(chē)管理用車(chē)管理對(duì)于出車(chē)情況建立申請(qǐng)、審批、登記的流程化管理制度，對(duì)車(chē)輛使用進(jìn)行合理安排，可以有效提高車(chē)輛的利用率。3.10.3.補(bǔ)貼管理補(bǔ)貼管理對(duì)于出車(chē)司機(jī)的補(bǔ)貼情況進(jìn)行登記管理。使管理者對(duì)于補(bǔ)貼費(fèi)用情況一目了然。3.10.4.維修管

39、理維修管理對(duì)于車(chē)輛維修的情況進(jìn)行登記管理。便于對(duì)于車(chē)輛維護(hù)情況的了解。同時(shí)對(duì)于維修費(fèi)用情況可以做到清晰、準(zhǔn)確。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 22 -3.11. 用款報(bào)銷(xiāo)用款報(bào)銷(xiāo)3.11.1.用款管理用款管理對(duì)于單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、借出登記、歸還登記的管理，降低日常用款管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。3.11.2.報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)管理對(duì)于單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、報(bào)銷(xiāo)登記的管理，降低日常報(bào)銷(xiāo)管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。系統(tǒng)同時(shí)提供的與計(jì)劃任務(wù)模塊的接口，可以使報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用歸口管理，為管理者監(jiān)督計(jì)劃項(xiàng)目的費(fèi)用情況提供

40、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。3.11.3.統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)查詢支持用戶按部門(mén)、款項(xiàng)類(lèi)別、相關(guān)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。方便管理者進(jìn)行各種分析決策。3.12. 公務(wù)接待公務(wù)接待3.12.1.接待管理接待管理對(duì)于各種來(lái)賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理。3.13. 個(gè)人工具個(gè)人工具3.13.1.郵件管理郵件管理通過(guò)內(nèi)部郵件功能、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工通過(guò)郵件進(jìn)行日常工作交流。同時(shí)具備的 POP3郵件管理功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)外部郵箱的管理功能。附加提供的地址簿功能，可實(shí)現(xiàn)與OUTLOOK 郵件地址簿的相互轉(zhuǎn)換功能。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 23 -3.13.2.個(gè)人名片夾個(gè)人名片夾員工通

41、過(guò)個(gè)人名片夾可以方便、快捷的實(shí)現(xiàn)對(duì)于常用聯(lián)系人的分類(lèi)管理、綜合查詢等功能。3.13.3.消息管理消息管理實(shí)時(shí)短消息功能可以實(shí)現(xiàn)員工之間在線實(shí)時(shí)交流，極大的方便了日常辦公。目前支持的聲音提示、圖標(biāo)提示功能進(jìn)一步增強(qiáng)了使用友好性。同時(shí)支持的提醒鬧鐘設(shè)置功能，可以進(jìn)行日常按時(shí)提示的功能。3.13.4.日程管理日程管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人日程的安排、提示備忘等功能。便于用戶對(duì)日常工作計(jì)劃進(jìn)行安排、管理。3.13.5.個(gè)人桌面?zhèn)€人桌面是員工個(gè)人工作處理的平臺(tái)。友好的界面風(fēng)格，方便易用的功能。對(duì)于個(gè)人工作的合理整和，可以極大方便用戶的日常工作。第第 4 章章. 系統(tǒng)模塊系統(tǒng)模塊4.1.用戶桌面用戶桌面?zhèn)€人事務(wù)模

42、塊是為提高員工的日常工作效率提供的個(gè)性化服務(wù)功能。在這里，員工可以及時(shí)了解需要辦理的各項(xiàng)事務(wù)，進(jìn)行自己的工作日程安排，管理個(gè)人名片夾，收發(fā)電子郵件，同時(shí)可以進(jìn)行自己的日常財(cái)務(wù)管理，修改個(gè)人的登錄口令等。功能包括：?jiǎn)T工待辦事宜、我的郵件、個(gè)人辦公申請(qǐng)、個(gè)人名片夾、個(gè)人日程、個(gè)人理財(cái)、簽退、我要離線、修改口令、收發(fā)短信息、設(shè)置定時(shí)提醒、查看當(dāng)前在線人員 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 24 -情況。4.2.工作計(jì)劃工作計(jì)劃工作計(jì)劃管理可針對(duì)整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門(mén)或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。管理人員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門(mén)工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)

43、劃，同時(shí)將這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。 員工根據(jù)分配到的工作計(jì)劃，可以定期上傳相應(yīng)的工作報(bào)告，填寫(xiě)工作日志，同時(shí)可以上傳相應(yīng)的附件。 工作計(jì)劃管理和報(bào)銷(xiāo)管理相結(jié)合，可以使相關(guān)管理人員及時(shí)了解有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)目的費(fèi)用發(fā)生情況，便于對(duì)有關(guān)計(jì)劃、項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行跟蹤管理。 功能包括：報(bào)告類(lèi)別管理、計(jì)劃類(lèi)別管理、工作計(jì)劃管理、填寫(xiě)工作日志、全體日志查詢。4.3.信息中心信息中心 信息中心是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門(mén)之間進(jìn)行信息交流與共享的公共平臺(tái)。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲通報(bào)。 。 。 。 ）

44、、層次結(jié)構(gòu)（可進(jìn)行下級(jí)欄目設(shè)置，如按部門(mén)設(shè)置新聞公告欄目、按類(lèi)別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機(jī)構(gòu)介紹、人員介紹。 。 。 。 ） ，設(shè)置各個(gè)欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進(jìn)入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等，使用常用鏈接可以及時(shí)訪問(wèn)所關(guān)心的 Web 站點(diǎn)；使用 BBS 功能，可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的意見(jiàn)或針對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行討論；信息中心同時(shí)提供飛機(jī)航班和行政區(qū)號(hào)的管理和查詢功能。 功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、常用鏈接管理、常用鏈接、BBS 欄目管理、BBS、航班管理、航班查詢、區(qū)號(hào)管理、區(qū)號(hào)查詢4.4.文檔管理

45、文檔管理 文檔管理是對(duì)組織機(jī)構(gòu)中的各類(lèi)電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時(shí)方便 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 25 -地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。 在文檔管理中，管理員可對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)各個(gè)文檔類(lèi)別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。 包括：文檔類(lèi)別管理、文檔發(fā)布、文檔查詢。4.5.公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn) 公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對(duì)傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡(jiǎn)便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、

46、發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷(xiāo)毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。 公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進(jìn)行公文在線編輯，可以進(jìn)行跳簽、插簽、退簽、撤銷(xiāo)等處理。 功能包括：擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉(zhuǎn)、歸檔銷(xiāo)毀、公文查詢、密級(jí)管理、模板維護(hù)、流程設(shè)置、公文類(lèi)別設(shè)置。4.6.審批管理審批管理 審批登記是具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對(duì)員工提出的各種申請(qǐng)進(jìn)行審批、登記處理，用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，自定義員工申請(qǐng)類(lèi)

47、別，并對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的審批流程，使工作流程的設(shè)置更加適應(yīng)單位的實(shí)際情況及今后發(fā)展的需要。 審批登記功能包括：事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打印、申請(qǐng)類(lèi)別設(shè)置。4.7.人力資源人力資源 人事機(jī)構(gòu)是對(duì)組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟件 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)協(xié)同辦公系統(tǒng)功能說(shuō)明書(shū)- 26 -人員的調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。 功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動(dòng)和分配、離職人員管理、人事信息統(tǒng)計(jì)查詢、部門(mén)人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護(hù)。4.8.考勤管理考勤管理 考勤管理包括單位內(nèi)部員工自動(dòng)簽到、簽退、請(qǐng)假申請(qǐng)、銷(xiāo)假核準(zhǔn)、加班申請(qǐng)、加班核

48、準(zhǔn)，生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請(qǐng)假單、加班申請(qǐng)審批在辦公事務(wù)里完成。 功能包括：請(qǐng)假/銷(xiāo)假、銷(xiāo)假核準(zhǔn)、加班/確認(rèn)、加班核準(zhǔn)、生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、個(gè)人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數(shù)維護(hù)、休息日設(shè)置、請(qǐng)假類(lèi)別字典維護(hù)。4.9.會(huì)議管理會(huì)議管理 會(huì)議管理是對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)會(huì)議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以查詢顯示會(huì)議室的相關(guān)信息，可以向參加會(huì)議的有關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知。 功能包括：會(huì)議室管理、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息查詢。4.10. 辦公用品辦公用品 辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫(kù)存、采購(gòu)、庫(kù)存報(bào)警功能以及庫(kù)存、采購(gòu)、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。 辦公用品功能包括：用品管理、用品采購(gòu)、用品統(tǒng)計(jì)、庫(kù)存報(bào)警、用品類(lèi)別維護(hù)。 廣州黑碼軟件廣州黑碼軟